北京市臨床藥學研究所
信息化技術(shù)是高效開展審計工作的手段,其便捷性已經(jīng)得到審計行業(yè)的普遍認可。由于審計工作涉及大量的數(shù)據(jù)核對、計算、分類、分析等工作內(nèi)容,人工作業(yè)存在成本和業(yè)務質(zhì)量的雙重不確定性,所以亟需現(xiàn)代化技術(shù)賦能業(yè)務流程,優(yōu)化審計工作效果,提升審計業(yè)務質(zhì)量。但是,我國企業(yè)剛剛開始從建設型向運營型轉(zhuǎn)變,對于企業(yè)審計工作的重要性認識仍不夠,很多企業(yè)的審計工作浮于表面,沒有產(chǎn)生實際效果。企業(yè)管理者對于審計信息化的建設缺少重視,投入較少,嚴重影響了企業(yè)審計工作的高質(zhì)量開展,導致企業(yè)難逃財務風險和財務危機。
當前,大數(shù)據(jù)技術(shù)和電子信息平臺已經(jīng)廣泛應用于企業(yè)財務審計工作中,但從整體上看,應用方式比較單一,對審計工作的促進作用有限。很多企業(yè)搭建了線上辦公平臺,財務數(shù)據(jù)的收集和儲存實現(xiàn)了數(shù)據(jù)化,但后續(xù)向信息化轉(zhuǎn)變的目標卻遲遲無法實現(xiàn)。另外,由于我國大部分私營企業(yè)對審計工作的重要性認識不到位,導致企業(yè)在審計業(yè)務方向的投入較少,信息化建設程度明顯落后于企業(yè)的審計需求。一些未設置內(nèi)審機構(gòu)的企業(yè)高度依賴外部審計團隊,將審計工作外包給第三方,所以企業(yè)內(nèi)部沒有審計電子系統(tǒng),內(nèi)部財務會計人員對于審計信息化的工作模式?jīng)]有經(jīng)驗。當企業(yè)面臨資產(chǎn)證券化、資產(chǎn)重組或企業(yè)規(guī)模擴大的情況時,內(nèi)部審計需求凸顯,缺少信息化審計經(jīng)驗的工作人員將成為內(nèi)審工作的短板,嚴重影響企業(yè)審計工作的效率和效果。
對于集團公司來說,下屬子企業(yè)數(shù)量大,企業(yè)審計工作涉及的被審計主體多,導致審計工作量大,審計流程時間長。由于審計工作需要各單位提供大量的數(shù)據(jù)報表,在沒有信息化平臺助能的前提下,審計業(yè)務只能依靠紙質(zhì)材料的寄送才能完成,既消耗時間,又無法保證信息安全。而對于國有企業(yè)來說,除了內(nèi)審機構(gòu),企業(yè)相關(guān)部門還需要面對政府審計,在進行資產(chǎn)證券化等大動作時還離不開第三方社會審計的監(jiān)督,所以不同主體之間的信息溝通流程比較復雜,極易出現(xiàn)信息不對等的情況。
利用信息技術(shù),將互聯(lián)互通的線上溝通平臺搭建起來,有效連接了企業(yè)審計涉及的各個主體,數(shù)據(jù)報表信息、審計工作計劃、審計人員崗位權(quán)責等信息能夠得到充分共享,審計業(yè)務不再需要前期冗長的準備階段,這能夠幫助審計人員快速開展工作。
當前,我國人民的日常社交溝通基本上實現(xiàn)了信息化:微信的普及率已經(jīng)達到85%以上,在一線城鎮(zhèn)居民中有93%使用微信進行聯(lián)絡、傳遞文件信息。而以釘釘為代表的線上辦公平臺也正在改變著企業(yè)員工的工作狀態(tài)。另外,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進步,5G時代即將到來,更加高速的網(wǎng)絡傳輸將進一步變革工作模式,讓商務溝通變得更加便捷。這是新經(jīng)濟時代發(fā)展的必然規(guī)律,實現(xiàn)全面信息化也將成為各企業(yè)優(yōu)化自身運營模式,提升企業(yè)競爭力的必爭之地。
與傳統(tǒng)的溝通模式相比,信息化交流渠道打破了時間和空間的局限,能夠隨時隨地進行信息互通,對于企業(yè)審計工作來說是十分有益的。一方面,審計流程能夠得到簡化,審計項目時間有效縮短。另一方面,電子平臺的信息具有“記憶性”,對于審計工作的相關(guān)內(nèi)容安排,員工可以在信息平臺上自行回顧、反思、提問,這有助于審計人員提升業(yè)務理解能力,從而更好地履職。
利用電子信息系統(tǒng)開展審計工作,員工的每一步操作都會產(chǎn)生記錄,各級管理者對于審計計劃和審計報告的審批都會存檔,這有利于管理者進行審計業(yè)務反思,并對企業(yè)內(nèi)部問題進行有效排查。同時,實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化能有效防止企業(yè)信息的違規(guī)使用,可以針對企業(yè)財務數(shù)據(jù)庫進行電子系統(tǒng)密碼保護,這能夠有效加強企業(yè)各級財務數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管控,降低亂用、錯用、挪用財務審計信息行為出現(xiàn)的可能性,從源頭上掐斷信息外泄的渠道。另外,審計結(jié)果的真實性、充足性和可靠性對于企業(yè)發(fā)展來說至關(guān)重要,所以審計人員的績效考核必須落到實處。通過審計電子系統(tǒng),審計人員的操作流程記錄清晰呈現(xiàn),員工履職效果和業(yè)務能力水平的考核變得更加有的放矢。數(shù)據(jù)信息的可溯源性幫助企業(yè)加深審計工作流程的規(guī)范化、標準化,使之可考核、可追責、可優(yōu)化。
企業(yè)需要建立良好的公眾形象,以提升消費者的認同感和忠誠度,特別是對于上市企業(yè)和國有企業(yè)來說,公信力是吸引股東和資本市場投資者、建立公眾對國有資本做大做強信心的必備因素。而企業(yè)資金良性運作就是企業(yè)公信力的有效來源,開展好審計工作能體現(xiàn)企業(yè)真誠透明的辦企態(tài)度。通過信息化平臺,企業(yè)可以對外宣傳審計工作的進度和效果,對于企業(yè)內(nèi)財務運營的情況做有依據(jù)的闡述。同時,大型企業(yè)還可以在內(nèi)部信息平臺、公司官網(wǎng)、公司企業(yè)微信賬號等平臺,發(fā)布審計工作相關(guān)的文章報道,幫助企業(yè)員工更好地理解審計工作,從而提升財務基礎工作效果,間接地協(xié)助審計部門推進審計業(yè)務的開展進度。
財務審計工作是實務性的業(yè)務,其目的非常明確,就是確保企業(yè)資金資產(chǎn)進出狀態(tài)健康、人員資金操作行為合規(guī)、企業(yè)運作良性正常。但是,對于不同體量和不同性質(zhì)的企業(yè)來說,審計的主體可能不同,審計內(nèi)容范圍重點也會產(chǎn)生偏差,所以審計信息平臺不能千篇一律。企業(yè)需要充分考慮自身的發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標,對企業(yè)審計工作進行規(guī)劃,并且參考審計主體的意見,搭建具有企業(yè)特性的審計系統(tǒng),以優(yōu)化審計工作效果和質(zhì)量。
現(xiàn)代企業(yè)的競爭核心是人才的競爭,審計作為企業(yè)發(fā)展的“定盤星”,需要高素質(zhì)復合型的人才來開展業(yè)務,將最前沿最科學的審計理念帶入企業(yè)內(nèi)部,幫助管理者優(yōu)化審計制度,提升審計工作效果。以往,企業(yè)搭建審計電子信息平臺面臨的最大問題,就是內(nèi)部沒有高水平的技術(shù)落地團隊,審計人員對于信息化辦公比較陌生,給不出合理化的建議。在這種情況下,企業(yè)只好全權(quán)委托第三方進行系統(tǒng)設計,但第三方技術(shù)提供商又只懂技術(shù)不懂審計,導致系統(tǒng)成果難用、不專業(yè)、缺少企業(yè)個性。當企業(yè)優(yōu)化人才隊伍,通過市場招聘吸納更多的“跨領(lǐng)域”人才加入,企業(yè)內(nèi)部便有了一群既懂技術(shù)又懂業(yè)務,既有市場意識又有企業(yè)認知的員工,這能夠幫助企業(yè)更好地實現(xiàn)審計工作的信息化,也有利于審計系統(tǒng)的內(nèi)部優(yōu)化和升級。
企業(yè)新入職審計人員門檻應該進一步提高,對于員工的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)要進行全面客觀的評價,擇優(yōu)錄取。而當前已經(jīng)在企業(yè)中的審計人員,由于入司時間長、入職時準入條件高低不一等問題,導致其信息化作業(yè)能力不足,這種情況下就需要企業(yè)開展培訓活動,為員工提供提升自我能力的機會,幫助審計人員更好地開展業(yè)務工作。除了業(yè)務操作技巧相關(guān)的培訓外,企業(yè)還應該與外部會計師事務所或其他企業(yè)內(nèi)部審計部門進行交流,審計行業(yè)內(nèi)互通有無,對于行業(yè)新動向進行學習。這個過程能促使審計員工進行工作反思,引導其主動增強業(yè)務能力,也能夠提升其工作興趣,感受到審計工作在企業(yè)運營中的重要地位。
審計信息化的一個弊端就是容易產(chǎn)生信息安全風險,因為業(yè)務流程高度依賴線上系統(tǒng),一旦遭受黑客攻擊或是被內(nèi)部人員拷貝,就會形成嚴重的財務信息泄露事件,影響企業(yè)的正常發(fā)展。所以,企業(yè)需要在建設信息化的同時,強調(diào)信息安全的重要性,向企業(yè)內(nèi)部全體員工宣貫企業(yè)信息的使用權(quán)限,并設立相關(guān)制度規(guī)定,對于違法違規(guī)使用企業(yè)審計信息數(shù)據(jù)的行為進行嚴重懲罰。另外,企業(yè)信息技術(shù)團隊應該不斷優(yōu)化系統(tǒng),對于系統(tǒng)漏洞進行及時修補,加強對企業(yè)審計系統(tǒng)的保護。企業(yè)審計人員要增強自身職業(yè)道德意識,嚴守審計業(yè)務規(guī)范,杜絕不合規(guī)審計操作行為的發(fā)生。企業(yè)需要明確相關(guān)考核制度,及時發(fā)現(xiàn)信息安全問題,通過動態(tài)整改確保信息化的優(yōu)勢價值得到最大化體現(xiàn)。
隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進步,企業(yè)審計工作模式和流程也相應產(chǎn)生了變化。依托信息化渠道和平臺,財務數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)實時上傳、存儲、整合,一些先進的審計系統(tǒng)能夠通過預先設置進行自動化信息篩選,替代人工完成審計問題的初步診斷,有效提升了企業(yè)審計工作的效率和效果。面對科技賦能的機遇,企業(yè)管理者應該充分認識到企業(yè)審計的重要性,加大對企業(yè)辦公線上平臺的投入,充分參考企業(yè)特性和審計人員的業(yè)務開展需求,有針對性地搭建審計信息化系統(tǒng),幫助企業(yè)更好地開展審計工作,使審計效果落到實處。