家辦新智點

與其他組織一樣，家族辦公室（以下簡稱為“家辦”）的成敗也有賴于有效的治理。

無論是創(chuàng)立或運營一個家辦，抑或擴大家辦現(xiàn)有的服務(wù)，都需要周詳?shù)目紤]和規(guī)劃，才能妥善保護和管理家族的財富，使其日益增值。

本文重點分享了有關(guān)家辦內(nèi)部治理成本、人才及風險管控等方面的內(nèi)容，希望對大家有所啟發(fā)。

家辦的六大治理事項

新世界往往為創(chuàng)造了大量財富的高凈值，向個人及其家族敞開大門。隨著超高凈值家族的資產(chǎn)日益復雜，新的挑戰(zhàn)也會隨之出現(xiàn)。此時，一個有效的方式是通過設(shè)立家辦來管理家族的財務(wù)事務(wù)，而不是依賴金融機構(gòu)來提供這些服務(wù)。

盡管每個家辦與其創(chuàng)始人的DNA一樣獨特，但大多數(shù)家辦都致力于實現(xiàn)一些共同目標：

1. 為家族財富的管理和治理提供正式結(jié)構(gòu)；

2. 保護家族財富，實踐家族愿景和價值觀；

3. 協(xié)調(diào)、整合家族定制服務(wù)；

4. 管理家族的經(jīng)濟和個人風險；

5. 利用家族財富合并后的規(guī)模經(jīng)濟，如優(yōu)惠的投資渠道和較低的費率等；

6. 維護家族事務(wù)的機密性和隱私性。

對于家辦而言，在治理上應(yīng)重點關(guān)注以下6點事項：

1.在集中領(lǐng)導和放權(quán)之間掌握平衡

家辦往往由家族中老一輩人創(chuàng)立，但有效的治理既取決于經(jīng)驗豐富的老一輩人的領(lǐng)導，也應(yīng)該選擇性地放權(quán)給其他人。家辦的愿景和戰(zhàn)略由家族制定，但是戰(zhàn)術(shù)決策和執(zhí)行則要留給年富力強的家辦員工，并適時從外部顧問中獲取建議。

2. 有效溝通

家辦通常是家族成員溝通的中心，譬如主持家族會議、安排家族度假活動等。因此，家辦領(lǐng)導者的任務(wù)之一是需要向家族年輕一代傳達事務(wù)信息。

3. 董事會監(jiān)督

綜合來看，成立董事會監(jiān)督和指導家辦是一個比較前沿的做法。需要注意的是，家辦董事會的成員構(gòu)成極為重要。大多數(shù)情況下，家辦的董事會成員既應(yīng)該包括老一輩的家族成員，也需要有一些立場客觀的局外人為家辦提供截然不同的視角。

4. 繼任和應(yīng)急計劃

家辦需要積極準備繼任和應(yīng)急計劃，為家族保駕護航。譬如，在家族領(lǐng)導者猝然離世的情況下，家族成員需要了解在該場景下會發(fā)生什么事，這是減少困惑、避免對家族財富去向產(chǎn)生分歧和爭執(zhí)的重要事項。

5. 持續(xù)改進運營

家辦及其服務(wù)的家族要想立于不敗之地，克服不斷變化的運營挑戰(zhàn)，就需要不斷地改進運營流程，積極創(chuàng)新。無論家辦成立了多久或家辦的管理層上任有多久，皆應(yīng)如此。

6. 打造內(nèi)部治理平臺

家辦應(yīng)該建立一個涵蓋從運營到戰(zhàn)略所有活動的治理平臺，譬如構(gòu)建一個基于財務(wù)和績效的報告系統(tǒng)，以提供準確、及時、透明的信息。

盡管家族成員死亡和納稅不可避免，但它們并非突如其來，讓人措手不及。家辦的一個特別之處就在于，可以幫助家族為突發(fā)情況做好準備。如重要家族成員離世，只要事先做好準備，家族就可以更穩(wěn)妥地應(yīng)對重要成員去世所帶來的個人和商業(yè)影響。

家辦的風險管控

在為家族監(jiān)控和管理風險方面，家辦比任何一名家族成員、顧問或外部服務(wù)提供商都更具優(yōu)勢。家辦的風險管理方式取決于許多因素，包括家辦的規(guī)模、職員的經(jīng)驗，以及家辦的發(fā)展狀況等。無論家辦規(guī)模如何，健全的風險管理框架和有效的內(nèi)部控制都至關(guān)重要。

在這個風險不斷增加、投資欺詐和網(wǎng)絡(luò)犯罪頻發(fā)的時代，越來越多的家族開始采用制度化的方法來管控風險。面對不斷變化的外部環(huán)境，家辦及其家族有3大領(lǐng)域值得重點關(guān)注：

1. 網(wǎng)絡(luò)風險

涉及個人身份、聲譽、公共和私人日程安排、商務(wù)和私人旅行、投資賬戶、商業(yè)交易等方面。

2. 欺詐風險

這是一個不常見但很重要的風險因素，因為家辦成員可以近距離接觸現(xiàn)金和資產(chǎn)，而某名雇員可能在財務(wù)活動、與家族成員聯(lián)系溝通方面具有很強的控制力。

3. 組織和運營風險

涉及家辦雇員、流程、系統(tǒng)和外部各方，以及家族成員自身的人身安全。

目前，許多家辦開始重新思考和看待風險管理，由此產(chǎn)生的項目支出應(yīng)被視為對家族未來聲譽和福祉的投資，以及對家族資產(chǎn)的一種保護。擁有強大風險管理框架的家辦通常能夠更好地抵御市場混亂、網(wǎng)絡(luò)攻擊、內(nèi)部欺詐和其他相關(guān)威脅。

家族通過風險評估并制定一些防控措施來減小風險，最終目標是保護家族財富。其中，內(nèi)部控制機制是家辦用于為其關(guān)鍵職能建立完整性和安全性的程序。與任何成功的企業(yè)一樣，越早引入內(nèi)控機制，家辦管理風險、預(yù)防問題出現(xiàn)的能力也就越強。

風險會不斷演變，特別是在家族本身以及家辦職員和系統(tǒng)發(fā)生變化的時候。對于家辦而言，常見的做法是定期進行正式的風險評估，以確定內(nèi)控機制是否有效，以及側(cè)重點是否恰當。此外，評估結(jié)果應(yīng)該提交給董事會，以便家族能夠及時了解情況并進行參與。

法律與稅收

家辦業(yè)務(wù)所涉及的法律、稅收和監(jiān)管框架非常復雜，因此需要稱職的顧問提供專業(yè)知識。

在法律方面，家辦需要考慮的因素有：

1. 家辦的結(jié)構(gòu)是公司、合伙、信托還是其他形式？

2. 誰將擁有和控制家辦？

3. 家辦所屬的法律管轄范圍是什么？

4. 還需要哪些其他法律協(xié)議，比如雇傭協(xié)議和服務(wù)協(xié)議等？

在稅務(wù)方面，家辦需要考慮的因素有：

1. 從稅收角度來看，應(yīng)該如何構(gòu)建家辦？

2. 家辦的相關(guān)活動是否會上升到交易或生意層面？

3. 關(guān)于家辦的所有權(quán)和繼承權(quán)，是否存在贈與稅或遺產(chǎn)稅問題？

4. 家族成員會受到稅收影響嗎？

5. 家辦的角色如何影響國外的家族成員？

6. 是否有足夠的靈活性來適應(yīng)稅收、監(jiān)管規(guī)則以及家族情況的變化？

通過開展定期備審評估，家辦可以有效地為稅務(wù)機關(guān)的查詢/審計做好準備。其中，家辦的備審評估既可以是與內(nèi)部顧問的簡要討論，也可以是涵蓋文檔分析、訪談和其他數(shù)據(jù)收集的詳細評估。

在涉及多個司法管轄區(qū)的情況下，家辦在結(jié)構(gòu)上可能會變得較為復雜，因此，在設(shè)立家辦之前就征詢稅務(wù)方面的建議非常重要。

吸引與保留家辦人才

家辦的基石和重要成功因素在于人才。吸引和保留人才使家辦能夠創(chuàng)造適當?shù)奈幕?，保持高昂的士氣和留任率，并隨著家族需求和動態(tài)的變化而進一步成熟發(fā)展。

這也是為什么家族應(yīng)該投入大量時間來吸引、留住和激勵人才的核心原因。薪酬和福利是迄今為止家辦最大的年度成本，約占其年度預(yù)算的50%～75%。

從家辦人才角度來看：

1. 根據(jù)家族規(guī)模、提供服務(wù)的類型和范圍以及相對的財務(wù)狀況和活動，家辦的員工人數(shù)可以是1人或2～100人以上不等。

2. 家辦最常見的領(lǐng)導職位包括首席執(zhí)行官（CEO）、首席財務(wù)官（CFO）和首席投資官（CIO）。近年來，由于家辦服務(wù)范圍的擴大和技術(shù)的整合，許多家辦還增加了首席技術(shù)官（CTO）。

3. 隨著時間的推移，家辦的業(yè)務(wù)需求發(fā)生了變化，新一代員工的期望也發(fā)生了變化。家辦成員和家辦雇主必須認識到這些變化，并考慮如何應(yīng)對以吸引和留住人才。

對于人才管理，家辦應(yīng)重點關(guān)注以下事項：

1. 確定近期和長期的人才及領(lǐng)導力，以滿足家辦戰(zhàn)略和使命的要求；

2. 盤點人才并確定高潛力、高績效與家辦人員之間的能力差距；

3. 決定如何通過建造、購買或借貸來填補缺口；

4. 建立正式的招聘流程，包括盡職調(diào)查、背景調(diào)查和入職培訓等；

5. 執(zhí)行適當?shù)姆晌募?，如雇傭協(xié)議、保密協(xié)議和隱私承諾等；

6. 定義明確的角色、職責和報告路線；

7. 制定長期繼任和發(fā)展計劃；

8. 編制員工手冊，其中包含政策和程序等；

9. 創(chuàng)造一個強調(diào)員工福利并提供靈活性的工作環(huán)境；

10. 鼓勵員工制定與家辦短期和長期目標直接相關(guān)的目標；

11. 制定薪酬安排，包括促進留住關(guān)鍵員工的長期激勵措施；

12. 建立正式的績效和審查流程，以及有意義的反饋。

家辦的成本

家辦可以為家族帶來巨大的好處，但是如果沒有足夠的年度運營預(yù)算，就無法做到這一點。通常而言，家辦年度運營成本約為其管理資產(chǎn)的1%，但是實際成本可能相差較大，具體數(shù)字取決于管理的資產(chǎn)數(shù)量和類型、家辦業(yè)務(wù)的復雜程度、提供的服務(wù)范圍，以及是否計入了外部管理費等。

確定了家辦的年度成本之后，家辦如何向家族收取服務(wù)費用同樣重要。家辦的服務(wù)收費應(yīng)足以彌補運營成本，并確保其可以持續(xù)經(jīng)營。雖然此類收費沒有行業(yè)標準，但行業(yè)慣例主要包括：

1. 按小時收取的可變費用；

2. 按所管理資產(chǎn)的百分比收取的可變費用；

3. 按商定的服務(wù)范圍收取的固定費用；

4. 根據(jù)成本分攤比例收取的費用；

5. 以上任意項的結(jié)合或組合。

無論采取哪種收費方式，都應(yīng)在可比的基礎(chǔ)上做到公平合理，對家族客戶保持透明、準確，且有記錄可查。其中，一些家辦通過定價研究，來確定服務(wù)的可比市場費率。市場費率定價分析可以避免潛在的稅收問題，這可以讓家族成員感到安心，相信收取的費用是公道的。