李玲選

（濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 電大工作部，河南 濮陽 457000）

國家開放大學(xué)是教育部直屬，以促進(jìn)終身學(xué)習(xí)為使命，以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，以“互聯(lián)網(wǎng)+”為特征的面向全國開展開放教育的新型高等學(xué)校。目前學(xué)歷教育在籍生400多萬人，而每學(xué)期期末全國性的統(tǒng)一筆試考試高達(dá)千萬考次以上[1]（60）。濮陽廣播電視大學(xué)（以下簡稱濮陽電大）作為一所市級電大，現(xiàn)有在籍生8000多人，2020年秋季學(xué)期期末筆試考試校本部考點(diǎn)有11598考次之多，如此多考次的紙質(zhì)考試要在兩天內(nèi)完成，給考務(wù)管理人員在考場編排及考試組織等工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2009年春季開始投入使用的中央廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)1.0（以下簡稱教務(wù)系統(tǒng)，目前仍在使用）在很大程度上緩解了各考點(diǎn)編排考場，制作及打印考試通知單、門簽、簽到表等的工作強(qiáng)度，但在使用過程中其弊端也逐漸顯露了出來。

教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的考場情況表是按照試卷號及是否留考來安排邏輯考場號的，并不能直接拿來安排考場。為了能合理利用教室資源及監(jiān)考教師，實際操作中需對導(dǎo)出的邏輯考場進(jìn)行合并，生成考場安排表，并標(biāo)上具體考試教室號。

教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的考場簽到單、門簽、考試通知單上面也是只有邏輯考場號，需考務(wù)工作人員根據(jù)考場安排表對教室號進(jìn)行填充。

筆者總結(jié)多年考務(wù)工作經(jīng)驗及實踐，給出以下考場安排表制作及考試通知單優(yōu)化的具體做法。希望能和國家開放大學(xué)各考點(diǎn)考務(wù)工作人員互相交流，相互借鑒，共同促進(jìn)國家開放大學(xué)學(xué)歷教育考試工作的完善與發(fā)展。

一、考場安排表的制作

（一）教務(wù)系統(tǒng)考場情況表介紹

目前教務(wù)管理系統(tǒng)并不能直接導(dǎo)出考場安排表，各考點(diǎn)都是依據(jù)導(dǎo)出的考場情況表自己制作考場安排表。表1是濮陽電大校本部考點(diǎn)導(dǎo)出的2021年1月9日14：00開考的考場情況表的一部分。安排有11個邏輯考場號，有相當(dāng)一部分考場人數(shù)不足30人。國家開放大學(xué)期末筆試開考課程多、時間集中（最近幾年都是安排兩天），還有許多留考（同一學(xué)生同一開考時間考試兩門或以上）的科次。每個邏輯考場如果只安排一個考試教室的話會造成很大的浪費(fèi)[2]（91）。所以考試之前要根據(jù)考場情況表重新安排考試教室，也就是需要制作考場安排表，盡量使每個考試教室都坐滿考生。

（二）考場安排表的制作流程

教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的考場情況表是考點(diǎn)所有科目、所有邏輯考場、所有時間段及所有留考都在一張Excel工作表中。制作考場安排表的目的就是把人數(shù)較少的邏輯考場按時間段合并到相對集中的物理考場中。

1.格式化。把教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的考場情況表（表1所示）按時間段分開分別放到不同的Excel工作表中。為方便排序，把表中考試日期行、合計及共計兩行刪除，考試科目列占用EXCEL工作表的C和D兩列，為方便排序刪除掉D列。考場情況表即轉(zhuǎn)換成了一個沒有合并單元格的標(biāo)準(zhǔn)化的工作表。

表1 考場情況表（部分）

2.排序。依次按關(guān)鍵字“留考”升序、“人數(shù)”降序、“考場號”升序進(jìn)行排列。經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化并排序后的考場情況表如表2所示。

表2 格式化后的考場情況表

3.制作。（1）合并邏輯考場：首先根據(jù)考試文件查看是否有需要單獨(dú)設(shè)立考場的科目。表中有試卷號2149，考試科目英語聽力（1）需單獨(dú)設(shè)立考場；然后將非留考的邏輯考場根據(jù)人數(shù)合并成標(biāo)準(zhǔn)物理考場；最后將留考的邏輯考場進(jìn)行合并。合并后的考場情況如表3所示，表3中，物理考場號相同的是把多個邏輯考場合并到一個物理考場的。（2）制作考場安排表：根據(jù)合并后的物理考場序號安排具體考試教室，制作考場安排表如表4。通過合并，原來11個邏輯考場合并成了5個物理考場（4個正考考場和1個留考考場），大大減少了考試教室與監(jiān)考教師的數(shù)量，節(jié)約了考試成本，提高了效益。

表3合并后的考場情況表

表4考場安排表

二、考試通知單的優(yōu)化

（一）教務(wù)系統(tǒng)考試通知單介紹

由教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的通知單（表5）不難看出，通知單中只有考場號，并沒有考試的具體教室號。考試前還需學(xué)生提前查詢考場外張貼的考場安排表來查詢具體的考試教室，或由班主任代為查詢寫到考試通知單上，或班主任把電子的考場安排表放到相關(guān)的QQ群、微信群由學(xué)生自行查詢。不管采用哪種方試查詢，都需要手工一個一個來查，查的過程中很容易出錯，如果考生較多由班主任查教室號也需要花費(fèi)很大的功夫。

表5考試通知單

（二）考試通知單的優(yōu)化步驟介紹

1．合并考場安排表。把多個時段的考場安排表放到一張Excel工作表sheet1中，只留下考場號（A列）和教室號（B列）。把合并的教室號單元格進(jìn)行拆分，如上表中把教室號是104的三個單元格進(jìn)行拆分，拆分后都填充上104，由于合并的邏輯考場號較多，可以采用快速的拆分單元格的方法，其步驟是：在sheet1選中B列—“開始”選項卡—“合并后居中”—CTRL+G—“定位條件”—“空值”—輸入第一個空值對應(yīng)的上一個單元格“＝B5”—CTRL+回車。操作完成后，就對工作表sheet1中B列所有合并的單元格進(jìn)行了拆分，拆分后的每個單元格內(nèi)容保留了拆分前的值。

2．填充教室號。由于考試通知單是每個學(xué)生一張，由于學(xué)生較多所以考試通知單也非常多，人工填充教室號將是一項繁瑣且費(fèi)功夫、易出錯的工作。這里通過Excel中if和vlookup函數(shù)輕松完成考試通知單上填充教室號，提高了效率和正確率，具體步驟是：將需要填充教室號的考試通知單全部放到sheet2工作表中，在sheet2工作表的I3單元格（即第1個考試通知單“留考”二字右側(cè)一個單元格）內(nèi)輸入以下內(nèi)容：

“=IF(D3="考場號","教室號",IF(D3="","",IF(D3="考點(diǎn)地址：","",VLOOKUP(D3,Sheet1!$A$2:$B$639,2,FALSE))))”[3]（20）[4]（276）

其中$A$2:$B$639是sheet1中所有有數(shù)據(jù)的單元格地址的絕對引用，回車后將在每1個考試通知單的“留考”二字右側(cè)生成“教室號”二字，選中此單元格雙擊其右下角填充柄則所有通知單都會加上“教室號”字樣及具體教室號。既節(jié)約了查詢教室號的時間也提高了查詢的正確率。如表6所示。

表6 填充教室號后的考試通知單

三、總結(jié)與展望

本文以教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的2020年秋季學(xué)期濮陽電大校本部考點(diǎn)的部分考場情況表和考試通知單為例，深入淺出地介紹了考場安排表的制作過程和考試通知單的優(yōu)化步驟，對國家開放大學(xué)系統(tǒng)內(nèi)的考務(wù)人員的考場編排和考試通知單的優(yōu)化工作具有普遍的借鑒意義。

國家開放大學(xué)學(xué)歷教育課程考試形式比較多，教務(wù)系統(tǒng)生成的學(xué)生考試通知單上只顯示期末筆試科目的考試日期和時間，對一些上機(jī)考試課、國開學(xué)習(xí)網(wǎng)的網(wǎng)上考核課、省校安排的其他課程及市校組織課程，只顯示課程名稱、試卷號，并不顯示考試日期、時間和考試形式，如何能讓學(xué)生拿到通知單就能一目了然地了解本學(xué)期報考的所有課的具體考核細(xì)節(jié)是以后需要研究的課題。