樊蘋

摘要：檔案作為重要的信息載體，尤其在信息時(shí)代下，在人們工作和日常生活當(dāng)中有著舉足重要的作用，因此，檔案管理成為我國基層事業(yè)單位工作的重要組成部分。與此同時(shí)，由于單位內(nèi)部缺少完善的管理體系，使得當(dāng)前基層單位檔案管理工作仍存在諸多問題。因此，基層事業(yè)單位對(duì)當(dāng)前檔案管理工作提出了更高要求，只有加大對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新力度，才能更好地促進(jìn)基層檔案管理現(xiàn)代化。本文針對(duì)當(dāng)前基層單位檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了細(xì)致分析，對(duì)如何促進(jìn)基層單位檔案管理現(xiàn)代化工作開展了深入探討。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;現(xiàn)代化;途徑

基層單位涉及到我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方方面面，與人們的生活與工作息息相關(guān)。隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足國家對(duì)檔案信息的使用需求[1-3]。因此，需要加大基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化的發(fā)展，充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化科技對(duì)當(dāng)前檔案管理的重要性，不斷增強(qiáng)和提高其管理者的實(shí)踐工作水平和專業(yè)素質(zhì)，提升工作效率，努力建立健全現(xiàn)代化檔案管理體系[4]。

1.現(xiàn)階段基層單位檔案管理工作存在的問題

1.1管理體系存在制度性缺陷

當(dāng)前基層事業(yè)單位大多采用紙質(zhì)形式來保存檔案，但是由于信息量較大，在進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)及使用時(shí)不是很方便，容易造成檔案信息的缺失、遺漏等一系列較繁瑣的問題[5]，這些問題無疑會(huì)影響基層事業(yè)單位檔案管理的有效利用。引發(fā)這些問題的根本原因就是基層事業(yè)單位檔案管理體系存在制度性缺陷，缺失完備的管理措施，沒有形成完善的制度保障。盡管有些基層事業(yè)單位具備了完善的制度保障，但是在執(zhí)行方面力度不夠，檔案管理制度并未發(fā)揮根本性的作用，致使當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化仍處于較低的水平，無法保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.2檔案資料檢索效率低

檔案管理信息的分類方式有很多，往往根據(jù)檢索方式的不同將其分為計(jì)算機(jī)檢索與人工檢索。這兩種不同的檢索方式在工作效率與硬件設(shè)備方面有很大的差異。相比較而言人工檢索稍顯遜色，不僅在工作過程中耗費(fèi)時(shí)間長、錯(cuò)誤率高，還會(huì)大大影響檔案管理的檢索效率。計(jì)算機(jī)檢索避免了這一問題的出現(xiàn)，但是也因?yàn)槿鄙俦匾墓芾硎侄?，沒有形成現(xiàn)代化的管理體系而影響基層檔案管理信息的有效利用。

1.3檔案資料實(shí)用性低

隨著基層事業(yè)單位不斷改革與發(fā)展，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用。它不僅可以利用以往經(jīng)驗(yàn)對(duì)未來發(fā)展做出規(guī)劃指導(dǎo)，還可以提高事業(yè)單位的綜合效益。但是由于種種思想誤區(qū)，檔案管理資料無法得到有效利用，這使得檔案資料的實(shí)用性大大降低。

1.4檔案管理工作現(xiàn)代化水平不足

隨著當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，基層事業(yè)單位中的檔案管理工作變得越來越重要。這就要求檔案管理工作必須與時(shí)代發(fā)展同步、與改革創(chuàng)新同行。在實(shí)際的基層檔案管理工作中，其除了帶來便利的同時(shí)，更多的問題也隨之暴露。有些基層單位檔案管理工作現(xiàn)代化水平不高，并沒有與單位的發(fā)展同步;有些單位雖然已經(jīng)完成現(xiàn)代化的要求，但是真正的水平與想要達(dá)到的目標(biāo)仍有差距;還有相當(dāng)一部分單位沒有真正落實(shí)檔案管理工作現(xiàn)代化的要求，甚至缺少現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，管理工具仍采用老舊形式?？傊?，受多因素影響，當(dāng)前基層檔案管理工作現(xiàn)代化水平不足成為檔案管理工作最突出的問題。

1.5人員專業(yè)能力較差

受檔案管理現(xiàn)代化的影響，檔案管理工作也對(duì)管理人員的專業(yè)能力提出了更高的要求。其不僅需要管理人員掌握基礎(chǔ)的管理知識(shí)，還需要掌握一定的計(jì)算機(jī)使用技能。但是目前在崗基層單位員工并沒有足夠的資質(zhì)與能力，對(duì)檔案管理工作沒有很深刻的了解，并不能很好地處理工作中出現(xiàn)的問題，容易造成不必要的失誤，影響管理信息的準(zhǔn)確性和完整性。再者，檔案管理工作崗位平凡，缺少年輕的綜合性專業(yè)人才，相應(yīng)限制了檔案管理工作的良性發(fā)展。

2.基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的措施

2.1加強(qiáng)傳統(tǒng)的檔案管理理念創(chuàng)新

基層事業(yè)單位中的檔案管理工作受傳統(tǒng)觀念影響，加之檔案管理人員自身能力及認(rèn)識(shí)的欠缺，致使該工作并未受到足夠的關(guān)注與重視。所以，要改變當(dāng)前局面，應(yīng)該從基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)做起，通過培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)能力增強(qiáng)檔案管理人員的認(rèn)識(shí)，將檔案管理工作作為單位發(fā)展的主要工作開展，促進(jìn)單位檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2健全基層檔案管理制度

隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，給檔案管理工作帶來很大的沖擊和壓力。一旦檔案信息的管理出現(xiàn)制度性漏洞，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)就會(huì)引發(fā)諸多不足和問題。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)該在滿足當(dāng)前檔案管理需求基礎(chǔ)上，對(duì)時(shí)代發(fā)展和管理工作的動(dòng)態(tài)進(jìn)行綜合考慮，在提高檔案管理人員認(rèn)識(shí)的同時(shí)，通過培訓(xùn)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行規(guī)范指導(dǎo)，約束相關(guān)人員的不良工作行為和態(tài)度，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供制度保障。

2.3規(guī)范基層檔案管理程序

基于當(dāng)前大數(shù)據(jù)應(yīng)用的普及，檔案信息的程序化發(fā)展逐漸取得人們的信賴。各基層事業(yè)單位應(yīng)該以制度為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理程序進(jìn)行規(guī)范，確保檔案信息的采集、儲(chǔ)存、整理過程的真實(shí)有效，相應(yīng)增強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)用性。另外，基層事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，利用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。除此之外，由于檔案管理信息涉及區(qū)域廣泛，檔案管理信息的高效利用成為基層事業(yè)單位應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問題，通過當(dāng)代科學(xué)技術(shù)提升信息的利用率無疑是很好的解決方法。

2.4增強(qiáng)基層檔案管理意識(shí)

增強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理意識(shí)，需要摒棄老舊觀念，逐漸提升基層檔案管理效率，同時(shí)也需要相關(guān)人員增強(qiáng)對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)?；鶎訂挝煌ㄟ^建立檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，約束相關(guān)人員的行為，使基層單位檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，合理解決工作中出現(xiàn)的問題并且逐漸適應(yīng)管理規(guī)則?；鶎訂挝还芾砉ぷ鞲禹樌行У剡M(jìn)行有利于構(gòu)建良好的工作環(huán)境。

2.5加強(qiáng)基層檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)

人是第一位的，檔案管理領(lǐng)域也不例外。建立一支高素質(zhì)的檔案管理人力資源隊(duì)伍，無論對(duì)確保檔案管理的信息安全，還是提升檔案管理的運(yùn)行效率，都具有十分重要的意義。檔案管理工作中，管理人員作為工作的踐行者，對(duì)基層檔案管理工作的順利開展起著至關(guān)重要的作用。因此，基層事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，全面提升相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)成為促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵。對(duì)于相關(guān)人員培訓(xùn)可以通過以提升計(jì)算機(jī)技能為重點(diǎn)的技能教育來實(shí)現(xiàn)，著重培養(yǎng)實(shí)踐應(yīng)用能力，增強(qiáng)相關(guān)管理人員技能水平及責(zé)任意識(shí)，為基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化提供更好的服務(wù)。

3.結(jié)語

各基層單位應(yīng)當(dāng)立足檔案管理現(xiàn)狀，直面基層檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的挑戰(zhàn)和困難，同時(shí)，也要深刻地認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案利用及管理工作的重要意義所在，加大信息化技術(shù)的投入和應(yīng)用，積極引入創(chuàng)新性的管理理念，不斷健全管理制度，重視人在檔案管理工作中的主導(dǎo)地位，不斷提升管理人員的素質(zhì)，不斷促進(jìn)基層事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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