張向群

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作是重要的工作。數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設(shè)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都能維持科學(xué)的模式。在統(tǒng)籌規(guī)劃要求下，數(shù)字化運(yùn)作模式能夠幫助檔案管理部門更新現(xiàn)有的工作模式，強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督和信息預(yù)測(cè)，確保各項(xiàng)流程的操作符合工作要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案數(shù)字化;數(shù)字化發(fā)展對(duì)策

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以大大提升檔案信息管理的現(xiàn)代化和信息化。就數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)來說，其可以簡(jiǎn)化和改變傳統(tǒng)檔案信息記錄的方式，借助錄音、視頻等新型手段將文字信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，直接存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，不僅提升了檔案信息的獲取速度，也保證了信息的安全性。但在取得良好成效的同時(shí)，數(shù)字檔案管理也面臨著一些亟需解決的問題，比如數(shù)字檔案管理缺乏安全性和科學(xué)性，未能充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。為進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字檔案管理工作的高效開展，必須針對(duì)現(xiàn)存問題制定可行性的應(yīng)對(duì)策略，以此強(qiáng)化數(shù)字檔案管理質(zhì)量。

1數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的必要性

1.1保障經(jīng)濟(jì)效益

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度明顯加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式和龐大的信息量之間明顯形成了比較尖銳的矛盾，而信息化管理檔案模式和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則給矛盾解決提供了比較穩(wěn)定的發(fā)展方案，以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為基礎(chǔ)的檔案信息可以直接被轉(zhuǎn)換為機(jī)讀檔案，且即便是紙質(zhì)檔案，在經(jīng)過數(shù)字化管理之后也可以進(jìn)行統(tǒng)一整合，在經(jīng)濟(jì)角度而言大幅降低了檔案管理的成本，也延長(zhǎng)了檔案的使用壽命?，F(xiàn)代檔案數(shù)字化工作的原則本身也體現(xiàn)在投入和產(chǎn)出的規(guī)劃方面。在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用之后，可以大幅節(jié)約管理維護(hù)費(fèi)用，將更多的人力、物力、財(cái)力投入到其他方面，始終秉承經(jīng)濟(jì)性原則，避免資源浪費(fèi)或是重復(fù)投資等現(xiàn)象。

1.2檔案信息管理安全性增強(qiáng)

紙質(zhì)檔案往往數(shù)量巨大，占地面積較廣，且需要工作人員定期整理，若檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不到位，極易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)生變質(zhì)問題，導(dǎo)致重要的檔案信息丟失，對(duì)單位自身利益產(chǎn)生較大的影響。另外，紙質(zhì)檔案管理過程中若存在責(zé)任制度不明確的問題，則勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致重要檔案信息外泄、紙質(zhì)檔案丟失與缺損現(xiàn)象的發(fā)生，影響整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量。而數(shù)字檔案管理模式下，工作人員可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，按照檔案信息的重要性分類管理，執(zhí)行不同的安全保護(hù)措施，比如可以通過設(shè)置密碼、指紋識(shí)別、面部識(shí)別等方式來確保檔案信息的安全性。

2數(shù)字審批檔案在線歸檔流程研究與實(shí)踐

2.1業(yè)務(wù)電子文件收集

在收集與整理之前，局業(yè)務(wù)部門先制定業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn);保管期限、分類、排序、命名、利用范圍和權(quán)限等工作標(biāo)準(zhǔn)。在行政審批和業(yè)務(wù)管理過程中，局業(yè)務(wù)部門根據(jù)已制定的電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件在線歸檔模塊，自動(dòng)完成業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整收集，并進(jìn)行分類、排序、命名、利用范圍和權(quán)限確定及保管期限確定。遇有特例情況，由人工整理。值得關(guān)注的是，應(yīng)對(duì)電子文件、紙質(zhì)文件進(jìn)行同步整理，保證兩者之間內(nèi)容信息一致。

2.2檔案采集與處理

檔案的采集和處理是進(jìn)行數(shù)字化管理的實(shí)際操作環(huán)節(jié)，也是進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化的核心技術(shù)組成部分。以當(dāng)前的檔案類型來說，一方面是以文書類檔案為主，另一方面是以圖紙類檔案為主，檔案的采集處理過程中也需要采取不同的掃描模式。對(duì)于數(shù)量龐大且可以拆分的文書類檔案而言，可以借助高速掃描儀進(jìn)行文件的處理，并且避免遺漏現(xiàn)象的產(chǎn)生，在后期也可以利用軟件來完成掃描的成像工作。對(duì)于圖紙檔案而言，可以通過高速掃描模塊完成檔案的歸類、整合等，也便于開展后期的掃描校對(duì)、圖像處理。

2.3業(yè)務(wù)電子文件封裝與固化

電子文件整理組卷后應(yīng)采用規(guī)范的信息包組織架構(gòu)，應(yīng)用數(shù)字簽名（簽章）等技術(shù)手段生成歸檔格式包，格式包包括“項(xiàng)目基本信息”、“案卷目錄”、“卷內(nèi)目錄”、“元數(shù)據(jù)信息”及電子文件夾等。（1）項(xiàng)目基本信息：描述此項(xiàng)歸檔事項(xiàng)的基本要素?cái)?shù)據(jù);（2）案卷目錄：描述此項(xiàng)歸檔事項(xiàng)所有案卷目錄數(shù)據(jù);（3）文件目錄：描述此項(xiàng)歸檔事項(xiàng)所有卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù);（4）文件元數(shù)據(jù)：描述此項(xiàng)歸檔事項(xiàng)主體信息、辦理流程及其他相關(guān)數(shù)據(jù)信息;（5）電子檔案文件夾：存放此項(xiàng)歸檔事項(xiàng)中全部電子全文，并以多級(jí)文件夾方式組織;（6）文件校驗(yàn)碼.md5：歸檔格式包中所有文件及子目錄生成的校驗(yàn)碼，保存到電子歸檔登記表，保證對(duì)應(yīng)的電子檔案的真實(shí)性。

2.4打造專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍

掌握管理知識(shí)和信息技術(shù)的人才是建立檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵，要想打造專業(yè)化的、高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍，首先，要做的就是加強(qiáng)人才引進(jìn)，為檔案管理工作引入優(yōu)秀的人才，為人才提供福利，吸引人才加入檔案數(shù)字化管理工作中，為檔案的數(shù)字化建設(shè)貢獻(xiàn)力量，構(gòu)建和優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。其次，高水平的檔案管理隊(duì)伍還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，充分利用現(xiàn)有的人員資源，通過專業(yè)培訓(xùn)提高檔案管理人員的管理水平和技術(shù)水平，讓檔案管理人員熟悉數(shù)字化管理的方式，熟練使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，切實(shí)提高檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)的整體水平。最后，可以根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作制定科學(xué)的績(jī)效評(píng)估方式，使檔案管理人員明確自身發(fā)展的目標(biāo)和規(guī)劃，將時(shí)間和精力全部投入到檔案的數(shù)字化建設(shè)中，積極主動(dòng)地推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

結(jié)語

為了進(jìn)一步順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求改進(jìn)檔案工作方式，我國的檔案行業(yè)已經(jīng)將數(shù)字化檔案應(yīng)用與運(yùn)作視為今后的主流工作方向，具有關(guān)鍵的歷史價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。數(shù)字化應(yīng)用是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，具有動(dòng)態(tài)化和真實(shí)性特征，切實(shí)提升工作效率做好技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化，增強(qiáng)檔案的生命力和活力也是今后工作的關(guān)鍵點(diǎn)。檔案管理人員需要在工作實(shí)踐當(dāng)中不斷摸索信息技術(shù)的應(yīng)用方式，將發(fā)展成果進(jìn)行有效應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字化工作的進(jìn)步。

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