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        信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合方法研究

        2021-11-12 07:08:44周麗梅
        海外文摘·藝術(shù) 2021年11期

        周麗梅

        (菏澤市紀(jì)委 監(jiān)委,山東菏澤 274000)

        機(jī)關(guān)檔案不僅是國(guó)家信息的組成部分之一,還可以為政府部門制定發(fā)展決策提供參考依據(jù)。在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下,紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)表現(xiàn)出了明顯的滯后性,而信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,已經(jīng)成為未來機(jī)關(guān)檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。但是,在實(shí)際的信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作結(jié)合中,還存在著一些問題。只有對(duì)這些問題進(jìn)行詳細(xì)的分析,并提出針對(duì)性的結(jié)合方法,才能夠從根源上提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。

        1 信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合意義

        1.1 有利于機(jī)關(guān)檔案資源范圍的拓展

        信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式造成了巨大的沖擊,不僅提高了機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率,還使得機(jī)關(guān)檔案管理資源的范圍得到了拓展。在以往的機(jī)關(guān)檔案管理工作中,工作人員只能通過一種方式獲取檔案資源,且能夠獲得的檔案資源量十分有限,不能無法檔案資料的準(zhǔn)確度與完整性。在這種情況下,機(jī)關(guān)單位的行政管理工作效率整體偏低。而信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,則可以從技術(shù)層面突破這一限制,直接通過信息化的方式進(jìn)行檔案資源的快速獲取,且資源獲取范圍更加廣泛,資源獲取速度更快,資源準(zhǔn)確率更高。

        1.2 有利于機(jī)關(guān)檔案的系統(tǒng)化管理

        在信息時(shí)代下,機(jī)關(guān)檔案管理工作必須要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。而信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,在提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的系統(tǒng)性方面有著積極的通。例如,信息技術(shù)可以直接將機(jī)關(guān)檔案管理中的不同分工進(jìn)行串聯(lián),并構(gòu)建一個(gè)完善的系統(tǒng),即標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系。這種全新的檔案管理體系,代表著我國(guó)已經(jīng)全面步入了信息時(shí)代。

        1.3 有利于檔案留存風(fēng)險(xiǎn)的降低

        在以往的機(jī)關(guān)檔案管理工作當(dāng)中,主要以紙質(zhì)的方式進(jìn)行檔案資料的存儲(chǔ)。這種檔案存儲(chǔ)方式,不僅會(huì)占用大量的實(shí)體空間,還會(huì)影響檔案信息的調(diào)閱效率。而且,這樣的檔案存儲(chǔ)方式,還有可能出現(xiàn)檔案信息受損或者遺失等問題,影響機(jī)關(guān)單位相關(guān)工作的正常開展。信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展,就可以使機(jī)關(guān)檔案管理工作徹底規(guī)避這一風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)樾畔⒒倪\(yùn)行模式使得所有的機(jī)關(guān)檔案信息以數(shù)據(jù)信息的方式存儲(chǔ)在軟件或者云空間當(dāng)中。只要檔案管理人員對(duì)這些檔案信息進(jìn)行分類處理,并按照相應(yīng)的順序進(jìn)行檔案目錄的錄入,就可以在后期的任意時(shí)間任意地點(diǎn),輸入關(guān)鍵信息進(jìn)行相關(guān)檔案信息的搜索與獲取。而且,這種檔案管理方式,因?yàn)榇鎯?chǔ)方式比較特殊,只要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),就很難出現(xiàn)檔案信息丟失或者破損等問題。

        2 信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作結(jié)合中存在的問題

        2.1 檔案資源面臨著失實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)

        信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,可以通過程序化的管理來完成檔案資料的自主整理。在這樣的檔案管理工作形式下,管理系統(tǒng)會(huì)徹底刪除一些資源信息,使一些檔案信息失去原本的依據(jù)和簽發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)。一旦出現(xiàn)這樣的情況,這部分材料的真實(shí)性就會(huì)遭到質(zhì)疑,其應(yīng)用價(jià)值也會(huì)明顯降低。

        2.2 檔案信息面臨著被泄露的風(fēng)險(xiǎn)

        信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,必然會(huì)將一部分絕密信息錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中。但是,信息時(shí)代下,任何一個(gè)人都可以通過不同的網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備,借助網(wǎng)絡(luò)信息渠道進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)中,進(jìn)行相關(guān)文件信息的獲取。另外,即便是同一個(gè)終端的信息資源,也可以在同一時(shí)間被多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端所接收。在這種情況下,如果沒有對(duì)這些絕密信息采取有效的保密措施,那么這些絕密信息將面臨被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

        2.3 檔案管理系統(tǒng)面臨著被黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)

        在信息時(shí)代下,我國(guó)很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作已經(jīng)具備了一定的信息化水平。雖然這種信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作,提高了機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率,只需要敲擊鍵盤,就可以進(jìn)行相關(guān)檔案信息的搜索與獲取,但是一旦遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊,那么檔案管理系統(tǒng)也將面臨著癱瘓的可能,檔案資料被丟失。

        3 信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合方法

        3.1 對(duì)檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變

        受到傳統(tǒng)工作理念和工作機(jī)制的限制,我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展十分排斥新型管理方式的引進(jìn)。雖然國(guó)家一直鼓勵(lì)將信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作結(jié)合起來,但是地方級(jí)的機(jī)關(guān)單位卻沒有對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)予以重視。要想改善這一現(xiàn)狀,加快信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,就必須要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變,在充分意識(shí)到檔案管理工作信息化重要性的基礎(chǔ)上,借助信息技術(shù)來提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。

        3.2 提高檔案管理的技術(shù)含量

        要想加強(qiáng)信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,就必須要提高檔案管理的技術(shù)含量。首先,嚴(yán)格按照相關(guān)信息資源管理規(guī)定,做好檔案資源的收集、分析、整理以及歸檔工作,并借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行妥善的處理。其次,對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化,加強(qiáng)檔案資源的保護(hù)力度。最后,借助當(dāng)前最先進(jìn)的信息技術(shù),對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新與升級(jí),豐富現(xiàn)有的檔案資源收集整理方法,提高這些檔案資源的利用效率。

        3.3 提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

        在信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作當(dāng)中,檔案管理人員才是各種信息技術(shù)的操作主體。檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng),直接決定著信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合程度。所以,必須要重點(diǎn)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法律法規(guī)教育,使其在充分意識(shí)到信息化檔案管理工作的重要性之后,合法合規(guī)的開展檔案管理工作。與此同時(shí),機(jī)關(guān)單位還要組織開展各種形式的思想政治教育活動(dòng),提高他們的思想政治覺悟。其次,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),通過各種專業(yè)性學(xué)習(xí)活動(dòng)的組織開展來提高他們的檔案管理專業(yè)性,確保他們可以將信息技術(shù)靈活、高效的應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。例如,可以通過專家講座、檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)的組織開展來提高檔案管理人員的檔案管理水平。最后,在檔案管理人員的檔案管理工作實(shí)際中,要加強(qiáng)檔案管理人員工作行為的監(jiān)督與管理,并借此提升他們的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理能力,借此保證信息化檔案管理工作的有效開展。

        3.4 完善檔案管理制度

        完善檔案管理制度,可以從制度層面保證信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理的順利結(jié)合。首先,要對(duì)當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析,并以此為基礎(chǔ)制定針對(duì)性的檔案管理規(guī)章制度,明確檔案管理工作的具體細(xì)則與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),提升檔案管理工作的系統(tǒng)性與規(guī)范性。其次,國(guó)家相關(guān)部門針對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展,要制定專門的法律法規(guī),借此提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與質(zhì)量意識(shí)。只有這樣,才能夠?yàn)闄n案資源的安全性、完整性與真實(shí)性提供保障。最后,機(jī)關(guān)單位要根據(jù)實(shí)際情況制定針對(duì)性的激勵(lì)機(jī)制,結(jié)合檔案信息的收集工作、整理工作以及歸檔工作,制定明確的工作目標(biāo)和完成獎(jiǎng)勵(lì)細(xì)則。通過對(duì)檔案管理人員工作質(zhì)量的考核與激勵(lì)來激發(fā)檔案管理人員的工作熱情與工作激情。

        3.5 加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

        與傳統(tǒng)的檔案管理形式相比,信息化的檔案管理模式主要是通過數(shù)字形式進(jìn)行檔案資料的存儲(chǔ)。但是,這種檔案資料的存儲(chǔ)形式卻容易遭受到網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客的攻擊。所以,為了提升機(jī)關(guān)檔案資源的安全性,避免出現(xiàn)檔案資源信息被泄露、被丟失、被篡改等問題,需要做好相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。首先,在信息化的檔案管理工作環(huán)境下,檔案管理工作的開展面臨這很多網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此,機(jī)關(guān)單位需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),借助強(qiáng)大的殺毒軟件做好機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的查殺工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)中的漏洞,并采取針對(duì)性的消除措施。其次,機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)防火墻技術(shù)、隔離網(wǎng)閘技術(shù)的應(yīng)用,將機(jī)關(guān)單位的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離,組織一切非法訪問行為。最后,檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中,要自覺約束自己的網(wǎng)絡(luò)行為,不要隨意訪問一些非法網(wǎng)站,網(wǎng)頁(yè)中彈出的窗口和廣告要及時(shí)關(guān)閉。通過各種安全措施的落實(shí)來降低病毒植入的風(fēng)險(xiǎn)。

        4 結(jié)語

        綜上所述,信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合是機(jī)關(guān)檔案管理的必然趨勢(shì)。但是,受到各種因素的影響,信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作卻存在著檔案資源失實(shí)、檔案信息被泄露、檔案管理系統(tǒng)被黑客攻擊等問題。在這種情況下,要想加強(qiáng)信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合,就必須要轉(zhuǎn)變檔案管理理念、提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。

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