陳玲

（湛江中心人民醫(yī)院，廣東湛江 524000）

0 引言

檔案管理具有綜合性、專業(yè)性的特點，工作內(nèi)容看起來簡單，實則對工作人員提出了較高要求。尤其是新形勢下，醫(yī)療技術(shù)進步、醫(yī)療服務(wù)更加廣泛，做好檔案管理工作，對于協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、提高醫(yī)療質(zhì)量、促進醫(yī)院健康發(fā)展等方面，均具有積極作用。另外，2021年中國共產(chǎn)黨建黨100周年，做好檔案管理工作，尤其是和黨建相關(guān)的檔案資料，是給我黨100歲生日送出的最好禮物。以下結(jié)合實踐，探討了提升醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)的方法。

1 醫(yī)院檔案管理的重要意義

1.1 提高醫(yī)療水平

醫(yī)院為民眾提供醫(yī)療服務(wù)，患者數(shù)量多、病情復(fù)雜、流動性強，其診療過程均在檔案中通過數(shù)據(jù)的形式保存下來。通過檔案可以反映出醫(yī)院的醫(yī)療水平，可為患者的治療提供依據(jù)，將技術(shù)性和專業(yè)性集為一體。做好檔案管理工作，能及時準(zhǔn)確查詢患者的各項信息，對這些信息進行合理利用，有助于提高醫(yī)療水平。

1.2 促進科研發(fā)展

科研是醫(yī)院的一項重點工作，要想獲得科研成果，需要一個循序漸進的過程，依賴于各項研究活動的開展，以及臨床經(jīng)驗的總結(jié)。目前來看，尚有許多醫(yī)學(xué)問題沒有解決，在科研活動進行中，檔案可以提供必要的資料，尤其為臨床試驗提供數(shù)據(jù)支持。做好檔案管理工作，從檔案中挖掘、利用有價值的信息，可促進科研項目的發(fā)展。

1.3 推動文化建設(shè)

檔案是對歷史發(fā)展的見證。醫(yī)院檔案中，從不同角度和方面，記錄了醫(yī)院在發(fā)展過程中的人物和事件。當(dāng)今社會，越來越注重文化建設(shè)，對醫(yī)院檔案進行收集整理，能幫助醫(yī)務(wù)人員了解醫(yī)院的發(fā)展軌跡，繼而推動醫(yī)院文化建設(shè)，增強人員的凝聚力，提高對醫(yī)院文化的認(rèn)同感。

2 醫(yī)院檔案管理工作人員的現(xiàn)狀問題

2.1 思想認(rèn)識問題

在社會發(fā)展的背景下，任何事物都需要進行創(chuàng)新，以便更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求。同樣，醫(yī)院在開展檔案管理工作時，也要引入新的活力，從而提高工作效率。分析檔案管理現(xiàn)狀得知，大部分的檔案管理者缺乏創(chuàng)新思維，仍沿用傳統(tǒng)的思維觀念，認(rèn)為檔案管理工作只是單純的收集、整理檔案資料，沒有認(rèn)識到檔案的價值，也沒有發(fā)揮出檔案信息的優(yōu)勢，更沒有將其運用到實際工作中?？偟膩碚f，陳舊的思想未緊跟時代步伐，未深度挖掘檔案價值，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)各種問題，降低檔案利用率。

2.2 年齡結(jié)構(gòu)問題

受事業(yè)單位的體制影響，醫(yī)院在招聘人才時，重視技術(shù)型人才，忽視管理型人才，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理者多為行政人員兼職，或從行政部門轉(zhuǎn)崗過來。雖然這類員工管理學(xué)經(jīng)驗豐富，但不夠了解檔案管理知識。近幾年，多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)發(fā)現(xiàn)該問題，開始招聘檔案專業(yè)的畢業(yè)生，然而受編制的影響，很多畢業(yè)生不愿意從事該工作，新鮮活力無法及時補充到檔案管理隊伍，導(dǎo)致管理隊伍年齡結(jié)構(gòu)問題越來越嚴(yán)峻。年齡大的員工，學(xué)習(xí)新知識、接受新事物的速度較慢，和現(xiàn)代化的管理理念不符；畢業(yè)生專業(yè)知識豐富，但是不熟悉管理流程，無法在短時間內(nèi)適應(yīng)檔案管理工作。

2.3 學(xué)歷能力問題

在檔案管理工作中，新入職的員工多為高校畢業(yè)，缺乏工作經(jīng)驗，有的甚至沒有參加入職培訓(xùn)，不了解崗位職責(zé)，校內(nèi)所學(xué)知識和真實崗位脫節(jié)，引發(fā)高學(xué)歷、低能力的問題。年限長的員工經(jīng)驗豐富，對醫(yī)院有感情，能夠?qū)⑨t(yī)院發(fā)展和自身工作結(jié)合在一起，全身心的投入工作。而且，新員工責(zé)任意識薄弱，單純的將工作作為謀生的手段，在開展具體工作時，態(tài)度浮躁，得過且過，增加檔案管理工作的風(fēng)險，降低工作質(zhì)量。

2.4 教育培訓(xùn)問題

想要推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，提升工作效率，必須對管理人員進行教育培訓(xùn)。通常情況下，新入職的員工要接受崗前培訓(xùn)，掌握專業(yè)知識，熟知工作要求后才能上崗。同時，要針對工作中的問題，及時和前輩交流，爭取快速、有效的將其解決，不影響現(xiàn)代化管理工作的開展。但從目前來看，很多醫(yī)院引進新員工后就安排上崗，并未開展崗前培訓(xùn)，也沒有邀請管理學(xué)專家講授先進的檔案管理方式和理念，更沒有為他們留出一定的學(xué)習(xí)時間。這種情況下，不僅不利于開展檔案管理工作，還會因為相關(guān)知識的匱乏，引發(fā)檔案資料歸類不當(dāng)、重要信息丟失等問題。

3 提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的方法

3.1 樹立責(zé)任意識

（1）正確認(rèn)識檔案管理的重要性，認(rèn)識到自身崗位的重要性，在管理工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，檔案的收集、整理、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計、編研和利用，均要做到規(guī)范化。（2）檔案在醫(yī)院的保密范圍內(nèi)，工作人員要嚴(yán)格保密，定期進行檢查，完善查詢、審閱等管理流程，防止檔案資料丟失或泄露。（3）檔案管理具有重復(fù)性，但同時也要注重細(xì)節(jié)，要求工作人員不怕吃苦、勇于承擔(dān)、甘愿付出，用積極向上的思想支撐自己，增強工作責(zé)任心。

3.2 健全流動機制

（1）兼職人員退出機制，提高專業(yè)管理人員的占比，在醫(yī)院內(nèi)創(chuàng)建刻苦鉆研、不斷學(xué)習(xí)拼搏的氛圍，讓工作人員根據(jù)崗位需求提升完善自己，充分適應(yīng)檔案管理的需要。（2）優(yōu)化聘任機制，采用公開、公正、公平的招錄制度，吸引更多的年輕人才，一方面優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)，另一方面注入新鮮血液，為管理工作的創(chuàng)新提供動力，逐漸成為檔案管理的主力軍。（3）采取考核激勵機制，定期考核評價工作人員的業(yè)務(wù)績效，配合適宜的獎懲措施，將考核結(jié)果和獎金發(fā)放、職位晉升、年終評優(yōu)掛鉤，激發(fā)工作人員的主觀能動性。

3.3 開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

解決學(xué)歷能力問題，系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是最簡單、最有效的途徑。首先，要掌握理論知識，包括法律法規(guī)、醫(yī)院規(guī)章制度、檔案的類型，以及收集、整理、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計、編研和利用的要求。將這些知識牢記于心，才能順利開展管理工作，為檔案使用者提供基礎(chǔ)服務(wù)。其次，要掌握一定的方法技能，方法技能一部分是現(xiàn)成的，可以從書籍中、老員工中直接獲得；另一部分需要在日常工作中進行總結(jié)、分析、提煉，是伴隨著經(jīng)驗增長而形成的。掌握新方法、新技能，是一個動態(tài)發(fā)展的過程，提示工作人員要有耐心。最后，要學(xué)習(xí)信息技術(shù)，以計算機、大數(shù)據(jù)、云計算、系統(tǒng)管理平臺等為例，發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理效率，減少人為失誤，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 增強服務(wù)本領(lǐng)

（1）對于紙質(zhì)檔案，工作人員應(yīng)熟悉檔案室內(nèi)的布局，了解不同檔案的分類依據(jù)和歸檔特點，當(dāng)使用者提出借閱需求時，能及時準(zhǔn)確找到目標(biāo)檔案，縮短等待時間。（2）對于電子檔案，在常規(guī)查詢、管理的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)、云計算深入挖掘的檔案資料的潛在價值，為臨床診療、科研活動提供支持。

4 醫(yī)院慶祝建黨百年做好檔案服務(wù)的措施探討

加強黨建檔案管理，按照不同內(nèi)容，可將黨建檔案可分為組織建設(shè)、制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)、黨員管理、活動開展五大類，進行分類可促進黨建工作高質(zhì)量開展。2021年7月1日，是中國共產(chǎn)黨建黨100周年，為了慶祝黨的100歲生日，做好檔案服務(wù)工作，可以從以下幾點入手：（1）加強檔案庫房建設(shè)。醫(yī)院如果不具備新建條件，可采取改擴建、調(diào)整庫房面積、增加庫房數(shù)量等措施，確保達到要求。檔案資源建設(shè)方面，做好檔案的收集工作，逐步優(yōu)化室藏檔案結(jié)構(gòu)，豐富室藏檔案資源。同時，對檔案開放鑒定，建立健全檔案解密和開放審核機制，更好地滿足檔案使用需求。（2）強化檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管。在醫(yī)院內(nèi)，尤其是檔案管理部門中，學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》，對檔案工作的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行立、改、廢。加強監(jiān)督檢查，對違法違規(guī)行為嚴(yán)肅追責(zé)；明確行政執(zhí)法主體，貫徹落實行政執(zhí)法制度，推進檔案政務(wù)服務(wù)一網(wǎng)通辦，發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢。（3）突出黨委領(lǐng)導(dǎo)作用。針對黨建檔案，要履行好醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，發(fā)揮出黨管檔案工作的體制優(yōu)勢，把檔案工作作為一項重點工作研究部署；同時納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的困難和問題，形成檔案事業(yè)與醫(yī)療業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展的良好局面。

5 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作的開展，能提高醫(yī)療水平、促進科研發(fā)展、推動文化建設(shè)。文章針對檔案人員的現(xiàn)狀問題，從樹立責(zé)任意識、健全流動機制、開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、增強服務(wù)本領(lǐng)四個方面，系統(tǒng)闡述了提升人員綜合素質(zhì)的方法。另外，加強檔案庫房建設(shè)，強化檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管，突出黨委領(lǐng)導(dǎo)作用，是建黨百年提出的新要求，是做好檔案服務(wù)的必要工作。