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        新時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

        2021-11-12 02:36:05王延
        海外文摘·藝術(shù) 2021年13期

        王延

        (承德市食品藥品檢驗檢測中心,河北承德 067000)

        0 引言

        事業(yè)單位規(guī)?;l(fā)展的同時,行業(yè)市場競爭也愈演愈烈,詳細(xì)記錄本單位發(fā)展歷程,涵蓋諸多載體形式的檔案資源管理,近年來成為了事業(yè)單位管理的重中之重。在新時代背景下,傳統(tǒng)檔案管理模式的實施在一定程度上不僅難以取得預(yù)期的管理成效,甚至還對檔案管理工作職能的發(fā)揮起到了一定的制約作用,為此需要對檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新,是當(dāng)下檔案資源價值最大化發(fā)揮的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。

        1 新時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新意義

        隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)數(shù)量的不斷增加,再加之信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,單位電子文檔數(shù)量每天的產(chǎn)生量十分巨大,倘若機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案資源管理時,依舊采取傳統(tǒng)化的管理模式,在暴露諸多問題的同時,管理工作的精準(zhǔn)度和時效性也勢必受到一定影響。在新時期為保障檔案管理工作的規(guī)范化開展,從制度、管理機(jī)制以及人才建設(shè)等多個角度對檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化和調(diào)整,是促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。此外,根據(jù)大量調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知,檔案管理創(chuàng)新工作的規(guī)范化開展還具有如增強(qiáng)了檔案的保密性和安全性、降低了檔案查找難度、提升了人民群眾滿意度、提升檔案管理的規(guī)范化程度以及優(yōu)化了單位機(jī)構(gòu)的整體形象。

        2 新時代檔案管理工作面臨的困境

        2.1 對檔案管理工作的重視較為孱弱

        作為囊括諸多載體形式的檔案資源,是事業(yè)單位在激烈化市場競爭環(huán)境中穩(wěn)定性發(fā)展的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。但目前來看在機(jī)構(gòu)管理中,單位管理重心始終集中于“機(jī)構(gòu)自身經(jīng)濟(jì)效益”,對檔案管理工作的不重視現(xiàn)象較為嚴(yán)重,未能投入較多的管理和人力資源,導(dǎo)致管理工作難以有效化開展,單位機(jī)構(gòu)發(fā)展也因此受到了一定影響。此外,在新時期部分單位仍存在錯誤的檔案管理,只是資料的整理、儲存,沒有真正認(rèn)識到檔案管理的價值,因此檔案管理工作人員職能發(fā)揮受到制約,管理成效也受到了一定影響。

        2.2 事業(yè)單位檔案管理體系不完善

        在檔案管理工作開展過程中,管理體系是否健全和完善,對管理工作質(zhì)量和效率的影響十分巨大。但由于目前事業(yè)單位在規(guī)?;ㄔO(shè)過程中,管理重心未能集中于“管理體系的構(gòu)建”,在進(jìn)行檔案管理時各項管理工作盲目化和隨意性極其嚴(yán)重,再加之體系的滯后性也導(dǎo)致職工難以積極主動去進(jìn)行管理工作,事業(yè)單位的發(fā)展也由此受到了一定影響。此外,激勵制度的缺失也導(dǎo)致在管理時工作人員的主動性大打折扣,工作人員職責(zé)范圍的不清晰和不明確,更是對管理工作的落實造成了十分不利的影響。

        2.3 事業(yè)單位檔案管理作業(yè)人才缺失

        作為從事事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行者,管理人員自身專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)水平的高低,是影響管理工作質(zhì)量的根本因素。在新時期伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平也在不斷提高,管理人員在進(jìn)行檔案管理、儲存和分析時大多是借助現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段開展管理工作,可由于在進(jìn)行人員選拔時,部門機(jī)構(gòu)為滿足人員配置需求,不斷降低選拔標(biāo)準(zhǔn),管理人員自身業(yè)務(wù)能力水平欠缺,在影響管理工作有效化落實的同時單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程也受到了一定影響。

        3 新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑

        3.1 對管理理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新,確保管理的高質(zhì)量實施

        檔案管理理念對于檔案管理工作質(zhì)量和效率的影響十分巨大,目前單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的不重視是影響檔案價值發(fā)揮的重要因素。從某方面來講,為進(jìn)一步提升檔案管理工作效率,對管理理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新是首要任務(wù),新時期單位檔案領(lǐng)導(dǎo)者和管理工作人員,需在確保檔案資源安全性的基礎(chǔ)上,對檔案管理工作范疇進(jìn)行不斷拓展,通過逐步提高檔案管理工作在機(jī)構(gòu)管理中的地位來提高對管理工作的重視度,以便于為后期管理工作的有序、有效開展創(chuàng)造良好條件。

        3.2 對管理機(jī)制進(jìn)行不斷創(chuàng)新,全面提升管理人員水平

        事業(yè)單位檔案管理工作在開展過程中,管理機(jī)制是否完善,管理要求是否科學(xué)合理,對機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)具有重要影響。在新時期“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用的時代背景下,事業(yè)單位檔案安全管理也面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素的威脅,為確保檔案的安全性和保密性,事業(yè)單位需建立健全完善的檔案管理體系,通過結(jié)合事業(yè)單位實況對管理制度進(jìn)行不斷調(diào)整和優(yōu)化,以此對檔案管理工作人員管理行為進(jìn)行有效性約束,確保管理的實質(zhì)性,同時企業(yè)還要建立完善的激勵機(jī)制,通過合理設(shè)置檔案考核機(jī)制、工作目標(biāo)等,在全面提高檔案管理工作人員工作積極性的基礎(chǔ)上,全面提升檔案管理人員水平。

        3.3 對管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新,確保檔案資料的精準(zhǔn)化和有效性

        在進(jìn)行檔案管理過程中,全面提高檔案資源的精準(zhǔn)化和有效性是檔案管理的主要目的,由于管理模式的落后性,導(dǎo)致各項管理工作的開展形式化較為嚴(yán)重,資料的精準(zhǔn)度也勢必受到了一定影響。為改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀,對管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新是非常必要的,為此一方面事業(yè)單位需要完善網(wǎng)站管理服務(wù)功能,只有確保網(wǎng)站管理服務(wù)功能的完善度才能保證后期基層群眾檔案查詢工作的便捷化開展,事業(yè)單位需在確保管理收集、處理功能有效性的同時,保證不同部門能結(jié)合自身差異化需求獲取相關(guān)信息;另一方面事業(yè)單位還需要逐步構(gòu)建完善的電子文檔體系,即將原本的紙質(zhì)檔案內(nèi)容一一對應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)錄入,在實現(xiàn)對檔案信息資源高效化管理的基礎(chǔ)上,保證檔案資源的安全性。此外,新時期事業(yè)單位還需要對檔案服務(wù)模式進(jìn)行不斷擴(kuò)展,對檔案資源編輯體系進(jìn)行不斷完善,通過大力擴(kuò)展檔案管理能力、豐富檔案服務(wù)功能、拓展信息管理服務(wù)方式、延伸檔案信息編輯工作、科學(xué)整理各項數(shù)據(jù)以及優(yōu)化檔案編輯流程,在保證資源管理工作順暢度的基礎(chǔ)上,全面提高資料編制的實效性。

        3.4 加快檔案管理人才隊伍建設(shè)

        檔案管理工作人員作為檔案管理工作的執(zhí)行者,自身專業(yè)水平和綜合能力的高低,是影響檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要性因素,為全面改善當(dāng)前管理現(xiàn)狀,加快檔案管理專業(yè)性人才隊伍的構(gòu)建現(xiàn)已迫在眉睫。目前來看,在新時期事業(yè)單位需從根本上提高對檔案管理人才的選拔標(biāo)準(zhǔn),對應(yīng)聘者的專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)和計算機(jī)操作水平進(jìn)行全面化考察,確保聘用者自身能力和素養(yǎng)達(dá)到聘用要求,在后期工作中,機(jī)構(gòu)還要對他們進(jìn)行定期或不定期的再教育、再培訓(xùn),在不斷提高工作人員自身專業(yè)能力的同時,持續(xù)提升自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。此外,要想充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性,事業(yè)單位還需從根本上完善人才福利待遇,以便于吸引更多優(yōu)秀的人才,穩(wěn)定事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理隊伍,為后期工作的規(guī)范化開展打下堅實基礎(chǔ)。

        3.5 加快檔案管理信息平臺的建設(shè)

        現(xiàn)階段在信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下,信息平臺的構(gòu)建在提高資源利用開發(fā)率以及管理工作落實中發(fā)揮了重要性作用,是現(xiàn)階段事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)實現(xiàn)的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下,由于網(wǎng)絡(luò)的開放性,在各個網(wǎng)絡(luò)平臺中都有著大量信息資源,事業(yè)單位信息獲取渠道在不斷增加,為顯著提高檔案服務(wù)質(zhì)量,一方面事業(yè)單位需加快檔案信息化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一構(gòu)建,將業(yè)務(wù)情況、發(fā)展特征等納入考慮范圍,從而保證可以高效共享檔案數(shù)據(jù);另一方面事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者還需從根本上提高信息化建設(shè)對檔案管理的促進(jìn)作用,通過加大設(shè)備資金,在完善基礎(chǔ)化信息建設(shè)的同時,降低檔案資料收集、儲存以及分類的難度,以此推動機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展。

        4 結(jié)語

        總之,檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的核心,在新時期發(fā)展中也提出了新的要求,但由于受某些主客觀因素的影響,當(dāng)下管理工作形式化現(xiàn)象仍十分嚴(yán)重。為確保檔案資源價值的最大化發(fā)揮,需要對管理理念、對管理機(jī)制、對管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新,以及加快檔案管理人才隊伍建設(shè)和檔案管理信息化建設(shè)步伐。

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