王興

摘要：近些年來，福建省寧德市進(jìn)入高速發(fā)展的快車道，中小學(xué)的教育是一個(gè)地區(qū)發(fā)展的基礎(chǔ)。寧德市高級(jí)中學(xué)作為寧德市重點(diǎn)高中之一。目前市政府、市教育局高度重視我校在爭創(chuàng)福建省一級(jí)達(dá)標(biāo)高中校，這些年來都在加快步伐建設(shè)圖書信息A樓、圖書信息B樓和學(xué)生活動(dòng)中心等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，目前都已投入使用。現(xiàn)在我們應(yīng)該把中小學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案管理工作要規(guī)范化、系統(tǒng)化和專業(yè)化，必須要提到了一個(gè)重要的位置，以便日后方便基建檔案的利用，同時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì)以及市委巡察。我作為一名檔案管理人員尤其對(duì)基建檔案特別重視。

關(guān)鍵詞：基建檔案?管理

一、中小學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)檔案存在的歷史問題。

1.基建檔案管理工作歷史遺留問題特別突出。我校復(fù)辦于上世紀(jì)七十年代，大部分舊房屋的基建檔案不完善，有些資料損壞嚴(yán)重，甚至嚴(yán)重缺失。因此這部分老房子的基建檔案在管理上具有嚴(yán)重材料不齊全，甚至無材料的特點(diǎn)。此外，過去幾任檔案員都是兼職，沒有專業(yè)的檔案管理人員管理單位基建檔案，也沒有專門的檔案室，有一些零散的施工圖紙和施工相關(guān)材料等檔案資料僅存于總務(wù)處箱底之中。例如舊教學(xué)樓安裝空調(diào)需要改造線路，需要借用原來基建檔案電路施工圖和其他結(jié)構(gòu)圖，管理人員在檔案室多次查找，還是杳無音訊。因過去檔案管理人員無電子設(shè)備辦公且檔案留存的意識(shí)比較淡薄，部分基建項(xiàng)目完成后檔案未能及時(shí)進(jìn)行完整收集、規(guī)范整理、歸類、存檔等?，F(xiàn)發(fā)現(xiàn)學(xué)校有些基建檔案資料破舊損壞，甚至是嚴(yán)重缺失。因此，當(dāng)今我們想利用過去存檔的基建檔案資料來改造或者翻新建筑樓體，經(jīng)常不能完整的找到過去建筑資料的圖紙和相關(guān)材料，有時(shí)給建筑樓體改造項(xiàng)目造成嚴(yán)重不便。

2.基建檔案收集、移交、歸檔等流程也不完善。學(xué)?？倓?wù)處作為基建部門，沒有完善的基礎(chǔ)建設(shè)檔案制度，基建檔案收集、整理，移交等流程不系統(tǒng)，重要的資料必須保存，同一個(gè)屬性的檔案資料需按照屬性歸整一起。在工作中，經(jīng)常出現(xiàn)我校總務(wù)負(fù)責(zé)基建干部憑自已經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行保存和整理基建資料的情況，缺乏系統(tǒng)性和統(tǒng)一編制和歸檔程序，在利用基建檔案時(shí)查找的過程相當(dāng)費(fèi)力。

3.部分改造、翻修基建檔案資料記錄完整。由于教學(xué)樓改為行政樓房屋功能的調(diào)整、數(shù)年來經(jīng)過多次的調(diào)整和翻修，在沒有影響房屋安全結(jié)果的前提下，使用房屋部分結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，雖然經(jīng)過數(shù)次翻修改造后，房屋的原貌發(fā)生了較大的變化，但是翻修檔案一般都沒有及時(shí)歸檔，時(shí)間久遠(yuǎn)后校內(nèi)房屋的構(gòu)造、管線走向等都沒有詳盡的記錄，給后期空調(diào)等大功率電器設(shè)備安裝帶來阻礙，讓現(xiàn)存有的檔案資料缺乏可參考性價(jià)值。

4.總務(wù)處負(fù)責(zé)基建檔案收集、整理、移交的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)?？倓?wù)是負(fù)責(zé)基礎(chǔ)建設(shè)的重要部門，缺乏相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行專門的基建檔案收集、整理、管理工作，負(fù)責(zé)基建工作的人員通常不是科班出身，一般都是教學(xué)人員兼任。他們對(duì)基建檔案收集、整理等管理不夠?qū)I(yè)，意識(shí)不夠。有時(shí)候在管理復(fù)雜的基建項(xiàng)目和其他的大工程，負(fù)責(zé)基建工作人員明顯感覺到的專業(yè)性有些不足。

二、做好學(xué)?；n案工作的若干看法。

1.領(lǐng)導(dǎo)班子重視，行政后勤積極參與學(xué)習(xí)。要完成好中小學(xué)學(xué)校基建檔案工作，首先校領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)在思想上足夠重視，從多方面對(duì)基建檔案檔案管理人員給予支持，讓相關(guān)人員外出培訓(xùn)進(jìn)修相關(guān)基建檔案管理知識(shí)，向管理技術(shù)成熟的示范性單位學(xué)習(xí)，要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用等工作遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的原則。在每學(xué)期的全體教職工大會(huì)上，都要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳教育，提高全體教職工對(duì)檔案管理工作的重視，培養(yǎng)全體教職工看重檔案管理工作的習(xí)慣，從而更好的配合學(xué)?；n案管理。

2.建立、健全基建檔案管理制度。根據(jù)我校的實(shí)際情況和具體需求，在制定基建檔案管理工作相關(guān)制度時(shí)，應(yīng)確定基建檔案管理工作的范圍，歸檔的基本要求和內(nèi)容，基建檔案的保存與借閱、移交與整理的要求，明確專業(yè)檔案管理人員的職責(zé)等內(nèi)容。通過制定相關(guān)制度，明確工作內(nèi)容和范圍，落實(shí)責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行，從而確?；n案資料的真實(shí)性，以及檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率。

3.抓住基建檔案管理的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理?；n案管理工作涉及建設(shè)工程項(xiàng)目決策、實(shí)施和使用三個(gè)階段，其中項(xiàng)目的決策和實(shí)施兩個(gè)階段屬于檔案資料管理范疇，也是基建檔案管理工作的重點(diǎn)。在建筑房屋使用過程中，經(jīng)常使用和查閱的檔案資料主要是建筑房屋施工的技術(shù)資料。因此，應(yīng)該把建設(shè)項(xiàng)目施工過程檔案資料的收集和整理作為檔案管理工作的重中之重。同時(shí)，在整理施工檔案的過程中，從分部分項(xiàng)工程開始，對(duì)工程技術(shù)文件資料進(jìn)行完整的收集整理和歸檔，尤其要注意隱蔽工程和基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)工程的資料收集整理。盡可能地通過資料、圖像、聲像資料等途徑將整個(gè)施工過程按時(shí)間順序進(jìn)行整合，重現(xiàn)施工過程的技術(shù)歷史。

4.積極鼓勵(lì)負(fù)責(zé)基建工作的人員培訓(xùn)提高技能。作為基建檔案管理人員，首先要對(duì)建筑工程專業(yè)知識(shí)有一定了解，知悉并參與工程建設(shè)從籌劃到竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，能夠把握工作過程中各環(huán)節(jié)的主要任務(wù)，這樣才能全面且準(zhǔn)確地完成檔案的收集、整理工作;其次要了解檔案管理知識(shí)，能夠自主完成基建檔案的分類、編號(hào)、登記等工作，并形成便于查找的檔案歸檔流程;最后，及時(shí)學(xué)習(xí)基建檔案管理的各種法律法規(guī)流程，善學(xué)習(xí)勤思考，以簡馭繁，才能滿足當(dāng)下的檔案管理工作要求。

5.加強(qiáng)基建檔案的電子化水平?；n案管理應(yīng)充分利用信息技術(shù)，收集和整理電子檔案;對(duì)年代久遠(yuǎn)的基建資料，可以通過掃描、拍照等方式將其作為電子文件保存，提高檔案管理工作檔的電子化率。

總之，學(xué)?；n案齊全完整、規(guī)范管理要和現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，才能有利于今后檔案利用，更好的為學(xué)校建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李鎖全，裴祥友;論高校零星基建工程的優(yōu)化管理[J];基建優(yōu)化;2005年02期