白秀峰

摘要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)最近幾年發(fā)展非常迅速，我國(guó)各行業(yè)迎來(lái)新的發(fā)展空間和發(fā)展機(jī)遇，為我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)的不斷進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，民政技檔案信息化管理面臨著諸多的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，需要針對(duì)信息化背景下民政檔案信息化管理現(xiàn)實(shí)需要，采取切實(shí)可行的有效措施，做好檔案信息化建設(shè)與管理。

關(guān)鍵詞：檔案信息化進(jìn)程;民政檔案服務(wù)

引言

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使我國(guó)提前進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展階段，改善了我國(guó)人們的生活水平和生活質(zhì)量的同時(shí)帶動(dòng)我國(guó)提前進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展階段。民政檔案建設(shè)是對(duì)民政工作的記錄和原始憑證，民政工作連接著民心，民政工作質(zhì)量決定著百姓的獲得感安全感幸福感。因此做好民政檔案管理是對(duì)民政工作的總結(jié)和保留的歷史記憶。

1檔案信息化進(jìn)程中民政檔案服務(wù)問(wèn)題分析

1.民政檔案性質(zhì)復(fù)雜，信息數(shù)據(jù)規(guī)模較大民政部門(mén)作為重要的政府單位，在新時(shí)期承擔(dān)著協(xié)調(diào)社會(huì)發(fā)展關(guān)系、調(diào)節(jié)公眾矛盾、維護(hù)穩(wěn)定秩序等方面的責(zé)任，具體管理工作包括抗險(xiǎn)救災(zāi)、社會(huì)保障、婚姻關(guān)系管理、轉(zhuǎn)業(yè)安置、收養(yǎng)關(guān)系管理等領(lǐng)域，檔案內(nèi)容涉及范圍較為廣闊、涵蓋社會(huì)不同階層、信息結(jié)構(gòu)相對(duì)復(fù)雜。2.信息化建設(shè)客觀基礎(chǔ)薄弱，經(jīng)濟(jì)投入有待加強(qiáng)現(xiàn)階段，從實(shí)踐調(diào)查分析可知，民政檔案的推進(jìn)基層信息化體系建設(shè)的過(guò)程中，存在硬件基礎(chǔ)薄弱、經(jīng)費(fèi)不足、建設(shè)模式不合理等方面的問(wèn)題。尤其在信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)方面，檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化存在遲滯性。由于各應(yīng)用系統(tǒng)在軟件開(kāi)發(fā)時(shí)，沒(méi)有制定統(tǒng)一歸檔的技術(shù)構(gòu)架和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案軟件無(wú)法銜接匹配，在數(shù)據(jù)共享、交互方面沒(méi)有發(fā)揮信息化網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，資源的開(kāi)發(fā)力度有待加強(qiáng)。

2基于管理信息化體系的建設(shè)優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)效的具體策略

2.1做好數(shù)字化民政檔案收集歸檔

數(shù)字背景下，民政檔案信息化前提和基礎(chǔ)是做好文本文檔、圖形文件，以及視音頻等不同文件格式科技檔案資料的收集歸檔。具體來(lái)說(shuō)，就是要針對(duì)不同文件格式的檔案資料進(jìn)行收集，結(jié)合數(shù)字檔案存儲(chǔ)載體、信息記錄標(biāo)準(zhǔn)、壓縮算法等，分別采取具體的措施進(jìn)行收集歸檔，確保數(shù)字背景下民政檔案資料內(nèi)容信息的真實(shí)性、完整性和原始性。此外，還要根據(jù)不同載體格式的數(shù)字民政檔案，進(jìn)行分類(lèi)、排序整理，并將散亂數(shù)字科技檔案進(jìn)行有序分類(lèi)、標(biāo)引和組合。此外，還要建立民政檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，分類(lèi)做好民政檔案編號(hào)，從民政檔案信息物理、邏輯結(jié)構(gòu)、記錄類(lèi)型、載體格式等，做好收集歸檔，做好數(shù)字背景下民政檔案信息化基礎(chǔ)工作。

2.2注重檔案安全管理

檔案管理工作必須要朝安全化、系統(tǒng)化的方面發(fā)展，只有保障檔案信息安全，民政檔案管理工作的價(jià)值才能得以體現(xiàn)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》也有明文強(qiáng)調(diào)，“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。”首先，對(duì)防火墻的安全等級(jí)進(jìn)行升級(jí)，方可與外界權(quán)威的網(wǎng)絡(luò)安全平臺(tái)建設(shè)團(tuán)隊(duì)合作，安裝企業(yè)級(jí)防火墻應(yīng)用，以此提高民政檔案管理的安全水準(zhǔn)。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)對(duì)網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)及預(yù)防系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用，建立網(wǎng)絡(luò)入侵實(shí)時(shí)防御與檢測(cè)機(jī)制，并將其在防火墻系統(tǒng)中的運(yùn)行優(yōu)先級(jí)提升，全面保障民政檔案存儲(chǔ)與調(diào)用時(shí)的數(shù)據(jù)運(yùn)作安全性。

2.3完善平臺(tái)開(kāi)發(fā)，打通不同平臺(tái)之間信息互通共享

系統(tǒng)平臺(tái)是信息化建設(shè)的重要保障，不同系統(tǒng)平臺(tái)之間存在障礙將影響信息數(shù)據(jù)的傳輸，也會(huì)影響民政檔案管理工作的效率。從目前的信息化建設(shè)來(lái)看，各地區(qū)都建立了不同的平臺(tái)管理系統(tǒng)，但這些平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)傳輸通道并未打通?；谝陨犀F(xiàn)狀，首要是解決不同平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題：一是從國(guó)家層面或是省級(jí)層面研發(fā)綜合性的管理平臺(tái)，各單位通過(guò)對(duì)本單位的系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)，使其能介入到國(guó)家或省級(jí)管理平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享;二是單位內(nèi)部應(yīng)使用同一的管理平臺(tái)，選擇單位目前綜合性最強(qiáng)的平臺(tái)，以此為基礎(chǔ)不斷拓展功能以滿(mǎn)足不同部門(mén)辦公的需求;三是延伸平臺(tái)的功能。目前的民政檔案管理平臺(tái)基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)、檢索、查詢(xún)功能，技術(shù)人員可以進(jìn)一步挖掘?qū)γ裾ぷ鞲鼮橛行У墓δ?，例如?shù)據(jù)監(jiān)測(cè)功能。當(dāng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常變化時(shí)能自動(dòng)報(bào)警，或是通過(guò)對(duì)不同時(shí)段檔案資料數(shù)據(jù)分析而預(yù)測(cè)某些領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)，為行政工作提供指引，以此來(lái)減輕民政人員的執(zhí)法壓力。

2.4加強(qiáng)電子文件的管理

目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，已經(jīng)普及到生活和工作中，而且目前我國(guó)對(duì)于相關(guān)文件的電子化使用，也在向電子化轉(zhuǎn)變。因此加強(qiáng)民政檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。針對(duì)電子文件的管理提出以下幾點(diǎn)建議：1.成立專(zhuān)門(mén)的電子文件管理部門(mén)，主要對(duì)電子文件進(jìn)行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果;2.加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)電子文件的管理，需要管理人員及時(shí)注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進(jìn)行;3.目前許多電子文件都存在時(shí)效性，因此需要相關(guān)工作人員關(guān)注電子文件的期限，以便在使用過(guò)程中避免因時(shí)間問(wèn)題出現(xiàn)錯(cuò)誤。此外，對(duì)于一些長(zhǎng)期使用的電子文件，要定期進(jìn)行備份和復(fù)制，防止電子文件缺失，導(dǎo)致給單位帶來(lái)不必要的麻煩。

2.5統(tǒng)一信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全管理機(jī)制

民政部門(mén)在檔案管理領(lǐng)域推進(jìn)信息化、數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)時(shí)，需要健全的管理與監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行引導(dǎo)。由于民政單位工作涉及的范圍較廣、信息數(shù)據(jù)規(guī)模大，檔案管理的工作量較大，同時(shí)，在信息收集、處理、存儲(chǔ)等工作中，存在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)形式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)傳輸格式需要進(jìn)行轉(zhuǎn)化等情況，在一定程度上增加了管理成本。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展對(duì)解決這一情況帶來(lái)了希望和契機(jī)，大力推行民政采集資料的無(wú)紙化工作，能夠在降低基層檔案數(shù)據(jù)處理工作量的同時(shí)，最大限度的避免因紙質(zhì)、硬盤(pán)等媒介保存不當(dāng)造成的數(shù)據(jù)遺失、損毀問(wèn)題。在實(shí)踐工作中，一方面，相關(guān)檔案管理部門(mén)與技術(shù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)合，統(tǒng)一檔案信息的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn);另一方面，應(yīng)結(jié)合改革目標(biāo)，及時(shí)調(diào)整管理制度，構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的監(jiān)管機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、更新，按照檔案管理需求、工作性質(zhì)的不同，加快不同等級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，規(guī)范數(shù)據(jù)記錄、數(shù)字化轉(zhuǎn)化等實(shí)踐工作流程，確保民政檔案整體信息化管理戰(zhàn)略目標(biāo)的全面落實(shí)。

2.6做好數(shù)字化科技檔案作用發(fā)揮

民政檔案的價(jià)值在于發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，要根據(jù)數(shù)字背景下民政檔案信息化特點(diǎn)，以及科技檔案利用形態(tài)、渠道、載體等變化，最大限度地發(fā)揮民政檔案利用價(jià)值?？苫陔娮娱営[室實(shí)現(xiàn)在線閱覽，利用互聯(lián)網(wǎng)渠道實(shí)現(xiàn)在線訪問(wèn)，基于電子信息載體實(shí)現(xiàn)科技檔案信息復(fù)制。此外，還要做好民政化科技檔案利用安全，利用訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置、電子密鑰、身份認(rèn)證等先進(jìn)技術(shù)，做好科技檔案信息安全保障。

結(jié)語(yǔ)

綜上，數(shù)字時(shí)代，做好民政檔案信息化建設(shè)與管理是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是發(fā)揮民政檔案自身價(jià)值的迫切需要。

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