趙永剛

摘要：檔案本身作為一種不可再生資源，存在寶貴屬性，儲存歷來是檔案管理的重中之重。當(dāng)代社會已經(jīng)全面進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案儲存工作也在不斷發(fā)生著變化，高效、協(xié)同、共享已經(jīng)成為檔案管理的核心內(nèi)容，檔案庫房一體化智能管理無疑就成為當(dāng)前研究的核心內(nèi)容。基于此，本研究結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展實際，提出幾點(diǎn)檔案庫房一體化智能管理的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;一體化智能管理;信息化

當(dāng)前社會已經(jīng)全面進(jìn)入到信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，而5G基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷推進(jìn)，進(jìn)一步提升了信息傳遞的效率。上述背景下，各行各業(yè)均開始積極引入新興技術(shù)，信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前研究的熱門內(nèi)容。檔案管理工作也在這個過程中積極推進(jìn)信息化建設(shè)，越來越多的新興技術(shù)開始應(yīng)用于檔案管理，推動了檔案管理工作的全面發(fā)展。與此同時，信息化建設(shè)本身是一項動態(tài)、系統(tǒng)的工程，其必然需要密切圍繞信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)進(jìn)行不斷的優(yōu)化調(diào)整，才能夠保障信息技術(shù)的作用得以充分發(fā)揮[1]。上述背景下，“三位一體”的檔案安全防范體系的提出，推進(jìn)檔案庫房一體化智能管理就成為各級檔案館未來研究的重要內(nèi)容。

一、推進(jìn)智能管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案庫房一體化智能管理的開展，智能管理系統(tǒng)的建設(shè)是基礎(chǔ)所在，只有通過智能管理系統(tǒng)的應(yīng)用，針對檔案管理工作各個流程進(jìn)行有效的串聯(lián)，才能夠有效提升檔案管理工作的效率，保障檔案庫房一體化智能管理的有序進(jìn)行。對于智能管理系統(tǒng)的建設(shè)，主要是結(jié)合各級檔案館實際情況、信息化建設(shè)動態(tài)，積極引入各種新興信息化技術(shù)，針對智能管理系統(tǒng)各個模塊進(jìn)行有效的串聯(lián)，同時主動與各方進(jìn)行對接，全面提升檔案庫房一體化智能管理的效率。在此基礎(chǔ)上，檔案館還必須要針對智能管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，保障其能夠滿足以下要求：一方面，保障智能管理系統(tǒng)的可操作性。檔案庫房管理不僅需要面向檔案館，同時也需要面向用戶群體，系統(tǒng)設(shè)計要迎合大眾對于系統(tǒng)操作方面的常規(guī)操作、使用習(xí)慣，同時在界面方面盡可能保持大方、簡潔，具有良好的人性化水平。另一方面保障系統(tǒng)實時性。檔案庫房一體化智能管理必然需要諸多檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行實時的交流溝通，智能管理系統(tǒng)必然需要保障各個流程之間的銜接、各項工作的處理，通過信息化技術(shù)進(jìn)行及時、動態(tài)的處理，保障檔案信息數(shù)據(jù)采集、篩查、分析、儲存等各項工作的高效性與及時性。

二、智能密集架控制系統(tǒng)建設(shè)

檔案庫房一體化智能管理，必然需要全面提升檔案檢索、調(diào)閱、整理的效率，才能夠有效提升檔案庫房一體化智能管理的服務(wù)水平。這就需要檔案館在推進(jìn)檔案庫房一體化智能管理的過程中，針對檔案庫房進(jìn)行全面的改造處理，可以嘗試引入智能電動密集架，其本身的抗干擾能力極為突出，其能夠直接與手持PDA、電腦終端進(jìn)行連接，且系統(tǒng)也會在這個過程中不斷的更新，能夠不斷迎合智能化建設(shè)需求。與此同時，智能電動密集架還能夠讓檔案庫房一體化智能管理的效率得以全面提升，能夠根據(jù)實際需求靈活的切換手動模式、智能模式，能夠更好的迎合檔案庫房一體化智能管理需求，進(jìn)一步提升檔案檢索、調(diào)閱、整理的速度。

三、檔案庫房環(huán)境智能管理系統(tǒng)建設(shè)

環(huán)境管理同樣是檔案庫房一體化智能管理的重要內(nèi)容，當(dāng)前主要是通過WINCE簡化系統(tǒng)進(jìn)行針對性的優(yōu)化設(shè)計，系統(tǒng)本身可以完全獨(dú)立運(yùn)行，同時又可以與檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)之間進(jìn)行有效的對接，以此來構(gòu)建一體化的管理系統(tǒng)。具體來說，檔案庫房環(huán)境智能管理系統(tǒng)建設(shè)，主要是通過若干傳感器與智能管庫進(jìn)行連接，使得檔案庫房相關(guān)的環(huán)境設(shè)備能夠形成的一個整體，包括區(qū)域控制器、空調(diào)、恒濕消毒凈化一體機(jī)等等，均能夠根據(jù)實時監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化的優(yōu)化調(diào)整，切實提升檔案庫房環(huán)境管理的效率與質(zhì)量。結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展，可以嘗試建立智能環(huán)境監(jiān)測云控制平臺，綜合引入檔案庫房環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)微型化傳感智能設(shè)備，同時結(jié)合云技術(shù)平臺，以此來針對檔案庫房當(dāng)中各項關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行動態(tài)的監(jiān)測，同時還可以利用VOC有機(jī)揮發(fā)物傳感器，針對檔案庫房各種數(shù)據(jù)進(jìn)行智能處理、模糊控制，并且能夠針對巨大的環(huán)境數(shù)據(jù)進(jìn)行實時的分析處理，切實提升檔案庫房空氣消毒水平、凈化水平。

四、檔案庫房安全管理

正如上文所述，檔案本身所具有的寶貴屬性，檔案庫房一體化智能管理的開展，安全管理是不容忽視的問題。對于檔案庫房一體化智能安全管理來說，主要包含網(wǎng)絡(luò)安全與物理安全兩個方面。對于網(wǎng)絡(luò)安全來說，主要是綜合利用網(wǎng)絡(luò)分割，利用防火墻針對內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行有效的分割，同時嘗試引入新興的防護(hù)技術(shù)針對檔案庫房系統(tǒng)進(jìn)行全面的監(jiān)管防護(hù)。在此基礎(chǔ)上，檔案庫房一體化智能系統(tǒng)還需要根據(jù)不同的使用需求，設(shè)計不同的權(quán)限，參考檔案本身的重要程度，賦予其不同的權(quán)限要求。對于環(huán)境安全來說，需要落實檔案庫房安防管理、消防管理等，針對各個細(xì)節(jié)部分進(jìn)行完善，從而有效保障檔案庫房一體化智能的安全性。

五、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育

檔案庫房一體化智能管理的開展，盡管檔案館大部分工作均依靠智能技術(shù)來開展，但檔案庫房一體化智能管理所涉及的新興技術(shù)非常多，對檔案庫房管理人員的要求自然也就越來越高，要想提升檔案庫房一體化智能管理效率、檔案庫房服務(wù)質(zhì)量，還必須要加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育工作，致力于提升管理人員信息素養(yǎng)，能夠熟練操作各種智能化設(shè)備、軟件，鞏固檔案庫房一體化智能管理成果。具體來說，檔案館應(yīng)當(dāng)通過以下兩個方面的措施，全面加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育工作：一方面，針對現(xiàn)有管理人員，建立一套系統(tǒng)、規(guī)范的培訓(xùn)教育體系，建立入職培訓(xùn)、定期培訓(xùn)、高校委培等模式，綜合利用多元化的培訓(xùn)教育模式，針對現(xiàn)有管理人員檔案管理專業(yè)知識強(qiáng)化的同時，致力于彌補(bǔ)其在信息化素養(yǎng)方面存在的不足，使得現(xiàn)有管理人員具有良好的信息敏感性，能夠利用各種新興信息技術(shù)針對檔案庫房各項工作進(jìn)行有效的處理，并通過熟練的操作智能化設(shè)備，提升檔案庫房服務(wù)水平。另一方面，檔案館還需要針對人力資源管理體系進(jìn)行針對性的調(diào)整，針對薪酬體系、福利體系、晉升體系等進(jìn)行全面的優(yōu)化調(diào)整，在激發(fā)現(xiàn)有管理人員主觀能動性的同時，能夠吸引更多的社會人才進(jìn)入到管理隊伍，包括檔案管理人才、信息化人才、服務(wù)人才、綜合型人才等，以此來促進(jìn)管理隊伍綜合素質(zhì)的全面提升，更好的服務(wù)檔案庫房一體化智能管理。

綜上所述，現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)影響力的不斷提升，智能化已經(jīng)成為各行各業(yè)研究的重要內(nèi)容。在全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)、智能化建設(shè)的過程中，檔案庫房一體化智能管理無疑就成為各級檔案館共同研究的重要內(nèi)容。這就需要檔案館高度重視檔案庫房一體化智能管理，充分結(jié)合檔案管理工作實際、信息化建設(shè)動態(tài)，主動引入各種新興技術(shù)，通過推進(jìn)智能管理系統(tǒng)建設(shè)、智能密集架控制系統(tǒng)建設(shè)、檔案庫房環(huán)境智能管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案庫房安全管理、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)教育，切實推動檔案庫房一體化智能管理的順利開展。

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