林燕英

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和血站業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題，需要我們認(rèn)真對(duì)待，深入研究，及時(shí)采取措施加以解決。本文對(duì)這一問題及對(duì)策進(jìn)行探討，供大家參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;血站;問題;對(duì)策

2020年6月，十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過了修訂的《中華人民共和國檔案法》。新《檔案法》完善檔案管理體制，健全檔案管理制度，為血站系統(tǒng)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，提高檔案管理水平提供了根本依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和血站業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題，需要我們認(rèn)真對(duì)待，深入研究，及時(shí)采取措施加以解決。

1 當(dāng)前血站檔案管理工作存在的主要問題

1.1 血站檔案工作人員業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)

一些地方血站檔案工作人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)，由其他專業(yè)轉(zhuǎn)崗從事檔案管理工作的。雖然大部分工作人員參加了檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，但十分有限。特別是對(duì)檔案管理的各種法律、法規(guī)、制度不熟悉，依法管檔的綜合能力較差，執(zhí)行力度不夠。同時(shí)因?yàn)閷?duì)檔案工作了解不夠透徹，對(duì)檔案工作的宣傳貫徹就不夠到位。沒有足夠的宣傳及貫徹，就無法使單位領(lǐng)導(dǎo)、部門及同事認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義及重要性，無法得到領(lǐng)導(dǎo)及其他部門、同事的重視，容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案建設(shè)資金缺乏、人員配備不足、專業(yè)設(shè)施陳舊、部門檔案收集移交拖沓等問題，影響檔案管理日常工作的正常開展。

1.2 血站系統(tǒng)檔案管理制度不統(tǒng)一

一些地方血站檔案管理制度基本直接引用國家或地方的部分檔案管理規(guī)章條例，沒有量身定制一套適合血站檔案工作實(shí)際的管理制度。有的一個(gè)省或者一個(gè)地區(qū)沒有一套比較統(tǒng)一規(guī)范的針對(duì)血站系統(tǒng)的檔案管理制度。與此相反，血站系統(tǒng)有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟晒┭|(zhì)量管理制度及操作標(biāo)準(zhǔn)，能夠嚴(yán)格規(guī)范血站工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。由于制度規(guī)范不統(tǒng)一，沒有一套完整的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各地血站檔案管理體系各不相同，有的集中管理，有的分散管理，還有一些部分檔案集中管理，部分檔案分散管理。這樣檔案歸檔辦法及要求不統(tǒng)一，對(duì)檔案的整理、裝訂及保存方面不夠規(guī)范。比如，有的血站檔案由各業(yè)務(wù)科室自行整理保管，有的血站檔案由辦公室進(jìn)行整理保管，這對(duì)血站檔案的完整性及安全性都是一個(gè)考驗(yàn)。各血站檔案的歸檔范圍及保管期限也不統(tǒng)一，特別是業(yè)務(wù)檔案方面。如根據(jù)《福建省衛(wèi)生檔案管理?xiàng)l例》第十條 血站的業(yè)務(wù)檔案保存至少10年以上，未能明確哪些業(yè)務(wù)檔案，保存期限也不具體。因此，大部分血站業(yè)務(wù)檔案無差別統(tǒng)一保存10年。經(jīng)過這些年的實(shí)踐，我們發(fā)現(xiàn)早期部分業(yè)務(wù)檔案保存10年是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。例如《無償獻(xiàn)血情況征詢表》。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，血站業(yè)務(wù)工作逐步改進(jìn)，日益嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)字化及智能化程度越來越高，血站獻(xiàn)血信息共享需求得到了滿足，而獻(xiàn)血相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案管理卻沒有改進(jìn)。隨著血站業(yè)務(wù)工作的數(shù)字化，紙質(zhì)的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容越來越少，價(jià)值也越來越低，有必要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，不斷優(yōu)化檔案工作，將血站檔案工作重心從紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)到電子檔案管理中。

1.3 血站系統(tǒng)檔案管理基本沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

一些地方對(duì)血站檔案管理數(shù)字化重視不足，進(jìn)展遲緩，直接影響血站檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。如福建是數(shù)字化強(qiáng)省，很多行業(yè)的檔案工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，走在了全國的前面，如政府部門、交通系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)等。而血站系統(tǒng)檔案工作基本保持在10年前的水平。無論從硬件設(shè)施上，還是軟件開發(fā)管理上，相關(guān)檔案的保存、開發(fā)利用存在比較多的問題。特別是保存的舊紙質(zhì)檔案，因?yàn)闅v史遺留問題導(dǎo)致既不能按時(shí)銷毀又無法簡(jiǎn)單地掃描成電子檔案，一些地方血站往往存在庫容緊張、檔案保存不易、利用效果欠佳等不良問題。

2 解決血站檔案管理存在問題的對(duì)策

上述問題的存在，直接影響了血站檔案工作的正常發(fā)展，影響了檔案作用的有效發(fā)揮，應(yīng)采取有效措施，盡快加以解決。

2.1 與血站業(yè)務(wù)工作同步推進(jìn)檔案管理工作。應(yīng)讓血站檔案工作跟上業(yè)務(wù)工作發(fā)展的腳步。在各業(yè)務(wù)部門規(guī)劃業(yè)務(wù)工作改進(jìn)提升時(shí)，應(yīng)把檔案工作中相關(guān)的部分一起規(guī)劃進(jìn)去，并提出可行性方案，主動(dòng)參與進(jìn)血站業(yè)務(wù)建設(shè)工作中，去尋找結(jié)合點(diǎn)，盡可能使檔案工作不論是硬件上還是軟件上都能隨著血站業(yè)務(wù)工作不斷發(fā)展提升。應(yīng)向血站業(yè)務(wù)工作部門及人員學(xué)習(xí)，緊跟業(yè)務(wù)工作前進(jìn)的步伐，盡快實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化。應(yīng)像做業(yè)務(wù)工作一樣，把檔案工作做到精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、科學(xué)化。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，讓人們進(jìn)一步了解檔案工作，給予檔案工作更多的人力、物力、財(cái)力支持，積極配合支持檔案管理工作，形成共同推進(jìn)檔案工作的強(qiáng)大合力。

2.2 完善血站系統(tǒng)檔案管理制度

應(yīng)根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法律法規(guī)業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定和要求，制定實(shí)施統(tǒng)一的血站系統(tǒng)檔案管理制度。這個(gè)管理制度應(yīng)該是與時(shí)俱進(jìn)的制度。雖然檔案管理制度不能像業(yè)務(wù)體系一樣不斷變更，但應(yīng)該根據(jù)國家或地方法律法規(guī)的修訂及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，不斷完善血站系統(tǒng)檔案管理制度。應(yīng)明確血站檔案管理的基本范疇、原則、機(jī)構(gòu)設(shè)置，明確檔案收集、保存、管理、利用的總體要求。各血站應(yīng)制定《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《獻(xiàn)血、供血業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案管理期限表》，為血站各類文件材料收集歸檔提供依據(jù);應(yīng)制定檔案保管制度，確保實(shí)體檔案安全，延長(zhǎng)檔案壽命;應(yīng)制定血站檔案信息化管理制度，對(duì)電子文件、電子檔案的收集、存儲(chǔ)、管理、查用權(quán)限、安全備份等作出明確規(guī)定;應(yīng)制定檔案利用制度，對(duì)利用主體資格、利用范圍、審批手續(xù)、利用中的安全保護(hù)等作出明確規(guī)定，確保利用中的檔案安全。

2.3 進(jìn)一步推進(jìn)血站檔案管理信息化

應(yīng)統(tǒng)籌評(píng)估目前血站檔案信息化的進(jìn)展情況，制定與血站業(yè)務(wù)信息化同步的檔案信息化實(shí)施規(guī)劃，分步實(shí)施。應(yīng)加大對(duì)血站檔案信息化建設(shè)的資金投入，保證所需硬件設(shè)備購置和軟件配備;加強(qiáng)血站檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)，使其能與業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)對(duì)接，具有在線歸檔、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、管理、查詢、日志記錄等功能;加強(qiáng)原有檔案的數(shù)字化，將原有紙質(zhì)和其他載體的檔案數(shù)字化，增加數(shù)字檔案資源;加強(qiáng)新形成電子文件、電子檔案的收集、存儲(chǔ)和管理，確保增量檔案電子化;加大檔案資源及管理系統(tǒng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推進(jìn)檔案資源共享;加大大數(shù)據(jù)技術(shù)等新網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，深度開發(fā)和廣泛展示檔案信息資源，更好地發(fā)揮血站檔案的作用。

2.4 加強(qiáng)血站系統(tǒng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

應(yīng)該加強(qiáng)血站系統(tǒng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，為血站檔案管理工作的發(fā)展提供人力支持。應(yīng)想辦法穩(wěn)定人才，減少檔案人員工作的變動(dòng)，同時(shí)加強(qiáng)檔案人才儲(chǔ)備，努力做到專崗專人專門化。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)從業(yè)人員專業(yè)化培訓(xùn)，通過定期、系統(tǒng)的培訓(xùn)，增強(qiáng)血站系統(tǒng)檔案從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)。而檔案人員也應(yīng)該通過不斷學(xué)習(xí)，努力改善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富實(shí)操經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)建立務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，樹立高尚的職業(yè)道德。血站系統(tǒng)檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)。主要是加強(qiáng)時(shí)政學(xué)習(xí)，站穩(wěn)政治立場(chǎng);加強(qiáng)專業(yè)理論學(xué)習(xí)，提高檔案管理基本業(yè)務(wù)工作能力;緊密結(jié)合實(shí)際，立足崗位建功，在實(shí)踐中不斷加強(qiáng)鍛煉、提升自我;豎立正確的人生觀、價(jià)值觀，堅(jiān)定為人民服務(wù)的信念，在平凡的崗位上默默地為采供血工作奉獻(xiàn)自己的綿薄之力。

我們應(yīng)該借助現(xiàn)代管理理念及措施，尋找解決問題的有效措施，健全完善血站檔案管理能力和管理體系，健全檔案管理制度，強(qiáng)化服務(wù)理念，提升檔案管理工作，保障檔案安全，更便捷地提供利用檔案，更好地為血站業(yè)務(wù)工作、獻(xiàn)血和受血者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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（作者單位：福建省血液中心）