畢麗艷
(乳山市自然資源局,山東 乳山 264500)
不動產(chǎn)登記檔案作為原始性證明材料,其中所記錄的紙質(zhì)文字、數(shù)據(jù)圖表等信息內(nèi)容,不僅關(guān)系著權(quán)利人的合法權(quán)益,也對各項業(yè)務(wù)開展提供著重要支持,在當前形勢下,將各項信息數(shù)據(jù)進行整合,完善檔案信息數(shù)據(jù)庫有利于提升檔案的利用效率,為檔案管理工作提供便利。通過檔案規(guī)范化管理也能為大眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù),增強各部門之間的協(xié)調(diào)性,實現(xiàn)資源信息共享,進而為檔案管理創(chuàng)新改革提供更有利的現(xiàn)實依據(jù)。
結(jié)合不動產(chǎn)登記的價值來看,可以為全國范圍內(nèi)不動產(chǎn)交易市場行程構(gòu)建產(chǎn)權(quán)基礎(chǔ),與此同時,也能夠適當挖掘不動產(chǎn)登記中所蘊藏的衍生價值,而進行規(guī)范化的不動產(chǎn)登記檔案管理能夠在為不動產(chǎn)權(quán)提供依據(jù)的基礎(chǔ)上減少糾紛事件發(fā)生概率,進一步為大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在新時代實行不動產(chǎn)檔案規(guī)范化管理既是相關(guān)部門的工作職責,也是物權(quán)確認的一個重要依據(jù),可以為登記業(yè)務(wù)辦理提供便利,也是權(quán)利人證明自身權(quán)益的一項重要法律憑證[1]。綜合來看,不動產(chǎn)登記檔案在住房保障、戶籍管理等各個方面發(fā)揮著不可替代的作用。不動產(chǎn)登記檔案既包括不動產(chǎn)物權(quán)原始信息,也涵蓋不動產(chǎn)登記簿以及登記材料等相關(guān)信息內(nèi)容,其檔案信息是不動產(chǎn)登記工作的一個重要基礎(chǔ),實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理可以為不動產(chǎn)登記工作提供便利和支持,有效保障相關(guān)權(quán)利人的合法權(quán)益,也提升了不動產(chǎn)登記工作的效率。
結(jié)合以往不動產(chǎn)登記檔案管理來看,工作人員檔案管理意識、配套設(shè)施以及協(xié)調(diào)管理力度等問題阻礙了檔案規(guī)范化管理,針對不動產(chǎn)登記檔案來說,在法律基礎(chǔ)上明確物權(quán)所有者合法權(quán)益,但是在實際工作當中,部分企事業(yè)單位缺少相應(yīng)的管理制度,各部門之間的協(xié)調(diào)能力弱,使得檔案管理沒有形成規(guī)范化制度化的工作流程。在當前網(wǎng)絡(luò)時代,檔案數(shù)字化信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢,但是受到資金以及技術(shù)等因素限制,部分相關(guān)部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)慢,設(shè)備也沒有及時進行更新?lián)Q代,面對眾多的不動產(chǎn)檔案信息,單憑人工以及傳統(tǒng)的設(shè)備儀器,同樣不利于檔案規(guī)范化管理。
針對不動產(chǎn)檔案登記管理工作來說,需要記錄完善的不動產(chǎn)登記信息,工作專業(yè)性強,人員任職要求較高,但是由于部分因素導(dǎo)致,在工作交接時缺乏完善的交接過程,不動產(chǎn)登記檔案在備案移交等過程中易出現(xiàn)紕漏,也會給后續(xù)檔案利用帶來影響。結(jié)合不動產(chǎn)領(lǐng)域來看,住建、國土、農(nóng)林業(yè)等涉及范圍較廣,業(yè)務(wù)分類也相對復(fù)雜,所以在整合各項信息資源時也存在較大難度,檔案多部門存放的現(xiàn)狀無法為實際工作提供便利[2]。此外,不動產(chǎn)材料的不完整,數(shù)據(jù)缺乏準確率也給檔案管理帶來了極大難度,不僅危害權(quán)利人的權(quán)益,相關(guān)職能部門信用也會受到較大影響。所以在實際檔案管理工作當中,相關(guān)工作人員要對土地性質(zhì)、房屋用途等各方面信息進行有效記錄,確保檔案的準確性以及完整性,為建立和完善檔案數(shù)據(jù)信息庫提供支持。
不動產(chǎn)登記檔案涉及信息眾多,包括日常各項業(yè)務(wù)中的檔案資料,也包括來自農(nóng)林部門、房管部門等處移交的信息資料,在面對龐大的檔案信息資源庫時需要按照規(guī)章制度來進一步明確職責與工作部署。但是結(jié)合現(xiàn)實來看,不動產(chǎn)登記檔案管理工作的主要職能部門為自然資源和規(guī)劃部門,雖然解決現(xiàn)代化城鎮(zhèn)建設(shè)中住房拆遷安置以及房地產(chǎn)交易等問題。但綜合來看,其檔案管理涉及眾多部門,部分職能部門機制不健全,資料信息收集力度弱,也缺乏全面的監(jiān)督管理,以至于給不動產(chǎn)登記檔案管理帶來了消極影響,所以在當前形勢下,加強統(tǒng)籌管理力度,完善檔案管理格局是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一個重要前提條件,需要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來進一步完善和改進。
不動產(chǎn)登記檔案工作的涉及范圍廣,也具有較強的靈活性,在房地產(chǎn)事業(yè)繁榮發(fā)展階段,不動產(chǎn)交易數(shù)量以及次數(shù)的增速過快,權(quán)屬變更也成為了常態(tài)化現(xiàn)象,所以這就需要檔案管理工作能夠具備一定的實效性,也要確保檔案信息的完整性與真實性。但是結(jié)合實際工作來看,交易次數(shù)多,信息變更不及時的現(xiàn)象偶有存在,極易導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)糾紛等問題,所以這就需要各部門之間能夠加強協(xié)作,實現(xiàn)信息資源共享,相關(guān)工作人員要結(jié)合國家當前的相關(guān)政策來明確工作目標,及時調(diào)整工作方向,在實際工作當中,也要不斷提升個人檔案管理意識,運用技術(shù)手段來提升檔案管理工作效率。
在當前時代背景下,借助于信息技術(shù)大大提升了不動產(chǎn)登記檔案管理的效率,但是也給檔案管理中的各個環(huán)節(jié)帶來了相應(yīng)的挑戰(zhàn),各工作環(huán)節(jié)得以精簡,但是在檔案信息登記完成后缺少有效的對接與整理,檔案利用效率沒有得到有效提升。業(yè)務(wù)部門在完成登記后并沒有與檔案管理部門達成進一步合作,存在業(yè)務(wù)與檔案管理相脫節(jié)的狀態(tài),在推行以及落實“無紙化辦公”過程當中,電子信息檔案的歸檔與整理還需要進一步規(guī)范,同時在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過程中也需要加大流程的監(jiān)管力度,將不再適用的檔案信息及時剔除,也要加大檔案信息的完善力度,如此才能夠進一步達成規(guī)范化的管理目標。
新時代實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當加強各部門協(xié)調(diào)管理力度,依據(jù)檔案管理工作部署來劃分權(quán)責,將各類分散檔案及時進行整理和歸檔,構(gòu)建和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫[3]。同時,相關(guān)人員也要認識到檔案編研工作在當前的價值意義,要逐步拓寬工作思路,提升檔案資源的利用效率,實現(xiàn)靜態(tài)檔案信息資源動態(tài)化的管理以及運用。通過館內(nèi)外多方合作,來豐富不動產(chǎn)登記檔案內(nèi)容,在統(tǒng)籌管理下,讓檔案管理朝著信息化智能化的方向轉(zhuǎn)變,進一步提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量,與此同時,也能為大眾提供更為便捷的服務(wù),將檔案編研成果運用到各項業(yè)務(wù)當中,在為其提供有力的參考依據(jù)時也能夠體現(xiàn)檔案資源的實際價值。
新時代實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當保持檔案信息的實效性,不斷完善檔案信息資源,這就要求相關(guān)工作人員能夠具備現(xiàn)代化檔案管理理念,保持工作態(tài)度以及工作方式的先進性。在已有的檔案管理系統(tǒng)中逐步完善不動產(chǎn)登記電子檔案管理模塊,實現(xiàn)自動化儲備以及智能化管理,要根據(jù)實際情況來完善檔案移交、查閱等相關(guān)制度,將各類信息進行有效整合,在檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上來提升檔案的利用價值。與此同時,也要加大相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度,讓他們能夠以現(xiàn)代化的工作意識來勝任崗位要求,以專業(yè)的素養(yǎng)為大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),讓不動產(chǎn)登記檔案管理工作能夠符合當前時代的發(fā)展要求。
新時代實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當健全檔案管理制度,為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化科學(xué)化管理提供制度保障,明確檔案分類標準依據(jù)實際情況來形成檔案管理規(guī)范化流程。在具體工作當中,要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《不動產(chǎn)登記暫行條例》等相關(guān)法律法規(guī)來完善相關(guān)制度,按照明確的制度規(guī)范來開展日常工作[4]。與此同時,不動產(chǎn)登記檔案管理工作也要實現(xiàn)動態(tài)靈活的管理方式,以此來進一步保障大眾的合法權(quán)益,實現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)管理的無縫對接,依據(jù)業(yè)務(wù)活動的變化調(diào)整來實時更新相關(guān)檔案內(nèi)容。對于各部門所涉及到的檔案信息要統(tǒng)一規(guī)劃部署,落實相關(guān)權(quán)責,也要逐步強化工作人員、產(chǎn)權(quán)人、檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案意識,實現(xiàn)良性溝通,以此來為檔案資源完善和利用提供支持,也為檔案規(guī)劃化管理奠定良好基礎(chǔ)。
新時代實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì),工作人員作為檔案管理的執(zhí)行者,其管理能力以及水平直接影響著檔案管理的實際效果,所以當前要構(gòu)建一支專業(yè)能力強,既具備檔案管理能力又明確業(yè)務(wù)流程的人才隊伍。在日常工作當中,要逐步提升工作人員的政治素養(yǎng)以及文化素養(yǎng),貫徹落實為人民服務(wù)的工作理念,明確檔案管理工作相關(guān)法律規(guī)定,及時把握當前國內(nèi)外檔案管理工作動態(tài),吸收借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗,也要不斷創(chuàng)新檔案管理意識以及管理技術(shù),不斷提升個人管理水平。與此同時,也要加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度,人才作為推動檔案事業(yè)發(fā)展的推動力,需要相關(guān)企事業(yè)單位為其提供一個廣闊的發(fā)展空間,在培訓(xùn)當中,要融入管理學(xué)、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等專業(yè)內(nèi)容,也要將當前檔案管理的相關(guān)政策落實其中,幫助檔案管理人員鞏固檔案管理基礎(chǔ),提升其綜合素質(zhì),為后期工作環(huán)節(jié)打下良好基礎(chǔ)。
新時代實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當順應(yīng)時代發(fā)展趨勢,實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理,檔案管理部門應(yīng)當有效利用大數(shù)據(jù)、云存儲等技術(shù),優(yōu)化檔案信息資源,也能夠?qū)崿F(xiàn)智能化的管理方式。在具體工作當中,要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化整理,通過OCR 識別技術(shù)來進行圖像到文字的轉(zhuǎn)化,實現(xiàn)檔案的全文檢索,在不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上,對接檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng),借助于大數(shù)據(jù)思維來進行檔案的管理與利用。與此同時,也要不斷引進信息化人才,加大人才的培養(yǎng)力度,讓他們能夠參與到不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理這項系統(tǒng)工程當中,不斷提升人才的信息應(yīng)用技術(shù)、檔案管理水平以及職業(yè)素養(yǎng)。在日常環(huán)節(jié)開展信息技術(shù)、服務(wù)理念、檔案管理等各個方面的培訓(xùn)工作,通過追蹤反饋平臺來及時掌握人才的成長進度,以此來適應(yīng)當前不動產(chǎn)登記檔案管理工作中的新要求,也能應(yīng)對檔案管理工作中的各類變化。
綜上所述,新時代實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)總結(jié)以往工作環(huán)節(jié)的重點問題,以此為依據(jù)來逐步完善和創(chuàng)新,要在工作中加強各部門之間的協(xié)調(diào)力度,進一步實現(xiàn)資源共享,逐步完善檔案資源信息。與此同時,也要依據(jù)國家當前現(xiàn)行的檔案管理條例來健全檔案管理制度,通過職業(yè)素養(yǎng)高、專業(yè)技能高、管理意識強的人才隊伍來為檔案規(guī)范化管理提供保障,也在信息技術(shù)的支持下實現(xiàn)數(shù)字化智能化的檔案管理方向,以此來為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)勢條件。