褚巍崴

摘要：近幾年來，國內(nèi)石油企業(yè)由于人事檔案管理工作問題，人才周轉(zhuǎn)困難，從而走向落沒，所以石油企業(yè)深切的感受到人事檔案管理有多么的重要。本文主要討論這一背景下石油企業(yè)人事檔案管理建設的現(xiàn)狀及創(chuàng)新，以期為石油企業(yè)檔案管理和服務工作的改革發(fā)展提供參考。

關鍵詞：石油企業(yè);人事檔案;現(xiàn)狀;創(chuàng)新

我國石油企業(yè)在信息化發(fā)展和改革方面已有大量嘗試，人事檔案管理建設取得了一定的成效。新修訂的《檔案法》指明了石油企業(yè)管理的責任，但據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國石油企業(yè)在管理方面發(fā)展不均衡，服務創(chuàng)新相對滯后，不同的檔案分類管理由于受服務觀念、技術(shù)手段等因素的影響，還存在一些問題和不足，制約了石油企業(yè)人事檔案管理建設的深入發(fā)展。

1、石油企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1工作人員能力不足

我國石油企業(yè)的人事檔案管理能力偏弱，檔案管理人員存在“重保管輕利用”的舊觀念，人事檔案管理服務意識不足，且很多人也未認識到檔案資源的重要性，只重視人事檔案管理傳統(tǒng)模式等。在我國的一些地方石油企業(yè)中，多數(shù)檔案人員對法律、人文、信息化等知識精通的較少，也阻礙了檔案信息資源的開發(fā)利用。究其原因，此外，石油企業(yè)較多的檔案管理人員沒有專業(yè)的技術(shù)知識，對人事檔案的收集管理工作一竅不通，經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案遺失和歸檔錯誤的情況，對人事檔案管理工作的開展造成不利影響。檔案工作人員的服務能力與意識出現(xiàn)缺失，對檔案服務的社會功能定位認識不足，阻礙了檔案信息資源的開發(fā)利用，不利于人事檔案管理的發(fā)展。

1.2人事檔案管理發(fā)展中的技術(shù)手段有待提高

傳統(tǒng)人事檔案管理進程中，檔案信息技術(shù)服務水平并不高，一是數(shù)字化發(fā)展的進程不均衡，二是利用電子計算機檢索的服務系統(tǒng)有待完善，檔案查詢利用功能有待進一步優(yōu)化。在各級城建石油企業(yè)調(diào)研中了解到有石油企業(yè)在日常提供檔案利用中以電話咨詢?yōu)橹?，對利用者提供檔案查詢、復制、取件等傳統(tǒng)服務;再如，檔案利用檢索網(wǎng)站、檢索工具沒有及時更新，石油企業(yè)檢索目錄不健全，電子檔案信息內(nèi)容建設不足，造成網(wǎng)上檔案原文查閱局限較大。由于經(jīng)費投入不足，尤其是數(shù)字化、信息化設備采購不足，質(zhì)量驗收環(huán)節(jié)等方面存在安全風險;查詢調(diào)取的檔案也多為紙質(zhì)檔案，不方便提供利用。就目前國內(nèi)石油企業(yè)信息化改革的技術(shù)應用來看，面向公眾服務的檔案資源深度開發(fā)和利用的新型技術(shù)應用尚未普及。新檔案法提倡要積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，需要調(diào)整信息技術(shù)服務水平。

1.3人事檔案管理范圍和方式創(chuàng)新不足

我國石油企業(yè)以往就承擔了服務職能，但其服務范圍較窄、服務形式單一，石油企業(yè)在檔案利用服務方面有一定制約。在服務范圍方面，由于受到石油企業(yè)管理內(nèi)容制約，收集范圍限制等因素影響，其服務內(nèi)容和對象有一定局限性。在傳統(tǒng)檔案服務工作模式下，缺乏檔案企業(yè)之間的業(yè)務聯(lián)系與交流合作等。在檔案借閱與登記查詢方面，需要開具介紹信，查閱手續(xù)較為繁瑣。一些石油企業(yè)，對于其歸檔資料來看，提供利用的信息數(shù)量和類型都很受限，且實體檔案管理難度大，難以滿足石油企業(yè)員工需求。因此，石油企業(yè)需要積極拓展面向社會的管理范圍，重視管理創(chuàng)新，由此真正有效地推動人事檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2、石油企業(yè)人事檔案管理建設的創(chuàng)新措施

2.1提高檔案管理人員整體素質(zhì)與創(chuàng)新能力

圍繞石油企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新對檔案機構(gòu)主體責任的要求，檔案人員應做好為滿足石油企業(yè)員工日益增長的物質(zhì)文化需求提供管理，努力提升服務意識和創(chuàng)新能力。檔案工作者要意識到信息化建設是當前檔案服務工作的重點，要具有熟練的信息處理能力，通過創(chuàng)新提升檔案的潛在價值。新時期，檔案利用服務要向社會化服務模式推進，改變由為石油企業(yè)服務轉(zhuǎn)向為石油企業(yè)員工服務為主。開展“請進來”活動，邀請相關領域?qū)＜?、學者作學術(shù)報告、開辦講座等;同時開辦“走出去”活動，多為利用服務崗位的工作人員提供外出學習的機會，還通過形式靈活多樣的繼續(xù)教育，將業(yè)務培訓與崗位人員自主學習相結(jié)合，不斷提升和完善業(yè)務綜合素質(zhì)。

2.2加強與人事檔案管理相匹配的技術(shù)創(chuàng)新

結(jié)合石油企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，一方面要進一步推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，加速石油企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級;另一方面要充分運用信息化、網(wǎng)絡化的技術(shù)手段，根據(jù)用戶需求，整合檔案信息資源，加強電子文件的收集歸檔，開發(fā)人事檔案管理管理系統(tǒng)?？赏ㄟ^加強以計算機網(wǎng)絡平臺和電子數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的信息化建設，建立健全檔案檢索體系，完善檔案數(shù)字化應用技術(shù)相匹配的各個項目。例如，中國石油正開展MIS系統(tǒng)優(yōu)化建設工作，將檔案信息資源集中起來，定期進行系統(tǒng)升級，重點解決掃描影像的全生命周期的安全管理，嘗試建立每個影像文件的元數(shù)據(jù)庫，及時發(fā)現(xiàn)問題，配合影像備份策略，為用戶提供支持全文影像信息的調(diào)閱體驗。這一項目支持多種搜索途徑，借助信息技術(shù)和智能手段，提升檔案信息資源的共享水平。

2.3完善人事檔案管理方式和擴大服務范圍

在完善檔案服務方式方面，將檔案信息資源共享平臺建設進行深層次開發(fā)，提升服務質(zhì)量。實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的工作目標，優(yōu)化了檔案服務工作流程。在擴大服務范圍方面，通過加強檔案機構(gòu)間的業(yè)務聯(lián)系，借助大眾傳播媒介等，傳播檔案文化、擴大檔案影響，有針對性的開發(fā)檔案信息資源，聯(lián)系公眾所能接觸到的各種數(shù)字化環(huán)境（微博、微信等形式）進行創(chuàng)新，提高用戶對檔案信息接收與利用的能力。滿足各類用戶檔案服務多元化需求，提高利用效率。人事檔案管理中心能夠通過理論和實操經(jīng)驗上將對石油企業(yè)的各個業(yè)務板塊打通，避免形成信息孤島，更有利于人事檔案的管理。從2018年至2021年開展第二次人事檔案普查工作，形成了圖表、聲像、電子及實物等不同形式和載體的地名檔案。石油企業(yè)擴大服務范圍，加強溝通聯(lián)絡，滿足企業(yè)內(nèi)部單位的利用需求。為適應信息時代所帶來的變革，不斷推進檔案服務工作向前發(fā)展。

結(jié)語

總體而言，石油企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新研究有助于我國人事檔案管理發(fā)展事業(yè)的基本方向和內(nèi)容，為檔案管理規(guī)范化提供了條件。對于石油企業(yè)而言，其一直走在人事檔案管理改革的前列，今后在人事檔案管理發(fā)展和改革中可根據(jù)《檔案法》的指導對人事檔案管理管理與創(chuàng)新進一步優(yōu)化，并在檔案服務意識與能力、技術(shù)手段、服務范圍與方式創(chuàng)新方面加大投入，這樣才能逐步將石油企業(yè)的人事檔案管理工作角色從“信息保管者”向“信息開發(fā)者”過渡，從而為石油企業(yè)人事檔案管理的建設與發(fā)展創(chuàng)造更大空間。

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