龍滿意

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和全面深化改革的不斷推進(jìn)，政府職能不斷轉(zhuǎn)變，全國(guó)各行政區(qū)域、各地方政府間的競(jìng)爭(zhēng)也在不斷加劇。為了提高本地區(qū)的知名度，帶動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地政府往往通過(guò)召開(kāi)高級(jí)別的“XX博覽會(huì)”“XX推介會(huì)”“XX投資洽談會(huì)”或者開(kāi)展豐富多彩的各類“藝術(shù)節(jié)”等重大活動(dòng)，來(lái)吸引世界各地的開(kāi)發(fā)商、投資者、旅游者的眼球。這些重大活動(dòng)所形成的檔案，往往都能夠很好地記錄和反映一個(gè)地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，特別能夠體現(xiàn)地方特色，特別具有歷史研究?jī)r(jià)值。所以如何在新形勢(shì)下做好重大活動(dòng)檔案的收集和整理工作顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：重大活動(dòng)檔案;不同階段;檔案具備的特點(diǎn);收集方法

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域舉辦的重大活動(dòng)越來(lái)越多，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也同樣如此，在這個(gè)過(guò)程中必然會(huì)形成大量重大活動(dòng)檔案。因此，研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位重大活動(dòng)檔案管理的原則以及工作中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出有效的改進(jìn)措施，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位重大活動(dòng)檔案管理的原則

（一）提前性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須在活動(dòng)開(kāi)展之前就做好有關(guān)檔案工作的部署安排，并建立起專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作團(tuán)隊(duì)，細(xì)化工作職責(zé)，為檔案管理工作的開(kāi)展做好充分準(zhǔn)備。（二）完整性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須堅(jiān)持完整性的原則，將檔案收集的觸角延伸到活動(dòng)的方方面面，保證信息資料不遺漏、不丟失。（三）靈活性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)不同的門(mén)類、不同的載體形式，采取差異化的管理方法。

2機(jī)關(guān)事業(yè)單位重大活動(dòng)檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

2.1缺乏檔案管理意識(shí)

在舉辦重大活動(dòng)時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人主要將關(guān)注點(diǎn)放在了活動(dòng)的舉辦上，而對(duì)于重大活動(dòng)檔案管理的重視程度則不高，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理者缺乏重大活動(dòng)檔案管理的意識(shí)，沒(méi)有將檔案管理方案納入到活動(dòng)整體方案當(dāng)中，也沒(méi)有建立起完善的檔案資料收集制度，對(duì)于活動(dòng)中形成的檔案常常是能收集就收集，能獲得多少就管理多少，缺乏檔案收集的主動(dòng)性，因此很多有價(jià)值的檔案在活動(dòng)結(jié)束后就都丟失了。另外，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒(méi)有建立完善的檔案收集和管理制度，一些檔案管理者的工作也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)工作人員僅憑自己的經(jīng)驗(yàn)來(lái)收集資料，很容易造成資料收集不全面或者重復(fù)收集的現(xiàn)象，給后續(xù)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了很大的麻煩。

2.2重大活動(dòng)檔案管理缺乏具體標(biāo)準(zhǔn)

目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都沒(méi)有完善的重大活動(dòng)檔案管理工作規(guī)范條款，導(dǎo)致檔案管理工作很難有序開(kāi)展。例如，在重大活動(dòng)檔案移交處置這個(gè)問(wèn)題上，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位大多只規(guī)定具體的移交時(shí)間和期限，卻沒(méi)有規(guī)定具體的移交方法，檔案管理部門(mén)收集到的資料五花八門(mén)，導(dǎo)致檔案管理工作困難重重。一般來(lái)說(shuō)，重大活動(dòng)檔案的載體分為多種，例如紙質(zhì)文件、電子檔案、實(shí)物檔案、影音檔案等等，不同載體的重大活動(dòng)檔案也需要不同的管理方式。而目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)章制度中，并沒(méi)有將不同載體的檔案進(jìn)行區(qū)分，并配以相應(yīng)的管理方法。因此很多重大檔案在收集到機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中后，對(duì)于不同載體的檔案應(yīng)當(dāng)如何整理、如何保管，是否需要進(jìn)行異質(zhì)備份等問(wèn)題都沒(méi)有一個(gè)明確的規(guī)定和整理標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致重大活動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量受到了影響。

3重大活動(dòng)檔案收集方法

3.1當(dāng)?shù)貦n案行政部門(mén)提前介入

各承辦單位和檔案行政管理部門(mén)應(yīng)徹底轉(zhuǎn)變過(guò)去“先開(kāi)展、再收集”的整理方式，在重大活動(dòng)的策劃階段就讓檔案部門(mén)參與進(jìn)來(lái)，只有具有專業(yè)素質(zhì)的檔案員全程參與和及時(shí)接收檔案行政部門(mén)的指導(dǎo)，才能夠在重大活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程中最大限度保持檔案的齊全完整。1.檔案法中規(guī)定，各級(jí)檔案行政部門(mén)要努力爭(zhēng)取當(dāng)?shù)卣皖I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持和重視，加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案收集意義的宣傳，使更多的領(lǐng)導(dǎo)具有更強(qiáng)的檔案意識(shí)，才能夠?yàn)樘崆敖槿胝麄€(gè)活動(dòng)打好思想基礎(chǔ)。2.各級(jí)檔案行政管理部門(mén)在介入過(guò)程中要注意，既要用專業(yè)的檔案管理方式來(lái)指導(dǎo)收集和歸檔，又要根據(jù)重大活動(dòng)中的文件材料往往較急、變化反復(fù)次數(shù)較多、文件流動(dòng)較快不宜追蹤等特點(diǎn)隨機(jī)應(yīng)變，靈活調(diào)整方式方法，科學(xué)開(kāi)展收集和歸檔工作。3.各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)在重大活動(dòng)策劃初始就要求在活動(dòng)中從事檔案工作的人員具有一定的專業(yè)素質(zhì)，有條件的地區(qū)，可將檔案行政管理部門(mén)作為重大活動(dòng)中的責(zé)任單位要求其派專人全程參與。

3.2檔案行政管理部門(mén)要全程加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)該派專人對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集和歸檔工作進(jìn)行全程的監(jiān)督和指導(dǎo)。由于很多檔案員日常從事的機(jī)關(guān)或單位的檔案工作較為單純，而重大活動(dòng)中檔案資料繁雜，種類繁多，對(duì)檔案員判別應(yīng)歸檔文件、劃分保管期限表、催收、追蹤文件等能力都是新的考驗(yàn)，所以檔案行政管理部門(mén)應(yīng)該和檔案員保持較為密切的聯(lián)系，及時(shí)的進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，盡量為檔案員提供幫助?？蓞⒖紮n案規(guī)范化管理的要求，按照各小組的分工，建立收集工作網(wǎng)絡(luò)。在一名領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)檔案工作以外，還要在各個(gè)小組設(shè)立資料員，定期或不定期向檔案員移交工作中形成的檔案資料，由檔案員統(tǒng)一整理歸檔。檔案人員全程參與重大活動(dòng)是保證重大活動(dòng)檔案收集齊全完整的最有效辦法。只有檔案員全程參與了活動(dòng)，才能夠在活動(dòng)的不同階段準(zhǔn)確了解活動(dòng)的進(jìn)展情況和結(jié)果，從而全面督促積累檔案資料，更好地收集和歸檔。

3.3提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)重大活動(dòng)檔案管理的認(rèn)識(shí)

所謂思想決定行動(dòng)，想要提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位重大活動(dòng)檔案的管理能力，就必須以提高全員檔案意識(shí)為目標(biāo)，以提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者和檔案管理人員檔案意識(shí)為重點(diǎn)，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員乃至單位內(nèi)部的全體員工都能夠意識(shí)到重大活動(dòng)檔案管理工作的重要性，并讓員工充分了解檔案管理工作的具體措施，以保證在重大活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，每個(gè)人都能夠有目的、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案的收集以及與各方進(jìn)行交涉，同時(shí)也能夠配合檔案管理人員開(kāi)展工作，共同收集、整理有價(jià)值的活動(dòng)資料信息，形成合力，共同完成檔案收集工作，為后續(xù)的檔案管理工作有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

3.4提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

提高檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)是提高工作效率的重要保障。首先要提高檔案工作人員的工作熱情，確保單位檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，沒(méi)有幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，要想真正做好檔案管理工作是難以辦到的。尤其是重大活動(dòng)檔案管理工作，更需要經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能扎實(shí)的檔案工作人員，才能保證重大活動(dòng)檔案管理工作的有序進(jìn)行。第二要提高檔案工作人員的專業(yè)技能。檔案工作的自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，促使檔案管理人員要不斷更新知識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。重點(diǎn)培養(yǎng)檔案工作人員的檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、編研知識(shí)以適應(yīng)社會(huì)的不斷進(jìn)步對(duì)檔案工作不斷提高的要求。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要做好重大活動(dòng)檔案管理工作，僅靠某一部門(mén)、某幾個(gè)人來(lái)完成是不切實(shí)際的，必須動(dòng)員所有部門(mén)的力量，共同參與、廣泛收集、共謀發(fā)展，以多元化的形式，對(duì)重大活動(dòng)檔案實(shí)行規(guī)范管理，檔案工作才能更好地為社會(huì)發(fā)展和人民大眾服務(wù)。

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