李軍曉

摘要：醫(yī)院科研檔案管理工作是醫(yī)學(xué)科研事業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的基石，對(duì)醫(yī)學(xué)研究有著重要意義，但醫(yī)院在檔案管理方面卻存在部分問(wèn)題。本文通過(guò)分析當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研檔案管理中存在的部分問(wèn)題，提出了三點(diǎn)針對(duì)性對(duì)策。

一、醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

（一）醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容

醫(yī)院科研檔案，是醫(yī)院科研人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動(dòng)中，直接保存的各種具有價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的信息，這類信息最原始地記載和反映了科學(xué)研究的詳細(xì)內(nèi)容和過(guò)程，是一種衛(wèi)生資源，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著重要的作用，是醫(yī)院科研工作寶貴的財(cái)富。醫(yī)院科研檔案大致可以分為三類：第1類是科研文書(shū)檔案，主要包括上級(jí)下發(fā)的科研文件、規(guī)章制度、科研發(fā)展和總結(jié)等一系列的科研管理類文件;第2類是科研項(xiàng)目檔案，主要包括科研項(xiàng)目的申報(bào)通知、申請(qǐng)書(shū)、附件、科研立項(xiàng)通知，以及科研合同和結(jié)題書(shū)等科研項(xiàng)目展開(kāi)的資料文件，是醫(yī)學(xué)科研檔案的主體;第3類是科研成果檔案，主要包括相關(guān)的論著、論文、獲獎(jiǎng)證書(shū)等科研項(xiàng)目所取得的成果。

（二）醫(yī)院科研檔案的特點(diǎn)

1.科研檔案專業(yè)性強(qiáng)

在科研項(xiàng)目的研究過(guò)程中，醫(yī)學(xué)科研工作者需要研究從兒科到婦科、從內(nèi)科到外科婦科、產(chǎn)科等，搜集大范圍和大量的信息資料且資料的專業(yè)性都極強(qiáng)。醫(yī)學(xué)科研往往是圍繞某一具體專業(yè)、專題進(jìn)行深入討論的，不同學(xué)科專業(yè)的科研工作的特點(diǎn)都不相同，，因此醫(yī)學(xué)科研檔案工作體現(xiàn)了更強(qiáng)的專業(yè)性的特征。比一般的檔案管理需要更多的專業(yè)性知識(shí)。因此科研檔案的專業(yè)性極強(qiáng)。

2.科研檔案形成周期長(zhǎng)

科研檔案的形成往往是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究往往是隨著醫(yī)學(xué)研究課題的不斷推進(jìn)和深入，結(jié)合長(zhǎng)期實(shí)驗(yàn)研究慢慢累積而成的，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。比如，一種疾病的攻克，不是一蹴而就的，疾病的攻克往往需要花費(fèi)十幾年、二十幾年甚至更久的時(shí)間，需要幾代科學(xué)家、研究人員、實(shí)驗(yàn)人員共同努力才能完成。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案形成的周期長(zhǎng)且時(shí)間跨度很大。

3.科研檔案的綜合性強(qiáng)

醫(yī)學(xué)研究不是一個(gè)孤立的版塊而需要涉及多個(gè)板塊和領(lǐng)域，是一門(mén)綜合性較強(qiáng)的學(xué)科。隨著社會(huì)的高速繁榮發(fā)展和大量新興技術(shù)逐漸運(yùn)用到醫(yī)學(xué)研究中，醫(yī)學(xué)研究也漸漸趨向于綜合性發(fā)展的趨勢(shì)。需要多個(gè)學(xué)科專業(yè)合作完成，成為了醫(yī)學(xué)課題研究的普遍現(xiàn)象，需要綜合協(xié)作來(lái)攻克難題。

二、醫(yī)院科研檔案管理存在的部分問(wèn)題

（一）科研檔案收集與歸檔資料不充分

醫(yī)學(xué)科研檔案內(nèi)容應(yīng)該是十分豐富的，但部分醫(yī)院僅存了最初的研究項(xiàng)目、審批材料和內(nèi)容等，科研檔案的資料收集并不充分。一方面，由于醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目形成周期長(zhǎng)、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)導(dǎo)致了部分科研材料的系統(tǒng)性和完整性不足，使其真實(shí)性受到了影響，參考意義有限;另一方面，由于部分醫(yī)院科研檔案管理人員的歸檔意識(shí)薄弱，對(duì)檔案的內(nèi)容和范圍不明確，或者并不重視檔案歸檔工作等，致使于許多檔案處于失控的管理空白區(qū)，檔案很難正確歸類。

（二）缺少完善的檔案管理體制

目前，部分醫(yī)院仍沿用舊的檔案管理制度，沒(méi)有建立健全完善的科研檔案的管理體制，醫(yī)院內(nèi)部管理體制不協(xié)調(diào)，醫(yī)院外部管理不完善，且監(jiān)督體制有所欠缺。加之少數(shù)單位人員的變動(dòng)，單位人員編制不足等問(wèn)題，導(dǎo)致醫(yī)院人員流動(dòng)頻繁，適應(yīng)和習(xí)慣檔案管理工作需要一定的時(shí)間。期間就會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題。管理層人員對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案工作的重視有所欠缺，在檔案管理工作崗位上缺少安排專業(yè)的管理人員，許多醫(yī)院都采用由辦公室兼管檔案，由圖書(shū)管理員兼管檔案等辦法。這類辦法的工作安排穩(wěn)定性欠缺，容易淡化科研檔案人員的責(zé)任意識(shí)，使歸檔工作流于形式。

（三）檔案管理方法及手段落后

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)據(jù)庫(kù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速繁榮發(fā)展，辦公自動(dòng)化在醫(yī)學(xué)科研檔案工作中也得到了靈活運(yùn)用。但是，許多醫(yī)院的科研檔案仍采以傳統(tǒng)的卷宗形式保存，顯現(xiàn)出許多的弊端，如：一、工作效率低，檔案的整理登記過(guò)程需要消耗大量工作人員的時(shí)間和精力，且人工操作的方式容易出錯(cuò)，工作效率得不到提升;二、紙質(zhì)卷需要占用較多的空間，且紙質(zhì)材料不利于存放和保管，科研資料檔案等材料的維護(hù)和管理往往需要較多的專門(mén)人員進(jìn)行維護(hù)和管理;三、紙質(zhì)材料容易受潮和損壞，增加了維護(hù)和保存的成本等等問(wèn)題，成為了制約科研檔案發(fā)展的瓶頸。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理對(duì)策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)?？蒲袡n案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平?jīng)Q定了科研檔案的管理水平。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)科研管理人員的主動(dòng)歸檔意識(shí)。相應(yīng)部門(mén)要定期開(kāi)展對(duì)科員檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，增強(qiáng)他們的歸檔意識(shí)。在平常的工作中，養(yǎng)成主動(dòng)收集和累積科研資料的習(xí)慣，與檔案管理人員進(jìn)行良好的溝通，提高檔案的歸檔率與其完整性。其次，各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在鼓勵(lì)科研的同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理工作的重視，做好帶頭深入了解檔案管理專業(yè)和科研資料整合的模范作用。應(yīng)積極主動(dòng)將科研檔案管理落實(shí)到日常生活中。最后，增強(qiáng)檔案管理人員的工作認(rèn)同感和責(zé)任感，強(qiáng)化他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，鼓勵(lì)他們以端莊嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待內(nèi)容復(fù)雜的檔案管理工作，轉(zhuǎn)被動(dòng)為主動(dòng)。以保證檔案管理的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。

（二）建立規(guī)范健全的檔案管理制度

建議構(gòu)建醫(yī)院管理層———檔案管理委員會(huì)———檔案管理部門(mén)———檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，以機(jī)關(guān)各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員，各機(jī)關(guān)部門(mén)設(shè)兼職檔案員，將檔案部門(mén)為輔助部門(mén)的原部門(mén)轉(zhuǎn)化為正式的職能部門(mén)，起到強(qiáng)化檔案部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)的管理職能作用。其次，領(lǐng)導(dǎo)層必須明確科研檔案歸檔范圍，保存期限等制度，包括課題計(jì)劃、實(shí)施方案等原始數(shù)據(jù)，以及檔案研究的報(bào)告、每次的工作總結(jié)、鑒定審批等資料，將各項(xiàng)工作明確到部門(mén)或個(gè)人，形成科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。制定切實(shí)可行的工作流程，按照收集、分類、整理、移交、保存等環(huán)節(jié)，建立健全檔案工作流程。同時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)建立激勵(lì)制度，對(duì)檔案管理的工作人員設(shè)立年度考核大會(huì)、表彰活動(dòng)等，對(duì)認(rèn)真工作、責(zé)任感強(qiáng)的檔案工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情，提高工作質(zhì)量。

（三）建立科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的變化，改變傳統(tǒng)的手工操作模式，建立新時(shí)代的科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以大大避免紙質(zhì)檔案占地空間大的問(wèn)題還可以提高檔案工作者的工作效率和信息檢索的速度。具體措施有以下幾點(diǎn)：一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)重視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，基于醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展，設(shè)立醫(yī)學(xué)科研檔案的信息化平臺(tái)，聯(lián)合第三方專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)公司實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化，在全院內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的共享;二，鼓勵(lì)醫(yī)院的換工作人員，學(xué)習(xí)新技術(shù)，通過(guò)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和與其他醫(yī)院工作人員的經(jīng)驗(yàn)交流，專業(yè)培訓(xùn)等提高自身的綜合素質(zhì)，能夠獨(dú)立完成科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索、提取數(shù)據(jù)等工作，滿足日常工作的需求。三，完善建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)所需的硬件設(shè)備，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立離不開(kāi)專業(yè)掃描設(shè)備等的支持，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案管理工作配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。

四、總結(jié)

綜上所述，醫(yī)學(xué)科研檔案是科研檔案管理中不可或缺的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院重要的知識(shí)資產(chǎn)，對(duì)科研和臨床技術(shù)的進(jìn)步甚至醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展有重要作用。因此，要正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)科研管理的重要性，意識(shí)到醫(yī)院目前對(duì)科研檔案管理工作的不足。努力做到提高檔案管理人員的素質(zhì)，引起醫(yī)院管理層和科研人員對(duì)科研檔案管理的高度重視，做人認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)工作;創(chuàng)新管理機(jī)制，建立規(guī)范健全的檔案管理制度，各部門(mén)各司其職;建立科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)新工作的工作方法和手段，提升工作效率和信息檢索能力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合資源的有效利用和共享。