龍良菊

摘要：在信息化環(huán)境下，個體行為數(shù)據(jù)看似毫無用處，但是當(dāng)數(shù)據(jù)呈指數(shù)增長的背景下，群體行為數(shù)據(jù)能夠找到一定的規(guī)律。信息化技術(shù)就是基于海量數(shù)據(jù)的收集與分析，從而總結(jié)群體行為規(guī)律，然后有的放矢的為不同個體提供個性化服務(wù)。目前我國很多企業(yè)正處于發(fā)展改革的關(guān)鍵時期，企業(yè)作為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要力量，需要適應(yīng)社會環(huán)境的變化，加強企業(yè)管理，引入先進的管理技術(shù)和理念，推動企業(yè)各方面管理的信息化建設(shè)。信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用是必然的，符合時代發(fā)展的趨勢。文章主要針對信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理展開探討。

關(guān)鍵詞：信息化;油氣田企業(yè);檔案管理

隨著信息化進程的加快，海量的數(shù)據(jù)給很多企業(yè)帶來了新的發(fā)展機遇。除了互聯(lián)網(wǎng)公司之外，信息化技術(shù)在企業(yè)相關(guān)行業(yè)中也有重要的作用，我國很早就關(guān)注到了信息化技術(shù)在經(jīng)濟領(lǐng)域中的作用，我國很多油氣田企業(yè)都已經(jīng)開始了信息化建設(shè)，不僅能夠推動自身技術(shù)的發(fā)展，還可以減少部分管理支出。信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用能夠提高檔案收集、制作以及管理的效率，解決檔案管理工作量持續(xù)增長與企業(yè)費用成本支架的矛盾。

一、油氣田企業(yè)檔案管理中存在的問題分析

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)管理正逐步朝著信息化發(fā)展，建立完善的信息系統(tǒng)對于企業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。電子產(chǎn)品信息的應(yīng)用代表了部分企業(yè)信息化建設(shè)達到了一定的層次，信息化建設(shè)對于油氣田企業(yè)管理具有較大的影響。但是電子檔案由于沒有比較完善的操作規(guī)范，并且不同企業(yè)采取的管理方式不同，沒有專門的檔案管理人員，更是沒有詳細的管理制度，電子檔案在保存與使用過程中容易發(fā)生檔案缺失或損壞的情況。

1.權(quán)責(zé)不清、管理分散

油氣田企業(yè)檔案管理主要包括了以下幾種類型：①文書檔案、人事檔案、經(jīng)濟檔案，這些通常都是由行政部門負責(zé)上傳與管理的;②圖片、影像等資料，這些通常都是由宣傳部門負責(zé)保存;③部分科學(xué)研究的影像資料，通常都是由技術(shù)部門負責(zé)保存;⑤日常辦公中的電子文檔，這些文檔主要是儲存在部分科技人員的辦公電腦中;⑥文獻、教研檔案，此類檔案多儲存在企業(yè)圖書館。企業(yè)電子檔案來源不同且由不同的部門負責(zé)管理，并且檔案之間又有密切的關(guān)聯(lián)，很難劃分各個部門在檔案管理中的權(quán)責(zé)。

2.檔案管理意識薄弱

雖然油氣田企業(yè)積極開展信息化建設(shè)，建立了檔案管理系統(tǒng)，但是部分油氣田企業(yè)沒有加強院內(nèi)宣傳，系統(tǒng)雖然建立了，但是一些該作者并沒有電子檔案收集與儲存的習(xí)慣，在企業(yè)運行過程中所產(chǎn)生的海量電子檔案沒有及時上傳至系統(tǒng)中，只是簡單的保存在其辦公電腦中，缺乏及時歸檔的意識，導(dǎo)致電子檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失或缺損的情況。因此缺乏良好的檔案管理意識也是限制企業(yè)檔案管理發(fā)展的重要原因之一。

3.缺乏完善的檔案管理制度以及軟硬件設(shè)施

目前由于缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理混亂，加上權(quán)責(zé)不清，容易導(dǎo)致檔案管理開展受到較大的阻礙。同時領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)建設(shè)缺乏足夠的資金，設(shè)備陳舊，數(shù)據(jù)庫建設(shè)之后，安全系統(tǒng)建設(shè)缺乏資金支持，這些也是限制油氣田企業(yè)檔案管理發(fā)展的常見原因。

二、信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理策略

1.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理的主體終究還是人，因此要想做好檔案管理，其前提就是不斷的提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。而要想推動油氣田企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，首先需要提高檔案管理人員的信息化專業(yè)水平，其是檔案管理工作的負責(zé)人，需要不斷提高其服務(wù)意識、業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的專業(yè)水平對于企業(yè)檔案管理工作效率與質(zhì)量有著直接的影響。隨著電子檔案的投入使用，對于檔案管理人員的工作素養(yǎng)也提出了更高的要求。檔案管理人員需要具備認真負責(zé)的工作態(tài)度，檔案管理從本質(zhì)上來說還是一項服務(wù)企業(yè)發(fā)展的支持工作，電子檔案往往涉及到企業(yè)的科技部門以及行政部門，需要確保這些部門工作的順利開展。同時檔案管理者需要確保其完整性與準(zhǔn)確性，學(xué)習(xí)行政管理以及相關(guān)法律法規(guī)等方面的知識，才能夠察覺到電子檔案中的問題，確保電子檔案的應(yīng)用價值。

2.充分利用電子檔案，為社會提供更加便捷的領(lǐng)域服務(wù)

油氣田企業(yè)電子檔案的應(yīng)用需要服務(wù)于企業(yè)工作的完善，從而提高企業(yè)的社會效益與經(jīng)濟效益。電子檔案不僅僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而是需要利用先進的信息技術(shù)，在實際工作中獲得的相關(guān)信息，在信息共享的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的信息平臺，從而提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，為使用者提供更加快捷的查詢途徑。由于現(xiàn)代相關(guān)領(lǐng)域需求不斷增長，為了確保需求的便捷，需要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高企業(yè)核心競爭力。例如目前很多企業(yè)利用微信平臺開通了企業(yè)公眾號，并且在公眾號上通過實名認證的方式進行企業(yè)產(chǎn)品信息查詢，并且在公眾號上就可以了解到相關(guān)產(chǎn)品信息以及產(chǎn)品型號等。這些工作的開展都離不開電子檔案的建設(shè)，需要對企業(yè)活動數(shù)據(jù)進行匯總，從而對油氣田企業(yè)管理分析有著重要的作用。

3.加大電子檔案保護措施

檔案管理系統(tǒng)要想平穩(wěn)運行需要大量軟硬件設(shè)施的支持，需要購入設(shè)備與專業(yè)軟件，而很多企業(yè)在這方面的投入資金不足，是造成檔案管理發(fā)展速度慢的主要原因。因此需要不斷完善電子檔案軟硬件設(shè)施的建設(shè)，并且還要做好數(shù)據(jù)備份，除了常規(guī)的硬盤儲存之外，還可以利用云儲存技術(shù)將電子檔案傳輸?shù)骄W(wǎng)盤中，能夠隨時隨地對網(wǎng)盤檔案急性調(diào)取。同時在使用過程中還需要做好防火墻防護，確保電子檔案的安全性。除了防火墻之外還需要架設(shè)網(wǎng)絡(luò)入侵檢測防御系統(tǒng)，當(dāng)發(fā)生網(wǎng)絡(luò)入侵的情況時，能夠確保電子檔案的安全性。網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng)在保護數(shù)據(jù)安全中也有較好的應(yīng)用價值，能夠避免被動式病毒查殺對系統(tǒng)安全造成的危害，因此可以引入該技術(shù)，避免計算機病毒的出現(xiàn)。此外在工作中還需要提高檔案管理人員的安全意識，避免人為操作失誤引起的計算機病毒傳播，做好相應(yīng)的管理制度，不能在網(wǎng)上下載盜版軟件或打開不知道的文件。

結(jié)束語

信息化時代下油氣田企業(yè)發(fā)展面臨著新的挑戰(zhàn)，加強電子檔案建設(shè)，提高其應(yīng)用價值與管理效率，整合企業(yè)檔案資源，更好為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。目前油氣田企業(yè)正處于改革的重要時期，需要認識到電子檔案的重要性，樹立良好的服務(wù)意識，加強信息共享，從而為自身發(fā)展提供便捷信息服務(wù)，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

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