崔平 遼寧省交通高等??茖W(xué)校
內(nèi)部控制流程的設(shè)計,應(yīng)該重點將內(nèi)控目標(biāo)作為研究的出發(fā)點,然后在此基礎(chǔ)上,根據(jù)企業(yè)的整體經(jīng)營狀況、階段發(fā)展情況以及戰(zhàn)略目標(biāo)來進(jìn)行動態(tài)化的調(diào)整。比如一些發(fā)展時間段,還處于成長階段的企業(yè),應(yīng)該將管理重點放在合法合規(guī)、確保資產(chǎn)安全上,具體設(shè)計內(nèi)控管理流程;而處于成熟期的大型企業(yè)應(yīng)該將內(nèi)控流程設(shè)計定位于整體提升企業(yè)運營效率,優(yōu)化組織架構(gòu)、治理結(jié)構(gòu)為重點,從而來促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
我國的《內(nèi)部控制規(guī)范》是借鑒國際COSO 內(nèi)部控制框架內(nèi)容,用來指導(dǎo)國內(nèi)企業(yè)單位完善內(nèi)部管理。政府、企業(yè)單位在建設(shè)和實施內(nèi)部控制時,需要涵蓋到內(nèi)部控制中的五個要素:控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督。
COSO 內(nèi)部控制框架模型是企業(yè)內(nèi)控目標(biāo)、內(nèi)控要素和組織流程的三維組合。也即意味著需要將企業(yè)的內(nèi)控目標(biāo)、內(nèi)控要素等來落實規(guī)劃到企業(yè)的組織流程管理當(dāng)中。當(dāng)然,在現(xiàn)代企業(yè)普遍開始利用ERP 系統(tǒng)來構(gòu)建信息化管理平臺的情況下,內(nèi)部控制流程也可以嵌入到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中,提高企業(yè)整體的管理運營效率。
完善的內(nèi)部控制流程可以最大限度保證企業(yè)在經(jīng)營管理方面的合規(guī)性、資產(chǎn)管理方面的安全性、財務(wù)數(shù)據(jù)方面的真實性,以及其他管理信息的可靠性。是提高企業(yè)經(jīng)營管理效率,優(yōu)化企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。而要落實內(nèi)部控制的目標(biāo)和相關(guān)要素,必然要涉及企業(yè)的各類管理流程。
因此來看,企業(yè)內(nèi)部控制的有效實施,必須要建立清晰的管理流程基礎(chǔ)之上。通過分析各個流程中的關(guān)鍵控制節(jié)點,設(shè)置合理的管理組織、機構(gòu)、崗位等來落實監(jiān)督責(zé)任,優(yōu)化治理結(jié)構(gòu),構(gòu)建分權(quán)制衡管理機制[1]。通過權(quán)力之間的相互監(jiān)督、相互制衡來保證企業(yè)平穩(wěn)運行,明確具體的內(nèi)控要求和措施,讓流程管理可以在合理合規(guī)的情況下運轉(zhuǎn)。
1.內(nèi)部控制流程設(shè)計目標(biāo)。目標(biāo)的設(shè)定會給企業(yè)的發(fā)展管理指明方向,而不同的內(nèi)部控制設(shè)計目標(biāo),也會呈現(xiàn)出不同的管理側(cè)重點。針對企業(yè)的內(nèi)部控制管理,應(yīng)該重點關(guān)注于實務(wù)過程,設(shè)計出符合企業(yè)管理發(fā)展的內(nèi)部控制機制才是內(nèi)控流程設(shè)計的關(guān)鍵點所在。所以,企業(yè)在內(nèi)部控制流程的設(shè)計當(dāng)中,應(yīng)該將內(nèi)控目標(biāo)作為出發(fā)點,依據(jù)企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營需要和發(fā)展階段來選擇性調(diào)整。
2.設(shè)計思路。合理的內(nèi)控流程總體設(shè)計思路應(yīng)該包括以下幾個方面:
一是需要從組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。從企業(yè)內(nèi)部環(huán)境作為切入點,通過對內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化改善后,再針對性的為企業(yè)的核心生產(chǎn)管理活動來設(shè)定相應(yīng)的內(nèi)控管理措施;二是除去制度規(guī)范外的內(nèi)部控制流程外,還需要包括到對內(nèi)部控制進(jìn)行實時測試和調(diào)整??傮w思路可以從圖1 來進(jìn)行規(guī)劃:
圖1
流程設(shè)計的步驟:企業(yè)內(nèi)部控制管理目標(biāo)雖然集中明確,但是具體的內(nèi)控流程設(shè)計卻是一個復(fù)雜化、多線程的構(gòu)建過程。企業(yè)初始的內(nèi)部控制流程設(shè)計,需要建立在對企業(yè)整體環(huán)境了解的基礎(chǔ)之上,之后再依次針對內(nèi)控目標(biāo)的決定,當(dāng)前內(nèi)控現(xiàn)狀評估,管理風(fēng)險點、控制點,相關(guān)管理措施的擬定等環(huán)節(jié),最后再通過完成內(nèi)控流程體系的終審驗收為終點。流程環(huán)節(jié)設(shè)計的好壞將會直接影響到最終內(nèi)控管理的最終效果。
1)內(nèi)部控制的主要目標(biāo)確定。企業(yè)在運營過程中所身處的內(nèi)外部環(huán)境,會很大程度上影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理,甚至?xí)绊懙綉?zhàn)略決策。在開展內(nèi)控目標(biāo)的設(shè)計決策前,管理人員需要總體梳理企業(yè)當(dāng)前的運營現(xiàn)狀,預(yù)測企業(yè)經(jīng)營可能面臨的風(fēng)險等。在充分了解內(nèi)外部環(huán)境的基礎(chǔ)上,管理人員再圈定流程的業(yè)務(wù)范圍,明確體系構(gòu)建的主要目標(biāo)。
2)內(nèi)部控制風(fēng)險點和控制點的確定。風(fēng)險點和控制點的建立和確定,是企業(yè)內(nèi)控流程中的一個重點環(huán)節(jié)。風(fēng)險點和控制點設(shè)定是否合理,會直接影響到內(nèi)控實施的最終效果,具體需要根據(jù)當(dāng)前企業(yè)運行的總體效率和戰(zhàn)略目標(biāo)情況來進(jìn)行合理判斷。
3)企業(yè)內(nèi)部控制活動的主要考究點。其一,是要關(guān)注到企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化;其二,企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動,必須針對具體的點位環(huán)節(jié)來完善控制措施;其三,落實內(nèi)控管理評價工作,設(shè)計好評價工作的相關(guān)流程。
內(nèi)部控制環(huán)境是開展所有內(nèi)控活動的基礎(chǔ),而組織結(jié)構(gòu)則是內(nèi)控環(huán)境的根基,不同的組織結(jié)構(gòu)將會直接影響到企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、人力資源配置、管理模式等,同時組織結(jié)構(gòu)的劃分也是對權(quán)力的制衡。優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),就是優(yōu)化治理結(jié)構(gòu),是落實企業(yè)分權(quán)制衡的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
所以針對組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)部控制流程優(yōu)化,需要注意到以下幾點:
1.依法依規(guī)。企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的設(shè)計,要以國家規(guī)定要求為準(zhǔn),對企業(yè)內(nèi)部的董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確劃分,并且對工作程序給予明確落實,保證企業(yè)的決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)之間各自獨立,但是又可以相互牽制、相互監(jiān)督。
2.要符合企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)。企業(yè)的運行過程是一個不斷向短期目標(biāo)和長期目標(biāo)靠攏的動態(tài)化過程。企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標(biāo)會側(cè)重于宏觀層面,短期內(nèi)不會發(fā)生重點變化。但是企業(yè)的短期經(jīng)營管理目標(biāo),則會隨著內(nèi)外部環(huán)境、發(fā)展計劃等不斷改變調(diào)整。所以企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)體系的構(gòu)建,需要適應(yīng)企業(yè)的中短期管理運營目標(biāo),又能體現(xiàn)出企業(yè)整體的戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)方法。
1)科學(xué)合理性。組織結(jié)構(gòu)要具備透明性。透明性的要求,則是通過對國內(nèi)外諸多企業(yè)的內(nèi)部控制情況來考慮的。因為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是否透明公開化,很大程度上會決定其在利益相關(guān)者眼中的受認(rèn)可程度。這就要求在搭建或者調(diào)整組織結(jié)構(gòu)時,需要規(guī)避主觀隨意性,減少幕后操作的可能性。
2)對于組織的制衡性,也就是要考慮到各個組織機構(gòu)中的權(quán)力是否能相互平衡。組織結(jié)構(gòu)的實質(zhì)目的就是要將權(quán)力部署到各個層級和人員手中,防止權(quán)力的過度集中而導(dǎo)致專斷獨行、內(nèi)部腐化的問題,權(quán)力是否相互制衡就是組織結(jié)構(gòu)設(shè)置合理性的體現(xiàn)。
3)組織結(jié)構(gòu)需要精簡。組織層級結(jié)構(gòu)越多,內(nèi)部管理流程就會越臃腫,管理效率將會變得十分低下?,F(xiàn)代化企業(yè)已經(jīng)在逐步削減以往的金字塔式的管理結(jié)構(gòu),而逐漸推崇扁平化的管理結(jié)構(gòu)。這樣即使在面對規(guī)模龐大的企業(yè)中,也能很大程度上保證企業(yè)的內(nèi)部運行效率。
圖2 為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的大致優(yōu)化考慮:
圖2
關(guān)于組織結(jié)構(gòu)架構(gòu)、治理結(jié)構(gòu)的實際優(yōu)化設(shè)計,這里以某國有企業(yè)為例:
某國有企業(yè)主營業(yè)務(wù)是涉及國家糧油食品的收儲、加工等貿(mào)易活動,同時也負(fù)責(zé)所屬地區(qū)的政策性糧油管理工作,屬于自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧性質(zhì)的企業(yè)機構(gòu)。自2010 年以后,年國資管理部門統(tǒng)一部署,推行內(nèi)部控制的構(gòu)建,整個系統(tǒng)體系上下配置了相關(guān)的內(nèi)控管理機構(gòu)人員,并且在外界會計師事務(wù)所的輔助下初步完成了相關(guān)的內(nèi)控管理工作。之后從內(nèi)控管理的實際情況來看,取得了一定的管理成效,運行水平、管理效率有所提升,年盈利額也在穩(wěn)定上升。但是在隨后的經(jīng)營管理中,由于業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張發(fā)展,基層所屬的分支結(jié)構(gòu),手中所掌握的糧油等資源規(guī)模大幅增加,企業(yè)負(fù)責(zé)人權(quán)力過度集中所帶來的問題逐步凸顯,之后發(fā)生的多起資金貪污、公款挪用,還有管理人員擅自銷售庫存存貨等違法問題,給企業(yè)的運營帶來的很大的負(fù)面影響。此外,在糧食市場不景氣的階段中,基層企業(yè)常常采取了賒賬、預(yù)付的方式來開展市場交易,導(dǎo)致企業(yè)后續(xù)形成了大量的壞賬、呆賬。而且下屬的一些加工型基層企業(yè)不關(guān)注市場行情變化,盲目增產(chǎn),造成了企業(yè)效益下降嚴(yán)重。面對此類問題,上級管理部門就重點針對內(nèi)控問題,進(jìn)行了以此專項的革新整治。
內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化設(shè)計:
(1)完善紀(jì)檢監(jiān)察體系。該企業(yè)在此前的管理中,并未設(shè)置獨立的紀(jì)檢監(jiān)察部門,多數(shù)情況下是由人事部門、財務(wù)部門等配合協(xié)作之后開展的,但是實際的監(jiān)察效果并不理想。所以,該企業(yè)此決定健全紀(jì)檢監(jiān)察體系,從企業(yè)整體架構(gòu)層面,設(shè)置單獨的紀(jì)檢監(jiān)察部門,并且在基層的區(qū)域條件環(huán)境下,配備的專職的監(jiān)察專員;而在基層的企業(yè)層面,也聯(lián)合了企業(yè)中的綜合部門來配置專職的紀(jì)檢聯(lián)絡(luò)員,保證專員的獨立性和權(quán)威性。
(2)執(zhí)行外部董事制度。經(jīng)過當(dāng)?shù)氐膰Y部門審批備案,企業(yè)還聘請具備專業(yè)能力和素質(zhì)的行業(yè)專家,作為企業(yè)的外部董事,來負(fù)責(zé)企業(yè)的重大管理決策。
(3)執(zhí)行了總會計師委派制度。企業(yè)總部向各個地區(qū)的基層企業(yè)委派了專門的總會計師,負(fù)責(zé)對入駐的企業(yè)進(jìn)行會計基礎(chǔ)工作、財務(wù)資金、預(yù)算等工作的統(tǒng)一管理,監(jiān)督負(fù)責(zé)重大財務(wù)管理事項,并定期向總部匯報。
通過調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的治理結(jié)構(gòu)、權(quán)力的制衡分配,企業(yè)的內(nèi)部控制機制得到了有效完善。
上文已經(jīng)論述了企業(yè)具體的內(nèi)控流程設(shè)計方案,但是從實務(wù)角度來看,方案的實際操作執(zhí)行還需要保證一定的開放性和可修改性。因為每個企業(yè)的成長發(fā)展環(huán)境不同,所需要的內(nèi)控管理流程和措施也會有所差異。企業(yè)應(yīng)該重視內(nèi)控流程的調(diào)整完善工作,確保內(nèi)部控制與企業(yè)的發(fā)展運營不會脫節(jié),并且在完善設(shè)計的同時還需要重點關(guān)注后續(xù)的動態(tài)化監(jiān)督,定期對流程進(jìn)行梳理調(diào)整,以適應(yīng)企業(yè)各個階段的發(fā)展成長。