王潭

摘 要：事業(yè)單位檔案管理屬于單位的管理工作重點內容，由于電子檔案的興起，使得紙質檔案以及電子檔案統(tǒng)一化管理模式開始得到廣泛關注。本文將通過對濟寧市廣播電視臺檔案管理情況的分析，通過對電子檔案與紙質檔案管理差異的介紹，對電子檔案與紙質檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理方式方法展開深度性探討，旨在優(yōu)化電子檔案與紙質檔案的統(tǒng)一管理模式，有效降低檔案管理安全風險系數(shù)。

關鍵詞：管理環(huán)境;信息查詢方式;電子檔案;紙質檔案;事業(yè)單位

對原始實踐活動中主體行為數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計的記錄便是檔案，檔案信息是在實踐活動中得到的，是階級產生過程中保管與積累所得到的數(shù)據(jù)信息，在個體運行維護中有著極為重要的作用。由于促進文獻生成與檔案管理屬于相輔相成的關系，所以對檔案進行管理是極為必要的。在網絡信息技術與檔案管理不斷融合的環(huán)境中，對檔案管理工作實施改革，做好紙質檔案以及電子檔案的管理，將會對事業(yè)單位的檔案管理安全性以及有效性產生積極影響。

一、電子檔案與紙質檔案管理模式差異分析

（一）存儲管理環(huán)境方面

紙質存儲主要以紙張的存儲為主，對于場地和空間的溫度、濕度以及各方面情況有著一定的要求，而電子檔案主要以數(shù)字存儲模式為主，在場地方面要求更為嚴苛，雖然電子檔案的存儲器所需空間相對較小，但因為受到內部電子元器件構造等方面因素影響，對于環(huán)境的要求也相對較高。強調不僅要做好防塵以及溫濕度的管控，同時還要做好防磁場以及防摔等管理。在數(shù)碼產品、網絡技術不斷得到普及的環(huán)境下，對于電子檔案存儲所造成的干擾也變得越來越多，需要做好整體環(huán)境的管控工作。

（二）信息查詢方式方面

紙質檔案的信息檢索主要以人工檢索為主，存在檢索時長相對較長以及準確度相對較低等方面的問題。電子檔案主要以關鍵詞以及時間等關鍵要素的檢索為主，無論是檢索范圍還是檢索廣度都得到了切實提高，能夠實現(xiàn)在短時間內的精準檢索。對兩種檢索模式進行融合，能夠滿足用戶線上線下不同方面的需求，更加適合現(xiàn)代的信息檢索需要。

（三）對管理者技能要求方面

紙質檔案對于管理者的技能要求相對較低，只需要做好場館的溫度管控以及清潔，按照規(guī)定流程做好檢索以及出借記錄等各項工作即可。電子檔案管理不僅要求人員需要掌握基本的檔案管理技能，同時對于人員的計算機操作能力以及互聯(lián)網技術應用能力也有著一定要求，提出要運用計算機熟練的完成檔案建立以及檢索等各項工作。強調人員不僅要掌握信息技術應用方式方法，而且還要構建起信息系統(tǒng)管理思維，以便更好地適應新環(huán)境下的檔案管理工作。

二、紙質檔案與電子檔案統(tǒng)一管理的必要性分析

（一）有助于實現(xiàn)共贏

通過對電子檔案以及紙質檔案管理差異的分析可以發(fā)現(xiàn)，兩種檔案個有著優(yōu)勢與不足，對兩者實施統(tǒng)一化管理，能夠實現(xiàn)對兩者優(yōu)勢的有效結合，發(fā)揮出更大的作用，達到雙贏的效果。具體而言，因為電子檔案屬于高效率檔案管理模式，所以能夠有效突破紙質檔案，在使用以及管理方面的局限，可以對紙質檔案不足問題進行有效彌補，達到節(jié)約各種資源的目標。同時，利用電子檔案進行紙質檔案不足彌補過程中，能夠實現(xiàn)對兩者之間的有效促進與轉化，可以保證檔案的保存與存儲合理性。

（二）終于提升社會效益

紙質檔案與電子檔案并不能獨立完成相應管理工作，合作模式的推出能夠實現(xiàn)對檔案管理社會效益的有效提升。雖然電子檔案具有一定優(yōu)勢，傳奇無法取代紙質檔案的地位與價值。一方面，電子檔案對于信息技術過度依賴，如果在網絡或者電力出現(xiàn)問題時，會直接造成整體系統(tǒng)出現(xiàn)故障的狀況，無法獲得更多的數(shù)據(jù)信息;另一方面，電子檔案存在著一定的使用風險性，可能會因為病毒或惡意攻擊而出現(xiàn)內容被惡意篡改的狀況。鑒于電子檔案所存在的各項問題，需要通過與紙質檔案進行有效互補的方式，保證檔案的合法性以及原始性。檔案管理工作開展的主要目標，是對檔案信息數(shù)據(jù)進行深度挖掘與利用，兩種檔案管理的統(tǒng)一與規(guī)范性操作，能夠達到兩種檔案和諧共處的效果，可以保證檔案管理共贏質量，從而更好地為單位進行服務。

三、檔案管理問題分析

1.現(xiàn)階段存在著對檔案信息資源開發(fā)利用效果沒有達到預期目標的狀況，信息資源利用率相對較低，在檔案信息資源保管方面，也存在著參差不齊的問題。應考慮到信息資源采集方面的問題，需要按照相關的制度內容展開內容總結工作，但因為受到信息化資源制度等因素的限制，在檔案收集整理方面存在著和立卷編目不符合的狀況，沒有對共享機制形成有效把控，信息化資源質量也存在著有待提高之處。綜合而言，管理數(shù)據(jù)庫的建設與應用，還存在著和數(shù)據(jù)檔案存儲具體要求不符的狀況，檔案管理空間有待進行開發(fā)。

2.檔案信息內容安全保護不到位、普通資料與重要機密資料混合在一起等方面的問題，也增加了檔案信息泄露風險。按管理信息化處理存在著充分度不足的狀況，并沒有展開較高水平的檔案信息安全建設工作。對于重要檔案與普通檔案資料分析不足的問題，會直接增加機密信息被篡改的風險。同時，檔案信息的查閱審核以及利用等操作規(guī)范性不足問題，也會對檔案管理工作形成直接影響，在檔案管理規(guī)范性以及安全性方面還需要進一步提升。

3.檔案管理與檢索效率有著密切關聯(lián)，但部分單位并沒有認識到這一點，在進行檔案檢索功能優(yōu)化過程中，極為注重對檢索工具的升級以及管控，對于檔案管理工作卻有所忽視，導致存在著檢索設備工具過于精密，但檔案管理工作效率相對較低的狀況。此種狀態(tài)不僅會很容易引發(fā)檔案重疊的問題，同時也會對檔案管理效率產生不良影響，需要進一步進行改進。

四、電子檔案與紙質檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理

（一）拓寬統(tǒng)一管理渠道

需要進一步提升檔案管理信息資源的利用效率，要對檔案的管理途徑進行拓寬處理，可以從以下幾點入手完成這一目標：①通過對數(shù)字加密技術的應用，保證檔案資料的管理形式轉變質量，實現(xiàn)對典型數(shù)字化技術的升級與優(yōu)化處理，通過構建數(shù)據(jù)加密庫的方式，提供管理人員身份掃描等各項功能，保證檔案信息資料能夠與數(shù)字化檔案信息有機結合在一起，能夠通過創(chuàng)造相應條件的方式，科學展開數(shù)字化檔案管理效益統(tǒng)計，通過對各種相關技術的有效應用，實現(xiàn)對檔案的高質量收集與處理;②通過對單位檔案管理改革情況的分析以及研究，在數(shù)碼掃描識別等技術的支持之下，對紙質檔案進行掃描以及識別處理，將其設置為數(shù)碼電子標簽，利用OCR識別，推行檔案自動化管理模式，通過做好基礎設施建設的方式，對檔案自動化的建設與管理工作開展奠定良好基礎;③通過設置數(shù)據(jù)信息自動化管理以及收集等功能的方式，科學展開檢索信息數(shù)據(jù)關鍵詞以及各項因素設置，通過構建檔案管理基礎設施，推行自動化管理模式的方式，保證整體檔案管理工作的開展先進性以及智能性，確保能夠按照檔案管理的具體情況展開信息數(shù)據(jù)分析與利用。要通過對自動化建設基礎設施的運用，展開自動化管理單位的建設工作，完成更多檔案管理模式的設置;④對傳統(tǒng)檔案管理模式進行調整，通過和檔案互動率較低部分進行聯(lián)動的方式，實施多對一的互動管理模式，通過對檔案管理平臺的改革，增加檔案借閱功能以及其他方面功能，保證能夠為檔案信息使用者提供更加全面的服務，保證整體服務的個性化以及人性化水平。需要通過對檔案分類以及管控工作的不斷強化，保證檔案檢索功能的不斷提升，確保人員能夠在短時間內獲得自己想要的數(shù)據(jù)信息，增加相關工作的開展效率。