摘 要：現(xiàn)階段，我國(guó)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)始對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度進(jìn)行改革和優(yōu)化，使單位職工更加重視退休福利。深入改革養(yǎng)老保險(xiǎn)制度后，事業(yè)單位要有效管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，理解和落實(shí)管理的重點(diǎn)，做好檔案管理工作?；诖?，本篇文章以檔案管理工作的特點(diǎn)為切入點(diǎn)，分析并研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效策略，以供廣大工作人員參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;養(yǎng)老保險(xiǎn)

引言

自我國(guó)事業(yè)單位全面實(shí)施養(yǎng)老保險(xiǎn)后，養(yǎng)老保險(xiǎn)問(wèn)題得到了改善和優(yōu)化，國(guó)家開(kāi)始更加重視養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，但也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)提出了更高的要求。由于單位開(kāi)展的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，改革和完善進(jìn)程將受到多方面因素的影響，有必要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有效研究，完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的具體程序，確保管理制度的規(guī)范和準(zhǔn)確，保障有關(guān)人員的切身利益。

1 檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)

由于參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，例如辭職、調(diào)動(dòng)、脫離原單位、被辭退等原因，導(dǎo)致流動(dòng)人員沒(méi)有固定的工作單位與工作，因此，職位級(jí)別、工資制度和工作單位等個(gè)人信息不是靜態(tài)的。這些信息會(huì)隨著主觀(guān)和客觀(guān)因素的變化而變化。雇員就業(yè)信息有調(diào)整的跡象，養(yǎng)老金保險(xiǎn)也會(huì)相應(yīng)改變。因此，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的動(dòng)態(tài)特性更加明顯。

1.2檔案數(shù)量多

社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)企業(yè)檔案管理的對(duì)象及其服務(wù)的對(duì)象都具有特定的社會(huì)性，所以，就決定著傳統(tǒng)社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容重復(fù)性、信息來(lái)源廣泛性、數(shù)量繁多性、而傳統(tǒng)的社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理只局限于集體企業(yè)或國(guó)有企業(yè)中的退休人員，而傳統(tǒng)的社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)企業(yè)檔案管理流程中，也只有最簡(jiǎn)單的信息采集、整合、管理工作，即由企業(yè)單位中的各級(jí)人員組織管理。但隨著國(guó)家事業(yè)單位隊(duì)伍的日益擴(kuò)大，以及養(yǎng)老保險(xiǎn)體制改革的深化，參與養(yǎng)老保險(xiǎn)的事業(yè)單位也逐漸增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)的受益群體也日漸擴(kuò)大。而在與此同時(shí)，其檔案的數(shù)量卻在日漸增加，并且出現(xiàn)了逐漸增加的勢(shì)頭。

1.3以人為本原則

事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的內(nèi)容，包括檔案的整理都是以人為基本服務(wù)對(duì)象。因此，各機(jī)構(gòu)的檔案管理應(yīng)遵循以人為本的原則。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位中養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理工作不重視

一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，忽視了機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案管理工作，對(duì)老年檔案管理的知識(shí)在簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)和整理方面仍然停滯不前，檔案管理能力總體水平不高，消極、敷衍了事，相關(guān)人員的思想觀(guān)念和工作狀態(tài)沒(méi)有得到正確的調(diào)整，使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的有效性大大降低，其不僅影響?zhàn)B老保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量，而且制約了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展水平。

2.2檔案管理人員素質(zhì)較低

由于以往教育條件有限，我國(guó)許多事業(yè)單位檔案工作者的教育文化水平低，業(yè)務(wù)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力有限，許多檔案工作者是從其他部門(mén)借調(diào)的，缺乏專(zhuān)業(yè)背景，專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)薄弱。在實(shí)際工作中，檔案管理的細(xì)節(jié)無(wú)法落實(shí)。此外，大多數(shù)工作人員仍然抱有“鐵飯碗”的思想，導(dǎo)致實(shí)際工作缺乏熱情和創(chuàng)新，工作方法落后，質(zhì)量得不到保證[1]。

2.3檔案管理信息化程度低

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，給社會(huì)各界和養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理和工作方式帶來(lái)了深刻的變化。電子檔案具有空間小、效率高、信息共享方便等優(yōu)點(diǎn)，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問(wèn)題。然而，目前我國(guó)許多地區(qū)高校信息化建設(shè)水平不高。一方面受到當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)條件的制約，無(wú)法及時(shí)引進(jìn)完善的檔案管理設(shè)備。另一方面，由于檔案管理人員沒(méi)有形成正確的信息檔案管理思想，存在著檢索和重復(fù)檢索不明確的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的策略

3.1提高檔案管理工作的重要程度

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要通過(guò)相應(yīng)的方法宣傳檔案管理工作，使領(lǐng)導(dǎo)和職工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)。為保證工作單位的順利發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)要提高注意并加強(qiáng)引導(dǎo)，在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方面亦是如此，對(duì)檔案管理的重視程度將決定其開(kāi)展這項(xiàng)工作的態(tài)度，因此，有關(guān)人員需要采取實(shí)際行動(dòng)引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，利用文件或資料給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象，要向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理的實(shí)際情況，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)發(fā)展單位產(chǎn)生積極的影響。重視檔案保存與管理，切實(shí)做好檔案管理工作，積極推廣檔案保管制度與標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)全體工作人員深刻了解檔案保管的重要積極意義，形成現(xiàn)代管理觀(guān)念下的全社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化工作人員責(zé)任感，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)能力與社會(huì)服務(wù)意識(shí)，搞好檔案保管工作。

3.2創(chuàng)新檔案管理的方式

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理是時(shí)代不斷發(fā)展后的必然需要，更是當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高自身工作效率以及質(zhì)量的重要途徑為了與時(shí)俱進(jìn)，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要在創(chuàng)新過(guò)程中發(fā)展現(xiàn)代化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高服務(wù)水平，充分發(fā)揮自身的價(jià)值和作用。在信息化時(shí)代，單位實(shí)行檔案管理，有效地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改革和完善檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息管理，確保更好地為社會(huì)服務(wù)。信息文件管理可以簡(jiǎn)化工作流，提高管理效率和質(zhì)量。目前，大多數(shù)單位都可以實(shí)現(xiàn)信息檔案的管理，而且檔案管理的質(zhì)量和效率都很高。單位內(nèi)可建立數(shù)字文檔系統(tǒng)，比運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等傳統(tǒng)文字?jǐn)?shù)據(jù)，更方便地存儲(chǔ)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，從而形成一個(gè)高度自動(dòng)化的檔案系統(tǒng)。運(yùn)用最先進(jìn)的信息智能化技術(shù)，形成信息智能化管理系統(tǒng)，搜索、篩選、獲取和管理重要信息，并建立交互式管理系統(tǒng)。共享電子檔案資料，將進(jìn)一步優(yōu)化結(jié)構(gòu)和健全管理體系，提升服務(wù)質(zhì)量[2]。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)

新時(shí)期的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)職工提出了更高的要求，檔案管理人員只有提高自身的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提高良好的道德水準(zhǔn)和職業(yè)素養(yǎng)，才能更好地進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作。首先，充分利用社會(huì)資源，聘請(qǐng)行業(yè)專(zhuān)家對(duì)基層員工進(jìn)行理論培訓(xùn)，傳授勞動(dòng)者豐富的理論知識(shí)，幫助勞動(dòng)者形成完善的理論體系。其次，組織單位要密切關(guān)注上級(jí)單位的培訓(xùn)安排，為單位職工爭(zhēng)取培訓(xùn)機(jī)會(huì)，促進(jìn)上級(jí)單位的精神溝通。再次，推進(jìn)信息化建設(shè)，組織信息化培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握豐富的信息化手段，并能將這些先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到日常檔案管理工作中。最后，在明確分管領(lǐng)導(dǎo)所在的檔案工作范圍內(nèi)，將檔案管理工作與業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作同時(shí)納入到考核范圍內(nèi)，在每年年初制定工作計(jì)劃、制定崗位職責(zé)以及工作標(biāo)準(zhǔn)，并在年末針對(duì)這一年的工作計(jì)劃進(jìn)行考核，以此來(lái)監(jiān)督檔案管理工作人員在工作時(shí)的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)，為參保單位以及個(gè)人提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.4制定完善的檔案管理制度

事業(yè)單位建立的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度應(yīng)當(dāng)科學(xué)化、規(guī)范化、可操作性強(qiáng)，確保管理的順利進(jìn)行。為了使檔案管理更加合理、科學(xué)、規(guī)范，應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和單位實(shí)際情況，完善和建立檔案管理制度，切實(shí)加強(qiáng)管理，充分發(fā)揮檔案管理的職能作用。具體可分為以下幾種完善的方式：（1）確定檔案歸檔的時(shí)間、要求以及范圍。（2）構(gòu)建養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案保管制度，以此來(lái)為暗桿的安全、庫(kù)房設(shè)備的符合標(biāo)準(zhǔn)提供有效的保障。（3）建立檔案保密制度，并對(duì)保密的規(guī)定與要求進(jìn)行明確。（4）建立檔案應(yīng)用制度，明確檔案的應(yīng)用范圍、應(yīng)用方式以及應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。（5）建立檔案管理責(zé)任制度，明確每一個(gè)檔案管理工作人員的職責(zé)、內(nèi)容、要求與工作范圍，保證責(zé)任制度以及崗位職責(zé)落實(shí)到每一為工作人員身上，使管理責(zé)任制度更加規(guī)范，為后期工作的順利開(kāi)展提供制度的保障。為此，事業(yè)單位要盡快健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，不斷完善檔案管理工作，實(shí)行現(xiàn)代化管理模式[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，近年來(lái)，事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理受到了有關(guān)部門(mén)的高度重視。通過(guò)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并采取有針對(duì)性的措施加以解決，使養(yǎng)老保險(xiǎn)管理在一些方面取得了一定的成效。但由于我國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的范圍不斷擴(kuò)大，以及社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)性質(zhì)和工作量日益增大，使得社會(huì)保障工作受到了很大挑戰(zhàn)。所以，為做好全社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作，有關(guān)政府部門(mén)和社會(huì)保障行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的監(jiān)督管理，維護(hù)參加養(yǎng)老保險(xiǎn)對(duì)象的基本權(quán)利。

參考文獻(xiàn)：

[1]莊冀.機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革面臨的問(wèn)題與完善對(duì)策[J].老字號(hào)品牌營(yíng)銷(xiāo)，2021（08）：37-38.

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[3]鄭夕云.做實(shí)城鄉(xiāng)居民社保注銷(xiāo)登記檔案，促進(jìn)養(yǎng)老金規(guī)范發(fā)放[J].就業(yè)與保障，2020（19）：22-23.

作者簡(jiǎn)介：

楊學(xué)英（1982-），女，彝族，四川省涼山彝族自治州鹽源縣，館員，研究方向：檔案管理。