馬文萃

摘 要：檔案管理的信息化發(fā)展在社會(huì)信息化發(fā)展旅程中也是必然趨勢(shì)。不論是社會(huì)進(jìn)步還是企業(yè)發(fā)展都離不開檔案建設(shè)，檔案管理的信息化建設(shè)有助于提升檔案管理效率。論文主要圍繞檔案管理信息化發(fā)展的趨勢(shì)展開討論。同時(shí)也提出了一些促進(jìn)檔案信息化發(fā)展的有效策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理的信息化建設(shè)在現(xiàn)階段已有成效，但是對(duì)現(xiàn)實(shí)狀況的分析來看需要改進(jìn)和注意的問題還很多?；诖?，針對(duì)如何推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)行探究十分有必要。

一、檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)及意義概述

現(xiàn)如今已經(jīng)是信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)也在不斷革新和發(fā)展。在這中環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)改革的步伐也加速推進(jìn)，檔案管理的難度也凸顯出來。檔案管理的信息化不但能夠提升工作人員的工作效率，而且對(duì)檔案信息資源統(tǒng)一整合和共享也有很大的幫助。信息化的便捷和實(shí)效性能夠更好的滿足檔案管理的有效建設(shè)，讓工作更清晰和有效，從這寫特點(diǎn)上來看，檔案管理的信息化建設(shè)和運(yùn)行對(duì)促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展來說是有很積極的影響的。

檔案信息化管理逐步推進(jìn)的過程中，各個(gè)環(huán)節(jié)的管理有效性也隨之提升，并且能夠更好的保護(hù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。除此之外，檔案管理的信息化建設(shè)能夠從很大程度上節(jié)省檔案管理部門的存儲(chǔ)空間，并且更清晰直觀和便捷，對(duì)于檔案管理工作人員來講，工作也會(huì)輕松很多。

傳統(tǒng)的檔案管理模式以手工編纂為主，將逐步退出歷史，如果說檔案分類檢索的工作還要靠手工明顯的效率不會(huì)很高。更不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要。所以要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。比如大容量硬盤等等的設(shè)備。更合理高效的管理檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)如今檔案信息量大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過歲月的沉淀容易損壞丟失。也不符合如今提倡的綠色低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。所以首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式。跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。在計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展條件下，檔案管理的方式也要隨之發(fā)生變化。如今檔案管理有網(wǎng)絡(luò)化、電子信息化、數(shù)字化等動(dòng)態(tài)發(fā)展趨勢(shì)。

二、檔案管理信息化的原則

（一）文件集成

檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是檔案一體化。要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。并且與自動(dòng)化同步不需要納入自動(dòng)化的總格局，同時(shí)檔案管理人員具備較高的文化素養(yǎng)，將檔案管理與電子相結(jié)合。對(duì)于檔案管理的內(nèi)容檔案工作者要能夠積極準(zhǔn)確的介紹，非常清晰地進(jìn)行檔案管理工作。真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理和文件規(guī)定的實(shí)際需要。

（二）備案雙軌制。

檔案管理信息化。將紙質(zhì)文件過渡到電子文件檔案的雙重管理，必須堅(jiān)持轉(zhuǎn)變的原則。電子檔案更加便于管理和使用但是沒有法律效力，但不能成為憑證，針對(duì)我國的國情背景，傳統(tǒng)檔案與電子檔案需要并存，并且這種模式會(huì)長(zhǎng)期存在，傳統(tǒng)檔案的保存和管理，跟電子檔案的保存與管理使用同時(shí)進(jìn)行，紙質(zhì)文件和電子文件共存下去，國家檔案管理局的要求是電子文件紙質(zhì)文件的版本要完全一致，這樣信息化建設(shè)在跟上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代步伐的同時(shí)，能夠達(dá)到深化檔案社會(huì)化服務(wù)的要求。

（三）前瞻性原則。

檔案信息化建設(shè)的最終目的是要建立數(shù)字檔案館。實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置利用。能夠最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。通過信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案資源和檔案管理來時(shí)達(dá)到這一目的。需要分階段層次并且有序的進(jìn)行。可想而知這是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在建設(shè)過程中所需要的各種。配套設(shè)施比如硬件網(wǎng)絡(luò)軟件開發(fā)等的投資，成本都是較高的。所以在檔案管理信息化建設(shè)過程中。在財(cái)力允許的情況下，要審時(shí)度勢(shì)深入調(diào)查，科學(xué)合理的進(jìn)行推進(jìn)。要保證軟硬件配置達(dá)到一致。軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)能夠在有限的資金支持下。最大程度的在信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)中發(fā)揮最大的效用。以保證軟硬件資源的持續(xù)性，這樣才能夠真正的適應(yīng)當(dāng)前信息產(chǎn)業(yè)的與要求。

（四）合作原則。

檔案信息化的建設(shè)包括的方方面面比如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理規(guī)范建設(shè)數(shù)據(jù)庫建設(shè)等等，這些對(duì)于資金技術(shù)、人才等方面的要求都很嚴(yán)格。如果企業(yè)內(nèi)人力財(cái)力有限，是很難獨(dú)立完成這些項(xiàng)目的。這樣也不利于建立檔案和信息資源系統(tǒng)，所以合作原則也是很關(guān)鍵的，要加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)。得到部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持配合，才能夠確保工作的順利開展。

（五）實(shí)用原則。

檔案信息化建設(shè)不光只是在數(shù)量，上有所。更要在質(zhì)量上有所保證，檔案信息化建設(shè)，要堅(jiān)持實(shí)用性的原則。選擇性的對(duì)館藏檔案，全文進(jìn)行數(shù)字化。還要對(duì)信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式進(jìn)行清楚的表述，利用自己的特色來滿足信息服務(wù)的需求。

三、檔案管理的信息化發(fā)展的條件及局限性

（一）檔案管理信息化發(fā)展的條件

現(xiàn)如今已進(jìn)入信息技術(shù)時(shí)代。給人們帶來了諸多便利，軟硬件的設(shè)施齊全?？萍歼M(jìn)步時(shí)代發(fā)展也要求檔案管理工作需要更加的全面高效。檔案管理信息化發(fā)展的條件需要更加的完善，我們數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。都為檔案管理的信息化發(fā)展帶來了幫助。各單位的檔案管理部門對(duì)硬件設(shè)施的匹配也更加的注重。對(duì)不同種類的打印機(jī)相機(jī)等等逐步完善。這都給信息化檔案管理信息化的發(fā)展提供了有利的條件。

檔案信息的安全性對(duì)于社會(huì)發(fā)展和管理工作都十分的重要，要引起高度的重視，信息的保密工作要到位，信息如果泄露對(duì)工作社會(huì)都會(huì)帶來很嚴(yán)重的后果。隨著科技的進(jìn)步檔案管理的信息化管理技術(shù)也在推進(jìn)。雖然提高了檔案管理的工作效率，但是也有弊端。由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn)性。對(duì)于檔案信息竊取私密的問題也還有待完善。傳統(tǒng)的檔案管理大多數(shù)是人為損害問題。這種問題在檔案信息化管理之后會(huì)得到改善。數(shù)字化管理可以拉長(zhǎng)檔案的保管期限。能夠避免檔案信息的破壞破損和丟失。其特有的數(shù)字拷貝功能也起到補(bǔ)償檔案信息原件的作用;計(jì)算機(jī)的光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)較好的解決了大量信息存儲(chǔ)困難的問題，這使得管理人員的工作量減少、工作效率提高。

（二）檔案官理信息化發(fā)展的局限性