付瓊麗

（簡陽市疾病預(yù)防控制中心，四川 簡陽 641400）

信息化時代下，“互聯(lián)網(wǎng)+”的快速發(fā)展，使得各行業(yè)都出現(xiàn)了較大程度的變化。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢。而且將“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，可以促進其與檔案管理工作的深度融合，讓檔案管理工作效率得到全面提升，檔案信息的應(yīng)用更為高效，事業(yè)單位能夠更快更好的發(fā)揮自身的公共服務(wù)職能。

一、事業(yè)單位檔案分類及特征

（一）事業(yè)單位檔案分類

一般而言，事業(yè)單位檔案主要分為文書、專門、科技、聲像等多個類型。事業(yè)單位行政的行政管理事務(wù)活動，會形成文書檔案，具體涵蓋命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)等內(nèi)容。事業(yè)單位的生產(chǎn)技術(shù)、自然科學(xué)研究與基礎(chǔ)建設(shè)等方面形成殼雞蛋干，涵蓋圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書等科技文件材料。在所開展的具有較強專業(yè)性的活動中，為了確保相關(guān)職能目標(biāo)實現(xiàn)，所形成及使用，存在利用、查考及保存價值的歷史記錄，涵蓋財會、科研及出版刊物相關(guān)的檔案信息。各部門或個人在社會實踐活動過程中，所形成的與社會、國家及單位相關(guān)、且具有較高保存價值的影片、錄音、錄像等，具體涵蓋事業(yè)單位所進行的各類主要職能活動、工作成果和存在問題的聲像，知名人士及各級領(lǐng)導(dǎo)參與本單位相關(guān)重要活動的聲像和組織參與重要會議及外事活動，及其他存在保存價值的聲像等。

（二）事業(yè)單位檔案資料的呈現(xiàn)特征

1.承載介質(zhì)異質(zhì)化。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案資料的承載介質(zhì)變化是事業(yè)單位檔案資料變化的首要表現(xiàn)。傳統(tǒng)模式下，檔案資料基本都是以紙質(zhì)形式進行存儲，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，依次出現(xiàn)了光盤、磁盤、U 盤、移動硬盤等各類存儲介質(zhì)，實現(xiàn)對視頻、音頻及圖片等各類資料的存儲。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的逐漸發(fā)展，部分檔案資料已經(jīng)開始向著無介質(zhì)的云盤、網(wǎng)盤方向發(fā)展了。

2.資料形式更為多樣。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，事業(yè)單位的檔案資料所體現(xiàn)出的另一明顯特征是資料形式更為多樣。其主要體現(xiàn)為，當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案信息的記錄形式，由之前的純文本形式，逐漸拓展為圖片、文字、音頻、視頻、網(wǎng)頁及數(shù)據(jù)庫等多個形式。多樣的資料形式，直接影響檔案資料的收集、整理、存儲與應(yīng)用，使得檔案管理工作面臨諸多問題。

3.數(shù)據(jù)信息量巨大。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，海量的數(shù)據(jù)信息是事業(yè)單位檔案管理工作的特點之一。較傳統(tǒng)保存期限短、內(nèi)容相對簡陋的紙質(zhì)信息記錄而言，海量的電子信息需要以GB、TB 為單位進行計量，所以巨量的數(shù)據(jù)信息，已經(jīng)成為事業(yè)單位管理檔案工作的重點之一。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化的重要意義

（一）提升檔案管理工作的效率

通過應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)技術(shù)，可以讓事業(yè)單位將“互聯(lián)網(wǎng)+”和檔案管理工作相結(jié)合，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建新的模式，使得相關(guān)工作的效率得到有效提升。事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的工作較為繁雜，涵蓋單位工作的多個方面。在當(dāng)前事業(yè)單位持續(xù)進行體制改革的基礎(chǔ)上，其所形成的信息數(shù)量不斷增加，所以要求事業(yè)單位能夠通過對互聯(lián)網(wǎng)平臺的合理利用，更為高效的收集和處理檔案信息，切實提升檔案管理的工作效率。

（二）有助于保障事業(yè)單位的高效運轉(zhuǎn)

事業(yè)單位的檔案作為原始記錄材料，負(fù)責(zé)記錄事業(yè)單位過去的工作情況。提升其在檔案管理方面的水平，能夠讓檔案信息的查詢和應(yīng)用更為高效，能夠更好的支持事業(yè)單位開展相關(guān)工作，為其提供具有更強專業(yè)性和實效性的參考依據(jù)，充分體現(xiàn)自身價值，促進企業(yè)更快更好的制定決策，保障事業(yè)單位的高效運轉(zhuǎn)。

（三）有助于建設(shè)事業(yè)單位的信息化管理體系

結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)技術(shù)，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行優(yōu)化，能夠讓其在信息化方面的建設(shè)水平得到顯著提升。通過構(gòu)建高效率的檔案管理信息平臺，能夠促進事業(yè)單位各部門和檔案管理部門之間的關(guān)聯(lián)，對檔案信息資源進行及時的收集和整理，切實保障當(dāng)前信息的完整和安全。而且在事業(yè)單位的信息化建設(shè)過程中，檔案管理的信息化建設(shè)是其中的核心組成部分，通過促進其信息化建設(shè)水平的全面提升，能夠為建設(shè)事業(yè)單位的信息化管理體系夯實基礎(chǔ)。

三、當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理方面存在的不足

（一）管理層對于檔案管理缺乏足夠重視

事業(yè)單位在任用人才、安排工作日程和資金周轉(zhuǎn)等核心關(guān)鍵內(nèi)容方面，管理層都會予以高度重視，但對于檔案工作，則容易忽略太多。對于當(dāng)前檔案管理體制不完善的情況，未能合理制定有效的工作規(guī)定，未能確保檔案信息的及時更新，網(wǎng)絡(luò)資料的同步性沒有達到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致諸多關(guān)聯(lián)問題的出現(xiàn)。

（二）管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)存在不足

高素質(zhì)人才是檔案管理工作提升的重要基礎(chǔ)。未掌握專業(yè)技能的檔案管理人員，勢必缺乏大量的管理技巧，難以緊跟時代腳步，對管理方案進行持續(xù)的優(yōu)化與更新，甚至?xí)驗樵诠芾磉^程中所形成的數(shù)據(jù)資料不準(zhǔn)確，而對事業(yè)單位的正常運營產(chǎn)生影響的情況。

（三）管理形式不夠規(guī)范

想要提升事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量及效率，就必須要做好相關(guān)的必要準(zhǔn)備工作。如果管理人員在工作過程中，缺乏一些先進完善的基礎(chǔ)設(shè)施和知識，其管理效果會大打折扣，難以實現(xiàn)預(yù)期。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)已經(jīng)得到快速的發(fā)展，但依然存在著部分事業(yè)單位的管理人員，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的資料管理形式，管理措施的落后、現(xiàn)代化程度的不足及思維層面的局限，導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案管理方面存在嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量較低、專業(yè)性較差、管理效率較低等情況。因為缺乏完善的規(guī)章條例，管理人員無法根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進行資料統(tǒng)計和處理，無法判斷哪些數(shù)據(jù)需要制定、哪些數(shù)據(jù)沒有問題，即便是按自己的想法進行分配處理，從而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息誤差較大。

四、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施

（一）健全其檔案相關(guān)的管理制度

事業(yè)單位需要積極引進和應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)思想，貫徹落實互聯(lián)網(wǎng)思維，突破當(dāng)前的禁錮。在與外界進行交流的過程中，要能夠主動、積極的了解相關(guān)新技術(shù)，充分掌握相關(guān)的知識和技能。通過單位內(nèi)部開會研討的形式，使用集體獻策的方式，確定互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)在檔案管理工作中的實踐應(yīng)用，在對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的具體使用過程中，要充分結(jié)合自身的具體情況，對檔案管理的模式進行變革創(chuàng)新，同時要采取不定期的方式全面檢查和分析事業(yè)單位的基本資料電子化信息，確保檔案管理的準(zhǔn)確和高效。

（二）強化其檔案管理能力

隨著互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)與事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸融合，能夠大幅提升操作便利性，但對于部分商業(yè)管理工作者而言，相關(guān)技術(shù)的掌握還存在一定難度，需要花費一定的時間進行學(xué)習(xí)。在工作過程中，通過培養(yǎng)管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維，促進其逐漸強化基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理能力，達到推動管理工作有序發(fā)展的目的。還可以采取事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)的方式，結(jié)合對外交流的形式，獲得基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理相關(guān)知識，提升管理人員的管理技能。事業(yè)單位還可以領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員自行建立相關(guān)的學(xué)習(xí)團隊，在業(yè)余時間進行學(xué)習(xí)交流，分享管理工具的使用經(jīng)驗。并采取定期比拼工作技能的方式，通過應(yīng)用合理的激勵機制，獎勵學(xué)習(xí)能力較強、思維較為活躍的檔案管理人員，以此形式，能夠較好的解決檔案管理人員工作消極等問題，保障檔案信息的及時和完善。

（三）確保事業(yè)單位檔案管理的與時俱進發(fā)展

互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)的發(fā)展是與時俱進的，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展革新，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)就自身的檔案管理工作進行持續(xù)的優(yōu)化升級，持續(xù)關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案信息的管理工作進行持續(xù)性優(yōu)化，切實提升其使用的便捷性。所以要求事業(yè)單位必須從各角度共同入手，真正做到與時俱進發(fā)展。

1.對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行優(yōu)化，提升歸檔質(zhì)量。

當(dāng)前的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，隨著各類先進技術(shù)應(yīng)用的逐漸增加，檔案管理工作的復(fù)雜程度也大幅上升。在此背景下，要求檔案管理人員必須要能夠緊跟時代發(fā)展腳步，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，切實保障網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的歸檔質(zhì)量。此外還可以采取與新媒體運營商深度合作的方式，強化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的收集與分析工作，結(jié)合事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)用戶實際特點，針對性的進行歸檔處理，提升歸檔質(zhì)量。

2.構(gòu)建檔案信息的管理平臺，建設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫。

在檔案管理過程中，其基礎(chǔ)工作之一是開發(fā)檔案信息所蘊含的各類資源，所以要求檔案管理部門充分把握當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)歷史機遇，深入了解“互聯(lián)網(wǎng)+”，合理增加人力、資金和技術(shù)層面的投入，通過共同推進軟件及硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)工作，加強對各類信息資源的整合，讓檔案管理能夠與互聯(lián)網(wǎng)深度融合，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建健全的檔案管理信息化平臺，促進檔案管理工作向著信息化的方向有序發(fā)展。此外，在具體工作開展過程中，事業(yè)單位還需要按照自身的具體情況，積極促進檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，合理分類檔案信息，對檔案信息的服務(wù)渠道進行拓展延伸，使得檔案信息的使用者能夠在查閱和檢索檔案信息時，獲得更為便利的服務(wù)。

3.對信息化環(huán)境進行優(yōu)化，切實提升檔案信息的安全層次。

信息安全是檔案管理工作過程中的重要組成部分，軟件、硬件、人員、信息、內(nèi)容環(huán)境及社會環(huán)境等都可能會導(dǎo)致安全問題的出現(xiàn)，其中信息的安全保密工作是其核心內(nèi)容。在對檔案信息開展保密工作的過程中，需要基于規(guī)章制度和運行環(huán)境等層面入手。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，傳播和共享信息都存在一定的開放性，如此使得檔案管理過程中的保密工作難度較大。所以想要保證檔案信息的安全保密，不僅需要就內(nèi)部管理強化相關(guān)的體制建設(shè)工作，對工作人員進行嚴(yán)格要求，同時還需要落實信息系統(tǒng)的安全管理工作，關(guān)注各類計算機病毒的變化情況，及時修復(fù)相關(guān)漏洞，并制定完善的應(yīng)急措施，切實保障檔案管理信息化環(huán)境的安全。

五、結(jié)語

在當(dāng)前的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，各類挑戰(zhàn)和機遇共同存在。事業(yè)單位檔案管理部門必須要充分認(rèn)識到“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)優(yōu)勢，明確自身在檔案管理方面所存在的不足之處，合理采取有效措施，健全檔案相關(guān)的管理制度，強化檔案管理能力，確保事業(yè)單位檔案管理的與時俱進發(fā)展，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行優(yōu)化，提升歸檔質(zhì)量，構(gòu)建檔案信息的管理平臺，建設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫，對信息化環(huán)境進行優(yōu)化，切實提升檔案信息的安全層次，多方角度共同入手，有效優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作。