李慶娜

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)對(duì)提升管理效率和管理質(zhì)量具有很重要的影響?，F(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)，通過建設(shè)數(shù)字化檔案管理制度、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、有效處理紙質(zhì)檔案資料、提升檔案管理服務(wù)水平等方式，促使檔案管理工作得以有效開展。對(duì)于實(shí)踐開展不良的情況，探討數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用情況，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理良好開展提供支持。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)

基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理工作良好開展具有很積極的影響。結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)，采用數(shù)字化技術(shù)，不但能夠提升檔案管理服務(wù)水平，同時(shí)也避免了資源浪費(fèi)。因此，有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，是檔案管理工作的重要選擇，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位未來發(fā)展的重要方向?；诖?，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，應(yīng)探討數(shù)字化技術(shù)的具體應(yīng)用，促使檔案管理工作得以良好推進(jìn)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用必要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理是比較重要也是很龐大的一個(gè)模塊，其工作形式的先進(jìn)性和工作開展的效率性，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位良好運(yùn)行具有至關(guān)重要的作用。在傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響下，無論是工作人員的工作能力還是技術(shù)使用都具有很明顯的局限性，而管理理念的落后使得管理工作具有明顯的滯后性，同時(shí)，也沒有相對(duì)完善的制度作為支撐。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案多以紙質(zhì)化形式體現(xiàn)，紙質(zhì)材料的特殊性對(duì)于保存方式和保存空間具有很高的需求，使得管理工作開展困難非常大，經(jīng)常會(huì)發(fā)生材料丟失、管理混亂、處理麻煩等問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員構(gòu)成平均年齡比較大，尤其是很多年紀(jì)比較大的工作人員文化程度較低、管理理念落后，同時(shí)，針對(duì)年紀(jì)比較大工作人員的培訓(xùn)非常少，導(dǎo)致檔案管理工作的開展所能實(shí)現(xiàn)的科學(xué)性和先進(jìn)性非常有限。長此以往，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作會(huì)面臨很大的問題。而通過當(dāng)前時(shí)代的高速發(fā)展，很多年輕群體進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位，使得很多現(xiàn)代化技術(shù)得以步入檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理工作的高效性和先進(jìn)性具有極大的提升。數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)隨處可見，其無論對(duì)于更新管理理念還是革新管理模式都具有十分突出的作用。數(shù)字化技術(shù)的引入是時(shí)代發(fā)展的必然，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)步的必要途徑。具體體現(xiàn)方式如下：

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位以往的檔案資料都是紙質(zhì)形式，無論是管理還是借閱都很不方便。傳統(tǒng)形式下檔案管理方式是將紙質(zhì)檔案放置在檔案柜中，同時(shí)，柜門上會(huì)張貼一張資料目錄，在查找檔案資料時(shí)也主要依靠這些目錄，但是，問題在于如果工作人員出現(xiàn)漏看錯(cuò)看的情況，不利于之后的工作開展。而通過運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，只需要輸入關(guān)鍵詞，其管理平臺(tái)就會(huì)提供相應(yīng)的文檔，無須花大量的時(shí)間去尋找。同時(shí)，借閱環(huán)節(jié)也不必經(jīng)過一步步的審批，只需要在平臺(tái)上提交申請(qǐng)即可。其次，紙質(zhì)檔案在分散嚴(yán)重的情況下，檔案管理部門想要實(shí)現(xiàn)檔案資料的全面化管理非常困難。而在數(shù)字化技術(shù)的加持下，檔案資料提交很方便，能夠極大避免資料分散情況。同時(shí)，數(shù)字化管理平臺(tái)具有的銷毀功能，在提升檔案資料安全系數(shù)的同時(shí)，也促使檔案銷毀工作更加便利，避免了對(duì)紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。最后，通過對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，避免了很多安全隱患。針對(duì)紙質(zhì)檔案開展的保存工作對(duì)人力和物力要求很高。比如，如果檔案室比較潮濕，很有可能會(huì)導(dǎo)致檔案受潮發(fā)霉;而如果檔案室比較干燥的情況下，很有可能會(huì)導(dǎo)致檔案燒毀。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，無需放置在檔案室，也無需注意過多的問題，檔案就能夠?qū)崿F(xiàn)有效的管理，不必定期花費(fèi)大量的時(shí)間維護(hù)管理，充分提升了管理工作效率。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用策略

1.建設(shè)數(shù)字化檔案管理制度

從現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展的情況來看，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，樹立數(shù)字化檔案建設(shè)目標(biāo)，明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理未來發(fā)展的方向，進(jìn)而促使檔案管理制度建設(shè)良好推進(jìn)。從當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)來看，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐步深入到人們生活工作中的各個(gè)角落，并且從高效的工作效率和優(yōu)質(zhì)的生活水平來看，數(shù)字化技術(shù)具有不可替代的作用。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這一社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而改革優(yōu)化檔案管理工作，將數(shù)字化技術(shù)有效落實(shí)到管理工作當(dāng)中，促使檔案管理工作能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位未來發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理制度是管理工作開展的根本依據(jù)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該著手于建設(shè)數(shù)字化檔案管理制度，以數(shù)字化的角度進(jìn)行工作流程優(yōu)化，從而切實(shí)提升管理工作開展的效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理層應(yīng)該明確作為領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，主動(dòng)了解數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展情況和具體運(yùn)用，并積極推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)落實(shí)到檔案管理工作當(dāng)中。有意識(shí)地對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀開展調(diào)查，投入相應(yīng)的人力、物力，強(qiáng)化數(shù)字化設(shè)備建設(shè)，完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備體系，為之后的數(shù)字化檔案管理工作提供充分的支撐。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位想要促使數(shù)字化技術(shù)良好落實(shí)在檔案管理中，首先要做的就是完善相應(yīng)的制度體系，促使接下來的工作開展具有充分的支持。而想要建設(shè)數(shù)字化制度，首先，要對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作情況進(jìn)行分析，進(jìn)而有針對(duì)性地對(duì)制度進(jìn)行建設(shè)完善，確保其能夠很好地推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展。而檔案管理制度具體可以分為幾個(gè)方面，管理人員應(yīng)該從不同的管理角度進(jìn)行思考，有的放矢地完善檔案制度。針對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)整理工作，檔案管理人員工作開展不僅要在部門內(nèi)部，還會(huì)涉及其他部門。因此，每個(gè)檔案管理部門人員都應(yīng)該投身到制度建設(shè)中，促使內(nèi)部工作良好開展，同時(shí)，也能與其他部門實(shí)現(xiàn)有效的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進(jìn)一步確保檔案制度的層次性。同時(shí)，還要為其他部門提出檔案提交要求，提交檔案資料時(shí)，要確保資料的格式是一致的，這樣以便于開展數(shù)字化管理工作，從而簡化工作流程。

2.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是開展檔案管理工作的有效途徑，能夠極大程度上保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立健全相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，盡可能地減少部門之間的矛盾，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位得以良好運(yùn)行。構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，促使文件檔案能夠以電子形式進(jìn)行管理，極大程度上延長了檔案保管的時(shí)間，讓檔案資料的利用價(jià)值得以延伸。同時(shí)，檔案資料從生成開始，到整理、提交、處置、保存這整個(gè)流程，都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，在充分簡化管理流程的同時(shí)，也極大地減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也為后期檔案追蹤提供了可供查找的依據(jù)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包含文件收集、文件存儲(chǔ)、文件運(yùn)用、鑒定處理等，確保每一步檔案管理工作都能夠?qū)崿F(xiàn)良好開展，切實(shí)保障檔案管理工作的有效性。