金陽(yáng)
摘 要:人事檔案管理工作較為復(fù)雜,其是單位選拔任用干部的重要依據(jù)。隨著社會(huì)的快速發(fā)展,信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用。很多管理方式和方法都實(shí)現(xiàn)了電子化、信息化。在新的時(shí)期下,認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化,可以進(jìn)一步提升管理質(zhì)量與效率,同時(shí)減少人力的投入,有效提升檔案管理質(zhì)量,構(gòu)建更加完善的管理體系。本文對(duì)新時(shí)期下人事檔案管理的特點(diǎn)以及數(shù)字化管理策略進(jìn)行分析,希望為相關(guān)從業(yè)者的研究提供理論支持。
關(guān)鍵詞:人事檔案;檔案管理;信息化
無(wú)論是在單位中還是在企業(yè)中,人事檔案都是對(duì)干部、員工等進(jìn)行評(píng)鑒、監(jiān)督、管理、提拔等流程的重要參考依據(jù)。人事檔案是我國(guó)社會(huì)發(fā)展中所形成的重要檔案資料,在新的時(shí)期下,需要進(jìn)一步明確信息化檔案管理模式的重要性,在其中引入現(xiàn)代化的管理理念以及手段,提升管理質(zhì)量。
一、人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)
(一)有效保護(hù)原檔案
人事檔案管理信息化建設(shè),可以充分的保護(hù)原檔案。紙質(zhì)檔案在保存過程中會(huì)由于出現(xiàn)意外等而損毀或者缺失。信息化的檔案可以通過特殊介質(zhì)對(duì)其進(jìn)行保存,確保相關(guān)檔案免受破壞,同時(shí)數(shù)字版的人事檔案資源可以對(duì)其進(jìn)行加密,使得其安全性更高,有效的避免由于長(zhǎng)期處理過程而產(chǎn)生的紙張損壞、字跡模糊等現(xiàn)象,并且也可以節(jié)省人力和物力,在資源共享檔案查閱過程中更為高效。
(二)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)可以進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn),尤其是可以借助信息化的模式構(gòu)建多維立體的管理模式。上下級(jí)之間以及各個(gè)部門之間的人事檔案在交接過程可以更為高效,實(shí)現(xiàn)了信息資源的無(wú)縫使用。對(duì)于檔案的查閱轉(zhuǎn)遞以及檢查等都可以更為高效,使得人事檔案管理工作更具規(guī)范性和高效性。
(三)提高管理效率
借助信息系統(tǒng)可以構(gòu)建方便快捷的使用界面,檔案管理過程也可以更加便捷。比如可以解決傳統(tǒng)檔案管理中碎片化所碎化的管理方式,同時(shí)也可以做到檔案及時(shí)歸檔、及時(shí)使用、及時(shí)共享、及時(shí)對(duì)其進(jìn)行更新,確保人事檔案的實(shí)時(shí)性,進(jìn)一步提升檔案的規(guī)范化管理水平。
二、人事檔案信息化建設(shè)策略
對(duì)于人事的任免往往會(huì)結(jié)合個(gè)體的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況以及相關(guān)規(guī)定來(lái)綜合考量,該過程就需要確保人事檔案信息提供信息的完整性與真實(shí)性,尤其是當(dāng)下競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈,因此需要確保各種信息的真實(shí)性,通過檔案反映一個(gè)人的能力是非常重要的。單位會(huì)對(duì)個(gè)人進(jìn)行評(píng)價(jià),人事考核以及任免該過程也需要檔案作為基礎(chǔ)信息進(jìn)行參考,尤其是當(dāng)下一些單位用人制度在不斷完善,雖然不能將一個(gè)人的一生都與人事檔案掛鉤,但是人事檔案是作為參考的重要依據(jù),使得檔案的管理人員在開展各項(xiàng)決策時(shí)具有一定的針對(duì)性,能夠結(jié)合單位的實(shí)際狀況以及外部的發(fā)展環(huán)境綜合考慮,為單位的發(fā)展帶來(lái)更大的效益。
(一)健全管理機(jī)制
人事檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問題,會(huì)由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求,使得檔案信息化體系構(gòu)建具備一定的復(fù)雜性。因此人事檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)一步健全管理機(jī)制,要嚴(yán)格約束有關(guān)文件資源的使用??梢愿鶕?jù)人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)制定相關(guān)細(xì)則,如《人事檔案信息化管理崗位職責(zé)》,《人事檔案信息化場(chǎng)地管理辦法》,《人事檔案信息化保密協(xié)議》,《外包人員保密承諾書》等,需要通過管理機(jī)制作為保障來(lái)確保人事檔案在信息化構(gòu)建以及后續(xù)應(yīng)用過程中都有相應(yīng)的保障程序,并且在落實(shí)過程中需要做到嚴(yán)格的監(jiān)督,讓檔案管理工作更為高效、有序,同時(shí)也可以真正發(fā)揮人事檔案的信息化價(jià)值,使得資源共享更為高效。
(二)完善管理流程
人事檔案信息化建設(shè)要完善的管理流程,需要按照國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需要借助硬件以及軟件支持,因此在操作過程中需要按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)進(jìn)行細(xì)化各個(gè)細(xì)節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時(shí),需要做好保密工作,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時(shí),需要嚴(yán)格按照規(guī)范來(lái)構(gòu)建目錄,在掃描過程中需要做好細(xì)化、安全管理等步驟,確保檔案在信息化的過程中既具備安全性,也保持完整性和準(zhǔn)確性,使得電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。借助新的技術(shù)手段可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,這樣除了檔案管理人員以外,其他需要對(duì)檔案資源進(jìn)行查閱的人如果具備權(quán)限,就可以登錄網(wǎng)站對(duì)信息進(jìn)行調(diào)取,這樣既給用戶帶來(lái)了方便快捷的體驗(yàn),同時(shí)也減少了工作人員瑣碎的工作步驟,不需要通過傳統(tǒng)的方式來(lái)對(duì)信息進(jìn)行檢查、收集,可以提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和效率。在進(jìn)行資源共享時(shí),應(yīng)當(dāng)重視其信息的安全性和保密性,只可以在具有權(quán)限的平臺(tái)上打開使用。檔案信息共享是當(dāng)前單位人事檔案發(fā)展的大趨勢(shì)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人與人之間的距離不斷縮小,這使信息共享成為一種大的趨勢(shì)。在單位中人事變動(dòng)越來(lái)越頻繁,相關(guān)的檔案管理也越來(lái)越復(fù)雜,通過檔案信息共享可以為人員流動(dòng)提供更大的便利。從整體的方面來(lái)看,能夠讓單位之間的信息進(jìn)行共享,不同地區(qū)、不同部門的人事調(diào)動(dòng)可以更加便捷,即使是很遠(yuǎn)的單位,也可以直接通過檔案信息共享的方式實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作落實(shí),有效的利用各種人事檔案資源提高檔案管理效率。
(三)提高管理意識(shí)
人事檔案管理信息化建設(shè)需要進(jìn)一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè),信息技術(shù)應(yīng)用的過程中需要相關(guān)人員具備信息化的操作意識(shí)。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理,對(duì)信息技術(shù)持有排斥的態(tài)度,那么相關(guān)工作在落實(shí)過程中將會(huì)面對(duì)很多阻力。通過對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),使其能夠更好的應(yīng)對(duì)復(fù)雜的人事檔案管理工作,并且在開展各項(xiàng)工作時(shí)具有一定的針對(duì)性。檔案管理工作比較嚴(yán)謹(jǐn),且工作量比較大,這需要檔案管理人員有更加謹(jǐn)慎的行為,具備更高的專業(yè)技術(shù)水平以及職業(yè)道德素養(yǎng),在信息化等各項(xiàng)工作中具備保守檔案的完整性、秘密性的理念,更好地推動(dòng)單位人事檔案管理工作的落實(shí)。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構(gòu)建和使用方法,同時(shí)在管理過程中也需要結(jié)合電子檔案狀態(tài)特征來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。管理人員需要掌握安全防護(hù)手段和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí),要構(gòu)建一批專業(yè)能力強(qiáng)、政治素養(yǎng)高、作風(fēng)正派的檔案管理人員。需要加強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),這不僅包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面的培訓(xùn),也需要其具備安全意識(shí)以及職業(yè)道德觀念,更好的利用現(xiàn)代化手段來(lái)開展管理工作,同時(shí)也可以遵守職業(yè)道德,在開展工作時(shí)具有更強(qiáng)的原則性,使得相關(guān)工作的開展更為高效。
三、結(jié)束語(yǔ)
對(duì)于當(dāng)下的人事檔案數(shù)字化管理工作來(lái)說,其是一項(xiàng)非常復(fù)雜且系統(tǒng)性的工作,其中需要投入大量的人力和財(cái)力。需要針對(duì)其中所包含的諸多問題予以重視,明確人事檔案在建設(shè)過程中的重要意義。在面對(duì)困難時(shí)采取積極的措施予以應(yīng)對(duì)。借助信息化的人事檔案,進(jìn)一步幫助單位或者企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源的調(diào)配,提升檔案管理工作的實(shí)效性,充分發(fā)揮人力資源對(duì)于企業(yè)發(fā)展的真正價(jià)值。
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