陳基偉

摘 要：行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管控工作需要實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶行為的定向研究，全方位考量用戶的需求，其次在對(duì)應(yīng)的采購工作中，還需要提高信息化管理的水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制的打造和建立。同時(shí)在采購業(yè)務(wù)流程化管理工作中，落實(shí)精細(xì)化管理工作，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各項(xiàng)工作開展細(xì)節(jié)定向化的管控，提高行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)的辦理水平。本文簡要對(duì)行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制進(jìn)行優(yōu)化和管控。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;采購業(yè)務(wù);風(fēng)險(xiǎn)控制;優(yōu)化

行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制內(nèi)容相對(duì)較多，無論是前期的招投標(biāo)管理工作，還是后續(xù)的賬務(wù)報(bào)銷以及賬務(wù)核對(duì)管控工作，都需要以精細(xì)化的工作管理形式對(duì)其進(jìn)行落實(shí)和完善。同時(shí)，行政事業(yè)單位還需要強(qiáng)化審計(jì)管控工作，引入第三方的審計(jì)機(jī)構(gòu)來提高采購業(yè)務(wù)具備的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。

一、行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)問題分析

（一）缺乏對(duì)用戶行為的研究

當(dāng)前我國大部分單位在落實(shí)招投標(biāo)環(huán)節(jié)，通常是采取節(jié)點(diǎn)流管理以及標(biāo)書管理的形式來實(shí)現(xiàn)與用戶進(jìn)行交流、溝通。同時(shí)在對(duì)應(yīng)的管控工作中，還需要由對(duì)應(yīng)的主管部門以及審計(jì)部門進(jìn)行檢查核對(duì)，但是相關(guān)工作卻忽視了用戶的體驗(yàn)以及專業(yè)性的指導(dǎo)工作。具體來說，在相關(guān)工作管理進(jìn)程中，行政事業(yè)單位所采用的工作形式相對(duì)較為多樣，并且也具備較強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)還具備較多的個(gè)性化需求。通常情況下，對(duì)應(yīng)的采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往未結(jié)合專業(yè)技術(shù)，按照既定的模板樣本填寫采購需求，在完成一系列的規(guī)范動(dòng)作之后，卻沒有傳達(dá)用戶的具體需求，甚至是未進(jìn)行有效的溝通，導(dǎo)致在后續(xù)項(xiàng)目開展環(huán)節(jié)不具備針對(duì)性和側(cè)重性。此外，大部分用戶對(duì)于事業(yè)單位采購規(guī)章制度認(rèn)知不充分，尤其是對(duì)于部門所需要集中采購的項(xiàng)目以及政府要求的采購項(xiàng)目不了解，而造成這一現(xiàn)象的根本原因主要是由于采購部門未與用戶進(jìn)行高效率的溝通而導(dǎo)致的。

（二）信息化程度不高

目前大部分行政事業(yè)單位采購工作依然沿用落后的管理系統(tǒng)，在對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)中未落實(shí)數(shù)字化、信息化的基礎(chǔ)資料轉(zhuǎn)換。同時(shí)，對(duì)于合同文本中的數(shù)據(jù)信息也未落實(shí)動(dòng)態(tài)化的管理，使得采購業(yè)務(wù)面臨較大的市場變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)應(yīng)的合同管理工作中，過度依賴項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，而不能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)合同到期的有效預(yù)警和管控，以至于在采購管理工作中，出現(xiàn)合同到期的狀況，而未能夠順利的進(jìn)入招投標(biāo)程序中的現(xiàn)象，從而影響相關(guān)采購項(xiàng)目的有效開展。

其次，由于采購管理工作信息化程度較低，使得企業(yè)內(nèi)部管控風(fēng)險(xiǎn)不斷提升，由于采購工作信息化程度低下，使得相關(guān)信息資源無法快速的共享，以至于對(duì)應(yīng)的采購價(jià)格受到有意或無意的隱藏。由于部門之間未對(duì)采購品的具體信息進(jìn)行共享、分析，使得采購價(jià)格存在較大的波動(dòng)，最終導(dǎo)致行政事業(yè)單位投入的資源、服務(wù)與經(jīng)濟(jì)效益出現(xiàn)不匹配的狀況。

（三）缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控機(jī)制

由于當(dāng)前在采購管理工作中未落實(shí)高質(zhì)量、高效率的風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，缺乏對(duì)風(fēng)險(xiǎn)正確合理的評(píng)估。在實(shí)際的采購環(huán)節(jié)，工作人員通常借鑒工作管理經(jīng)驗(yàn)來落實(shí)相關(guān)管控工作，并且過于強(qiáng)調(diào)行政事業(yè)單位在采購過程中的限額，以至于存在針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的管控欠缺的狀況，最終缺乏對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的有效管控。同時(shí)在行政事業(yè)單位內(nèi)部管控工作中，事業(yè)單位會(huì)以財(cái)務(wù)的視角對(duì)單位內(nèi)部的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估、審核，但是未對(duì)采購管理工作進(jìn)行定向化的評(píng)估管理。

此外，行政事業(yè)單位內(nèi)部工作的有效性也未實(shí)現(xiàn)自我評(píng)價(jià)，各部門由于未受到科學(xué)合理的評(píng)估，以至于審計(jì)部門在監(jiān)督過程中存在工作欠缺的狀況，對(duì)于采購管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的衡量，導(dǎo)致相關(guān)工作的開展只是流于形式，未實(shí)現(xiàn)對(duì)采購業(yè)務(wù)綜合性、持續(xù)性的審計(jì)、分析。

二、行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控措施分析

在落實(shí)采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控工作層面，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合科學(xué)、合理的管控機(jī)制以及現(xiàn)階段行政事業(yè)單位采購管理工作的實(shí)際需求，對(duì)現(xiàn)有的采購管理規(guī)范進(jìn)行明確的制定，全方位考量直屬部門發(fā)布的各項(xiàng)管理工作規(guī)定，以此作為依據(jù)對(duì)現(xiàn)有的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的管控。在當(dāng)前采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管控工作中，首先需要建立、健全采購部門內(nèi)部的管控制度，落實(shí)全方位的預(yù)算和計(jì)劃管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的定向化管理、驗(yàn)收管理，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行明確的記錄和控制。具體來說，包含以下幾個(gè)方面的工作內(nèi)容。

（一）落實(shí)采購業(yè)務(wù)流程精細(xì)化管理工作

在當(dāng)前行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)管控工作中，由于相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)所投入使用的時(shí)間相對(duì)較短，以至于行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)流程以及管理工作還是沿用傳統(tǒng)的工作管理形式，最終導(dǎo)致行政事業(yè)單位對(duì)于用戶的需求無法做到精確、細(xì)致的掌控，具體的政府采購業(yè)務(wù)與實(shí)際的需求存在相脫節(jié)的狀況。因此，行政事業(yè)單位當(dāng)前需要對(duì)現(xiàn)有的采購業(yè)務(wù)開展流程所具備的規(guī)范性和通暢性進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化，及時(shí)的打造采購管理系統(tǒng)，并且在相應(yīng)的系統(tǒng)平臺(tái)上推廣采購業(yè)務(wù)開展的流程，并落實(shí)精細(xì)化的管控工作，全方位促進(jìn)采購業(yè)務(wù)面向信息化、數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)換，從采購需求的提出到最終采購業(yè)務(wù)的報(bào)銷，將采購項(xiàng)目開展過程中的各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)精確可靠的反映到管理信息系統(tǒng)中，確保每一筆財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都能夠與賬務(wù)系統(tǒng)相互銜接。其次，行政事業(yè)單位還需要對(duì)采購業(yè)務(wù)辦理流程以及相關(guān)推廣服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化和改善，對(duì)現(xiàn)有的采購業(yè)務(wù)流程落實(shí)專業(yè)化的指導(dǎo)，提升行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)的綜合管控水平。

（二）完善采購管理系統(tǒng)

之前說到，傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)的開展還缺乏數(shù)字化、信息化管理的工作形式，為了確保行政事業(yè)單位的采購業(yè)務(wù)能夠與政府采購信息實(shí)現(xiàn)有效的關(guān)聯(lián)，尤其是針對(duì)當(dāng)前采購價(jià)格以及相關(guān)采購數(shù)據(jù)的管理，相關(guān)部門必須要實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的有效銜接，充分的提高數(shù)據(jù)共享的力度，整合大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，對(duì)現(xiàn)有行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)流程中對(duì)于采購項(xiàng)目、資產(chǎn)、驗(yàn)收以及維護(hù)相關(guān)工作以及內(nèi)容進(jìn)行整合、分析、處理，確保整個(gè)采購流程都能夠結(jié)合線上審批模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)工作精細(xì)化的管理。

并且相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員也需要按照既定的信息化管理流程，將驗(yàn)收單以及發(fā)票等相關(guān)賬務(wù)資料進(jìn)行上傳，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料文件的快速審批。行政事業(yè)單位內(nèi)部的各級(jí)主管部門也需要通過采購管理系統(tǒng)來全方位掌控采購業(yè)務(wù)的開展?fàn)顩r，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)快速審批的工作管理形式，同時(shí)也加快資金的流通速度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)采購業(yè)務(wù)流程的持續(xù)優(yōu)化。

采購管理工作質(zhì)量的提升需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)作為基礎(chǔ)，將對(duì)應(yīng)的采購系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合、分析，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)都能夠做到一一對(duì)應(yīng)，提高行政事業(yè)單位內(nèi)部各部門的工作管理質(zhì)量和效率，降低相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，充分展現(xiàn)出信息化技術(shù)所具備的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有采購業(yè)務(wù)流程的持續(xù)優(yōu)化和改善，為行政事業(yè)單位的管理工作提供精確可靠的數(shù)據(jù)。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督審計(jì)工作

為了確保行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控工作能夠持續(xù)的進(jìn)行，單位也應(yīng)當(dāng)全方位結(jié)合自身的實(shí)際工作開展?fàn)顩r，明確單位內(nèi)部各崗位在采購業(yè)務(wù)辦理過程中的具體職責(zé)，同時(shí)還需要對(duì)審批流程以及采購需求進(jìn)行專項(xiàng)的調(diào)研，確保采購業(yè)務(wù)具備相應(yīng)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。將采購業(yè)務(wù)以更加有序、完整的形式進(jìn)行進(jìn)一步的落實(shí)和完善。其次在對(duì)應(yīng)的采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所涉及到的各類工作人員，例如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員、采購人員、審批人員對(duì)其落實(shí)定向化的監(jiān)督管理，并且對(duì)其中出現(xiàn)的問題進(jìn)行定向的研究，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)原有采購流程的優(yōu)化和改善，為后續(xù)的采購業(yè)務(wù)評(píng)估工作提供必要的參照數(shù)據(jù)。

在采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控工作中，行政事業(yè)單位除了需要加強(qiáng)自身的審計(jì)管理工作之外，還需要及時(shí)的引入第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)，盡可能將采購業(yè)務(wù)流程與第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行共同的監(jiān)管，提高采購業(yè)務(wù)開展的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的有效開展。

（四）規(guī)范采購業(yè)務(wù)招標(biāo)執(zhí)行流程

行政事業(yè)單位在對(duì)采購業(yè)務(wù)管理的過程中，首先需要落實(shí)細(xì)致、全面的招標(biāo)管控工作，在對(duì)應(yīng)的招標(biāo)執(zhí)行管控工作中，要實(shí)現(xiàn)對(duì)流程的審批管理，對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行合理的編制，按照審批流程圖嚴(yán)格的執(zhí)行各項(xiàng)招投標(biāo)管理工作。其次，在對(duì)應(yīng)的招投標(biāo)環(huán)節(jié)，還需要對(duì)現(xiàn)有的執(zhí)行流程風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行一一列舉，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)矩陣，將采購工作中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)事件劃分為若干級(jí)，從風(fēng)險(xiǎn)事件的影響程度、范圍以及管控策略出發(fā)，對(duì)管控目標(biāo)進(jìn)行定向化的管理，掌控采購過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)。在采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控工作中，落實(shí)對(duì)招標(biāo)流程的管控要實(shí)現(xiàn)對(duì)各細(xì)項(xiàng)工作的細(xì)致分析，尤其是對(duì)采購數(shù)據(jù)、采購價(jià)格，對(duì)其落實(shí)定向化的管理，同時(shí)在合同簽訂過程中，對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)信息不能夠沿用固定的數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)全方位結(jié)合市場的變動(dòng)，對(duì)其進(jìn)行靈活的調(diào)整。

三、結(jié)束語

行政事業(yè)單位還需要確保采購業(yè)務(wù)工作能夠?qū)崿F(xiàn)職權(quán)分明的工作管理格局，做到模塊化、精細(xì)化的審計(jì)管理，根據(jù)審計(jì)整改的指導(dǎo)意見對(duì)于采購業(yè)務(wù)中所存在的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)，落實(shí)強(qiáng)有力的跟蹤監(jiān)管工作。例如在采購環(huán)節(jié)嚴(yán)格的分析合同與執(zhí)行過程中所存在的不一致的地方，有效的降低采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題。

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