楊映新，廖樂(lè)林

(廣東省地質(zhì)測(cè)繪院，廣東 廣州 510080)

0 引言

隨著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)整合工作的完成，不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)入全面應(yīng)用階段，在較為完善的數(shù)據(jù)支撐下，方便不動(dòng)產(chǎn)的查詢(xún)應(yīng)用，提升了政府辦事效率。由于歷史條件下信息錄入不完整等因素，導(dǎo)致登記信息字段缺失、不規(guī)范，雖然部分已做過(guò)信息補(bǔ)錄，但其數(shù)據(jù)質(zhì)量取決于補(bǔ)錄人員對(duì)檔案登記材料的理解，依然存在補(bǔ)錄數(shù)據(jù)與登記事實(shí)不符的情況。建立圖、文、檔互聯(lián)互動(dòng)的機(jī)制，以便于實(shí)現(xiàn)辦件時(shí)在線查檔，從相關(guān)佐證材料獲取有效信息，既能迅速清理登記事實(shí)，提高辦件效率，同時(shí)又能在辦件中逐步消化存量數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題。因而，不動(dòng)產(chǎn)存量檔案掃描及建立一種高效高質(zhì)量的檔案掃描[1]建庫(kù)機(jī)制尤為重要。

目前，不動(dòng)產(chǎn)檔案掃描建庫(kù)技術(shù)管理方法主要有高速掃描儀檔案數(shù)字化建庫(kù)、高拍儀檔案數(shù)字化建庫(kù)和大幅面掃描儀或高清數(shù)碼相機(jī)檔案數(shù)字化建庫(kù)3類(lèi)，其中，高速掃描儀檔案建庫(kù)適宜于不易破碎的檔案，高拍儀檔案建庫(kù)適宜于老舊檔案且幅面不大于A3的紙質(zhì)檔案，大幅面掃描儀或數(shù)碼相機(jī)檔案建庫(kù)適宜于單張大幅面檔案資料。不動(dòng)產(chǎn)檔案為永久保存檔案，各時(shí)期檔案的規(guī)格不一，既有格式統(tǒng)一資料完備的新檔案，也有殘破老舊檔案，部分為早期的契紙檔案。單純采用某一項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化建庫(kù)，都不能滿(mǎn)足檔案數(shù)字化建庫(kù)的需求，因此需要綜合3類(lèi)方法，統(tǒng)一設(shè)計(jì)流程，在工作中驗(yàn)證并優(yōu)化流程。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案借還、任務(wù)分發(fā)、拆釘整理、掃描數(shù)字化、圖像處理、PDF組裝、檔案裝訂、質(zhì)量檢查、工作量統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的分析與總結(jié)，提出了配套的組織管理方法[2]，部分環(huán)節(jié)要根據(jù)實(shí)際需要定制相應(yīng)的工具，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化建庫(kù)的工作效率、提升數(shù)字化檔案成果質(zhì)量和紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量，形成一支配合默契，分工協(xié)作，執(zhí)行力強(qiáng)的工作團(tuán)隊(duì)，工作效果明顯。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 紙質(zhì)檔案檢索

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，檔案檢索一般以檔案號(hào)為索引進(jìn)行調(diào)閱，已建立檔案管理系統(tǒng)的地區(qū)可采用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索調(diào)取，未建立完成的檔案管理系統(tǒng)的地區(qū)，信息檢索依賴(lài)于不動(dòng)產(chǎn)信息管理平臺(tái)，在不動(dòng)產(chǎn)信息管理平臺(tái)中查到檔案號(hào)后，再由檔案管理人員調(diào)取實(shí)物檔案。

1.2 紙質(zhì)檔案存放

檔案一般按檔案柜存放，同一檔案柜內(nèi)的檔案號(hào)一般都是有規(guī)律連號(hào)編排；檔案柜內(nèi)的檔案按宗卷存放，通常一宗檔案存放于一個(gè)檔案盒內(nèi)或一個(gè)檔案袋內(nèi)，文件較多的檔案分為多卷存放在連號(hào)的檔案盒內(nèi)；同一宗卷內(nèi)的檔案資料按類(lèi)型不同分文件存放，每件資料由一頁(yè)或多頁(yè)組成，部分檔案資料已整理成冊(cè)，大多數(shù)資料未做整理，少數(shù)檔案中存在幅面大于A3的圖紙資料。

1.3 檔案特殊情況

因歷史原因，部分檔案的存放方式或介質(zhì)具有特殊情況，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1)存在早期的契紙檔案，此類(lèi)檔案記載的信息年代久遠(yuǎn)，無(wú)法確認(rèn)是否已被拆遷，在登記平臺(tái)中不一定存在對(duì)應(yīng)的登記信息。

2)存在少量散放于檔案柜外面的檔案，這類(lèi)檔案不連號(hào)，基本上都是已注銷(xiāo)歷史檔案或新遷入檔案館的未整理檔案。

3)存在與平臺(tái)登記檔案號(hào)不一致的檔案號(hào)或部分檔案號(hào)未在平臺(tái)登記。

2 工作目標(biāo)

面向檔案掃描與管理，通過(guò)改進(jìn)工藝流程[3]、制定管理制度與輔助工具，因地制宜的建立起一套合理的不動(dòng)產(chǎn)檔案掃描、質(zhì)量檢查、對(duì)接入庫(kù)的工作模式[4]，在滿(mǎn)足檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)范的基礎(chǔ)上，達(dá)到如下工作目標(biāo)：

1)檔案掃描工作分配合理，工作量與個(gè)人績(jī)效統(tǒng)計(jì)核算方式合理，工作人員主要集中于檔案掃描。

2)檔案借出與歸還統(tǒng)一由指定人員進(jìn)行，跟蹤好檔案的借出與歸還，保證檔案在掃描過(guò)程中不遺失。

3)從檔案資料中提取有用的關(guān)鍵信息，方便后期檔案對(duì)接入庫(kù)。

4)卷內(nèi)整理[5]合理，相關(guān)文件排列有序，文件內(nèi)部按頁(yè)碼順序排列，方便后期查閱利用。

5)掃描頁(yè)面平整清晰，掃描分辨率符合要求[6]，頁(yè)面變形控制達(dá)標(biāo)，無(wú)黑邊。

6)電子檔案以文件為單位組裝PDF文件，以檔案號(hào)為目錄名組織PDF存放。

7)檔案無(wú)缺漏、目錄名與檔案號(hào)相符、卷內(nèi)文件順序規(guī)范、文件名規(guī)范。

8)檔案掛接正確，無(wú)檔案號(hào)或平臺(tái)檔案號(hào)與實(shí)際檔案號(hào)不一致的需補(bǔ)充對(duì)接表，審查后更新對(duì)接。

3 技術(shù)流程

為滿(mǎn)足不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)對(duì)電子檔案的管理與利用需要，必須對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案整理掃描建庫(kù)提出要求，并對(duì)成果資料的索引信息、元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集整理，在對(duì)檔案進(jìn)行完整性檢查后掃描成電子文檔，形成電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子成果，統(tǒng)一進(jìn)行建庫(kù)管理[7]，成果集成應(yīng)用于登記平臺(tái)[8]，以降低檢索難度[9]。檔案掃描數(shù)字化的核心工作流程，如圖1所示。

圖1 檔案掃描數(shù)字化的核心工作流程Fig.1 Main workflow of archives scanning digitization

核心流程：①借還管理員從檔案館借入檔案，登記“外部批次”借入信息，包括批次號(hào)、經(jīng)辦人、工序碼、序號(hào)范圍、缺號(hào)清單；②借還管理員分小批次借給拆裝釘人員，登記“拆釘批次”借出信息；③拆釘人對(duì)檔案進(jìn)行拆釘、整理、排序；④質(zhì)檢核查檔案有無(wú)錯(cuò)漏、亂序、打碼等；⑤借還管理員登記“拆釘批次”歸還信息；⑥掃描人員借出檔案，借還管理員登記“掃描批次”借出信息；⑦掃描人員采用高掃儀、高拍儀或大幅面掃描儀進(jìn)行掃描數(shù)字化[10]；⑧質(zhì)檢人員對(duì)掃描成果進(jìn)行質(zhì)量檢查，主要檢查掃描成果傾斜度、變形、漏頁(yè)，殘缺情況；⑨數(shù)據(jù)整理人員對(duì)掃描成果進(jìn)行圖像校正、去黑邊、調(diào)整DPI、元數(shù)據(jù)錄入等操作，按規(guī)范化生成PDF成果，對(duì)測(cè)繪成果的檔案按其規(guī)定做相應(yīng)處理[11]；⑩質(zhì)檢人員對(duì)最終電子成果進(jìn)行質(zhì)量檢查，形成最終數(shù)字化成果；借還管理人員登記“掃描批次”歸還信息；拆裝釘人員按“外部批次”整理裝訂檔案；質(zhì)檢人員檢查裝訂成果是否符合檔案要求、存在錯(cuò)漏、與“外部批次”借入登記一致；借還管理人員將合格的檔案按借入批次歸還給檔案館，并登記“外部批次”歸還信息。

項(xiàng)目驗(yàn)收是以實(shí)際應(yīng)用為前置條件，因此檔案數(shù)字化成果經(jīng)質(zhì)檢后，需入庫(kù)并掛接到不動(dòng)產(chǎn)登記平臺(tái)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢驗(yàn)，通過(guò)聯(lián)機(jī)檢驗(yàn)，即可正式生效并在登記平臺(tái)中應(yīng)用[12]。

檔案掃描是一項(xiàng)重要而又繁瑣的工作，根據(jù)實(shí)際情況建立一套完整的管理制度，包括設(shè)備管理、巡檢制度、作業(yè)流程，作業(yè)細(xì)則等。同時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)安全培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后簽訂安全保密協(xié)議，方可上崗作業(yè)。

4 解決主要問(wèn)題

檔案掃描與建庫(kù)的組織工作較為繁瑣，不涉及太復(fù)雜的技術(shù)門(mén)檻，但要提高工作效率，仍需要解決4個(gè)主要問(wèn)題：

4.1 檔案規(guī)范化處理

采用檔案數(shù)據(jù)處理及成果檢查軟件解決檔案規(guī)范化與成果質(zhì)檢。依據(jù)高速掃描儀、高拍儀等設(shè)備生產(chǎn)的JPG文件、PDF文件。檔案數(shù)據(jù)處理及質(zhì)檢功能的軟件主要功能有：根據(jù)Excel配置文件將JPG組生成PDF；預(yù)編代碼對(duì)檔案文件進(jìn)行批量改名；檔案文件名拼音首字母進(jìn)行檔案改名；預(yù)設(shè)文件名進(jìn)行檔案改名，漏件跟蹤等功能；檔案質(zhì)檢實(shí)現(xiàn)檔案文件大小檢測(cè)；檔案件數(shù)頁(yè)數(shù)統(tǒng)計(jì)；工作人員的工作量統(tǒng)計(jì)，依據(jù)角色精確到卷、件、頁(yè)。

4.2 工作量核算方式

工作量統(tǒng)計(jì)及核算方式是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的主要問(wèn)題，核算方式是否合理，關(guān)系著工作人員的積極性。通過(guò)實(shí)踐研究，得出如下工作量核算方式：借還管理的工作量可按批次數(shù)量和檔案卷數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核算；拆釘?shù)墓ぷ髁堪礄n案的份數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，單頁(yè)件加權(quán)核算；掃描人員的工作量按頁(yè)統(tǒng)計(jì)核算，根據(jù)高掃、高拍、大圖掃描的頁(yè)數(shù)進(jìn)行加權(quán)核算；數(shù)據(jù)整理人員的績(jī)效按頁(yè)數(shù)、件數(shù)、卷數(shù)進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)；質(zhì)檢人員的工作量按檔案件數(shù)、份數(shù)和頁(yè)數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，同時(shí)按實(shí)物檔質(zhì)檢、電子檔質(zhì)檢進(jìn)行加權(quán)核算；工作量統(tǒng)計(jì)人員除了統(tǒng)計(jì)工作量外，還負(fù)責(zé)項(xiàng)目進(jìn)度控制和人員調(diào)度、按項(xiàng)目任務(wù)的完成情況和個(gè)人工作量及成果質(zhì)量進(jìn)行綜合核算。

4.3 作員人員的收入平衡

作業(yè)人員的收入平衡包括兩項(xiàng)措施：一項(xiàng)是同一項(xiàng)工作按工作難度、工作量和成果質(zhì)量計(jì)算工作績(jī)效因子，再按同一事項(xiàng)的績(jī)效因子計(jì)算所有人的績(jī)效因子人數(shù)分布，其分布大致呈正態(tài)分布，取優(yōu)秀作業(yè)員適度提高績(jī)效權(quán)重進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，取效率低及成果質(zhì)量較差的人員拉低績(jī)效權(quán)重，如圖2所示。

圖2 績(jī)效核算策略Fig.2 Performance accounting strategy

另一項(xiàng)措施是不同人員的績(jī)效平衡，根據(jù)不同工序的作業(yè)人員績(jī)效核算按勞動(dòng)強(qiáng)度K與平均工作量Q來(lái)核算，各工序人數(shù)C，績(jī)效S與他們的關(guān)系：

S1/K1*Q1=S2/K2*Q2=Sn/Kn*Qn

(1)

(2)

式中：S1，S2，…，Sn為工作人員在第1，2，…，n道工序崗位每月的平均績(jī)效；K1，K2，…，Kn為第1，2，…，n道工序的勞動(dòng)強(qiáng)度系數(shù)；Q1，Q2，…，Qn為第1，2，…，n道工序的平均工作量；S月總為月績(jī)效總預(yù)算。

4.4 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化

檔案標(biāo)準(zhǔn)化主要包括實(shí)物檔案標(biāo)準(zhǔn)化和電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化兩個(gè)方面，根據(jù)DA/T 18—1999《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行實(shí)物檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理，根據(jù)DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》[13]進(jìn)行紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理，根據(jù)DA/T 22—2015《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化。其中，在電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)需要注意2個(gè)細(xì)節(jié)：

1)檔案文件名標(biāo)準(zhǔn)化(卷內(nèi)目錄)，采用這套預(yù)定義的檔案文件名進(jìn)行檔案重命名，即可實(shí)現(xiàn)檔案文件名的標(biāo)準(zhǔn)化。

2)檔案文件大小標(biāo)準(zhǔn)化，包括檔案幅面標(biāo)準(zhǔn)化和檔案圖像分辨率標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案文件大小標(biāo)準(zhǔn)化。

5 關(guān)鍵技術(shù)

5.1 電子檔案信息的統(tǒng)計(jì)

電子檔案統(tǒng)計(jì)包括統(tǒng)計(jì)掃描卷數(shù)、件數(shù)、拆釘件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息，依據(jù)檔案處理批次生產(chǎn)檔案任務(wù)清單，根據(jù)任務(wù)清單與工作量掛接，統(tǒng)計(jì)工作人員的工作量和檔案文件的頁(yè)數(shù)等。程序運(yùn)行，如圖3所示。

圖3 檔案頁(yè)數(shù)、份數(shù)、卷數(shù)統(tǒng)計(jì)Fig.3 Statistics of archives

5.2 漏件、漏卷跟蹤

清點(diǎn)檔案遺漏主要通過(guò)比對(duì)登記檔案掃描總清單的各工序狀態(tài)來(lái)實(shí)現(xiàn)，借入檔案總清單通過(guò)總借入批次記錄、缺號(hào)清單還原，偽代碼如下：

For curNumber=起始檔案號(hào)to 結(jié)束檔案號(hào) begin

Insert into 檔案總清單 values (借入，批次號(hào)，內(nèi)部批次號(hào)，序號(hào)前綴+curNumber，……，處理人，sysTime);

End For;

Update 檔案總清單 set 任務(wù)狀態(tài)=檔案不在館where 檔案號(hào) in (select 檔案號(hào) from 缺號(hào)清單and 檔案號(hào)is not null);

檔案掃描過(guò)程中的各工序階段，除了向子任務(wù)表插入明細(xì)記錄外，還更新了總清單的對(duì)應(yīng)工序的任務(wù)狀態(tài)及時(shí)間，這樣，通過(guò)總清單就能追蹤檔案掃描工作是否存在漏件。查詢(xún)漏件的偽代碼如下：

查詢(xún)作業(yè)組借出拆釘未歸還的漏件：

Select * from 檔案總清單 where 拆釘借出狀態(tài)=已借出 and拆釘歸還狀態(tài)<> 已歸還 and 檔案號(hào)is not null;

查組裝PDF漏件：

Select * from 檔案總清單 where 掃描借出狀態(tài)=已借出 and PDF核查狀態(tài)<> 已核查 and 檔案號(hào)is not null;

……

5.3 FME在建庫(kù)平臺(tái)的應(yīng)用

在檔案數(shù)據(jù)對(duì)接系統(tǒng)平臺(tái)也是分批次進(jìn)行的，因而，在進(jìn)行對(duì)接入庫(kù)前，需要將本次對(duì)接的成果和先前已對(duì)接的清單及庫(kù)里的總數(shù)據(jù)進(jìn)行整體核對(duì)，整理出本次對(duì)接成功的和未完成對(duì)接的檔案清單。

6 應(yīng)用效果

本次不動(dòng)產(chǎn)檔案掃描建庫(kù)技術(shù)管理方式的創(chuàng)新，從技術(shù)、管理兩個(gè)方面雙管齊下，使得工作人員的工作量統(tǒng)計(jì)更為合理，消除了作業(yè)人員挑選崗位、選易怕難的情況；增加檢驗(yàn)節(jié)點(diǎn)，容易出錯(cuò)的人工錄入改為簡(jiǎn)化錄入，確保有序作業(yè)；較為耗時(shí)的統(tǒng)計(jì)、數(shù)量核對(duì)及對(duì)接工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，避免檔案掃描建庫(kù)出現(xiàn)混亂狀況。本次管理的創(chuàng)新，取得了2方面的成效：一是工作人員將主要精力集中于數(shù)字化和提高檔案質(zhì)量，從而發(fā)揮出工作人員積極性；二是消除了在生產(chǎn)過(guò)程中檔案入錯(cuò)檔案柜、檔案漏掃、檔案亂飛、掃描漏頁(yè)等情況，提高檔案掃描質(zhì)量，工作效率提升30%以上，取得了良好創(chuàng)新效果。

7 結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案掃描建庫(kù)的具體要求，在工作展開(kāi)前進(jìn)行必要的調(diào)研，因地制宜制定檔案掃描建庫(kù)的管理制度和工藝流程，開(kāi)發(fā)或調(diào)整相應(yīng)的半自動(dòng)化、自動(dòng)化輔助工具，實(shí)現(xiàn)檔案掃描建庫(kù)生產(chǎn)技術(shù)創(chuàng)新，可有效降低生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，保證檔案資料的質(zhì)量。本文為廣東省地質(zhì)測(cè)繪院在生產(chǎn)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，不足之處在所難免，希望得到廣大檔案數(shù)字化與建庫(kù)工作者的批評(píng)指正，共同推動(dòng)檔案數(shù)字化與建庫(kù)在技術(shù)與管理上的進(jìn)步。