袁留亮

【摘要】? ? 為提高查新站的工作效率，本文在長期實踐的基礎(chǔ)上，總結(jié)出Noteexpress在外文科技查新中的應(yīng)用方法。在對比中外文文獻的特點及不同英文數(shù)據(jù)庫的題錄文獻的格式后，本文通過編輯新的樣式、篩選和修改幾種特定的過濾器，實現(xiàn)了多種英文數(shù)據(jù)庫文獻題錄信息的導(dǎo)入和導(dǎo)出。

【關(guān)鍵詞】? ? 外文科技查新? ? Noteexpress 樣式? ? 過濾器

引言：

Noteexpress是北京愛琴海樂之技術(shù)有限公司開發(fā)的一款中文版文獻管理軟件，它在文獻檢索、文獻管理、文獻分析和論文寫作等工作中具有強大的輔助功能[1]。國內(nèi)一些科技查新站也借助Noteexpress輔助科技查新工作[2-4]。研究表明Noteexpress能高效處理科技查新中的機械、繁瑣、低效的工作，如文獻去重、查新報告文獻格式調(diào)整等工作，極大地提高了科技查新效率和質(zhì)量[2-4]?？萍疾樾录壬婕暗街形奈墨I，也常涉及到多種英文數(shù)據(jù)庫的外文文獻。然而現(xiàn)有文獻主要介紹中文文獻的導(dǎo)入與導(dǎo)出，尚未有文獻詳細介紹Noteexpress軟件在外文科技查新中的應(yīng)用。

外文科技查新常涉及幾十種英文數(shù)據(jù)庫，多數(shù)查新站主要通過Dialog一次完成多個數(shù)據(jù)庫的檢索。然而，Dialog導(dǎo)出相關(guān)文獻題錄信息時不但花費大，且導(dǎo)出的文獻題錄信息也常不完整。為降低查新成本，提高查新效率，筆者認為可通過修改Noteexpress的RIS過濾器，實現(xiàn)對大部分英文數(shù)據(jù)庫文獻題錄信息的完整輸入;同時Noteexpress也提供了Pubmed、Webofscience等格式的過濾器，解決一些特殊數(shù)據(jù)庫的文獻題錄信息輸入。基于Noteexpress的這些功能，查新員通過Dialog數(shù)據(jù)庫篩選出查新相關(guān)文獻后，把每篇相關(guān)文獻在其所屬數(shù)據(jù)庫進行檢索，然后導(dǎo)出RIS等格式的題錄信息，即可通過Noteexpress管理與導(dǎo)出查新報告所需格式的文獻信息。

科技查新常涉及期刊論文、博碩學(xué)位論文、會議論文和專利文獻。教育部也通過“查新報告撰寫規(guī)范”對不同類型文獻的題錄信息格式做了規(guī)定。科技查新常同時涉及中文和英文文獻，由于不同語言文獻的題錄信息格式有很大差異， Noteexpress軟件導(dǎo)入不同數(shù)據(jù)庫文獻時，首先需要區(qū)分不同語言的文獻，然后把不同語言文獻的題錄信息通過不同的過濾器導(dǎo)出到Word文檔中。

在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，除Pubmed等數(shù)據(jù)庫外，大部分英文數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的文獻題錄并不包涵文獻的語言類別信息。故為了有效導(dǎo)入不同數(shù)據(jù)庫的英文文獻，我們需要根據(jù)不同數(shù)據(jù)庫特征，編制特定的過濾器。本文主要介紹幾種常見數(shù)據(jù)庫文獻的導(dǎo)入方法，同時提供其它數(shù)據(jù)庫文獻的導(dǎo)入方法，編制特定的樣式，為外文科技查新工作提供有效的工作方法。

一、幾種常用數(shù)據(jù)庫文獻的導(dǎo)入方法

為確保Noteexpress軟件完整載入查新報告所需的文獻信息，我們對Noteexpress所建數(shù)據(jù)庫的表頭進行設(shè)置，右鍵點擊表頭，打開自定義表頭，依據(jù)期刊、專利、會議論文集和學(xué)位論文的順序，依次把語言、題錄類型、作者、作者地址、標題、期刊、年份、卷、期、頁碼、申請人、公開號、公開日期、叢書標題和大學(xué)等字段發(fā)送到顯示的列。如圖1所示，我們可以清晰看到導(dǎo)入文獻信息是否完整，如信息不完整，我們可以修改過濾器或者手工添加所需文獻信息。

1.1提供RIS格式的數(shù)據(jù)庫的文獻

由于大部分數(shù)據(jù)庫均提供了文獻題錄信息的RIS格式（如Sciencedirec、Springer、Wiley、Scopus、EI等數(shù)據(jù)庫），通過實踐，筆者考慮可以通過修改Noteexpress軟件自身提供的EI數(shù)據(jù)庫的RIS過濾器，正確導(dǎo)入多種數(shù)據(jù)庫的期刊、會議和學(xué)位等論文的題錄信息。同時由于一些數(shù)據(jù)庫文獻導(dǎo)入軟件后未顯示語言類型信息，筆者把RIS過濾器的語言選項直接強制賦值為English。點擊工具選項，依次選擇過濾器，過濾器管理器，選中并編輯RIS，再依次點擊常規(guī)，字段規(guī)則，通過模板下拉列表選擇期刊文章、會議和學(xué)位論文等選項，在字段下拉列表中選擇語言選項，點擊添加規(guī)則在標識的選項中輸入“TY? -”，在樣式下列列表中選擇正則表達式，在替換的對話框中填寫English，再依次點擊上移、保存。這樣當使用RIS過濾器導(dǎo)入文獻時，所有的語言信息均為English。

檢索數(shù)據(jù)庫后，選擇需要的文獻，導(dǎo)出RIS格式的題錄信息。打開Noteexpress軟件，點擊文件，選擇導(dǎo)入題錄，打開導(dǎo)入題錄對話框，在來自文件選項中選擇剛導(dǎo)入的RIS格式的文獻，在當前過濾器選項中，選擇修改后的RIS過濾器，即可把文獻導(dǎo)入到Noteexpress軟件中。除Sciencedirect數(shù)據(jù)庫文獻缺少作者地址信息和學(xué)位論文的“大學(xué)”字段缺少信息外，其它數(shù)據(jù)庫的期刊、會議和學(xué)位等文獻題錄信息均完整。

針對Sciencedirect數(shù)據(jù)庫不完整的題錄信息，我們可以通過手工添加信息。雙擊選擇的文獻，在彈出對話框中，找出作者地址的信息欄，添加所需信息即可。對于大批量文獻缺少題錄信息的情況，我們也可以選擇軟件升級的方式，自動補充缺失的信息。右鍵選擇需要更新的文獻，依次點擊在線更新和手動更新，在彈出的更新對話框中選擇需要更新的數(shù)據(jù)庫入口，點擊檢索，檢索完畢后，點擊批量更新，即可完成信息更新。針對學(xué)位論文缺少“大學(xué)”字段信息，我們可以修改過濾器。打開RIS的過濾器編輯器，在字段規(guī)則中把學(xué)位論文的大學(xué)字段賦值為“PB? - ”。

1.2 Pubmed數(shù)據(jù)庫文獻

經(jīng)過pubmed檢索，查新員選中需要導(dǎo)出的文獻，點擊sent to選項，選擇citation manage，即可把所選文獻導(dǎo)入到電腦硬盤中。打開Noteexpress軟件，點擊文件，選擇導(dǎo)入題錄，打開導(dǎo)入題錄對話框，在來自文件選項中選擇剛導(dǎo)入的Pubmed文獻，在當前過濾器選項中，選擇pubmed過濾器，即可把文獻導(dǎo)入到Noteexpress軟件中。這樣查新報告所需的所有題錄信息均存在。

1.3 Webofknowledge平臺文獻

Webofknowledge平臺常會涉及到期刊論文、專利和會議文獻。不同類型的文獻需要不同的過濾器才能導(dǎo)入Noteexpress軟件中。

Webofknowledge平臺中的專利文獻。檢索Derwent Innovations Index數(shù)據(jù)庫后，選擇需要導(dǎo)出的文獻，點擊導(dǎo)出，導(dǎo)出全部信息，選擇EndNote Desktop格式，即把所選文獻導(dǎo)入到電腦硬盤中。打開Noteexpress軟件，點擊文件，選擇導(dǎo)入題錄，打開導(dǎo)入題錄對話框，在來自文件選項中選擇剛導(dǎo)入的Derwent Innovations Index文獻，在當前過濾器選項中，選擇Derwent Innovations Index New的過濾器，即可把文獻導(dǎo)入到Noteexpress軟件中。這樣查新報告所需的所有題錄信息均存在。

Webofknowledge平臺中的會議文獻和期刊文獻。目前Noteexpress并未提供Webofknowledge平臺會議論文的過濾器。為順利導(dǎo)入會議和期刊文獻，筆者對Web of Science的過濾器進行了修改。點擊工具選項，依次選擇過濾器，過濾器管理器，選中并編輯Web of Science，再依次點擊常規(guī)、模板，點擊添加按鈕，打開新建模板對話框，可用模板對話框選擇會議論文，基于模板新建對話框選擇選項通用，點擊確定。再把會議論文集選項中的題錄類型修改為DT，叢書標題修改為SE，點擊保存?；氐絎eb of Science過濾器界面，把會議論文集修改為默認模板。這樣我們便可利用新編輯的Web of Science過濾器順利導(dǎo)入Webofknowledge平臺中的會議文獻和期刊文獻的題錄信息。

二、題錄信息導(dǎo)出

科技查新報告常同時包含中文外文獻題錄信息，利用Noteexpress軟件導(dǎo)出外文文獻時，我們也必須同時導(dǎo)出中外文文獻題錄信息。為此我們需要編輯新的樣式，確保Noteexpress能通過語言和文獻類別導(dǎo)出不同格式的文獻題錄信息。

在構(gòu)建Noteexpress樣式時，我們選擇打開，點擊工具，依次選擇樣式，樣式管理器，創(chuàng)建新的樣式，點擊常規(guī)，選擇新打開窗口中的“使用多語言格式化”選項，打開語言標識管理器，添加chinese和english兩個語言，把default選項設(shè)置成默認選項。這樣就為中外文文獻題錄的信息提供了不同的輸出模板。

為編輯不同類型外文文獻的輸出模板，我們打開新建的樣式編輯器，在題錄模板中選擇English模板塊，依據(jù)教育部查新規(guī)范，我們可把期刊文章的輸出模板設(shè)置為“作者|（作者地址）.|標題 [J].*期刊，|年份，|卷|（期）：|頁碼|.摘要”;把專利的輸出模板設(shè)置為“申請人.|*名稱：專利國別，|公開號[P]，|公開日期|.摘要”;由于導(dǎo)入的學(xué)位信息缺乏大學(xué)所在城市信息，我們把學(xué)位論文的輸出模板設(shè)置為“作者|（大學(xué)）.|標題[D].*添加城市名稱：|大學(xué)，|年份|.摘要”;我們把會議論文集的輸出模板設(shè)置為“作者.|標題[C].//|*叢書標題.|會議年份：|頁碼|.摘要”。通過此模板輸出的查新格式，經(jīng)過稍微修改，就可以達到教育部查新規(guī)范的標準。

三、結(jié)束語

外文數(shù)據(jù)庫數(shù)量繁多，目前雖然Noteexpress已被應(yīng)用于科技查新，但國內(nèi)尚未有把Noteexpress應(yīng)用于外文查新的詳細教程。本文在實踐的基礎(chǔ)上，通過選擇和修改RIS過濾器，及介紹特殊數(shù)據(jù)庫文獻題錄信息的導(dǎo)入方式，編制適合中外文文獻輸出的樣式模板，成功實現(xiàn)用Noteexpress管理外文文獻，導(dǎo)出符合教育部查新要求的文獻題錄信息，能極大地提高查新員中外文查新的效率和質(zhì)量。

參? 考? 文? 獻

[1] 李茂. NoteExpress軟件在科技查新中的應(yīng)用[J]. 情報探索， 2010，（08）：73-76.

[2] 任俊霞， 姜長寶， 季瑩. 基于NoteExpress軟件的科技查新檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建[J]. 科技信息，2011，（19）：241-242.

[3] 黃春曉. 文獻管理軟件在科技查新中的應(yīng)用——以NoteExpress文獻管理軟件為例[J]. 大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2011，29（01）：54-55.

[4] 川蓉. NoteExpress在科技查新工作中的應(yīng)用[J]. 現(xiàn)代情報，2010，30（08）：152-154.