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        高職院校黨建檔案管理信息化的困境與出路

        2021-09-26 13:26:16徐琳
        檔案與建設(shè) 2021年8期
        關(guān)鍵詞:檔案困境大數(shù)據(jù)

        徐琳

        摘 要:大數(shù)據(jù)時代的到來使得黨建檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),文章從高職院校黨建檔案管理方面面臨的困境出發(fā),深入分析了高職院校黨建檔案管理信息化工作的可行性和必要性,并據(jù)此提出黨建檔案信息化工作制度的重點(diǎn)目標(biāo)和主要路徑。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);黨建;檔案;信息化;困境;路徑

        2021年,中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《中國教育現(xiàn)代化2035》,提出要“加快信息化時代教育變革”,明確了“建設(shè)智能化校園,統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺,建立數(shù)字教育資源共建共享機(jī)制,完善利益分配機(jī)制、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度和新型教育服務(wù)監(jiān)管制度”等工作要求和“加強(qiáng)黨對教育工作的全面領(lǐng)導(dǎo)”等保障措施。[1]可見,做好高等院校黨建工作信息化,既是教育變革的重要內(nèi)容,又是教育現(xiàn)代化的保障。對比普通高校,高職院校一直存在對黨建工作及檔案管理工作不夠重視等問題。如何通過加強(qiáng)黨建檔案管理的信息化,提升黨建工作水平,推動學(xué)生思想政治教育,是擺在高職院校面前的一項重要課題。

        一、高職院校黨建檔案管理信息化建設(shè)的必要性與可行性

        1. 高職院校黨建檔案管理面臨的困境

        高職院校黨建檔案管理信息化主要存在三個方面的先天不足:一是高職院校相對于普通高校受重視和經(jīng)費(fèi)投入不足;二是黨建工作與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”現(xiàn)象長期存在;三是檔案工作一般不是單位重點(diǎn)工作。信息化程度低,主要體現(xiàn)在以下四個方面:

        (1)管理手段較為落后

        大部分高職院校黨建檔案管理依然采用人工方式,管理方法、手段都較為陳舊,信息化技術(shù)未得到普及和運(yùn)用。高職院校普遍偏向于不建設(shè)信息化,或是將此功能簡單添加在其他平臺或系統(tǒng)里,使之作為一種附加功能存在,黨建檔案管理難以實(shí)現(xiàn)由“經(jīng)驗+定性”管理轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)+定量”管理。

        (2)管理理念較為保守

        由于高職院校黨建檔案信息種類及數(shù)量有限,利用需求與服務(wù)意識較欠缺,主要是給予學(xué)生查詢便利,很少主動服務(wù)高職院校中的黨員,更無法實(shí)現(xiàn)黨員檔案大數(shù)據(jù)價值。不少高職院校甚至沒有制定黨建檔案管理流程。究其原因,一方面,黨建檔案的機(jī)要性和政治性較強(qiáng),導(dǎo)致高職院校對黨建檔案管理一直較為謹(jǐn)慎,其任務(wù)更多地集中在“存”而不是“用”上;另一方面,黨建檔案工作未列入高職院校重要議事日程,黨建檔案工作者因工作不受重視而缺乏工作動力,出現(xiàn)自我“邊緣化”,加之檔案工作本身自帶“神秘性”,所以管理理念封閉且保守。

        (3)經(jīng)費(fèi)和人員投入較為有限

        近年來,隨著高職院校黨建工作內(nèi)容和范圍不斷拓展,黨建工作的規(guī)范化程度要求越來越高,但信息化的投入?yún)s始終處于較低水平。早在2008年,教育部和國家檔案局就頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,第三十六條規(guī)定:“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算,保證檔案工作的需求。”[2]然而,每年主動將黨建檔案管理預(yù)算經(jīng)費(fèi)列入專項計劃的學(xué)校非常少,以某高職院校為例,在2019年和2020年,僅對檔案工作投入了20萬財政預(yù)算,招聘了1次,新加入人員1名,而離職的卻有2人,使得工作難以有效展開。

        (4)資源建設(shè)較為滯后

        高職院校黨員管理涉及部門眾多,黨員數(shù)量也較多,而檔案管理人員較少且大都非專職,使得黨建檔案收集渠道和時間比較分散,長期存在收集不及時、不完整情況。據(jù)了解,目前大多數(shù)高職院校使用的黨員管理系統(tǒng)都只能顯示黨員入黨的起點(diǎn)信息和當(dāng)下黨組織歸屬情況,黨員身份或崗位調(diào)動導(dǎo)致的隸屬支部關(guān)系變化無法體現(xiàn),使得黨員檔案信息不完整。雖然自2019年起,江蘇省委省政府對地方學(xué)校的年度黨建工作進(jìn)行綜合考核,也花費(fèi)了較大力氣進(jìn)行整理,購置了信息化軟件,但依然還有一些重要檔案沒有應(yīng)歸盡歸。以揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例,2019年以前黨建檔案因為收集不齊,至今都沒有妥善整理好。

        2. 加強(qiáng)高職院校黨建檔案管理信息化的必要性

        加強(qiáng)高職院校黨建檔案信息化工作,一是為構(gòu)建“全程育人、全員育人、全方位育人”格局,促進(jìn)以黨建引領(lǐng)推動內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。二是能全面、真實(shí)記錄所有黨員的信息,有利于加強(qiáng)對黨員的全方位監(jiān)督、管理、評價與考核,為全面從嚴(yán)治黨提供有力的抓手,同時有利于黨建檔案管理工作融入高職院校主體業(yè)務(wù),助力高職院校黨建乃至教學(xué)管理水平提升。三是提升黨建檔案管理效率,促進(jìn)黨建檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。四是提高黨建檔案的開發(fā)利用水平。比如,通過對黨建檔案用戶數(shù)據(jù)統(tǒng)計和用戶動態(tài)需求分析,可以對用戶心理進(jìn)行整體把握,再經(jīng)畫像構(gòu)建,確保服務(wù)精準(zhǔn)度,從而使用戶獲得更高的滿意度。

        3. 高職院校黨建檔案管理信息化的可行性

        (1)從嚴(yán)治黨時代要求支持

        從嚴(yán)治黨“永遠(yuǎn)在路上”,為黨建檔案的信息化奠定了堅實(shí)的政策基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時代,黨建檔案管理工作不僅是全面從嚴(yán)治黨的題中應(yīng)有之義,而且是全面從嚴(yán)治黨工作中的一個重要環(huán)節(jié)。近年來,中共江蘇省委組織部專門印發(fā)了關(guān)于建立黨員記實(shí)管理的制度,教育部門有關(guān)從嚴(yán)治黨的文件也多次強(qiáng)調(diào)了信息化工作的要求。

        (2)教育優(yōu)先發(fā)展戰(zhàn)略支持

        一是宏觀政策的支持。2018年全國教育大會明確提出“全面落實(shí)教育優(yōu)先發(fā)展戰(zhàn)略,在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展規(guī)劃上優(yōu)先安排教育、財政資金投入上優(yōu)先保障教育、公共資源配置上優(yōu)先滿足教育和人力資源開發(fā)需要”,這使得高職院校在教育保障方面有了良好的發(fā)展前景。二是高校信息化的必然要求?!吨腥A人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》提出“推動信息化時代教育創(chuàng)新,實(shí)施教育新基建工程”。2021年3月,教育部發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)新時代教育管理信息化工作的通知》,提出“加大教育管理信息化投入,為系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)、安全防護(hù)、應(yīng)用培訓(xùn)、服務(wù)運(yùn)營、隊伍建設(shè)等提供必要保障”。[3]將高職院校黨建檔案信息化工作做深做實(shí),推動“黨建+治理現(xiàn)代化”,為高職院校治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供新的活力,高度契合高校信息化的要求。

        (3)政策和市場支持

        檔案服務(wù)外包正在成為檔案工作的重要發(fā)展趨勢之一。[4]雖然在外包過程中會產(chǎn)生來自市場、檔案館自身和外包商的一些風(fēng)險,但近年來陸續(xù)出臺的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等為高職院校黨建檔案數(shù)字化提供了指導(dǎo),一些高職院校黨建人事檔案數(shù)字化外包的具體實(shí)踐也證明了外包的可行性。新《檔案法》第二十四條對檔案服務(wù)外包工作和檔案服務(wù)企業(yè)提出了相應(yīng)要求。市場層面,檔案數(shù)字化外包把繁瑣復(fù)雜的工作交給外包機(jī)構(gòu)處理,可以極大提升檔案管理水平和利用效率,緩解檔案部門人少事多的矛盾。

        (4)人才優(yōu)勢支撐

        高職院校本身擁有計算機(jī)、軟件工程等專業(yè),還有一批素質(zhì)較高的雙師型專業(yè)教師,可以在授課之余,參與黨建檔案信息化工作。這一優(yōu)勢是其他機(jī)構(gòu)無法比擬的。

        二、大數(shù)據(jù)時代高職院校黨建檔案管理信息化基本路徑

        1. 重點(diǎn)目標(biāo)

        教育部《關(guān)于加強(qiáng)新時代教育管理信息化工作的通知》中的“總體要求”指出,“以數(shù)據(jù)為驅(qū)動力,利用新一代信息技術(shù)提升教育管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化水平,推動教育決策由經(jīng)驗驅(qū)動向數(shù)據(jù)驅(qū)動轉(zhuǎn)變、教育管理由單向管理向協(xié)同治理轉(zhuǎn)變、教育服務(wù)由被動響應(yīng)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變,以信息化支撐教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。“工作目標(biāo)”指出,“到2025年,新時代教育管理信息化制度體系基本形成,信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合,一體化水平大幅提升”,“教育決策科學(xué)化、管理精準(zhǔn)化、服務(wù)個性化水平全面提升,支撐構(gòu)建高質(zhì)量教育體系”?!爸攸c(diǎn)任務(wù)”指出,要“促進(jìn)教育行政辦公數(shù)字化”,“實(shí)現(xiàn)教育管理服務(wù)一網(wǎng)通辦”,“讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”[5]。此外,《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[6]也在宏觀上為面向2025年甚至2035年做好高職院校黨建檔案管理工作提供了基本指南。應(yīng)將黨建檔案信息化作為高職院校一項強(qiáng)基工程,構(gòu)建完善的黨建檔案管理體系,促進(jìn)管理水平的提高,這既是工作需要,也是政治任務(wù)[7],圍繞構(gòu)建黨建檔案的資源建設(shè)體系、利用體系、安全體系和治理體系展開,重點(diǎn)是抓好“共享”和“安全”兩個關(guān)鍵點(diǎn)。在共享方面,要轉(zhuǎn)變觀念、整合資源,重視平臺建設(shè)和檔案信息服務(wù),更好地發(fā)揮檔案服務(wù)教育現(xiàn)代化的獨(dú)特優(yōu)勢。在安全方面,要堅持在檔案數(shù)字化與檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)維和使用過程中,從檔案實(shí)體安全、信息和軟硬件環(huán)境安全、風(fēng)險管理和應(yīng)急處置等多個方面做好保障。

        2. 主要路徑

        (1)建章立制優(yōu)化流程

        完善黨建檔案管理信息化工作機(jī)制,使之與黨建信息化工作統(tǒng)籌推進(jìn)、一體建設(shè);建立黨建檔案信息化工作責(zé)任制,明確專兼職檔案員工作責(zé)任清單,實(shí)現(xiàn)檔案管理與其他業(yè)務(wù)密切銜接;聯(lián)通黨建檔案系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、網(wǎng)上辦事服務(wù)系統(tǒng)等,打通數(shù)據(jù)傳輸渠道,實(shí)現(xiàn)一次傳輸一鍵歸檔;創(chuàng)新服務(wù)形式,基于“互聯(lián)網(wǎng)+”提供更加多元、便捷、高效的檔案信息服務(wù)形式;制定“黨建檔案數(shù)字化外包工作流程”,規(guī)范黨建檔案外包工作。高校檔案工作如要更有作為,一定要與校內(nèi)部門建立聯(lián)系,開展廣泛合作[8],信息化建設(shè)過程中應(yīng)廣泛征求校內(nèi)各相關(guān)部門的需求和意見。

        (2)強(qiáng)化數(shù)字檔案信息資源建設(shè)

        加強(qiáng)黨員記實(shí),構(gòu)建富有高職院校特色的黨建檔案數(shù)據(jù)庫;擴(kuò)大收集范圍,除常規(guī)收集外,以開學(xué)季、畢業(yè)季、各大傳統(tǒng)節(jié)日為契機(jī),不斷加大對校園文化精品活動和黨員主題教育活動信息的收集,不斷豐富平臺的內(nèi)容;加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收,明確移交接收范圍和標(biāo)準(zhǔn),重點(diǎn)推動電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)現(xiàn)突破;加大資源共享力度,推進(jìn)共享平臺一體化建設(shè),不斷擴(kuò)大利用體系覆蓋面,提升檔案服務(wù)供給能力。

        (3)夯實(shí)信息安全管理體系

        加強(qiáng)檔案信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),確保數(shù)字檔案信息物理環(huán)境和硬件環(huán)境安全。加強(qiáng)檔案安全管理,確保檔案實(shí)體和信息安全,打造安全的邏輯環(huán)境,建立網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。依靠密鑰、防御軟件等一系列技術(shù),不斷創(chuàng)新引進(jìn)檔案信息安全保護(hù)技術(shù),應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)隔離技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等,實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的安全處理和保護(hù)。

        (4)加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

        明確專職檔案信息化工作人員;加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)和引進(jìn),提高人員整體素質(zhì);充分發(fā)揮學(xué)校信息化高端人才的智力優(yōu)勢并形成人才培養(yǎng)長效機(jī)制;加強(qiáng)與社會各界、其他高校黨建部門特別是黨建檔案部門聯(lián)動,取長補(bǔ)短,開闊思路,學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的工作模式。

        注釋與參考文獻(xiàn)

        [1]中共中央,國務(wù)院.中國教育現(xiàn)代化2035[EB/OL] .[2019-02-23]. http://www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/s6052/ moe_838/201902/t20190223_370857.html.

        [2]中華人民共和國中央人民政府.高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL] .[2008-09-12].http://www.gov.cn/ flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

        [3] [5]中華人民共和國教育部.關(guān)于加強(qiáng)新時代教育管理信息化工作的通知[EB/OL] . [2021-03-15]. http://www.moe.gov.cn/srcsite/A16/ s3342/202103/t20210322_521669.html.

        [4]徐擁軍,喬曉楊.《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》解讀[J].北京檔案,2018(1):21-23.

        [6]中共中央辦公廳,國務(wù)院辦公廳.“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃[EB/ OL].[2021-07-03].https://www. saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1e c4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

        [7]崔麗麗,張鵬. 高校黨建檔案管理體系建設(shè)及其保障[J].檔案與建設(shè),2020(11):62-64.

        [8]涂上飆.高校檔案工作三個層面研究[J].浙江檔案,2019(3): 32.

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