趙帥

一、引言

2021年1月1日起施行的最新《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第一條規(guī)定“……有效保護(hù)和利用檔案……制定本法。”并且在第四章專門對(duì)于各項(xiàng)關(guān)于開發(fā)公布工作進(jìn)行規(guī)范，提出“國(guó)家鼓勵(lì)檔案館開發(fā)利用館藏資源……”的條款。這體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)于檔案開發(fā)利用工作的思路和基本框架。以此為依托，如何構(gòu)建適應(yīng)新時(shí)期檔案開發(fā)利用工作的策略，成為檔案館開發(fā)利用部門值得深入思考的問題。由于檔案保密與開發(fā)矛盾的存在，客觀上造成了檔案開發(fā)利用工作的不系統(tǒng)、不協(xié)調(diào)。如何科學(xué)地評(píng)價(jià)檔案開放、開發(fā)、利用的價(jià)值，并在此基礎(chǔ)上建立其開發(fā)策略，筆者認(rèn)為，層次分析法是一個(gè)有效的方法。

二、影響檔案利用因素的分析

美國(guó)運(yùn)籌學(xué)家、匹茲堡大學(xué)教授T.L.Saaty，在20世紀(jì)70年代提出層次分析法（Analytic Hierarchy Process， AHP），這個(gè)方法最初用于解決投資效果評(píng)價(jià)問題，后來隨著1977年在第一屆國(guó)際數(shù)學(xué)建模會(huì)議上AHP方法的推廣，能源系統(tǒng)分析、城市規(guī)劃、道路建設(shè)規(guī)劃等越來越多的領(lǐng)域用到AHP方法[1]。這一方法的基本原理是將問題層次化，根據(jù)問題的類型和最終要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，將問題分解為不同的因素，并且將這些因素聚類，構(gòu)成一個(gè)多層次的遞階分析結(jié)構(gòu)模型，進(jìn)行問題的分析。因此，對(duì)于模型內(nèi)在因素的分析與分類，是層次分析法的首要步驟，是整個(gè)模型的邏輯起點(diǎn)。

對(duì)于影響檔案開發(fā)利用的因素來講，其包含眾多復(fù)雜的因素，按照視角的不同，這些因素可以分為人力、物力、財(cái)力的，物質(zhì)方面、能源方面、信息方面，內(nèi)部的、外部的，國(guó)內(nèi)的、國(guó)外的等等諸多方面。對(duì)這些因素的分析，有助于總結(jié)各歷史時(shí)期對(duì)于檔案利用的情況，為當(dāng)下制定檔案利用策略提供科學(xué)的探索依據(jù)。

從內(nèi)部原因來看，影響檔案利用的因素有開發(fā)人員水平、開放程度、檔案密級(jí)、開發(fā)利用設(shè)備、檔案開放場(chǎng)所、檔案利用法規(guī)等各種方面。從外部原因來看，檔案利用人群需求的變化、社會(huì)的檔案意識(shí)、經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展水平、技術(shù)條件的變革等同檔案利用有著密切聯(lián)系，同樣對(duì)于檔案利用工作有著深刻的影響。因此，各個(gè)時(shí)代檔案利用環(huán)境的變化，社會(huì)對(duì)于檔案利用意識(shí)的強(qiáng)弱，以及檔案部門自身管理水平，影響著檔案利用的實(shí)際效果。

綜上所述，有眾多因素間接或者直接地影響著檔案利用的水平和效率。如何科學(xué)地評(píng)價(jià)各因素的作用，確立各因素的影響程度大小，以便為檔案利用策略作參考，需要進(jìn)一步的探討。

三、層次分析法在檔案利用中的應(yīng)用

層次分析法是 “在對(duì)復(fù)雜的決策問題的本質(zhì)、 影響因素及其內(nèi)在關(guān)系等進(jìn)行深入分析的基礎(chǔ)上， 利用較少的定量信息使決策的思維過程數(shù)學(xué)化，從而為多目標(biāo)、多準(zhǔn)則或無結(jié)構(gòu)特性的復(fù)雜決策問題提供簡(jiǎn)便的決策方法[2]。”正是因?yàn)閷哟畏治龇梢詫⒏鞣N復(fù)雜問題通過層次劃分，使問題更加有序化，所以它不僅在投資效果評(píng)價(jià)方面有突出應(yīng)用，而且被廣泛用于能源系統(tǒng)分析、城市規(guī)劃、道路建設(shè)規(guī)劃等多個(gè)方面。

應(yīng)用層次分析法時(shí)，需要將各種有關(guān)因素劃分為目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和方案層三個(gè)層次。其中，目標(biāo)層一般只有一個(gè)要素，它是分析問題的預(yù)訂目標(biāo)或預(yù)期實(shí)現(xiàn)的理想效果，是系統(tǒng)評(píng)價(jià)的最高準(zhǔn)則。準(zhǔn)則層是為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而涉及的中間環(huán)節(jié)。方案層是為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而可供選擇的各種措施、決策方案等，是具體策略的細(xì)化。

（一）建立層次結(jié)構(gòu)模型

A層：目標(biāo)層，以“檔案利用總體效益”為評(píng)價(jià)的總目標(biāo)。

C層：準(zhǔn)則層，在檔案利用上，檔案學(xué)界對(duì)于檔案的開放、開發(fā)、利用一直作為研究重點(diǎn)[3]，由此可以將準(zhǔn)則層分為三個(gè)層面。

S層：方案層，筆者從影響檔案利用的各項(xiàng)因素中篩選了五個(gè)指標(biāo)作為評(píng)價(jià)因子。其中，按照現(xiàn)有研究，對(duì)檔案開放、開發(fā)、利用影響最大的五個(gè)方面有法律法規(guī)建設(shè)、技術(shù)保障、數(shù)據(jù)資源建設(shè)、人員素質(zhì)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境[4]。

如圖1所示，由此構(gòu)建出了檔案利用層次結(jié)構(gòu)模型。

（二）填寫判斷矩陣表格

層次結(jié)構(gòu)模型建立后，請(qǐng)專家填寫AHP調(diào)查表，這是評(píng)價(jià)檔案利用效益總體目標(biāo)的重點(diǎn)。上述表格中，兩兩比較構(gòu)成評(píng)價(jià)因子，為了使結(jié)果更科學(xué)，筆者邀請(qǐng)了10位國(guó)內(nèi)從事檔案利用工作的專家學(xué)者、一線工作人員、相關(guān)研究方向的研究生分別填寫了判斷矩陣表格。

（三）構(gòu)造判斷矩陣

根據(jù)這10位相關(guān)專業(yè)人士對(duì)于判斷矩陣表格的填寫情況，筆者進(jìn)行總結(jié)，衡量各要素間的標(biāo)度，最終的矩陣中，每個(gè)矩陣位置上的aij，取每份專家表格中相應(yīng)aij位置上出現(xiàn)次數(shù)最多的評(píng)價(jià)值，對(duì)于評(píng)價(jià)值出現(xiàn)次數(shù)無最多的aij位置則聯(lián)系專家重新打分，最終構(gòu)造出四個(gè)判斷矩陣。

（四）對(duì)四個(gè)判斷矩陣進(jìn)行一致性檢驗(yàn)

①C1-C3對(duì)A的比較矩陣一致性檢驗(yàn)。

為了度量不同階段判斷矩陣是否具有滿意的一致性，引入判斷矩陣的平均隨機(jī)一致性指標(biāo)RI值。對(duì)于1～10階判斷矩陣，RI值見表5。

②S1-S5對(duì)C1的比較矩陣一致性檢驗(yàn)。

③S1-S5對(duì)C2的比較矩陣一致性檢驗(yàn)。

④S1-S5對(duì)C3的比較矩陣一致性檢驗(yàn)。

（五）計(jì)算權(quán)重值和排序

各個(gè)方案相對(duì)于目標(biāo)層的總排序見表6。

通過層次分析法的梳理，影響檔案利用的主要因素及因素的排序便確定了下來。表6給出了五種措施對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的權(quán)重向量，根據(jù)這個(gè)權(quán)重向量，可以看出方案4對(duì)于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的影響最大，因此是最佳方案。通過定性分析與定量分析，結(jié)合二者優(yōu)勢(shì)，使研究影響檔案利用的因素不僅僅停留在感性階段，為檔案利用策略的選擇提供了基本依據(jù)。

三、層次分析法下檔案利用策略

（一）檔案利用應(yīng)堅(jiān)持檔案開放為主抓手

表6中，C1也就是檔案開放的權(quán)重為2.043，這表明了檔案開放對(duì)于檔案利用的總體效益的價(jià)值最高。在我國(guó)，隨著各項(xiàng)檔案信息公開、歷史檔案公開工作的推進(jìn)，各地檔案開放工作進(jìn)展迅速，實(shí)踐表明，這是很正確的事情，社會(huì)組織與公民通過對(duì)已開放檔案的利用，進(jìn)一步擴(kuò)展其所掌握的檔案資源范圍，同樣也推動(dòng)著社會(huì)對(duì)于檔案工作認(rèn)知度的提升。所以，要想提升檔案利用的整體效益，推動(dòng)檔案開放是一項(xiàng)重要工作。這是層次分析法的結(jié)論，也是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。

進(jìn)一步分析圖6，S3所占權(quán)重為2.529，是最高的，這表明，在各項(xiàng)推進(jìn)檔案開發(fā)的措施中，加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源建設(shè)是進(jìn)行檔案開放工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案利用整體效益的推進(jìn)也具有十分重要的作用。在檔案開發(fā)數(shù)據(jù)資源建設(shè)過程中，要把握資源開放范圍、資源開放權(quán)限、數(shù)據(jù)安全維護(hù)、數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管等四個(gè)階段的內(nèi)容，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)資源開放的科學(xué)性。

（二）檔案利用要統(tǒng)籌兼顧

為提升檔案利用的整體效益，不僅要抓檔案開放，對(duì)于檔案開發(fā)，檔案的直接利用也應(yīng)該同時(shí)著手。面對(duì)檔案利用群體的多元化、檔案利用形式的多樣化、檔案利用效益評(píng)估的多角度化，僅僅從檔案開放角度，去推進(jìn)檔案利用工作是不夠的，根據(jù)表6數(shù)據(jù)顯示，檔案開發(fā)與檔案利用占的權(quán)重雖然沒有檔案開放占比多，但仍對(duì)于整體效益的提升有重要作用，并且從S1到S5的措施作用到C2和C3上時(shí)，也是會(huì)對(duì)檔案利用整體效益有很大影響。因此，需要建立以檔案開放為主，兼顧檔案開發(fā)和檔案直接利用的思想，堅(jiān)持三方面同時(shí)入手，充分認(rèn)識(shí)三方面之間的聯(lián)系與價(jià)值，并將三者的研究成果充分融合，形成檔案利用科學(xué)的指導(dǎo)方案。就目前來看，檔案部門對(duì)于三者之間關(guān)系重要性的認(rèn)知尚待提升，加強(qiáng)三者之間統(tǒng)籌安排，是當(dāng)前制定檔案利用策略的重點(diǎn)之一。

（三）推進(jìn)方案層各要素協(xié)調(diào)發(fā)展

以建模為基礎(chǔ)，層次分析法將檔案利用系統(tǒng)各要素分解為獨(dú)立的組成部分，通過三個(gè)層次的劃分，從方案層出發(fā)，認(rèn)識(shí)了檔案利用系統(tǒng)的性質(zhì)。從表6之可以看到，盡管各要素之間的權(quán)重有所差異，方案層各要素與準(zhǔn)則層各要素的配合對(duì)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有差異，但是，這并不是強(qiáng)調(diào)抓好一方面其余的就可以放棄，而是說在說明這些措施實(shí)施的重點(diǎn)與順序性。這些措施，不僅都對(duì)最終目標(biāo)的落實(shí)有積極影響，而且把握好他們實(shí)施的順序，這樣對(duì)于最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)會(huì)起到事半功倍的作用。以S3數(shù)據(jù)資源建設(shè)為例，數(shù)據(jù)資源建設(shè)對(duì)于檔案開放的重要性要大于檔案開發(fā)和檔案的直接利用。在實(shí)際操作中，就應(yīng)當(dāng)首先建立檔案開放數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于檔案開發(fā)工作和檔案利用工作中數(shù)據(jù)庫(kù)的使用，就可以直接用檔案開放數(shù)據(jù)庫(kù)的資源。而對(duì)于檔案利用工作，就需要優(yōu)先挑選合適的檔案利用工作人員，通過這樣時(shí)間上的差異化安排，再加上各方面工作的優(yōu)先順序的安排，對(duì)于最終檔案利用整體效益的實(shí)現(xiàn)，就有很大的益處。

（四）根據(jù)具體實(shí)際調(diào)整方案的布局

盡管層次分析法對(duì)如何提升整體檔案利用效益有很清晰的量化表示，各因素對(duì)檔案利用總體效益的影響有重要性的排序，但是，各地各部門檔案利用工作實(shí)際情況的差異（如資源占有量的多少，面向受眾的差異，人員配備的差距等），需要檔案部門在實(shí)際工作中，根據(jù)自己的實(shí)際情況，合理協(xié)調(diào)各因素的實(shí)施順序與方式。比如，美國(guó)通過盡可能多的開放檔案、在培訓(xùn)中加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)、積極擴(kuò)大財(cái)政支持等方式，來提升檔案利用的整體效益[5]。而有些國(guó)外檔案館則會(huì)加強(qiáng)技術(shù)手段的引入，輔助開展檔案利用工作[6]。這些例子表明，層次分析法的結(jié)果，可以作為提升檔案利用整體效益的一個(gè)參考，指導(dǎo)各個(gè)地區(qū)的檔案工作部門選取適合其采取的策略，但是，在實(shí)踐中如何操作，還需要各單位結(jié)合自己的實(shí)際利用情況，在調(diào)查總結(jié)的基礎(chǔ)上，合理采用層次分析法的結(jié)果，對(duì)層次分析法的利用進(jìn)行調(diào)整，最終找到適合本地區(qū)的檔案利用方式。

四、檔案利用策略的實(shí)施

層次分析法為檔案利用策略的制定提供了基本依據(jù)，由于檔案利用工作是具有特殊性的，所以在實(shí)施過程中，還需要針對(duì)不同的層面制定相應(yīng)的行動(dòng)策略。

（一）國(guó)際層面

國(guó)際層面，需要加強(qiáng)國(guó)際間的交流合作，對(duì)于檔案利用，要經(jīng)常性開展研究成果交流，訪問學(xué)習(xí)等活動(dòng);還應(yīng)該加強(qiáng)國(guó)際間檔案利用標(biāo)準(zhǔn)的制定，便于各國(guó)可以作為一個(gè)共同體，有目標(biāo)地開展檔案利用工作;國(guó)際間設(shè)立的檔案利用合作組織，要根據(jù)形勢(shì)變化定期召開會(huì)議，商討檔案利用未來走向，為各國(guó)提供參考;國(guó)際間合作組織可以設(shè)立基金會(huì)，獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于檔案利用工作做得好的國(guó)家或者有突出貢獻(xiàn)的個(gè)人等，以此推進(jìn)國(guó)際范圍內(nèi)檔案利用工作的積極開展。

（二）國(guó)內(nèi)層面

從國(guó)內(nèi)層面來講，要建立面向檔案利用的保護(hù)基金，健全檔案利用工作薪酬激勵(lì)機(jī)制。建立檔案利用效果監(jiān)督反饋機(jī)制，建立檔案利用專家信息庫(kù)，擴(kuò)大檔案利用工作的宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)檔案利用人員的培訓(xùn)，定期組織大規(guī)模、全領(lǐng)域的檔案利用工作培訓(xùn)。

（三）機(jī)構(gòu)層面

檔案利用工作，需要通過各機(jī)構(gòu)之間的具體行動(dòng)進(jìn)行落實(shí)，各檔案開放、開發(fā)、利用機(jī)構(gòu)，要深入調(diào)查實(shí)際需要，根據(jù)實(shí)際情況多方論證，尋找適宜進(jìn)行檔案資源開發(fā)的最優(yōu)面。適時(shí)評(píng)估檔案利用效益，調(diào)整工作方法。建立多渠道反饋機(jī)制，保證檔案開放、開發(fā)、利用工作始終可以隨著實(shí)際情況的變化而不斷優(yōu)化發(fā)展。

（四）個(gè)人層面

檔案利用工作，一方面，需要各單位每個(gè)工作人員樹立利用服務(wù)意識(shí)，關(guān)心、關(guān)注檔案利用現(xiàn)實(shí)動(dòng)向，自覺將工作做好;另一方面，作為檔案利用個(gè)體，也要培養(yǎng)檔案意識(shí)，樹立檔案利用觀念，共同促進(jìn)檔案利用工作的持續(xù)發(fā)展，讓全社會(huì)享受到檔案開放、開發(fā)、利用工作帶來的優(yōu)勢(shì)。

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作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院