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        優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的措施

        2021-09-23 22:58:07潘虹
        檔案天地 2021年8期
        關鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        潘虹

        事業(yè)單位檔案工作的內(nèi)容主要是工作信息數(shù)據(jù)的管理與保存,是事業(yè)單位發(fā)展與改革的重要基礎性工作,因此,檔案的質(zhì)量對于事業(yè)單位非常重要。在信息爆炸時代,事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息增加迅猛,傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法保障檔案質(zhì)量,提高檔案管理水平刻不容緩。

        一、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        (一)缺乏對檔案工作的正確認識

        事業(yè)單位對于檔案工作缺乏正確認識是造成檔案管理工作發(fā)展緩慢的原因之一。在事業(yè)單位運行過程中,工作人員過于重視業(yè)務發(fā)展,將提升業(yè)務能力作為核心工作,忽視了檔案工作對事業(yè)單位的重要作用。這就造成了事業(yè)單位發(fā)展猶如空中樓閣,業(yè)務水平提升有限,工作質(zhì)量無法滿足社會需求,還導致檔案管理工作失去了發(fā)展的空間[1]。

        (二)檔案信息開發(fā)能力薄弱

        信息化作為檔案發(fā)展的主流趨勢,給事業(yè)單位檔案管理打開了一扇新的大門。但是在檔案信息開發(fā)方面能力薄弱,影響了檔案信息化進程。一些事業(yè)單位雖然開始重視檔案的信息化發(fā)展,但是在技術開發(fā)和檔案資源整合管理上發(fā)展緩慢。檔案信息管理系統(tǒng)不夠先進,信息管理效率不高,管理方法不夠科學,沒有最大限度發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢[2]。

        (三)檔案信息安全存在隱患

        事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量優(yōu)化中,信息安全問題一直是檔案工作最大的威脅。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙張作為信息載體,雖然工作效率低,但是已經(jīng)形成了比較完善的保密管理體系。信息化檔案管理雖然效率高,處理速度快,但是在安全風險上問題也很多。由于檔案管理人員在信息技術方面能力不足,沒有充分認識到信息化管理帶來的安全風險,給檔案管理造成了不良影響。

        (四)檔案管理人員素質(zhì)不高

        檔案管理人員素質(zhì)問題對于檔案管理質(zhì)量影響最為嚴重。不論是傳統(tǒng)檔案管理還是信息化檔案管理,都需要管理人員的參與。由于檔案管理人員受到傳統(tǒng)工作方式的影響,對于信息技術應用認識不足,甚至無法熟練操作信息化檔案管理系統(tǒng)[3]。這種情況在事業(yè)單位中非常普遍,解決檔案管理人員素質(zhì)問題是檔案管理質(zhì)量提升的關鍵。

        二、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因

        (一)檔案管理資源匱乏

        通過對事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出的問題分析可以發(fā)現(xiàn),造成問題產(chǎn)生的根本原因之一就是事業(yè)單位檔案管理資源的匱乏。在事業(yè)單位發(fā)展過程中,檔案管理工作往往被當做輔助工作,對其重視不足,在資源配置上更加傾向于事業(yè)單位業(yè)務和其他方面的發(fā)展,導致檔案工作發(fā)展的資源不足,發(fā)展速度滯后。尤其是在快節(jié)奏的社會發(fā)展形勢下,要求檔案管理具備更高的效率,并且實現(xiàn)信息化改革,由于資源不足,硬件體系建設困難,檔案管理工作質(zhì)量難以實現(xiàn)短時間內(nèi)的快速提升。

        (二)事業(yè)單位內(nèi)部矛盾

        事業(yè)單位內(nèi)部之間的矛盾也是造成檔案管理工作質(zhì)量問題的原因。主要表現(xiàn)為檔案工作高要求與管理能力之間的矛盾,檔案管理工作信息化發(fā)展與落后的思想觀念之間的矛盾,以及事業(yè)單位各部門發(fā)展不均衡等。這些矛盾造成檔案管理工作與其他部門在工作配合上出現(xiàn)不協(xié)調(diào),并且自身發(fā)展改革動力不足,難以實現(xiàn)自我創(chuàng)新發(fā)展,加之事業(yè)單位發(fā)展不均衡,進一步造成了檔案管理工作質(zhì)量難以有效提升,檔案管理工作質(zhì)量問題頻發(fā)的現(xiàn)狀。

        三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的措施

        (一)加強對檔案管理工作的重視

        加強檔案管理人員對檔案工作的重視是提高檔案管理質(zhì)量的基礎,檔案管理人員思想意識發(fā)生轉變,才能夠在日常工作中重視質(zhì)量管理。因此,事業(yè)單位需要針對檔案管理部門進行改革,在日常工作中嚴肅檔案工作紀律,提高檔案管理人員思想意識,通過思想上的潛移默化,使檔案人員認識到工作的重要性,達到提升檔案質(zhì)量的目的。

        (二)建立科學的檔案管理機制

        檔案管理機制的建立健全是保障檔案工作高效有序開展的基礎。在信息化檔案管理發(fā)展中,需要結合事業(yè)單位檔案工作的特點,以原本檔案工作機制作為基礎進行優(yōu)化改良,使其能夠保障信息化管理的規(guī)范化開展。檔案管理機制包括檔案管理制度與工作流程,要實現(xiàn)工作全過程管控。

        (三)完善檔案信息的安全防護

        如果檔案安全出現(xiàn)問題,就會給事業(yè)單位運行造成巨大的損失。事業(yè)單位部分檔案保密等級非常高,如果泄漏不僅會對經(jīng)濟發(fā)展造成影響,還可能造成社會動蕩[4]。為了完善檔案的防護機制,需要聘請專業(yè)的安全技術工程師,對安全防護系統(tǒng)進行升級維護,實現(xiàn)檔案安全的有效控制。

        (四)重視檔案管理人才的培養(yǎng)

        檔案管理人才的培養(yǎng)是檔案質(zhì)量提升的保證。不僅檔案管理模式和技術在不斷更新,檔案從業(yè)人員也在不斷的更替,加強人才儲備,提高人才素質(zhì)才能夠保障檔案管理工作質(zhì)量長期穩(wěn)定發(fā)展。所以,事業(yè)單位需要建立檔案人才培養(yǎng)機制,在技術和思想上加強教育,為檔案工作儲備人才。

        參考文獻:

        [1]趙閩麗. 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法探索[J]. 就業(yè)與保障, 2020, No.251(09):197-198.

        [2]于蔚. 分析數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化[J]. 財富時代, 2020, No.177(02):191-191.

        [3]李博林. 淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 智富時代, 2019, 000(007):1-1.

        [4]呂爽. 探析新時期如何加強事業(yè)單位檔案管理工作[J]. 赤子, 2020, 000(004):172-173.

        作者單位:保定市行政審批局

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