江靜 徐濤

一、對高校畢業(yè)生檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理的意義

目前，高校畢業(yè)生檔案管理工作存在以下問題：1.畢業(yè)生自身對檔案認(rèn)識不足。由于高校畢業(yè)生就業(yè)工作方式的改變，使得畢業(yè)生對自身檔案不夠重視，有些畢業(yè)生不能夠按照相關(guān)要求妥善存放檔案。2.由于我國目前還沒有統(tǒng)一的高校畢業(yè)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，因此許多學(xué)校檔案管理要求不一致。3.高校畢業(yè)生檔案信息資源管理手段相對落后。和其他類別檔案的管理方式一樣，高校畢業(yè)生檔案信息資源管理方式主要是手工操作為主，對于一些檔案信息化水平較高的高校，采用手工+信息化的半自動化方式，使得檔案信息資源管理工作更加精準(zhǔn)和現(xiàn)代化，而這需要加強(qiáng)檔案管理工作人員專業(yè)能力與信息化水平。

隨著社會信息化進(jìn)程加快，人工智能技術(shù)在各個平臺的應(yīng)用落地，也為高校檔案管理工作提供了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。作為高校檔案管理工作的一個重要組成部分，對高校畢業(yè)生檔案信息資源統(tǒng)一管理就具有更加深刻的意義。

（一）高校檔案信息資源管理為畢業(yè)生就業(yè)與就業(yè)單位招聘人才提供了信息交流平臺

高校畢業(yè)生進(jìn)入社會首先面臨的就是就業(yè)問題，做好高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作與平臺建設(shè)工作，能夠幫助畢業(yè)生檔案在求職應(yīng)聘時發(fā)揮重要作用，可助力畢業(yè)生在就業(yè)時展示自身學(xué)習(xí)成績、綜合素質(zhì)以及各項(xiàng)綜合能力。用人單位可借助高校畢業(yè)生檔案信息資源平臺，全面、迅速地對畢業(yè)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、社會實(shí)踐等有一個系統(tǒng)全面的認(rèn)知。從而可以搭建一個畢業(yè)生與用人單位之間的良好的信息交流平臺，為畢業(yè)生求職就業(yè)與用人單位招聘人才提供一個信息交流的通道。

（二）加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案信息資源建設(shè)有利于增強(qiáng)畢業(yè)生對檔案管理的意識

檔案作為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的真實(shí)的書面反映，具有權(quán)威性。作為人事檔案管理的一個重要的原則“檔隨人走”，畢業(yè)生畢業(yè)離校后，檔案的存放一般有以下三種方式：1.就業(yè)單位，如工作單位可以接收檔案，畢業(yè)生可將檔案和戶口轉(zhuǎn)到接收單位。2.由畢業(yè)生戶籍所在地人才交流中心管理，畢業(yè)生本人持有學(xué)校和教育部門發(fā)放的報到證到所屬地人才交流中心報到并存放檔案。3.存放在畢業(yè)高校，學(xué)校替畢業(yè)生暫時保管。但是由學(xué)校保管的檔案一般是畢業(yè)后的兩年時間，是有時間限制的。而加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息資源管理，不僅能夠在檔案轉(zhuǎn)接過程中妥善保存畢業(yè)生檔案，而且還能夠保證畢業(yè)生在檔案轉(zhuǎn)存過程中的安全性與歷史追溯。

二、高校畢業(yè)生檔案信息資源利用與平臺建設(shè)現(xiàn)狀

（一）高校畢業(yè)生檔案信息資源利用意識薄弱

高校檔案信息資源管理是高校檔案管理工作的一個重要組成部分，而開展針對高校畢業(yè)生檔案信息資源的挖掘與利用工作，則是多數(shù)高校檔案管理工作的一個需要加強(qiáng)的環(huán)節(jié)。多數(shù)高校檔案的應(yīng)用現(xiàn)狀是閑置或者半閑置的狀態(tài)，檔案信息資源利用工作大多時候僅限于“需要時查詢”的被動狀態(tài)。多數(shù)檔案管理工作者仍然以保管好檔案為工作的唯一標(biāo)準(zhǔn)，而對檔案信息資源的開發(fā)與利用缺乏積極挖掘的態(tài)度。而隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的高校工作中融入了信息化技術(shù)。檔案是寶藏，應(yīng)當(dāng)尋找合適的途徑對資源加以開發(fā)與利用。通過對檔案信息資源開發(fā)與利用，挖掘出來的有用信息，可以用來指導(dǎo)高校招生、教學(xué)、就業(yè)等各個運(yùn)行環(huán)節(jié)的工作。如對高校畢業(yè)生檔案信息資源的有效開發(fā)與利用，為就業(yè)單位可以對畢業(yè)生有一個更加立體的認(rèn)識，在就業(yè)單位選拔所需人才時，提供了一個可靠的參考材料;對高校畢業(yè)生檔案信息資源的有效開發(fā)與利用，通過挖掘?qū)W生生源地分布、所選專業(yè)分布、男女比例統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)生就業(yè)單位數(shù)據(jù)等信息統(tǒng)計(jì)，可以反過來指導(dǎo)高校的招生工作、專業(yè)設(shè)置工作、就業(yè)指導(dǎo)工作以及課程改革等。而根據(jù)目前針對這方面工作的調(diào)研現(xiàn)狀，顯然這是高校檔案信息化建設(shè)的一個薄弱環(huán)節(jié)，而高校檔案工作者對于高校畢業(yè)生檔案信息資源利用意識也有待提高。

（二）高校畢業(yè)生檔案信息資源建設(shè)相對滯后

目前，多數(shù)高校檔案信息資源建設(shè)工作多數(shù)停留在手工、半手工檢索，或者直接提供檔案原件（復(fù)印件）階段（當(dāng)然有時候這也是業(yè)務(wù)需要），檔案信息資源建設(shè)工作相對滯后，致使檔案服務(wù)效率較低，無法滿足高校教師與在校生、畢業(yè)生以及社會各界對檔案信息資源的需求。高校應(yīng)當(dāng)重視畢業(yè)生檔案信息資源建設(shè)工作，通過制定相應(yīng)的管理章程，并在實(shí)際的工作流程中加以應(yīng)用，攻破這個薄弱環(huán)節(jié)。嚴(yán)格執(zhí)行畢業(yè)生檔案管理程序，將畢業(yè)生檔案信息資源建設(shè)工作規(guī)范化、制度化，將分散到各個學(xué)院的畢業(yè)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一、信息化管理;將紙質(zhì)化檔案通過信息化手段，變成可以永久保存的信息化資源，可以有效減少因檔案管理工作人員工作調(diào)動、時間等客觀問題帶來的檔案丟失等意外問題的出現(xiàn)，同時可以為促進(jìn)檔案信息資源的及時開發(fā)和利用提供一個便利的信息化平臺。而根據(jù)對高校館藏檔案結(jié)構(gòu)的分析和研究，檔案工作的流程有待進(jìn)一步規(guī)范化，相關(guān)制度有待進(jìn)一步完善，否則很容易造成檔案資源的缺失、查檔困難以至于無法及時利用檔案資源。由于畢業(yè)生檔案信息資源多數(shù)分散在各個學(xué)院，或者本科生、研究生等不同種類學(xué)生的檔案資源管理分散在不同的部門，如有些高校本科生檔案由學(xué)生處主管，研究生檔案由研究生院主管，繼續(xù)教育、自考等又由其他相關(guān)部門主管。學(xué)生檔案資源信息的分散，增加了高校對各類畢業(yè)生檔案資源建設(shè)的難度。在實(shí)際工作中，多數(shù)檔案主要是紙質(zhì)檔案，缺少視頻、電子照片、電子文件等資源的收集與歸檔。

（三）高校對畢業(yè)生檔案信息資源平臺建設(shè)環(huán)節(jié)重視不夠

盡管多數(shù)高校已經(jīng)使用檔案信息管理軟件，并且將智慧檔案館（室）建設(shè)作為檔案信息化工作的未來工作目標(biāo)，但是多數(shù)高校在實(shí)際工作中仍然欠缺檔案信息資源整體化建設(shè)，尤其是針對高校畢業(yè)生檔案信息資源平臺建設(shè)環(huán)節(jié)的工作則是重視不夠。這和高校主要是面向在校生提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)、生活等服務(wù)有關(guān)，對于畢業(yè)生檔案信息資源平臺的建設(shè)與后期維護(hù)重視不夠，這也是高校檔案管理工作日后需要加強(qiáng)的地方。檔案信息化建設(shè)本身需要由檔案類專業(yè)工作人員和具備計(jì)算機(jī)類專業(yè)工作人員構(gòu)成，要求工作人員具有檔案專業(yè)知識并且具備一定的計(jì)算機(jī)實(shí)踐技能，即需要工作人員具有檔案與計(jì)算機(jī)學(xué)科交叉背景，而在高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作人員隊(duì)伍中，這類人才是比較缺少的，需要高校對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行再培訓(xùn)，從而滿足檔案信息資源平臺建設(shè)的需求。

三、人工智能為高校畢業(yè)檔案信息資源利用提供了機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）人工智能有助于高校畢業(yè)生檔案信息資源的挖掘

利用人工智能技術(shù)，如信息檢索、知識圖譜、機(jī)器翻譯、圖像識別、專家系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，深度發(fā)掘高校畢業(yè)生檔案信息資源價值。如將知識圖譜與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用到高校畢業(yè)生檔案信息資源挖掘工作中，研究基于知識圖譜的高校畢業(yè)生檔案檢索及挖掘技術(shù)與方法，對高校畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行多層次、多角度的深度分析，挖掘出隱藏在檔案數(shù)據(jù)中的信息規(guī)律和知識模式，從而促進(jìn)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)與檔案資源的利用，不斷提升檔案管理服務(wù)的多元化、規(guī)范化和智能化水平。

檔案的固有屬性是服務(wù)用戶，而畢業(yè)生檔案主要服務(wù)的群體為畢業(yè)生。通過人工智能技術(shù)，可以提高畢業(yè)生檔案資源的個性化服務(wù)水平，使得用戶能夠得到個性化的服務(wù)體驗(yàn)。人工智能還可在高校畢業(yè)生檔案信息資源利用方面助力檔案工作人員開發(fā)、整合與利用檔案。

（二）人工智能助力高校畢業(yè)生就業(yè)，提升畢業(yè)生就業(yè)能力

隨著高校檔案信息化進(jìn)程，人工智能為重復(fù)性極高的檔案管理工作帶來了契機(jī)，已經(jīng)在檔案日常管理工作中得到了應(yīng)用，如數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案信息資源自動分類、紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)并自動歸檔、電子證書檢索與打印等。如某高校檔案館提供的成績自動打印、成績自動翻譯模塊，可以為高校畢業(yè)生在求職工作時遠(yuǎn)程操作提供可能，從而避免了畢業(yè)季為了找工作在學(xué)校、就業(yè)工作地兩邊跑的麻煩。通過人工智能技術(shù)，可以深度挖掘畢業(yè)生畫像，為用人單位快速準(zhǔn)確找到所需人才也提供了可能。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)反饋的用人單位職位需求信息，可以為在校生和畢業(yè)生提供求職信息，為就業(yè)做好充分準(zhǔn)備，及早了解用人單位對人才的需求，從而有目的地進(jìn)行選課與專業(yè)技能培養(yǎng)。高校可根據(jù)挖掘畢業(yè)生檔案信息與就業(yè)信息，如根據(jù)挖掘高校歷年畢業(yè)生的就業(yè)去向，可以統(tǒng)計(jì)高校畢業(yè)生專業(yè)設(shè)置的科學(xué)性，從而高?？筛鶕?jù)反饋結(jié)構(gòu)，優(yōu)化專業(yè)設(shè)置;根據(jù)挖掘的用人單位招聘信息意向，可以科學(xué)設(shè)置培養(yǎng)方案與課程。

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基金項(xiàng)目：本論文受2021年度西北民族大學(xué)中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目（項(xiàng)目編號：31920210085）、西北民族大學(xué)2021年度實(shí)驗(yàn)室開放項(xiàng)目（項(xiàng)目編號：SYSKF-2021182）、甘肅省檔案科技項(xiàng)目（項(xiàng)目號：GS-2020-X-07）資助。

作者單位：西北民族大學(xué)民族信息技術(shù)國家級實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心