王鎧寧

(朝陽市新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險管理辦公室,遼寧 朝陽 122000)

辦公自動化是指在辦公過程中采用各種電子設備、應用通信網(wǎng)絡技術迅速完成各種日常辦公業(yè)務的一種辦公模式[1].隨著互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、5G等技術的不斷更新,現(xiàn)代辦公技術越來越成熟,政府管理部門辦公業(yè)務多、流程繁雜,通過辦公自動化管理能夠全面提高辦公質(zhì)量,促進辦公規(guī)范化、流程化、標準化,對于日常辦公和未來的發(fā)展起到極大的推動作用,可以明顯提高辦公效率、降低辦公成本、改善辦公環(huán)境[2].

1 政府管理部門應用辦公自動化存在的問題

1.1 辦公自動化利用率低,無法充分發(fā)揮自動化的特點

目前,很多政府管理部門辦公人員對辦公自動化的重視程度不夠,仍然習慣使用傳統(tǒng)辦公方式,辦公自動化利用率不高.另外,存在著各部門的辦公系統(tǒng)之間相互獨立、缺乏協(xié)作的現(xiàn)象,不能充分發(fā)揮自動化的優(yōu)勢,嚴重制約了政府管理部門辦公業(yè)務水平的提高.

1.2 移動辦公發(fā)展滯后,無法跟上時代發(fā)展的潮流

隨著移動技術的不斷發(fā)展,無線網(wǎng)絡的網(wǎng)速、穩(wěn)定性、安全性都有了質(zhì)的飛躍,以筆記本、手機等現(xiàn)代電子設備為代表的移動辦公設備性能也不斷提升,這些都為移動辦公提供了充足的硬件條件,移動辦公已成為辦公自動化的一個重要發(fā)展領域.但目前部分政府管理部門對于移動辦公模式還不夠重視,沒有建設相應的無線網(wǎng)絡系統(tǒng)及安全管理系統(tǒng),移動辦公發(fā)展水平嚴重滯后.

1.3 辦公人員的綜合素質(zhì)存在差距,整體水平有待提高

計算機技術發(fā)展日新月異,其在辦公自動化領域的應用也越來越復雜,這對于辦公人員提出了更高的要求.由于辦公人員在計算機基礎知識、文化水平、年齡、專業(yè)需求等方面的差異,導致辦公人員的業(yè)務能力差距很大,某些辦公人員在職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、計算機技術水平等方面急需提高.辦公自動化并不是對軟硬件設備簡單的應用,只有高水平的辦公人員才能適應現(xiàn)代辦公自動化的需求,充分發(fā)揮出辦公自動化的強大功能.

1.4 缺乏完善的辦公自動化監(jiān)督管理體系

辦公自動化作為新型的辦公模式,在發(fā)揮自動化優(yōu)勢的同時,也存在很多需要完善和改進的地方,如如何實現(xiàn)辦公自動化中設備的管理,提升辦公效率等問題,需要完善的監(jiān)督管理體系.目前的狀況是各政府管理部門普遍缺乏相應的規(guī)章制度及相關的管理軟件,無法在政策法規(guī)權(quán)限范圍內(nèi)對辦公自動化的整體流程進行合理的監(jiān)督管理,無法有效提升辦公效率[3].

1.5 對于信息安全問題重視程度不夠

隨著政府管理部門辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用,由于辦公人員對信息安全問題重視程度不夠,導致在辦公過程中的信息安全問題愈發(fā)突出.無論是計算機、網(wǎng)絡設備等硬件,還是操作系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等軟件,以及數(shù)據(jù)存儲、網(wǎng)絡安全等方面,都存在著安全隱患,信息存在著泄露的風險,這嚴重制約著辦公自動化全面發(fā)展和普及.如何解決辦公自動化過程中存在的信息安全問題是當前急需解決的一個熱點問題[4].

2 提高政府管理部門辦公自動化水平的策略

2.1 整合政府管理部門辦公自動化系統(tǒng),打造良好的辦公自動化環(huán)境

目前,政府不同職能部門都已經(jīng)開發(fā)或者采購相應的管理軟件,例如數(shù)字統(tǒng)一認證平臺、移動OA辦公系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、科研統(tǒng)計管理系統(tǒng)、網(wǎng)站集群管理系統(tǒng)、微信公共平臺、企業(yè)通信錄、企業(yè)級別郵箱系統(tǒng)、網(wǎng)絡實名認證系統(tǒng)等,擁有獨立的辦公系統(tǒng).將所有的系統(tǒng)都整合到政府管理部門官方網(wǎng)站,統(tǒng)一按照職工號來分配不同系統(tǒng)的賬戶,建成一套高水平的辦公自動化系統(tǒng),將極大促進政府管理部門各方面工作的高效開展.

2.2 不斷創(chuàng)新發(fā)展移動辦公模式,提升工作效率

首先,在現(xiàn)有有線網(wǎng)絡的基礎上,在辦公范圍內(nèi)安裝無線AP,實現(xiàn)WiFi信號覆蓋,以職工號為賬號實名認證登陸,通過無線訪問辦公自動化平臺實現(xiàn)移動辦公.其次,利用WiFi投影儀、智能電視、高清監(jiān)控等設備建設遠程高清電視電話會議辦公室,實現(xiàn)遠程會議功能;充分利用QQ、微信、釘釘?shù)溶浖募磿r通信、視頻會議等功能實現(xiàn)遠程移動辦公,突破工作時間和工作地點的限制,及時完成工作任務;利用華為、谷歌等各種云技術實現(xiàn)多人同時在線協(xié)同、移動辦公,充分發(fā)揮云存儲的強大功能,確保辦公數(shù)據(jù)的安全性,提升辦公效率.

2.3 采取多種措施整體提升辦公人員的綜合素質(zhì)

針對政府管理部門辦公自動化的業(yè)務需求,對辦公人員存在的問題采取針對性的改革措施,以快速提升辦公人員的綜合素質(zhì).以計算機專業(yè)技術能力為例,首先,通過統(tǒng)一的培訓提升辦公人員的計算機技術水平;其次,對于不同業(yè)務范圍的辦公人員進行針對性的培訓,利用微信或釘釘群對不同部門但有相同業(yè)務范圍的職工進行在線培訓指導;最后,在確保信息安全的前提下,通過群視頻或共享等形式對個別問題進行技術支持,全面提升辦公人員的工作能力.辦公人員使用不同計算機技術可能存在的問題及具體提升措施如表1所示.

表1 辦公人員使用不同計算機技術可能存在的問題及具體提升措施

2.4 不斷完善辦公自動化監(jiān)督管理體系

為了充分發(fā)揮辦公自動化的優(yōu)勢,政府管理部門應從整體上根據(jù)部門未來發(fā)展的需要制定相應的監(jiān)督管理制度,同時根據(jù)單位辦公實際情況開發(fā)相應的設備監(jiān)控管理軟件,對所有的辦公設備進行統(tǒng)一的監(jiān)測管理,優(yōu)化設備配置參數(shù),以共享辦公、移動辦公、異地辦公等辦公方式進行更安全的監(jiān)控管理,確保辦公自動化的安全、高效.

2.5 積極應對辦公自動化的信息安全問題

對于辦公自動化中存在的各種安全問題,應該積極采用安全防護措施,降低由于信息安全問題帶來的損失,保證辦公自動化的安全和效率.通過宣傳培訓提高辦公人員的安全防范意識,制定詳細的安全防范制度降低風險,通過自主開發(fā)或采購相關的網(wǎng)絡管理軟件對辦公設備進行統(tǒng)一的安全策略設置和監(jiān)控管理.目前,政府管理部門自建的內(nèi)部網(wǎng)絡基本能夠保證內(nèi)網(wǎng)的安全,也能有效抵擋來自外網(wǎng)的攻擊.辦公自動化存在的信息安全問題及解決辦法如表2所示.

表2 信息安全問題及解決辦法

3 結(jié)語

隨著網(wǎng)絡技術、移動通信技術的不斷發(fā)展,計算機硬件的不斷升級,多媒體、數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)、輔助決策等技術在辦公自動化中的推廣應用,政府管理部門辦公自動化程度越來越高,不斷推動現(xiàn)代辦公模式的發(fā)展,提升辦公效率,對社會其他行業(yè)的辦公自動化改革起到積極的示范作用.