王熾
摘 要:伴隨著我國信息化時代的到來,各大高校的檔案管理已經(jīng)初步完成了信息化系統(tǒng)的建設(shè),為各類信息數(shù)據(jù)的收集、處理、運(yùn)用提供了較大的變化,同時也減少了很大一部分人力資源的使用,大大提高了高校檔案信息管理水平。除此之外,基于OA系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢,目前也在各大高校逐漸引入,用于各種數(shù)據(jù)信息的發(fā)布。為了加快高校信息化和數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程,檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成成為必然的發(fā)展趨勢,能夠滿足數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲、系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定與傳輸安全、提高檔案信息管理效率等各種需求,從而在高校信息化系統(tǒng)中得到更好的應(yīng)用。
關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;數(shù)字化;OA系統(tǒng);效率
如今,我國已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時代,計算機(jī)技術(shù)的不斷成熟,帶動了多種產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,對我國多個領(lǐng)域產(chǎn)生了重大的影響。其中,在各大高校的信息化管理中,檔案信息管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)均已經(jīng)陸續(xù)得到使用,并且在數(shù)據(jù)處理方面展現(xiàn)出了較大的應(yīng)用優(yōu)勢。不過,唯一不足之處在于目前許多高校中的兩大系統(tǒng)無法結(jié)合,導(dǎo)致各系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息無法分享,這對于高校信息化的建設(shè)而言是急需突破的難點(diǎn)。相關(guān)技術(shù)人員需根據(jù)兩大系統(tǒng)合成的需求,制訂科學(xué)、合理的設(shè)計方案,確保其具有較高的使用價值。
一、高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成的需求分析
1.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲需求
高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)中存在大量的數(shù)據(jù)信息,若采取一定的方式,將兩種系統(tǒng)進(jìn)行合成處理,那么意味著這些數(shù)據(jù)可以在任何某一個系統(tǒng)中搜索出現(xiàn),對于數(shù)據(jù)使用者來說,這種舉措無疑更為便利快捷。在具體的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲過程中,可以將公文的詳細(xì)信息在高校檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中錄入,所涵蓋的內(nèi)容有編號、公文的標(biāo)題、發(fā)表時間、單位等信息,在這些信息錄入后,對字段、電子公文的格式進(jìn)行設(shè)置,后將文字內(nèi)容、圖像信息等進(jìn)行存儲,將其放在特定的文件夾中,以便后期快速尋找與使用。針對公文數(shù)據(jù)、電子數(shù)據(jù)的歸檔方式,可采用實時歸檔的方式,也可以定時歸檔。其中,在定時歸檔前需要將歸檔的具體時間進(jìn)行設(shè)置,以便系統(tǒng)自動完成歸檔。
2.系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、數(shù)據(jù)存儲和傳輸安全
在系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用過程中,必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)。需要注意的是,數(shù)據(jù)的保護(hù)不僅涉及在原有數(shù)據(jù)的保護(hù)方面,對于數(shù)據(jù)的傳輸、使用、儲存過程中,也需要進(jìn)行保護(hù),確保數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性和真實性,提高數(shù)據(jù)的使用效率,從而發(fā)揮出真正的應(yīng)用價值。另外,高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性狀態(tài)的維持,也是數(shù)據(jù)保護(hù)的一種體現(xiàn)。高校是國家教育場所,信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)包含著學(xué)校以及學(xué)生的各種信息。因此,必須做好系統(tǒng)的保護(hù),避免數(shù)據(jù)遺漏或者遭受損壞,從而影響到數(shù)據(jù)的正常使用,給學(xué)校帶來不必要的麻煩與損失。
3.簡化操作,提高檔案信息管理效率
將高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相互結(jié)合,使得分散化的信息變得更加具體化,儲存方式也隨之改變,由紙質(zhì)格式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷?,大大減少了人力的勞動,使得數(shù)據(jù)的整理、儲存、處理等多項工作方式得到簡化,便于數(shù)據(jù)信息的有效管理。與此同時,在數(shù)據(jù)信息儲存與整理過程中,系統(tǒng)的處理可減少人為操作存在的誤差,對于遺漏或者不準(zhǔn)確的信息,也能夠及時發(fā)現(xiàn),促使檔案信息的使用價值進(jìn)一步提高。另外,原有的文件柜、文件夾將不再使用,節(jié)省了更多的空間,檔案管理人員的工作量也隨之減少,使得高校檔案信息化管理水平得到更大提升。
二、高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的合成方案設(shè)計
隨著我國信息化水平不斷提高,高校應(yīng)不斷加大信息化建設(shè)力度,基于高校檔案信息化管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)各自的應(yīng)用優(yōu)勢,以及信息化建設(shè)對兩者合成所提出的要求,學(xué)校應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)的實際應(yīng)用情況,對系統(tǒng)的合成方案進(jìn)行合理設(shè)計。
1.聯(lián)機(jī)傳輸文檔的歸檔數(shù)據(jù)庫傳輸方式
在高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成方案設(shè)計過程中,想要實現(xiàn)兩者無縫連接,在聯(lián)機(jī)傳輸文檔歸檔方式的應(yīng)用中,需要借助一定的技術(shù)手段來實現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的支持下,設(shè)置數(shù)據(jù)接口程序,將電子公文數(shù)據(jù)向高校檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行傳輸并完成數(shù)據(jù)的整理。具體操作方法為:將接口程序在OA系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置,后在用戶頁面中顯示“歸檔”,在點(diǎn)擊按鈕后,進(jìn)入到了檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。隨后,相關(guān)技術(shù)人員可以通過操作,將電子公文中的數(shù)據(jù)信息存儲在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。在數(shù)據(jù)歸檔后,便會顯示“文件處理已結(jié)束”這一頁面,后再次出現(xiàn)“歸檔”按鈕。需要注意的是,兩次歸檔按鈕只能是具有導(dǎo)出數(shù)據(jù)權(quán)限的人才能看到并點(diǎn)擊。等到全部操作結(jié)束后,便完成了OA系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的歸檔處理,也就是很好地實現(xiàn)了兩大系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的融合。從具體的操作流程上來看,操作方法比較簡單,并且容易操作。此外,歸檔按鈕只有擁有導(dǎo)出數(shù)據(jù)權(quán)限的人才能看到,確保了數(shù)據(jù)處理過程中的安全。在數(shù)據(jù)導(dǎo)出操作中,共存在單條導(dǎo)出和批量導(dǎo)出兩種選項。不過,考慮到導(dǎo)出的數(shù)據(jù)量較多。為避免單條導(dǎo)出后造成數(shù)據(jù)混亂,并且需要花費(fèi)較長的時間。因此,不建議選擇這條導(dǎo)出選項。而批量導(dǎo)出操作簡單,并且可以將多個數(shù)據(jù)一同導(dǎo)出,大大提高了工作人員的效率。此外,關(guān)于數(shù)據(jù)的寫入與導(dǎo)出操作的實施,存在實時與定時兩種方式,在傳輸過程中均可實現(xiàn)自動化操作。其中,定時傳輸?shù)臅r間通常在夜間進(jìn)行,并在當(dāng)天完成信息數(shù)據(jù)的更新。實時傳輸?shù)臅r間通常在公文數(shù)據(jù)產(chǎn)生后進(jìn)行。
2.數(shù)據(jù)庫傳輸歸檔方式
高校一般規(guī)模相對較大,并且內(nèi)部存在多個部門,每個部門均負(fù)責(zé)不同的職務(wù)內(nèi)容。在各部門運(yùn)作過程中,對信息的需求以及產(chǎn)生的信息源均會存在一定的差異。除此之外,在各部門人員對信息系統(tǒng)的訪問時間、訪問方式、訪問類型會有所不同。以上情況的出現(xiàn),導(dǎo)致各部門體系之間的信息很難進(jìn)行流通,無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與交換,導(dǎo)致“信息孤島”的出現(xiàn)。為解決這一問題的出現(xiàn),在高校信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中,必須加快高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的結(jié)合,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一整理,便于各部門人員對信息進(jìn)行有效使用,同時數(shù)據(jù)信息的共享與交換,能夠很好避免了“信息孤島”的出現(xiàn),大大提高了數(shù)據(jù)信息的使用價值。除此之外,部分高校內(nèi)部信息系統(tǒng)的建設(shè)缺乏完善,在這方面的資金投入量少,導(dǎo)致信息水平處于落后的狀態(tài)?;诖?,高校的信息化建設(shè)應(yīng)做到與時俱進(jìn),正視自身存在的問題,并尋求相應(yīng)的解決措施。另外,使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段,建設(shè)數(shù)字化校園,對高校檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善,提高整個系統(tǒng)的技術(shù)含量與應(yīng)用價值,使其更好地服務(wù)于全校的師生。另外,針對學(xué)校不同的管理部門,包括人事管理、教務(wù)管理、辦公自動化管理等,將其設(shè)置為系統(tǒng)的功能模塊,并對各模塊數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)資源的共享范圍進(jìn)行設(shè)定。為確保各個部門所使用的資源都能夠互相交換、共同分享,可將其劃分為系統(tǒng)中的子系統(tǒng),不論是數(shù)據(jù)的集成還是補(bǔ)充,均能夠很好地展現(xiàn)。