王藝潛

【摘要】教學秘書在加強教學管理、維持教學秩序、協(xié)調師生關系等方面承擔著重要的責任，是高校工作中一個不可替代的職位。本文從教學秘書的職能出發(fā)，探討新時代的教學秘書應該怎么做以及如何進行個人的提升。

【關鍵詞】教學秘書;教學管理;創(chuàng)新

教學秘書作為高校教學工作中重要的一環(huán)，發(fā)揮著重要的輔助作用，尤其體現(xiàn)在處理教師任務與學生管理方面，教學秘書是高校工作中一個不可替代的職位。新時代的發(fā)展，為教學工作帶來了新媒體技術，教學秘書也在這個過程中有了新的任務及要求，同時隨著2017年教學質量國家標準的出臺，對高校的教學工作提升提出了新的目標，相關教育部門對高校的教學工作進行了評估認定。因此在新時代新要求下，有必要對高校教學秘書的工作進行一些新的思考。

一、關于教學秘書的工作職能

1.對學校相關文件的通知

教學秘書在學院中的一項重要任務是接收學校相關部門的各項通知，需及時將有關任務傳達給相應的教師以及學生。在傳達的過程中，要力求信息的準確與及時，要將上級相關文件及會議精神進行傳達，以保證學院的正常運行，達到學校的要求。例如一些常見的通知，教學任務的下發(fā)、四六級考試的通知、學校開學與放假的通知等，都需要教學秘書一字不落的詳細傳達，容不得一點疏忽與遺漏，這就對了教學秘書的工作能力提出了極大的挑戰(zhàn)。教學秘書必須全力以赴的做好這項工作。

2.工作中的信息溝通

學校教務處與教師、學生不是直接進行接觸的，師生們不論是獲取信息還是提交相關課題與作業(yè)都是通過教學秘書進行中轉，這就是師生間存在的距離，同樣還有學院和學校之間的距離，教務處與師生之間的額距離，這都要求教學秘書來完成相互之間的信息交換和溝通。簡單來說就比如，教師對學校和學院各類通知的疑問，學生對任課老師講課的意見等，都需要由教學秘書進行整理報送，進而解決實際問題。

在新的形勢下，教學秘書還要承擔起和其他學院之間溝通的責任，隨著高校招生規(guī)模不斷擴大以及教學改革的持續(xù)深入，教學管理正在逐步向著信息化發(fā)展，教學手段也在向著現(xiàn)代化邁進，高校院系間的聯(lián)系越來越密切，對于院系之間的合作和溝通也提出了更高的要求，教學秘書作為溝通和聯(lián)系的橋梁的作用也變得更為突出?；谶@樣的形勢，要求教學秘書在教學管理活動中主動與其他學院搞好協(xié)作關系，注重多方面互動與溝通，達到為學院注入新的動力，打開學院發(fā)展的新局面的作用。

3.配合主管領導處理日常工作

開學時，應與學校秘書處合作，檢查教師班級教學情況和備課情況，制定導師制實施細則，在構建老師教學的主導以及學生的主體地位中做好協(xié)調工作，致力于促進學生綜合能力和創(chuàng)新能力的全方位培養(yǎng)，致力于形成新型友好師生關系，最終使得學校辦學水品及教育教學質量得以提升。組織老師聽課，建立良好的聽課機制，在經驗豐富的優(yōu)秀教師的幫助下，使得新進入教學課堂的教師能夠快速形成自己的授課風格，上好每一堂課。

在學期中輔助領導就授課情況、講座、競賽以及學生評教方面作出期中教學檢查，并將檢查數據進行詳細統(tǒng)計，最終形成書報告報送有關部門。雖然以上工作均是在主管領導的指揮中完成的，但是具體的工作卻是由教務秘書去執(zhí)行，由此可見，教務秘書的責任也是非常重大的。

4.日常檔案管理工作

一切日常的教育管理工作都必須圍繞教育活動的中心展開。它必須以課程為基礎，既實用又勤奮，預定的設置應該沒有遺漏和錯誤。

有四種主要類型的文件。第一，學業(yè)計劃、教案、學業(yè)大綱、課時工作量等信息，為學院領導改進學業(yè)管理、確保學業(yè)管理順利進行提供了基本依據。第二，教學日歷、教學進度表、教學課表等，為學院領導提供日常教育信息，讓上課、查課、安排教學活動更輕松。第三，學生名冊、學生檔案、學生成績表等，為學院領導和教師提供所有學生材料，讓教師充分了解學生課堂情況，更有效地根據教材進行教學，培養(yǎng)人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業(yè)實習材料、畢業(yè)論文等，作為資料參考和本科教學評估的原始資料。

除此以外還有材料管理的其他方面，如品牌，專業(yè)建設特色;精品課程建設;教育、實驗改革方案;教育成果獎勵申報和審批;優(yōu)先材料申報和審查;新專業(yè)申報;教育評價;教育改革、教育會議檔案;中級教育檢查;教育文件通知和備案;教育通知通知和備案等。

二、教學秘書工作中新變化

1.思維創(chuàng)新

教學秘書的工作繁雜且瑣碎，高強度的工作壓力容易使人懈怠，對工作產生消極應對，得過且過的心理狀態(tài)，為了盡可能減少這種情況的出現(xiàn)，教學秘書要學會創(chuàng)新思維，用積極的態(tài)度去面對工作中的挑戰(zhàn)，學會為自己設立目標與計劃，然后將自己的目標和計劃分段完成，以飽滿的精神狀態(tài)迎接工作中的每一次挑戰(zhàn)。將自己的工作看做教學管理的重要組成部分，學會解決工作中學生、老師的問題，做學校管理部門與師生之間的潤滑劑。此外，還要有團隊合作意識，因為教學秘書工作的繁雜，僅靠個人是無法獨立完成的，在工作中，要善于聽取他人的意見，取長補短，能夠在最短的時間里有效率的完成工作。

2.能力創(chuàng)新

在新時代，教學秘書面臨著更多的挑戰(zhàn)，為了做好工作，做到能力創(chuàng)新，不斷提升自己的能力和工作方法，以便更好更快的完成自己的工作任務。要做到能力創(chuàng)新需要從以下幾個方面著手去解決：第一、資料的搜集，資料是制定和完善工作計劃的基礎，有了資料做輔助，就可以在第一時間將其調出使用;第二、效率的提高，工作效率是檢查工作狀態(tài)的一個重要指標，所以需要不斷的改進方法以提高效率，尤其是在學期伊始以及學期末的時候，需要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，將工作任務分清主次，有序提前完成。對于教學秘書的工作，許多人存在誤解，會認為其無需專業(yè)技能，其實不然，面對繁雜瑣碎的工作，教學秘書要懂得分層處理，建立有序的工作時間表，比如在學校相關文件的傳達方面，就要求教學秘書把握時間效度，不能一股腦的把消息推向師生。

3.角色創(chuàng)新

教學秘書在高校管理中是一個很普通的崗位，如何將自己的工作角色進行創(chuàng)新，取得更佳的工作效果是新時代下教學秘書必須面對的一個的問題。很多人認為教學秘書知識一個傳話筒，只需要做到傳遞信息就可以，這是長期以來對教學秘書這一工作的誤解，為了改變這一現(xiàn)狀，也為了加強教學秘書在工作崗位中的重要性，教學秘書要從個人實際情況出發(fā)，結合院校特色，學習教學秘書相關的專業(yè)知識，提升自己的工作能力，減少不必要的時間成本的花費，能夠快速的解決在日常工作中遇到的突發(fā)情況。學會利用現(xiàn)在的新媒體技術，實現(xiàn)網絡辦公和管理，學校的一些信息的發(fā)布，學生對老師課堂的建議都可以借助網絡這一途徑來實現(xiàn)。

結語

教學秘書工作不應只是一個“傳話筒”，其作用更多應該是“粘合劑”，需要明確自己的崗位職責同時還要在日常工作中積累經驗不斷進步，更好的為高校教學管理奉獻力量。在面對新時代、新科技、新領域的高校教學工作，教務秘書要起到政策上傳下達的“中轉站”，做好高教工作的“對接口”，為高校工作的完成做靈活變通的“潤滑劑”。

在工作中不斷探索，努尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結經驗，從而全面地提高自己的綜合素質。在穩(wěn)定教學秩序、深化教學改革、提高教學質量、服務師生、全面推進學校發(fā)展中發(fā)揮出應有的積極作用。

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