楊培勇 王方海

一、檔案管理的意義所在

醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)學(xué)研究乃至醫(yī)療領(lǐng)域有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)進(jìn)步和發(fā)展的重要因素，醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、研究、藥品管理、公共衛(wèi)生管理、行政管理以及其它活動(dòng)，是具有保存和研究價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案不僅涉及到醫(yī)院的歷史發(fā)展，更關(guān)系到廣大人民群眾的各種健康資料，它是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作的重要資料，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策時(shí)的可靠依據(jù)。因此，加強(qiáng)基礎(chǔ)醫(yī)院檔案管理，在醫(yī)院管理及發(fā)展中有著極其重要的意義。

二、基層醫(yī)院科學(xué)化檔案管理的作用

（一）科學(xué)化檔案管理在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用，它

是衡量一個(gè)醫(yī)院是否積極發(fā)展現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是衡量一個(gè)醫(yī)院科學(xué)化水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)醫(yī)療水平高的醫(yī)院必然有一個(gè)相當(dāng)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。

（二）檔案科學(xué)化管理有利于基礎(chǔ)醫(yī)院的綜合發(fā)展。有利于醫(yī)院做出長遠(yuǎn)的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，為調(diào)整各項(xiàng)指標(biāo)、技術(shù)指示提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的依據(jù)，有利于醫(yī)院各種設(shè)備管理，通過對(duì)其性能、使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。

（三）醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各種形式醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、

匯總、加工、儲(chǔ)存的過程?？茖W(xué)化檔案管理，能夠形成科學(xué)的、有效的、準(zhǔn)確的醫(yī)療數(shù)據(jù)，能夠形成科學(xué)決策的有效數(shù)據(jù)。

三、基層醫(yī)院現(xiàn)行檔案存在的問題

（一）檔案意識(shí)薄弱，檔案利用率較低

不少基層醫(yī)院，很多工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案意識(shí)，仍然存在強(qiáng)烈的“重經(jīng)營，輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院工作中的重要性和必要性缺乏正確深刻的意識(shí)，甚至沒有檔案這個(gè)概念，日常的各種榮譽(yù)稱號(hào)、處罰決定以及醫(yī)院的歷史沿革，只是啥時(shí)用著啥時(shí)找，從來不存檔，就連編寫《衛(wèi)生志》用的第一手材料，都是從民間和一些年齡大，工作時(shí)間較長的工作人員口中征集，由于這種渠道的不準(zhǔn)確性，也就導(dǎo)致了相關(guān)檔案的可靠程度不高，經(jīng)不住推敲，從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在現(xiàn)行基層醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管里的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平，文化程度等方面仍需提高，存在知識(shí)面窄、學(xué)歷低等問題，未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，而且醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒有培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識(shí)，更未將其納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代管理趨勢。

（三）檔案管理制度不健全

多數(shù)基礎(chǔ)醫(yī)院檔案管理不健全，導(dǎo)致檔案收集率偏低，管理分散，缺乏信息資源統(tǒng)一性。大部分基層醫(yī)院的檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)納入檔案的內(nèi)容沒有明確要求和規(guī)定，更沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)都丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案管理的完整性，從而使現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要。

（四）檔案設(shè)備落后，跟不上時(shí)代要求

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，很多基層醫(yī)院檔案管理設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)落后，甚至老化，而基層醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高，甚至是連基本的條件都達(dá)不到，許多基層醫(yī)院檔案管理工作仍然存在許多困難，如房屋不足，設(shè)備陳舊，缺乏資金?；谠谶@個(gè)計(jì)算機(jī)普及的時(shí)代，仍然停留于手工檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴(yán)重阻礙了基層醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

四、亟待解決的問題

目前，基層檔案管理與運(yùn)行存在矛盾的焦點(diǎn)，在于檔案管理部門與基層單位的檔案從事人員業(yè)務(wù)能力上存在差距。檔案管里部門工作人員大多是按照政府編制考聘錄入的正規(guī)院校畢業(yè)生，相對(duì)業(yè)務(wù)能力強(qiáng);而基層部門從事檔案工作人員多由部門組織人事科和辦公室兩個(gè)科室共同擔(dān)當(dāng)，小的部門多由辦公室自己擔(dān)當(dāng)此工作，即便是由兩個(gè)科室分擔(dān)的大部門，檔案從事人員多由一人兼職，并沒有專業(yè)專職工作人員。

由此論證，這些非專業(yè)人員在工作上與上級(jí)主管部門專業(yè)管理人員，在工作銜接上存在縫隙，加上上級(jí)主管部門很難拿出一定時(shí)間進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，也就導(dǎo)致了各基層部門單位的檔案管理工作參差不齊，不盡人意，更與上級(jí)要求相差甚遠(yuǎn)。結(jié)合以上贅述的目的，本人建議有以下幾點(diǎn)：

一是招賢納士。要求在合適的時(shí)機(jī)，建議基層政府注重加大基層單位檔案專業(yè)人員編制數(shù)目，讓更多的檔案相關(guān)專業(yè)人員參與當(dāng)?shù)孛磕甑氖聵I(yè)編制考錄，以充實(shí)基層單位檔案管里的實(shí)力，提高檔案管理水平。主管部門定期對(duì)下屬單位的檔案管理人員形成一個(gè)有計(jì)劃，有規(guī)模，有梯次的培訓(xùn)方案，每年按時(shí)間定期進(jìn)行培訓(xùn)，且讓培訓(xùn)單位固定相對(duì)人員，不能頻繁更換工作人員，以保持該項(xiàng)工作的連續(xù)性。

二是領(lǐng)導(dǎo)重視。拿出得力人員從事該項(xiàng)工作，培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)一定到位，舍得出人、出錢，對(duì)各級(jí)舉辦的培訓(xùn)班盡量讓所從事該項(xiàng)工作的人員參加，特別是國家層級(jí)的學(xué)習(xí)班，一定盡量派人參加，在增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，也開闊他們的眼界……

三是對(duì)相關(guān)工作人員形成考核體系，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。工作中，除本地政府檔案局歷行的年中、年底檢查外，本部門單位也要例行對(duì)專業(yè)人員的考核，年初必須根據(jù)上級(jí)主管部門要求制定一個(gè)專門對(duì)檔案管理人員的考核計(jì)劃，考核成績好的，可繼續(xù)從事該項(xiàng)工作，考核成績差的，經(jīng)培訓(xùn)復(fù)考后仍然不及格的，可考慮調(diào)離該工作崗位，把有工作責(zé)任心的同志任用到該工作崗位，形成一種長效的鼓勵(lì)和激勵(lì)機(jī)制，一種問責(zé)和淘汰機(jī)制，用制度管理人，用制度、計(jì)劃規(guī)范推進(jìn)工作，以此，不至于浪費(fèi)單位的資源，也保證了相關(guān)優(yōu)秀人才的脫穎而出，并且能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成解決這些目前亟待解決的問題，把檔案規(guī)整好，把檔案工作做好。

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