常春玉

摘要：在社會(huì)快速發(fā)展背景下，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)以及單位在檔案管理工作中面臨一定壓力。檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展與行業(yè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生直接影響。信息化時(shí)代使得傳統(tǒng)檔案管理工作方式無(wú)法跟上社會(huì)發(fā)展步伐，而且會(huì)在一定程度上影響后續(xù)行業(yè)、單位的更好發(fā)展。為避免這一情況的出現(xiàn)，需要及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與完善，提升檔案資料利用率的同時(shí)，不斷提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;資料

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高和科技進(jìn)步的加速迭代，數(shù)字經(jīng)濟(jì)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)等新業(yè)態(tài)層出不窮，逐步成為在某些領(lǐng)域的主導(dǎo)模式。檔案管理工作作為記錄、保存社會(huì)文明進(jìn)步的一項(xiàng)重要工作，為適應(yīng)和滿足信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的實(shí)際需要，檔案管理工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理工作成為新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的鑒證人和助推器。文章從檔案管理的學(xué)術(shù)定義、存在問題、創(chuàng)新途徑及方式探究等方面，對(duì)檔案管理工作在新時(shí)代社會(huì)定位分工及發(fā)揮最大效能進(jìn)行分析研判，提出要讓檔案管理工作主動(dòng)融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的大格局，在走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化上下功夫，著力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)民生建設(shè)、服務(wù)文化大省建設(shè)等方面展現(xiàn)新作為。

1信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時(shí)代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：第一，管理對(duì)象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時(shí)代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲(chǔ)藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時(shí)間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲(chǔ)存等工作，大大促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升。

2信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

2.1強(qiáng)化檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

在檔案管理工作創(chuàng)新期間，針對(duì)檔案管理服務(wù)也需要相關(guān)工作人員能夠給予更多關(guān)注與重視，將檔案資料服務(wù)功能發(fā)揮出來(lái)，體現(xiàn)其價(jià)值，這也是目前檔案管理工作創(chuàng)新中面臨的一個(gè)重要問題。在這一過程中，檔案管理工作創(chuàng)新，要保證檔案資料信息的豐富性，這樣才能為更多人員提供服務(wù)，滿足不同行業(yè)以及人員的需求。從單位內(nèi)部信息進(jìn)行分析，在檔案資料管理期間，往往需要應(yīng)用數(shù)據(jù)中心以及管理平臺(tái)，針對(duì)不同級(jí)別員工設(shè)置檔案信息訪問權(quán)限，通過該種方式提升檔案資料價(jià)值，而且能夠防止檔案資料浪費(fèi)，以及檔案資料被濫用情況出現(xiàn)。除此之外，在服務(wù)創(chuàng)新期間，還要對(duì)單位外部服務(wù)創(chuàng)新給予更多重視，為更多不同人群提供服務(wù)。除此之外，在管理服務(wù)創(chuàng)新過程中，還需要各個(gè)部門之間能夠相互配合。實(shí)際上檔案管理工作，與不同部門之間的工作存在交叉，因此，檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)更好落實(shí)，那么需要更多部門參與到其中，給予檔案管理工作更多支持。在這一過程中，領(lǐng)導(dǎo)層人員要協(xié)助管理部門管理工作，當(dāng)涉及到需要其他部門參與的工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)方面要下達(dá)工作任務(wù)或者命令，促使檔案管理服務(wù)能夠得到提升。一旦在工作中出現(xiàn)沖突等其他問題，領(lǐng)導(dǎo)人員要做好協(xié)調(diào)工作，這樣檔案管理工作的順利展開也會(huì)得到保障。比如，單位在人事檔案的核實(shí)中，需要人事部門、檔案管理部門工作人員參與其中，彼此之間相互配合，針對(duì)檔案管理工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)充，使得上交檔案信息的真實(shí)性、可靠性得到保障。

2.2加大投入信息化檔案管理建設(shè)資金，保障企企業(yè)檔案建設(shè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展

根據(jù)企企業(yè)自身內(nèi)外經(jīng)營(yíng)環(huán)境和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，加強(qiáng)針對(duì)檔案信息化建設(shè)管理工作的資金投入，使其優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作，開展檔案信息化管理專業(yè)知識(shí)水平人才培訓(xùn)。聘請(qǐng)專業(yè)人士及專家學(xué)者指導(dǎo)檔案管理人員，制定并落實(shí)相關(guān)檔案管理工作制度，并實(shí)行激勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)措施，吸引人才，完善信息化管理制度并組織力量全力推動(dòng)企業(yè)檔案管理體制，通過科學(xué)技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)提高精細(xì)化檔案管理能力。加大對(duì)信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)軟件技術(shù)投入資金，支持企業(yè)檔案建設(shè)管理工作，為企企業(yè)信息化管理檔案建設(shè)提供長(zhǎng)期精細(xì)化服務(wù)質(zhì)量保駕護(hù)航。

2.3觀念創(chuàng)新

觀念的創(chuàng)新，也就是指解放思想、創(chuàng)新思路，對(duì)檔案管理工作從固有的認(rèn)識(shí)中解放出來(lái)，牢固樹立服務(wù)意識(shí)、資產(chǎn)意識(shí)和增值意識(shí)。使檔案管理工作從舊的保存、借閱單一模式轉(zhuǎn)變?yōu)槭占?、整理、分析、提供（涉密除外）、互?dòng)、反饋等基于為政府、機(jī)構(gòu)、大眾貨客戶提供服務(wù)的新模式。這一觀念轉(zhuǎn)變將帶動(dòng)檔案管理工作在收集、存儲(chǔ)、整理、出借等各個(gè)環(huán)節(jié)的法制化和規(guī)范化建設(shè)，從而保證檔案資料的本質(zhì)屬性客觀化以及檔案資料的綜合效益提升，促進(jìn)檔案管理工作由傳統(tǒng)式的被動(dòng)服務(wù)逐步向主動(dòng)服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。

2.4形成檔案管理信息化意識(shí)

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足新時(shí)代的發(fā)展需求以及新時(shí)代背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要注重?cái)?shù)字信息化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息化工作意識(shí)的形成。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，檔案管理工作的良好開展對(duì)各單位或機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義?；谛畔⒒尘跋拢瑱n案管理工作的開展在借助信息化技術(shù)的同時(shí)還應(yīng)將其進(jìn)行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化檔案管理意識(shí)的培養(yǎng);其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供幫助;最后，提升檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應(yīng)組織檔案管理人員通過參加培訓(xùn)或自主學(xué)習(xí)等方式來(lái)進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。還有一點(diǎn)更為重要，那就是做好人才入門關(guān)，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業(yè)檔案管理知識(shí)又具有一定專業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣一來(lái)不僅能夠充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

信息化檔案管理建設(shè)采用智能服務(wù)模式，是實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理全面升級(jí)發(fā)展戰(zhàn)略價(jià)值的重要組成部分。以信息技術(shù)檔案管理替代傳統(tǒng)檔案管理工作是非常重要的價(jià)值途徑。因此，檔案管理工作利用信息技術(shù)服務(wù)是十分必要的?？梢酝ㄟ^單位自身的內(nèi)外環(huán)境及條件，實(shí)行信息化檔案管理建設(shè)服務(wù)模式，能夠利用信息技術(shù)服務(wù)更好地開展檔案管理工作，讓信息技術(shù)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案監(jiān)督管理得以全面落實(shí)。

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