楊玉光

中圖分類號：A 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：（2021）-27-252

隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)地位的不斷提高。人們開始逐步的重視檔案管理工作，從國家、省級、州級到各單位各部門，對檔案的管理工作的重要性都有了很大的提高。這對于檔案的安全體系建設(shè)有了更高一層的保障。但是具體到每個(gè)單位個(gè)體來說檔案管理工作的情形也不容樂觀，還得依靠所有人的共識，才能將檔案安全體系建設(shè)工作做得更好。

一、檔案管理工作中還存在應(yīng)付的現(xiàn)象

（一）、不重視檔案管理工作

1、領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不夠重視。一個(gè)單位對檔案管理工作是否重視，從人員配置上就可以看出來。首先是從人員的配備來說，一個(gè)單位成立了，沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，沒有專業(yè)人員對檔案進(jìn)行檔案管理工作，使得大部分的文件材料的收集、整理、歸檔較紊亂。特別是在要用到文件材料時(shí)，查找起來很費(fèi)時(shí)費(fèi)事。

其次是對于檔案室的設(shè)置及檔案室內(nèi)設(shè)施的配備來說。從檔案室設(shè)置在最頂樓來說是不合理的，檔案管理要求檔案室不允許設(shè)置在最底樓或最頂一樓。檔案室里沒有一樣檔案設(shè)施的配置，覺得只要有一個(gè)檔案室就可以了。還有檔案室里需要的配備卻是不關(guān)心，設(shè)備配備部不齊全。

2、大部分職工對檔案的管理工作也不夠重視

因?yàn)椴涣私鈾n案在一個(gè)單位中所起的作用——檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料時(shí)，需要他們簽字辦理借閱手續(xù)時(shí)，表現(xiàn)得非常不滿意，認(rèn)為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現(xiàn)得非常不情愿。從這些現(xiàn)象中可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔(dān)的責(zé)任（不想簽字就是一種逃避責(zé)任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案的去處）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時(shí)才到處去翻找，有時(shí)就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。

二、這些現(xiàn)象存在的因素

1、出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理的因素很多，本人認(rèn)為最主要的是工作重點(diǎn)的偏移。比如說領(lǐng)導(dǎo)忙于工程建設(shè)前期的一系列工作和單位平時(shí)的一些大小事宜很少關(guān)心到檔案管理工作。這主要是領(lǐng)導(dǎo)一般不會涉及到親自去找資料的具體事宜當(dāng)中，所以難免就忽略了此項(xiàng)工作。

2、廣大的職工對檔案管理工作的不理解。一般情況沒有誰會在學(xué)校接觸到檔案管理專業(yè)知識，工作后又不從事檔案管理工作，所以無法更深層次的對檔案管理工作的了解。

3、分工不夠合理。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，所以在分工的時(shí)候就會將檔案管理工作作為順帶的工作分給某個(gè)職工——也就是兼職的檔案管理人員。這樣會導(dǎo)致此職工不能全身心的投入到檔案管理工作當(dāng)中去，也無法將檔案管理工作做到最好。

4、大專學(xué)校招檔案管理專業(yè)的學(xué)生過少。這也就形成了少部分大學(xué)生在校時(shí)學(xué)習(xí)了檔案管理專業(yè)知識，由于檔案管理專業(yè)生的缺少，使得單位上只有配備非檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作，這難免也會使檔案管理工作特別是安全建設(shè)方面的帶來一些不積極的影響因素。

三、淺談幾點(diǎn)解決的措施

1、檔案管理有關(guān)部門應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一次檔案管理工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。檔案的安全體系的建設(shè)，我認(rèn)為應(yīng)該從基層的每一個(gè)單位個(gè)體做起，只有先讓個(gè)體的一把手了解檔案的工作性質(zhì)后，他才能帶動職工對檔案工作的了解和認(rèn)識，才能更重視檔案工作。也才能對單位的檔案安全體系建設(shè)起到保障的作用。個(gè)體都能將檔案工作做好，那么整個(gè)國家的檔案安全體系建設(shè)也就得到了保障。

領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作后合理安排檔案管理人員，也就是安排專人專管?，F(xiàn)在大部分單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，檔案管理工作只是作為輔佐的工作來安排。這樣一來單位的兼職檔案管理工作人員就不能全身心的投入到此項(xiàng)工作中，也就不能更好的為本單位的檔案管理工作服務(wù)。比如我們單位，我本人的工作量平時(shí)就很大，擔(dān)任著單位的自制文件的排版、打印、發(fā)文工作和外單位來文的接收、處理工作，同時(shí)擔(dān)任檔案管理工作?，F(xiàn)在就只是檔案管理工作來說就足以讓人忙了，加之我本人又不是專業(yè)的檔案管理人員，這樣在整理和歸檔工作中就會付出更多的時(shí)間和精力。但是由于其他工作又繁又雜，在平常的工作中我就很少有時(shí)間用在檔案管理工作中，這樣就不敢保證檔案工作的準(zhǔn)確和完整。這無疑就是隱藏著檔案的安全體系建設(shè)工作的隱患。

2、檔案管理主管部門人員對單位的工作人員進(jìn)行一些基本檔案管理知識的講座。讓其了解一些檔案管理工作的重要性和必要性。只有職工對檔案管理工作的了解后，才會支持檔案管理工作，才會積極配合檔案管理人員的工作。這對于一個(gè)單位的檔案安全體系的建設(shè)起著很大的幫助作用。不然在平時(shí)的工作中會出現(xiàn)不理解和不支持的情況，如有些領(lǐng)導(dǎo)或是職工他需要到檔案資料了，就直接跟檔案管理人員要，管理員說需要登記并簽字，這樣一來他們就表現(xiàn)出不滿的樣子，說都是直接單位的職工，介個(gè)資料看看，看完了就歸還，沒有必要做登記、簽字。從這些就可以看出這是他們對這份工作的不理解和不支持。如果一個(gè)單位有幾十個(gè)人都借了資料不做登記，時(shí)間一長就記不起是誰借的，而一時(shí)又想不起歸還，等到又有人來借時(shí)就找不到了，假如話了大力氣長時(shí)間僥幸找到了，這樣做也給工作加重了負(fù)擔(dān)，如果找不回來了，也就使得檔案的安全存在隱患了。可以見檔案的完整與安全還建立在單位所有職工的理解和支持上的。

3、配備專業(yè)的檔案管理人員或者多讓非專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。在條件允許的情況下單位盡量配備專業(yè)的檔案管理，這樣才能讓單位的檔案在專業(yè)人員手中最大限度的完整和準(zhǔn)確的保存。如果實(shí)在找不到專業(yè)的檔案管理人進(jìn)行此項(xiàng)工作，就應(yīng)該積極的安排他們進(jìn)行本地區(qū)檔案管理部門和上級檔案管理部門組織的專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)， 以便于更好的為本單位的檔案管理工作服務(wù)。

4、省級和各地州的檔案管理主管部門多舉辦一些檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)工作。多渠道多分類別的進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，以此來滿足廣大非檔案管理專業(yè)人員從事該專業(yè)工作的需求。

四、檔案管理人員注意的一些事項(xiàng)

1、加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識能力。積極主動參加檔案管理主管部門舉行的專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，并能學(xué)以致用，更好的為本單位檔案管理工作服務(wù)，同時(shí)也是構(gòu)建好檔案安全體系建設(shè)的基礎(chǔ)。只有精湛的業(yè)務(wù)技能水平才能保障工作的順利有效完成，才能最大限度的保障檔案的安全可靠。

2、建立健全檔案管理制度。比如我們項(xiàng)目建設(shè)單位，由于檔案的數(shù)量較多，而且是在不同建設(shè)階段產(chǎn)生檔案，管理起來也比較繁瑣，這時(shí)只有建立健全的管理制度，才能確保檔案的安全性。制度中必須明確各個(gè)負(fù)責(zé)的主體單位或個(gè)體收集并保管好相應(yīng)的檔案資料，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交給本單位保管。就拿我工程建設(shè)的業(yè)主來說，我們業(yè)主方制定檔案管理制度，本單位的各個(gè)科室負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所產(chǎn)生的檔案有各個(gè)科安排一個(gè)人收集并保存，各施工單位和監(jiān)理部門也必須根據(jù)制度來收集整理資料，最后統(tǒng)一交給業(yè)主歸檔。管理人員在平時(shí)工作中必須做到檔案保存件件有著落，借出檔案件件有依據(jù)，確保檔案的安全有效。

3、加強(qiáng)檔案信息的管理。本人認(rèn)為為了檔案的內(nèi)容最大限度的安全可靠，用來管理檔案的計(jì)算機(jī)最好不要連接互聯(lián)網(wǎng)，以免檔案在傳輸?shù)倪^程中丟失或被竊取的危險(xiǎn)，這些信息一旦丟失或是被竊取將會造成不可估計(jì)的嚴(yán)重后果。

由于工作的需要，有的重要檔案會被其他單位借用的現(xiàn)象，對于外借的檔案資料，原單位自己很難保證資料的安全，但是又必須得保證資料信息的安全，這種情況原單位就必須要求借方以單位的名義簽訂保密協(xié)議，限定他只能用于那些方面，并要求借方單位領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，確保資料信息的安全，如因借用時(shí)使用不當(dāng)而使信息外泄所造成的一切后果全有借方承擔(dān)。