李秀芬

摘要：摘要： 新的《干部人事檔案工作條例》、《中華人民共和國檔案法》的實(shí)施，提出了按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系，隨著國有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理的實(shí)施，退休人員人事檔案的移交提出了數(shù)字化、便捷化的管理新模式，對(duì)企業(yè)檔案管理者提出了新的要求，建立完全現(xiàn)代企業(yè)人事檔案信息數(shù)字化管理，符合企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;管理新模式

引言：

1.企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案是人力資源管理部門在錄用、聘用、考核、考察、任免、調(diào)配、職級(jí)晉升、教育培養(yǎng)、職稱評(píng)聘、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、工資待遇、退（離）休、社會(huì)保險(xiǎn)等工作中形成的有關(guān)員工個(gè)人經(jīng)歷材料，是社會(huì)和人力資源部門了解一個(gè)人的重要載體。

2018年隨著新的《干部人事檔案工作條例》的頒布施行，時(shí)隔27年后，人事檔案工作提出了數(shù)字檔案管理的新模式，組織人事部門及其人事檔案工作機(jī)構(gòu)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)管理，目前大部分企業(yè)人事檔案管理模式仍保持計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理模式，近年來隨著新規(guī)定的實(shí)施，有的企業(yè)也實(shí)行了信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，檔案信息化也僅限于人事檔案目錄查詢、檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、檔案統(tǒng)計(jì)等一些基礎(chǔ)信息管理工作，沒有建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系，現(xiàn)有的人事檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)下的需要。

2.推行現(xiàn)代企業(yè)人事檔案信息、數(shù)字化管理的重大意義

隨著社會(huì)發(fā)展，國有企業(yè)面臨日益激烈的國際競爭和轉(zhuǎn)型升級(jí)的巨大挑戰(zhàn)，人力資源管理不再是簡單的以成本和服務(wù)為中心，而是以利潤為中心的核心管理，人力資源的核心是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)和贏得市場競爭優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)變革和發(fā)展中，有效的人事檔案對(duì)分析人力資源規(guī)劃和優(yōu)化資源配置起著重要作用。依賴于手工作業(yè)的傳統(tǒng)人事檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代的人力資源管理需要，在管理和利用等方面都會(huì)增加企業(yè)的運(yùn)行管理成本，甚至制約著人力資源的開發(fā)利用。

建立現(xiàn)代的人事檔案管理系統(tǒng)可以最大效益地為人力資源提供服務(wù)，讓檔案管理人員從冗雜的手工操作中“解放雙手”，將更多的精力投入到現(xiàn)代人事檔案管理信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和利用中來，真正為人力資源管理提供更高效的服務(wù)?，F(xiàn)階段，隨著企業(yè)不斷整合、壯大，人員跨地域流動(dòng)不可避免，人事檔案的保存與管理隨著人才流動(dòng)性的增強(qiáng)而成為企業(yè)管理中的一個(gè)新問題，現(xiàn)有的人事檔案管理模式也面臨著挑戰(zhàn)，紙質(zhì)為載體的人事檔案管理模式，容易造成人事檔案材料缺失、涂改、拆散、抽出、增添、污損等問題，帶來的后果就是降低人力資源管理的效力，甚至可能給企業(yè)帶來不可避免的法律糾紛?；诖?，管理者迫切想要運(yùn)用信息、數(shù)字化管理手段來改變現(xiàn)有的工作狀態(tài)，建立一個(gè)全新的、科學(xué)合理的、更符合社會(huì)發(fā)展需要的人事檔案管理新模式。

3 現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題

3.1人事檔案收集、整理

人事檔案的收集、整理，不僅依靠企業(yè)檔案管理人員，還需要材料形成部門協(xié)同合作。如果相關(guān)部門不重視，沒有做實(shí)材料收集、材料審核、材料歸檔等工作，就會(huì)造成人事檔案材料缺失，另外，隨著企業(yè)的改革和發(fā)展，人員跨地域流動(dòng)成為常態(tài)，紙質(zhì)類的檔案材料容易發(fā)生歸檔不及時(shí)、檔案材料缺失，甚至發(fā)生“棄檔”等現(xiàn)象，在實(shí)際的工作中，由于檔案資料缺失引起的檔案仲裁和訴訟案件不斷發(fā)生，諸如，檔案材料缺失有可能導(dǎo)致新參保人員養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)年限不連續(xù)，檔案資料缺失導(dǎo)致退休審批通不過等事件發(fā)生。假設(shè)利用信息數(shù)字化管理模式，就可借助相關(guān)的管理平臺(tái)把數(shù)字化檔案及時(shí)傳遞到相應(yīng)的人事檔案管理部門。管理人員就能及時(shí)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒別、整理，實(shí)時(shí)歸檔，信息數(shù)字化的人事檔案管理模式就可杜絕檔案管理不規(guī)范的問題，大大降低企業(yè)由于檔案糾紛帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2人事檔案利用、審核

人事檔案本著“凡提必審”、“凡進(jìn)必審”、“凡轉(zhuǎn)必審”的原則，強(qiáng)化了服務(wù)理念，以及對(duì)檔案的建立、管理和利用，對(duì)查（借）閱、復(fù)制和摘錄，批準(zhǔn)權(quán)限、注意事項(xiàng)及歸還等都有嚴(yán)格的規(guī)定。隨著企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展和參與國際競爭，人員、人才跨區(qū)域流動(dòng)已變?yōu)橐环N常態(tài)，對(duì)于人員的招聘、晉升、調(diào)動(dòng)、社會(huì)保險(xiǎn)參保、接續(xù)、職工工傷鑒定、退休審核等工作均需通過人事檔案開展業(yè)務(wù)，在檔案查（借）閱的過程中也會(huì)帶來涂改、拆散、抽出、增添、更換、污損檔案材料的風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案除了企業(yè)內(nèi)部使用外，還有外調(diào)接待的工作，如因入黨、入團(tuán)、入學(xué)、參軍、參加工作、財(cái)產(chǎn)公正、遺產(chǎn)繼承等需要了解其父母和親屬情況時(shí)，也會(huì)存在一定的隱患，如果采用了信息、數(shù)字化的人事檔案管理模式，就能杜絕涂改、偽造、銷毀檔案材料等違紀(jì)的行為發(fā)生，人事檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)就能解決上述的問題，并且有效的降低了由于檔案失真造成不合理的人力資源配置。

3.3人事檔案的保管、保護(hù)

人事檔案的保管、保護(hù)有著自己的管理規(guī)章制度，檔案庫房需要符合《檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)》的要求，檔案庫房、閱檔室和工作人員的辦公場所需要“三室分開”。紙質(zhì)檔案管理對(duì)人事檔案的存放環(huán)境、場所等設(shè)施有著相對(duì)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并且管理的人力、物力的成本較高，有的企業(yè)由于管理的人力、物力成本較高，往往人事檔案得不到嚴(yán)密、科學(xué)的保管、保護(hù)。另外，在這次國有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理人事檔案清理過程中，出現(xiàn)了“有人無檔”、“有檔無人”等情況，究其原因，只要存在人員頻繁跨地區(qū)流動(dòng)現(xiàn)象，如果企業(yè)不重視、檔案管理部門人手不足，檔案轉(zhuǎn)遞就會(huì)延遲，時(shí)間長了就容易造成檔案滯留在原單位，形成了“有人無檔”現(xiàn)象。另外，一旦企業(yè)人事關(guān)系發(fā)生辭職、辭退、除名、開除、解除勞動(dòng)合同等變化，如果企業(yè)、當(dāng)事人對(duì)新的流動(dòng)人員檔案管理辦法解讀不到位，就會(huì)造成了檔案滯留在原用人單位，形成“有檔無人”的死檔、棄檔。滯留在企業(yè)這些檔案往往會(huì)導(dǎo)致人事檔案仲裁、訴訟事件的發(fā)生，如果實(shí)行人事檔案信息化管理模式，就能解決上述檔案管理的困擾。

4信息、數(shù)字化在人事檔案管理中的應(yīng)用

4.1構(gòu)建人事檔案信息數(shù)字系統(tǒng)平臺(tái)

運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立企業(yè)人事檔案管理信息數(shù)字服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)，新的《干部人事檔案工作條例》給我們指明了方向，人力資源管理部門根據(jù)國家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)采集，在檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、收據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份，安全管理等環(huán)節(jié)，需要保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致，根據(jù)檔案信息資源進(jìn)行規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)、管理，建立相應(yīng)的系統(tǒng)功能模塊，例如檔案管理，機(jī)構(gòu)管理、統(tǒng)計(jì)表報(bào)、綜合管理等模塊，形成一個(gè)安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息管理系統(tǒng)，才能真正達(dá)成企業(yè)數(shù)字化信息共享，以現(xiàn)有的人事檔案管理模式相比較，人事檔案信息化管理體系具備下列幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。

（1）信息數(shù)字化的人事檔案管理就是安全、便捷、共享、高效科學(xué)管理體系，對(duì)于有完整性、真實(shí)性要求的人事檔案來說，紙質(zhì)的人事檔案在保存過程中容易被損壞，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，不僅能夠延長檔案的使用壽命，還能解決現(xiàn)有人事檔案管理存在的問題。

（2）信息數(shù)字化的管理模式，促進(jìn)了檔案的高效管理和精準(zhǔn)服務(wù)，在很大程度上提升人事檔案管理的績效水平。現(xiàn)行的人事檔案管理模式主要采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙，裝訂檔案夾管理，不僅消耗了人力、物力、財(cái)力，工作效率得不到提高。隨著企業(yè)內(nèi)部員工的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不斷積累，員工的成長經(jīng)歷、知識(shí)技能以及工作崗位必然會(huì)隨之發(fā)生變化，在實(shí)行信息數(shù)字技術(shù)管理人事檔案后，所有的人事檔案信息只需傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)相應(yīng)的模塊中進(jìn)行存儲(chǔ)和維護(hù)，查詢只需在搜索框中輸入需要查詢的內(nèi)容，就能夠迅速找到相應(yīng)的檔案信息，工作效率也能得到提升。同時(shí)，計(jì)算機(jī)還具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)容量，擁有更為精準(zhǔn)、高效的審核能力，隨著企業(yè)戰(zhàn)略不斷發(fā)展，數(shù)字化的管理模式逐漸可取代以紙質(zhì)為載體的人事檔案管理模式。只有加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，建立健全科學(xué)的人事檔案利用機(jī)制、才能更精準(zhǔn)地向檔案利用部門提供高效的人力資本信息，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，贏得競爭優(yōu)勢(shì)。

4.2在人事檔案中強(qiáng)化信息、智能管理

伴隨我國企業(yè)電子信息化技術(shù)的深入和發(fā)展，人事檔案的相關(guān)管理人員也要轉(zhuǎn)變管理模式與觀念。通過引入科學(xué)合理的信息化管理模式，對(duì)企業(yè)人力資源進(jìn)行優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)人才資源信息共享。進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息、智能化開發(fā)、利用，使其形成高效、實(shí)用的人事檔案管理體系。高效的管理體系不僅大大減輕了管理人員的壓力與重?fù)?dān)，更有助于把精力投入到完善體系與制度方面，進(jìn)而提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

4.3加強(qiáng)人事檔案的安全防護(hù)工作

企業(yè)的主要人力資源信息來源于人事檔案信息，需要強(qiáng)化檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)的學(xué)習(xí)和計(jì)算機(jī)專業(yè)化的技術(shù)訓(xùn)練，使其管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)具有一定的認(rèn)識(shí)，而且必須保證自己的管理人員了解并掌握各種軟件的應(yīng)用，確保人事檔案信息的安全。人事檔案信息收錄了許多人事信息及個(gè)人隱私，因相關(guān)的管理者法律認(rèn)知的淡薄，造成檔案信息外泄、遺漏或損壞，使其修復(fù)的機(jī)會(huì)就十分渺茫。為增加檔案信息的安全性就計(jì)算進(jìn)行適當(dāng)?shù)募用?，能夠?guī)避丟失、竊取事件發(fā)生的概率，它不只是能夠提升檔案信息的完整度及隱私性，還可以推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5.結(jié)論

人事檔案是人力資源資源管理過程中識(shí)別人才、選拔人才、使人才的重要依據(jù)，人力資源管理部門應(yīng)該運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全人事檔案科學(xué)管理機(jī)制，數(shù)據(jù)采集是人事檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理人員需要提升信息數(shù)字采集、處理、傳輸、利用能力，在現(xiàn)實(shí)的工作中，必須遵循國家、企業(yè)機(jī)制與要求，積極采取相應(yīng)的措施來提升人事檔案的利用率。高效的人事檔案管理可以提高現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量，為人力資源配置提供精準(zhǔn)高效的服務(wù)，為組織戰(zhàn)略的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。