孫兆華

（濰坊市老干部服務(wù)中心，山東 濰坊 261041）

截止到目前為止，仍然有一部分老干部還在為國(guó)家做貢獻(xiàn)或者安享晚年，他們的檔案資料是一筆非常寶貴的財(cái)富，現(xiàn)在也有越來(lái)越多人認(rèn)識(shí)到檔案整理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，但是如何改善還需要慎重思考。本文主要就如何做好老干部檔案管理收集整理工作這一問(wèn)題做出探究與分析，并提出建議。

一、做好老干部檔案管理收集整理工作的重要意義

從古到今，老干部對(duì)于我們國(guó)家的貢獻(xiàn)是非常大的，他們的地位也是非常重要的。國(guó)家加大了對(duì)老干部的關(guān)注，同時(shí)對(duì)于老干部方面的各種工作也都加大了重視，在此基礎(chǔ)上要想更好的開(kāi)展工作，就必須需要檔案方面的幫助和支持。目前老干部的檔案需要的內(nèi)容主要有以下幾點(diǎn)：第一，老干部本人的一些基本信息，比如個(gè)人身體、收入方面的情況、家庭的情況等；第二，與老干部工作有關(guān)的一些國(guó)家政策、文件等；第三，檔案中可以存放一些見(jiàn)證老干部日常生活寫(xiě)照的照片和影像。把老干部檔案的管理工作做好、做全面可以為以后更好的進(jìn)行工作打下基礎(chǔ)，同時(shí)檔案中的資料也可以幫助老干部在信息化時(shí)代的今天得到更大的便利和優(yōu)待。在當(dāng)下的生活中把老干部檔案管理收集整理工作做好可以把黨的歷史永久的保留下來(lái)，方便后人學(xué)習(xí)，同時(shí)還可以提高我們國(guó)家的政治建設(shè)水平，對(duì)我們國(guó)家的思想教育工作也有很大的幫助。

二、當(dāng)前老干部檔案整理收集管理工作中所存在的問(wèn)題

（一）對(duì)于老干部檔案管理整理收集工作的重視度不高

近年來(lái)，我國(guó)一些與老干部工作方面有關(guān)的相關(guān)部門(mén)對(duì)于老干部檔案管理的重視度不太高，他們覺(jué)得檔案對(duì)于國(guó)家未來(lái)的發(fā)展沒(méi)有太大的幫助，因此在與老干部的檔案有關(guān)的工作中沒(méi)有給予過(guò)多的支持，也沒(méi)有真正的在生活中實(shí)施和落實(shí)。其次，各個(gè)相關(guān)部門(mén)沒(méi)有在地方上設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人員，很多都是部門(mén)中的人臨時(shí)充當(dāng)一下，從而導(dǎo)致這個(gè)工作在收集、整理與管理的時(shí)候沒(méi)有詳細(xì)的流程，進(jìn)而導(dǎo)致老干部的檔案整理較為混亂，甚至?xí)霈F(xiàn)丟失的情況。此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)在各個(gè)領(lǐng)域中都已經(jīng)采用了網(wǎng)絡(luò)，但是目前也有一部分地區(qū)還是在采用紙質(zhì)填寫(xiě)方法，這樣的情況不利于保存，也浪費(fèi)紙質(zhì)資源。總而言之，這些問(wèn)題都在一定程度上阻礙了國(guó)家對(duì)老干部檔案管理整理收集工作的進(jìn)展。

（二）檔案內(nèi)容不全面

老干部檔案資料整理實(shí)際上需要收集整理的是老干部的一些如籍貫、學(xué)歷等有效信息以及相關(guān)證明材料的系統(tǒng)性的分類(lèi)與整理，在信息的不斷補(bǔ)充中完善老干部的生平事跡，所做貢獻(xiàn)，將老干部的各方面情況具體、真實(shí)地表達(dá)出來(lái)，以使檔案內(nèi)容盡可能完整、真實(shí)。截止到目前為止，很多城市都在進(jìn)行干部檔案資料的核查工作，將檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格訂正，有序開(kāi)展普查工作，這就要求上行下效，每一個(gè)單位嚴(yán)格遵守規(guī)定，做好各單位檔案核查工作，保證未來(lái)工作的準(zhǔn)確性，嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定，按照規(guī)章制度辦事，一定要確保各單位在自查過(guò)程中符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際檔案資料規(guī)整過(guò)程中不難發(fā)現(xiàn)很多老干部的基本信息有所缺失，例如學(xué)歷狀況、黨齡狀況、職稱(chēng)、所獲獎(jiǎng)勵(lì)等等，這些信息都很有價(jià)值，但卻因?yàn)楦鞣N原因沒(méi)有記錄上，這就需要相關(guān)工作人員在進(jìn)行核查過(guò)程中補(bǔ)充完整。另外，還有一些干部資料對(duì)其家人工作、家庭情況記錄過(guò)于詳細(xì)，導(dǎo)致檔案資料繁多，有效信息不能進(jìn)行迅速查找，此時(shí)就需要工作人員根據(jù)實(shí)際情況將信息進(jìn)行刪減，以提高日后查找資料的效率。

三、做好老干部檔案管理收集整理工作的方法

（一）加強(qiáng)規(guī)范管理，增強(qiáng)檔案整理意識(shí)

老干部有一些固有的觀念很難改變，對(duì)于新事物接受能力也比較差，例如，有部分老干部認(rèn)為檔案管理是沒(méi)有必要的，記錄的無(wú)非就是獎(jiǎng)懲情況，這些都沒(méi)有什么意義，進(jìn)行記錄也不過(guò)是在浪費(fèi)時(shí)間和人力，這些付出都是沒(méi)有意義的，但實(shí)際上檔案整理關(guān)系到的不僅僅是檔案本身的問(wèn)題，還關(guān)系到其它方面的工作，例如進(jìn)行各種獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)選時(shí)就需要相關(guān)人員申請(qǐng)，那么申請(qǐng)人員資料是否準(zhǔn)確、真實(shí)，這時(shí)就可以在檔案里面進(jìn)行核查，大大提高了工作效率；一些人員在違反了國(guó)家相關(guān)法律時(shí)，犯重大錯(cuò)誤時(shí)也會(huì)記入檔案，予以一定的懲罰，用人單位在了解職工基本信息時(shí)，就可以直接調(diào)動(dòng)檔案，以作參考。老干部的檔案整理是工作人員的本職任務(wù)，但是老干部本身也要重視，只有雙管齊下才能做好干部檔案資料的收集整理工作。所以，政府方面應(yīng)該加以宣傳，把《檔案管理法》中重要內(nèi)容作為干部培訓(xùn)內(nèi)容的一部分，從而推動(dòng)老干部思想轉(zhuǎn)變工作進(jìn)程，提高老年干部對(duì)檔案整理工作的責(zé)任意識(shí)。另外，在一些日常檔案整理的工作中，工作人員也要認(rèn)真執(zhí)行《檔案管理法》，只有在每一次工作中都認(rèn)真貫徹執(zhí)行，才能徹底的熟記于心，時(shí)刻牢記，從根本上解決老干部檔案整理中所出現(xiàn)的問(wèn)題。在以上的基礎(chǔ)上還要培養(yǎng)老干部檔案整理工作責(zé)任制度，把老干部檔案整理的工作具體到個(gè)人，做好責(zé)任劃分，設(shè)立考核制度，營(yíng)造全員共同參與檔案整理的工作氛圍。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

要想做好檔案管理工作，高素質(zhì)的工作人員是必不可少的。高素質(zhì)的檔案整理人員有兩種途徑獲取，一是配備專(zhuān)門(mén)的管理人員。根據(jù)國(guó)家制度規(guī)定，如果老干部檔案整理資料量足夠多，能夠達(dá)到千卷，那么就需要配備一到兩名專(zhuān)業(yè)的檔案資料管理人員。但是也有一些單位，老干部檔案資料不多，所需要人手不多，這時(shí)候政府就會(huì)安排相應(yīng)的兼職人員，進(jìn)行老干部檔案整理工作。一般情況下，這種專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)較高，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，能夠很好的處理檔案整理工作，并且綜合素質(zhì)較強(qiáng)，一般不會(huì)違反有關(guān)規(guī)定。二是從檔案整理的工作人員中根據(jù)具體表現(xiàn)從中選優(yōu)。認(rèn)真觀察工作人員在檔案整理過(guò)程中的表現(xiàn)，不考慮專(zhuān)業(yè)、從事行業(yè)，觀察他們的行為舉止、工作紀(jì)律與作風(fēng)，工作效率等，從中選取更加優(yōu)秀之人，留作記錄，以方便下一次進(jìn)行檔案工作整理時(shí)從中挑選出來(lái)去檔案科幫忙，暫時(shí)加入到檔案資料整理工作中。三是對(duì)檔案資料管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，定期對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)，有利于提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理的綜合素質(zhì)。

（三）改善檔案整理的設(shè)備，加大政府支持

在過(guò)去，由于檔案整理工作不受重視，這導(dǎo)致檔案科的設(shè)備老舊，更新速度慢，資金預(yù)算少，各方面條件相比其他部門(mén)都差很多。要想做好老干部的檔案收集整理工作首先要做的就是創(chuàng)建完善的檔案資料整理經(jīng)費(fèi)撥款制度，在年初單位預(yù)算中納入檔案資料整理開(kāi)支費(fèi)用，并且要逐年增加投入，使檔案資料整理的相關(guān)設(shè)備逐漸配備完整，安排好各種硬件、軟件設(shè)施。要設(shè)備專(zhuān)門(mén)的檔案科，進(jìn)行檔案資料的收集與整理，人手可以不夠多，但是一定要專(zhuān)業(yè)，能夠準(zhǔn)確、高效完成工作，合理利用原有資源，進(jìn)行新建與改造兩相結(jié)合，做到資源的最大化利用，配備專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，對(duì)檔案資料進(jìn)行電子歸檔，做好記錄，購(gòu)買(mǎi)紙質(zhì)版檔案資料擺放架，消毒液、除濕設(shè)備等等，防盜窗和門(mén)能一定要堅(jiān)固，確保資料不易被盜竊，在后來(lái)的物品采購(gòu)中也可以購(gòu)買(mǎi)復(fù)印機(jī)、掃描儀等檔案資料整理常用的設(shè)備。另外，政府部門(mén)也可以制定相關(guān)的政策，設(shè)定檔案資料整理為固定的費(fèi)用支出，規(guī)定每年的最低支出限額，保證資金足夠，并且在年尾進(jìn)行抽檢，以避免有的單位只有預(yù)算，但是卻不執(zhí)行，導(dǎo)致資金不能落到實(shí)地，老干部檔案資料整理設(shè)備仍然不齊全，效率依舊低下。

（四）注重材料整理，加強(qiáng)制度建設(shè)

科技一直在進(jìn)步，檔案整理的方法也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。第一，認(rèn)真貫徹檔案整理的相關(guān)制度，讓檔案整理工作有跡可循，證據(jù)充足，以防止出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)無(wú)從查起，不知從何處著手；第二，實(shí)行績(jī)效考核，組織對(duì)檔案整理工作人員的工作評(píng)審，不同階段所做任務(wù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行糾正處理，能夠做到及時(shí)糾錯(cuò)，以防止出現(xiàn)錯(cuò)誤卻未發(fā)現(xiàn)以至影響后續(xù)的相關(guān)事情；第三，定期組織檔案整理部門(mén)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，在日常工作開(kāi)展中嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行執(zhí)行，對(duì)方案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性進(jìn)行審查，認(rèn)真挑選出不符合檔案資料管理要求的檔案，防止有不符合規(guī)定的檔案進(jìn)入檔案室；第四，實(shí)施責(zé)任到人制度，對(duì)于檔案整理的每一份資料、每一個(gè)過(guò)程相關(guān)經(jīng)手人都要進(jìn)行簽字確認(rèn)，這樣在出現(xiàn)如資料虛假、資料不完整等問(wèn)題時(shí)便可直接進(jìn)行責(zé)任到人，具體到究竟是哪個(gè)環(huán)節(jié)，哪個(gè)工作人員出了錯(cuò)，并對(duì)犯錯(cuò)人員進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，追究部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保檔案的真實(shí)性。

（五）利用現(xiàn)代化模式進(jìn)行創(chuàng)新管理

新時(shí)代要利用新技術(shù)、新方式對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理。借鑒現(xiàn)代化各個(gè)企業(yè)、部門(mén)等的管理方式，更新檔案管理的方式，進(jìn)行系統(tǒng)性地規(guī)劃，整體模式不斷的創(chuàng)新，集思廣益，勇于采納新的管理模式，推動(dòng)檔案管理朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。建立老干部檔案整理的信息系統(tǒng)，把所有信息錄入網(wǎng)絡(luò)相關(guān)系統(tǒng)中，便于各部門(mén)對(duì)老干部檔案資料的查詢(xún)，統(tǒng)計(jì)了解等，從而實(shí)現(xiàn)老干部檔案資料的信息化管理，動(dòng)態(tài)化收集。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)的僅僅依靠紙質(zhì)版檔案的整理已經(jīng)不能再滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的需求，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化才是現(xiàn)代信息的管理方式，在這個(gè)大背景下，就對(duì)老干部檔案資料管理提出了新的要求。老干部檔案資料的整理不僅僅要求工作人員要具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，綜合素質(zhì)，并且還要掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案資料整理良好的結(jié)合在一起，提高日常工作的效率，提高整體人員的工作素質(zhì)，更好的完成檔案整理的相關(guān)工作。