陸馨怡

（國家廣播電視總局九五二臺(tái)，四川 瀘州 646000）

一、緒論

（一）數(shù)字化技術(shù)定義

以數(shù)字化技術(shù)來看，其為網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的主要產(chǎn)物，也被稱作巨量資料。和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比的話，數(shù)字化技術(shù)有著非常明顯的動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)，其會(huì)借助相應(yīng)的云計(jì)算等從而實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的高效整合以及處理[1]。

（二）檔案數(shù)字化的特點(diǎn)

現(xiàn)今，在檔案具體管理經(jīng)過里，由于整體環(huán)境的改變，對(duì)檔案工作有了更高的要求，主要表現(xiàn)在現(xiàn)代化水平方面的需求。這種情況下，檔案管理工作必須呈現(xiàn)出更強(qiáng)的針對(duì)性以及合理性。而在數(shù)字化技術(shù)的有效促進(jìn)之下，這一目的是能夠達(dá)成的，而且可以在此基礎(chǔ)上完成智慧檔案服務(wù)工作的有效構(gòu)建。以檔案數(shù)字化來看，其存在著下列幾個(gè)特點(diǎn)：第一，可以提供輻射范圍更廣的服務(wù)?，F(xiàn)今由于科技的發(fā)展，全球絕大部分人為互聯(lián)網(wǎng)使用者，而不管是個(gè)體還是團(tuán)體都是信息的輸入方以及接收方，這就使得出現(xiàn)了巨量的信息。第二，能夠促使檔案信息在傳播時(shí)實(shí)現(xiàn)更高的效率。由于檔案數(shù)字化是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)而實(shí)現(xiàn)的，因此便會(huì)存在著和互聯(lián)網(wǎng)相似的高效快速的特點(diǎn)，這是由于信息傳播的有效性方可以達(dá)成數(shù)據(jù)間的急速交流。第三為多樣性。在檔案數(shù)字化進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化升級(jí)之后，在檔案內(nèi)容方面，其具體的發(fā)生源通常來自不同的主體，這就意味著所創(chuàng)造出來的信息存在著多元性。同時(shí)，由于數(shù)字化檔案所服務(wù)的對(duì)象包括著不同行業(yè)、不同領(lǐng)域，因此會(huì)表現(xiàn)出相當(dāng)程度的多樣性[2]。

二、檔案數(shù)字化對(duì)智慧服務(wù)的影響

（一）檔案數(shù)據(jù)對(duì)檔案存放的智慧化影響

展開檔案管理的經(jīng)過里，應(yīng)該對(duì)檔案資源的保存方法予以足夠的關(guān)注。在以往往往會(huì)借助紙質(zhì)的方法展開保存，然而這存在著相當(dāng)程度的缺陷，首先會(huì)表現(xiàn)為因?yàn)闄n案資源的持續(xù)性開發(fā)，這樣便會(huì)造成檔案材料的不斷累積，以紙張檔案而言，其所應(yīng)用的材料為物理屬性，存在著易燃易潮等缺點(diǎn)，所以以紙質(zhì)形式進(jìn)行存放的話，那么必然會(huì)伴隨著相應(yīng)的安全問題，并且由于紙質(zhì)檔案的持續(xù)變多在物理空間方面便會(huì)受到相當(dāng)程度的壓力。第二，以紙質(zhì)檔案來看，其存在著調(diào)閱效率低的特點(diǎn)，這是由于該類型的檔案不管是在存放查找還是在翻閱時(shí)都會(huì)受到相當(dāng)程度的限制。還有就是在紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，通常都會(huì)需要較多的環(huán)節(jié)進(jìn)行申請(qǐng)方可以完成，整個(gè)過程周期相對(duì)較長，如若無法一次完成好相應(yīng)檔案調(diào)閱的話，那么還要進(jìn)行重復(fù)的工作，這些情況的出現(xiàn)都會(huì)使得整體的調(diào)閱效率遭受到嚴(yán)重影響，而這也意味著檔案資源的利用效率明顯不足。第三，由于社會(huì)的急速發(fā)展，不同的事業(yè)都得到了較好的成長，這也就表明檔案存放的空間會(huì)受到擠壓，在以后的檔案儲(chǔ)存工作里必然會(huì)遭受到相當(dāng)程度的困擾。而以大數(shù)據(jù)來看，其存在著一個(gè)顯著的特征便為將信息技術(shù)當(dāng)成基礎(chǔ)所在，達(dá)成電子化管理能夠借助很小的存儲(chǔ)硬件實(shí)現(xiàn)對(duì)大容量資源的儲(chǔ)存，并且也可以帶來更為方便的調(diào)閱途徑，可以促使檔案存放效率達(dá)成明顯的強(qiáng)化[3]。

（二）檔案數(shù)據(jù)對(duì)檔案調(diào)閱服務(wù)的智慧化影響

依據(jù)國家的檔案法規(guī)定，凡是縣級(jí)以上的檔案館應(yīng)該在滿25年之后向社會(huì)開放，以現(xiàn)實(shí)的情況來看絕大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)早已達(dá)成這一條件，滿足向公眾開放的基本條件。然而就普通民眾而言，他們對(duì)檔案館依舊有著很高的神秘感，這種情況下就造成檔案管是一種高高在上的區(qū)域，也由此就算是需要查閱檔案時(shí)并不會(huì)去檔案館。然后，檔案工作的一個(gè)開發(fā)的目標(biāo)便為借助對(duì)檔案資源的高效科學(xué)使用，從而給社會(huì)發(fā)展帶來積極的作用，社會(huì)大眾和檔案館之間的隔閡則是造成了這一價(jià)值無法得到有效的發(fā)揮[4]。但是，如若實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，會(huì)使得傳統(tǒng)資源借由數(shù)字化從而在相應(yīng)的平臺(tái)上進(jìn)行展示，那么民眾如果是在被許可的條件之下，則是能夠借助平臺(tái)展開相應(yīng)的檢索調(diào)閱，而后臺(tái)則是會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的信息記錄。條件許可的話，平臺(tái)還給還可以給民眾支持圖片影像等資源，這樣便會(huì)使得檔案資源的有效率得以較好的提升，也會(huì)使得檔案資源的價(jià)值得到更好的展現(xiàn)[5]。

三、檔案數(shù)字化背景下開展智慧服務(wù)的具體措施

（一）加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)

強(qiáng)化專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作能夠給數(shù)字化工作帶來有效的人力資源保障，此為智慧服務(wù)能夠達(dá)成的一個(gè)基礎(chǔ)條件。所以在檔案管理機(jī)構(gòu)方面，應(yīng)該將側(cè)重點(diǎn)放在專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面，要積極地去選拔使用能夠認(rèn)同檔案數(shù)字化建設(shè)的人員，從而將工作的重心放在數(shù)字系統(tǒng)的開發(fā)管理方面。在數(shù)字化工作進(jìn)行的經(jīng)過里，還應(yīng)該結(jié)合所在單位的具體情況展開相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，由此能夠促使整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)整體能力得以提升。

（二）改進(jìn)檔案培訓(xùn)工作，提升智慧服務(wù)

科學(xué)的檔案管理工作能夠促使所在單位的監(jiān)督得以較好的提升，并由此促使智慧服務(wù)的質(zhì)量得以極大的改善，由此給單位的成長帶來強(qiáng)力的動(dòng)力。因?yàn)檫@項(xiàng)工作的開展存在著非常強(qiáng)的職業(yè)要求，所以在具體的管理方法以及措施方面必須要構(gòu)建對(duì)應(yīng)的規(guī)范，這便對(duì)相應(yīng)的檔案員提出了關(guān)聯(lián)的要求，其必須具備一定程度的專業(yè)能力，所以為了促使對(duì)檔案管理的有效改進(jìn)，由此提升智慧服務(wù)的品質(zhì)，應(yīng)該大力重視相應(yīng)的培訓(xùn)工作，由此促使其管理方法能夠較好的提升。在檔案管理經(jīng)過里，檔案信息化發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用，因此要對(duì)檔案管理能力予以足夠的關(guān)注。當(dāng)前，由于信息技術(shù)的持續(xù)成長，在檔案管理經(jīng)過里呈現(xiàn)出了更多的創(chuàng)新技術(shù)。為了使的數(shù)字檔案管理能夠以更好的態(tài)勢得以呈現(xiàn)，并由此促使智慧服務(wù)能力得以較好的提升。因此，在進(jìn)行檔案管理作業(yè)時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案管理功能進(jìn)行有效的改進(jìn)，由此促使檔案管理的內(nèi)容能夠得以較好的豐富，這樣會(huì)使的檔案管理功能得以持續(xù)性的改進(jìn)，并最終對(duì)整個(gè)智慧服務(wù)發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

（三）借助云技術(shù)開發(fā)智慧“掌上檔案柜”

由于社會(huì)事業(yè)的持續(xù)前行，檔案的數(shù)量必將會(huì)隨之增多，再加上民眾對(duì)檔案的使用需求正在持續(xù)加強(qiáng)。這種情況下必須對(duì)必須對(duì)這項(xiàng)工作予以足夠的重視，然而現(xiàn)實(shí)的情況為，在一些傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)方面，可以支撐調(diào)閱服務(wù)的依舊很少，即使有一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)借助電子平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案的傳輸，然而會(huì)由于該平臺(tái)的存儲(chǔ)量相對(duì)不足，很多檔案無法被上傳至平臺(tái)，并且很多上傳的資源檔案是無法進(jìn)行共享的。這種情況下，云計(jì)算便受到了社會(huì)的關(guān)注，云計(jì)算可以對(duì)海量的信息展開高效的存儲(chǔ)以及共享，因此在檔案管理機(jī)構(gòu)方面可以借助云計(jì)算的相關(guān)優(yōu)勢功能從而開發(fā)智慧掌上檔案柜。舉例來講，檔案管理方能夠把滿足其具體需求的公開檔案資源進(jìn)行上傳，從而存儲(chǔ)到其所屬的云空間，接著則是給需要的人員傳輸鏈接以及密碼，幫助他們進(jìn)行下載。在用戶方面則是能夠借助手機(jī)終端展開相應(yīng)的下載以及共享作業(yè)，并且可以隨時(shí)隨地展開調(diào)閱工作，不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間及空間方面的影響而無法完成調(diào)閱[6]。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)建設(shè)

應(yīng)該對(duì)制定好相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并以此為依據(jù)展開檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)項(xiàng)目的持續(xù)更新建設(shè)。而在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)更新時(shí)，還應(yīng)該關(guān)注其不同功能的持續(xù)擴(kuò)展以及優(yōu)化。在展開具體的工作時(shí)，應(yīng)該充分聯(lián)系現(xiàn)今檔案管理技術(shù)的實(shí)際情況，還要充分結(jié)合行業(yè)在電子檔案管理方面所形成的一些新思路、新經(jīng)驗(yàn)，由此能夠達(dá)成對(duì)系統(tǒng)的持續(xù)性優(yōu)化升級(jí)，由此將關(guān)注點(diǎn)放在打破以往管理中的不同限制，實(shí)現(xiàn)檔案檢索、調(diào)閱、登記、歸還、維護(hù)、更新以及修改等一系列功能的升級(jí)，進(jìn)一步提升其中的“智慧因子”，持續(xù)提升相關(guān)人員的使用體驗(yàn)。并需要和現(xiàn)今移動(dòng)智能終端普及的時(shí)代環(huán)境相匹配，加快檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的移動(dòng)化開發(fā)進(jìn)程，盡快實(shí)現(xiàn)移動(dòng)管理功能，使得電子檔案的查詢、調(diào)閱等工作能夠通過 APP 或者是移動(dòng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。在持續(xù)對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)的過程中，也要在配套設(shè)施上及時(shí)更新，相關(guān)硬件設(shè)施、人員配置、培訓(xùn)、管理制度等保障措施要同步跟進(jìn)。

（五）做好安全防護(hù)信息智慧服務(wù)

上述工作的有效進(jìn)行，其基礎(chǔ)工作便為確保整個(gè)信息的安全，因此在展開檔案數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該關(guān)注相應(yīng)的安全防護(hù)措施，由此保障能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的智慧服務(wù)，相應(yīng)的做法為：首先，應(yīng)該完成好網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)作業(yè)，在檔案管理系統(tǒng)方面，其和業(yè)務(wù)平臺(tái)通常都會(huì)有著相當(dāng)數(shù)量的數(shù)據(jù)接口，而在數(shù)據(jù)進(jìn)行交互作業(yè)時(shí)，便會(huì)使得整個(gè)檔案平臺(tái)呈現(xiàn)出相當(dāng)程度的風(fēng)險(xiǎn)，所以在檔案系統(tǒng)構(gòu)建經(jīng)過里應(yīng)該應(yīng)用可靠的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，由此促使整個(gè)系統(tǒng)的防護(hù)能力能夠得以保障。其次，應(yīng)該對(duì)防護(hù)體系建設(shè)進(jìn)行深層次的完善，持續(xù)健全檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測和預(yù)警，還要在固定的周期里對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的漏洞修復(fù)作業(yè)，且要展開相關(guān)的安全滲透測試，由此實(shí)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)的減少。最后，還要完成好系統(tǒng)防護(hù)作業(yè)，健全檔案安全機(jī)制，且要構(gòu)建相應(yīng)的安全系統(tǒng)，還要對(duì)對(duì)應(yīng)的人員展開相應(yīng)的劃分，由此實(shí)現(xiàn)權(quán)力的分層。還應(yīng)該增加面部識(shí)別等不同因子的認(rèn)證方式，由此促使盜用的風(fēng)險(xiǎn)能夠得以最大化的降低。借助上述上述工作的完成，能夠促使智慧服務(wù)的質(zhì)量得以較好的提升[7]。

四、結(jié)語

現(xiàn)今，在數(shù)字化的大環(huán)境下，檔案管理工作出現(xiàn)了極大的改變，檔案機(jī)構(gòu)必須借助數(shù)字化展開相應(yīng)檔案工作的優(yōu)化，并且應(yīng)該借助數(shù)字化技術(shù)去構(gòu)建“智慧”服務(wù)，從而促使服務(wù)效果得以顯著強(qiáng)化。進(jìn)行電子檔案管理作業(yè)的經(jīng)過里，必須借助合理的辦法，強(qiáng)化電子檔案管理的效用，最終達(dá)成檔案管理質(zhì)量的有效提升。