李瑩

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;管理體系;信息資源;意義

現(xiàn)如今，我國(guó)檔案管理工作在新時(shí)期背景下發(fā)生了顯著變化，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)資源海量增加、檔案信息類(lèi)型多元化等特點(diǎn)，外加計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作方式、理念、制度等逐漸表現(xiàn)出諸多不適應(yīng)之處，難以滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求。在此背景下，檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展勢(shì)在必行。因此，對(duì)新時(shí)期的檔案管理工作進(jìn)行深度研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，是當(dāng)前檔案管理部門(mén)重要的議題。鑒于此，本文通過(guò)分析檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，進(jìn)一步分析檔案管理工作現(xiàn)狀問(wèn)題及優(yōu)化方法具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

1檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義概述

檔案資源內(nèi)容豐富，其中有歷史發(fā)展方面的各類(lèi)信息，也有過(guò)去的具體工作信息，可為相關(guān)工作的順利進(jìn)行提供依據(jù)。當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，總結(jié)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，具體如下：

（1）檔案可作為真實(shí)的歷史憑證，是工作決策的重要參考依據(jù)，形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程，并且其中包含的各項(xiàng)信息都具有真實(shí)性，并非后人根據(jù)個(gè)人意愿而隨意編造，保證了歷史情況記錄的真實(shí)性和客觀性。部分珍貴檔案資源是當(dāng)事人在具體的工作中親筆手稿;部分檔案資源有著領(lǐng)導(dǎo)批示和簽署。在具體的工作中，要想充分挖掘檔案當(dāng)中具有價(jià)值的信息資源，應(yīng)做好檔案的編碼、保存等相關(guān)工作，才能確保檔案資源的利用更加便捷和有效。

（2）近些年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展迅速，各地企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)與時(shí)俱進(jìn)，不斷擺脫傳統(tǒng)思想的禁錮，勇于改革創(chuàng)新，從過(guò)去的單一保存檔案資料逐漸將重點(diǎn)工作轉(zhuǎn)移至檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的綜合服務(wù)上，以此作為促進(jìn)精神文明社會(huì)、物質(zhì)文明社會(huì)建設(shè)的科學(xué)途徑。在此過(guò)程中，應(yīng)注重信息技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，不斷提高檔案資源統(tǒng)計(jì)、收集與整理等工作的效率和質(zhì)量，以豐富檔案管理服務(wù)功能，以期在社會(huì)發(fā)展中充分發(fā)揮檔案管理工作的積極作用。

2檔案管理工作現(xiàn)狀問(wèn)題分析

2.1檔案管理工作方法單一

當(dāng)今社會(huì)不斷進(jìn)步的同時(shí)，檔案管理工作理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，才能滿足社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求。而基于當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，檔案管理工作在實(shí)踐中仍然面臨管理工作方法單一的問(wèn)題。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，當(dāng)前從事檔案管理工作的相關(guān)工作人員大部分是半路出身，并沒(méi)有在檔案管理工作實(shí)踐中接受系統(tǒng)的專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，這使得其在具體的檔案管理工作中，只能按部就班而無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致其在工作中只能盲目地采用老一套方法進(jìn)行管理，在此過(guò)程中，先進(jìn)的檔案管理理念和手段等應(yīng)用力度明顯不足，這不僅會(huì)讓檔案管理工作變得缺乏效率，還會(huì)讓檔案管理工作過(guò)程變得更加枯燥乏味，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，進(jìn)而會(huì)制約檔案利用價(jià)值的挖掘。除此之外，在當(dāng)前科技時(shí)代，先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備是第一生產(chǎn)力，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，亦是如此，要想提高檔案管理工作水平，必須注重檔案管理工作與先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的相結(jié)合，才能讓檔案管理工作搭乘現(xiàn)代化科技的快速通道來(lái)體現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)越性，以促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。但是當(dāng)前檔案管理工作中，由于種種因素的制約，使得現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用力度嚴(yán)重不足，進(jìn)而制約著檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。

2.2缺乏可行且有效的檔案管理制度

對(duì)于任何一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，制度不僅發(fā)揮著約束作用，還發(fā)揮著規(guī)范性作用，是任何一項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要保障和依據(jù)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想實(shí)現(xiàn)工作效率和工作質(zhì)量的提升，必須走規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的持續(xù)發(fā)展道路，這就要求檔案管理部門(mén)注重檔案管理制度的完善，并在實(shí)踐中結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，不斷優(yōu)化和調(diào)整檔案管理制度，以保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)型、嚴(yán)肅性和細(xì)致性，進(jìn)而規(guī)避檔案管理工作中的各類(lèi)缺陷，確保檔案管理工作效率和質(zhì)量得以整體大幅度提升。但是當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀是缺乏可行且有效的檔案管理制度予以保障，其中突出的兩點(diǎn)問(wèn)題如下：

（1）檔案管理工作任務(wù)精細(xì)化分配工作不到位，往往會(huì)出現(xiàn)一人身兼多項(xiàng)檔案管理工作任務(wù)的情況，這使得單個(gè)人缺乏精力和時(shí)間來(lái)做好具體的檔案管理工作。同時(shí)，在檔案管理工作任務(wù)分配不明的情況下，檔案管理部門(mén)容易出現(xiàn)閑職人員過(guò)多的現(xiàn)象，進(jìn)而浪費(fèi)了大量人力資源，不利于檔案管理工作綜合效益的提高。

（2）檔案管理工作考核制度缺乏?？v觀我國(guó)各地檔案管理工作問(wèn)題可知，檔案管理工作形式化現(xiàn)象十分嚴(yán)重，分析其原因在于檔案管理工作考核制度的缺失而導(dǎo)致，工作人員缺乏責(zé)任，工作期間持有消極態(tài)度，往往是為了面子工程而刻意進(jìn)行管理，忽視了檔案管理工作質(zhì)量，不利于檔案資源利用價(jià)值的挖掘。

2.3缺乏專業(yè)人才

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，本身是一項(xiàng)專業(yè)、系統(tǒng)且煩瑣的工程，對(duì)管理工作人員有著較高的要求。尤其在當(dāng)前科技時(shí)代，要想做好檔案管理工作，管理人員必須具備一定的信息技術(shù)能力，才能在檔案管理工作實(shí)踐中充分利用信息手段來(lái)提升檔案管理工作水平，這就要求檔案管理人員自身應(yīng)該是檔案管理方面的專業(yè)人才。而現(xiàn)實(shí)情況是當(dāng)前檔案管理部門(mén)嚴(yán)重缺乏專業(yè)人才，究其原因在于檔案部門(mén)處于弱勢(shì)群體，并且工作強(qiáng)度大、缺乏豐厚的待遇和晉升空間，不利于優(yōu)秀人才的引進(jìn)。其次，在科技快速進(jìn)步的時(shí)代，檔案管理工作牽涉領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，對(duì)從業(yè)人員的思想、綜合技能等提出了更要的要求，而現(xiàn)有的檔案管理人員普遍存在知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，思想老化、缺乏現(xiàn)代化操作技能等特征，更為甚者對(duì)信息技術(shù)認(rèn)知不足，缺乏強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識(shí)，而導(dǎo)致其在具體的檔案管理工作中只能按部就班，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，從而制約著檔案管理工作水平的提高。

3基于檔案信息化建設(shè)的檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

基于上述分析可知，在新時(shí)期檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，仍然面臨檔案管理工作方法單一、缺乏可行且有效的檔案管理制度、缺乏專業(yè)人才等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，不利于檔案管理工作水平和質(zhì)量的提高，進(jìn)而制約著檔案資源利用價(jià)值的挖掘。因此，在信息化時(shí)代，要想真正意義上提高檔案管理水平，應(yīng)從檔案管理實(shí)際人手，有機(jī)結(jié)合檔案管理和信息技術(shù)，以期發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)作用促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)在實(shí)踐中提高檔案管理工作重視度，完善檔案管理體系等，為提高檔案管理水平提供保障。

3.1深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，重視起檔案管理

一直以來(lái)，檔案管理工作被大部分片面定位在幕后工作上，對(duì)此項(xiàng)工作缺乏關(guān)注度，外加檔案管理工作缺乏明顯的工作成績(jī)，這直接使得檔案管理工作更容易被忽視。在新形勢(shì)下，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案管理工作引起重視，將其作為一項(xiàng)長(zhǎng)期堅(jiān)持的艱巨工作，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，意識(shí)到檔案管理對(duì)工作決策的合理性和企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展有著重要作用。這就要求檔案管理部門(mén)應(yīng)在實(shí)踐中將檔案管理工作納入重點(diǎn)工作范疇，有序落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足，并采取有效方法進(jìn)行防范和解決，才能保證檔案管理工作高質(zhì)高效地開(kāi)展。不僅如此，檔案管理工作人員自身也要在日常工作中端正態(tài)度，自覺(jué)做好部門(mén)分配的崗位工作任務(wù)，嚴(yán)肅對(duì)待檔案管理工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，才能避免檔案管理工作形式化。如檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人員可在實(shí)踐中采用微信公眾號(hào)等方式向大眾宣傳檔案管理工作的服務(wù)功能、社會(huì)效益等重要內(nèi)容，不定期結(jié)合檔案管理實(shí)際對(duì)檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性地系統(tǒng)培訓(xùn)，以發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員的才能來(lái)支持檔案管理工作。另外，檔案管理人員應(yīng)將檔案管理意識(shí)深扎根大腦意識(shí)當(dāng)中，確保相關(guān)人員能夠積極參與到檔案管理工作中，以形成良好的檔案管理氛圍，為提高檔案管理工作水平提供保障。

3.2推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，豐富檔案管理方法

在檔案管理工作中，檔案資料的收集工作是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在此過(guò)程中，信息化系統(tǒng)應(yīng)做到無(wú)縫對(duì)接，確保各項(xiàng)檔案資料能夠及時(shí)、完整且廣泛地收集起來(lái)。進(jìn)入到信息化時(shí)代，企事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，而由于檔案資料形成部門(mén)較多，業(yè)務(wù)檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，才能保證后續(xù)檔案的高效利用。這種情況下，為確保業(yè)務(wù)部門(mén)檔案資料的順利接受，應(yīng)在前端控制工作中實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，將檔案管理滲透到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，確保檔案數(shù)據(jù)能夠順利傳遞到檔案系統(tǒng)中，以大幅度提升檔案管理的規(guī)范性和工作效率。在電子檔案收集過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)具備電子檔案的控制權(quán)，一方面可以通過(guò)有效控制來(lái)提高檔案資源的安全性;另一方面可以大幅度提升檔案的可讀性，為后續(xù)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用提供支持。為了大幅度提高檔案管理工作水平和質(zhì)量，檔案管理工作人員應(yīng)具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)操作技能，如熟練運(yùn)用存儲(chǔ)技術(shù)，以滿足檔案信息化管理工作實(shí)際需求。同時(shí)。檔案管理信息化建設(shè)不僅僅是口號(hào)上的轉(zhuǎn)變，更要檔案管理軟件和系統(tǒng)等建設(shè)的支持。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)，配備完善的軟件設(shè)備。在電子檔案數(shù)量大量增加的情況下，檔案管理部門(mén)應(yīng)在軟件市場(chǎng)中合理地選擇計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，以大幅度提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。除此之外，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)社會(huì)需求，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為提升檔案管理社會(huì)效益提供保障。

3.3完善檔案管理制度

針對(duì)檔案管理制度不完善的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理制度的重要性，以便檔案管理部門(mén)能夠在工作實(shí)踐中，積極結(jié)合檔案管理工作實(shí)際來(lái)制定和完善檔案管理制度，以期為檔案管理工作提供依據(jù)。在具體操作中，各地企事業(yè)單位應(yīng)制定與本機(jī)構(gòu)工作實(shí)際情況相符的管理制度，并在管理制度制定過(guò)程中，需要充分考慮國(guó)家相關(guān)法規(guī)要求及政府政策方針需求，確保檔案管理制度具有可操作性和可行性，為檔案管理工作有序發(fā)展提供制度支持。在檔案管理工作中，通過(guò)制度的制定和實(shí)施，可規(guī)避檔案管理工作中的不足，降低檔案管理工作中的諸多安全問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)檔案管理制度中存在的突出兩點(diǎn)問(wèn)題，應(yīng)在實(shí)踐中實(shí)行合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制，嚴(yán)格按照工作要求細(xì)化各檔案管理工作人員的任務(wù)，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行績(jī)效考核，對(duì)檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員，依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并采取多媒體、宣傳欄等方式進(jìn)行大力宣揚(yáng)，以在檔案管理部門(mén)形成良好氛圍;對(duì)于檔案管理工作中表現(xiàn)消極的人員，應(yīng)根據(jù)具體規(guī)定進(jìn)行懲處，嚴(yán)重者做懲罰性調(diào)離，以此體現(xiàn)制度的約束和激勵(lì)雙重功能，確保檔案管理工作的開(kāi)展始終建立在公平、公正的原則上，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員積極性的同時(shí)，為檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

3.4加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才

人才是當(dāng)今社會(huì)生產(chǎn)力眾多要素中最為關(guān)鍵的因素，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要保障，也是提高檔案管理水平的重要舉措，原因在于新時(shí)期的檔案管理工作要想提高檔案管理水平，必須注重與信息技術(shù)的相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。而檔案信息化管理的基礎(chǔ)在于擁有一大批熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的人才予以支持。不僅如此，檔案管理人員還要精通檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，才能為檔案信息化建設(shè)提供支撐。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)構(gòu)建檔案管理人員的長(zhǎng)期培訓(xùn)機(jī)制，推動(dòng)檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)常態(tài)化、規(guī)范化，利用講座、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式完成在崗檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，堅(jiān)持檔案管理人員缺什么，就針對(duì)性培訓(xùn)什么的原則，及時(shí)調(diào)整檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容，以提高檔案管理培訓(xùn)工作的針對(duì)性和實(shí)用性，確保檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力能夠適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。除此之外，檔案管理部門(mén)應(yīng)在內(nèi)部形成重才、愛(ài)才、惜才的良好氛圍，以便為檔案管理人員在檔案管理工作崗位上建樹(shù)立業(yè)，促使各個(gè)檔案管理工作人員能夠在實(shí)踐中，以積極認(rèn)真態(tài)度投入到檔案管理工作中。只有這樣，才能大幅度提高檔案管理水平。

4結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的煩瑣工作，在檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，容易出現(xiàn)多樣化的紕漏而不利于檔案資源價(jià)值的利用。因此，在新時(shí)期檔案管理工作中，必須立足于檔案管理工作實(shí)際，采取完善檔案管理制度、推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才等良策，以不斷提高檔案管理水平，以推動(dòng)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。