郭鑫

摘要：改革開放以來，電子信息技術獲得飛速的發(fā)展，檔案管理工作也隨之進入信息時代。作為檔案工作的一個部分，企業(yè)檔案管理的工作在形成、傳遞、存儲等自身的運作過程中也發(fā)生著變化。人們要將電子信息技術更好地運用于企業(yè)檔案管理工作中，就應當積極應對信息化，探索基于檔案管理的新理念、新模式。本文首先講述電子信息技術下的檔案工作，再分析電子信息技術的運用對于企業(yè)檔案管理的意義，最后提出電子信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用方法。

關鍵詞：電子信息技術;企業(yè)檔案管理;應用

引言：

電子信息技術在目前的企業(yè)管理工作中已經(jīng)得到廣泛的運用，大大提高了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率。檔案管理工作主要是管理企業(yè)重要資料的收集、保存以及應用，是企業(yè)管理中不可缺失的一部分，為企業(yè)的進一步發(fā)展提供不竭的源泉和動力。科學合理的運用電子信息技術于企業(yè)檔案管理工作中，不僅能提升管理水平，而且可以促進企業(yè)的良性發(fā)展。

一、電子信息技術下的檔案工作

（一）載體的變化

企業(yè)在實行計算機全程管理時，能夠適當?shù)臐M足數(shù)據(jù)方面的遠近傳遞交換和處理。電子信息能夠將檔案資料進行數(shù)字化的轉變，以數(shù)據(jù)的形式來進行管理，大大降低管理難度。在企業(yè)管理活動中，電子文件以其便捷傳送、快速傳遞的特點逐步替代了紙質文件[1]。并且，電子圖紙也以其方便快捷的特性出現(xiàn)在各個領域。利用計算機能夠輔助設計師進行更加便捷的操作，其數(shù)據(jù)的存儲、查詢和修改更加便利。比如，在項目較大，需要多份圖紙的情況下，可以利用之前產(chǎn)品的成果進行創(chuàng)新，利用電子圖紙更能夠彰顯其靈活性。另一方面，電子圖紙作為數(shù)據(jù)的存儲，相比較圖紙的保存是更加便利且省時的。

（二）分類方法的轉變

以往企業(yè)關于檔案文書的分類比較多且細，例如文書檔案、產(chǎn)品檔案、合同檔案等等。這些傳統(tǒng)的分類方式將不再被運用其管理工作中。因為企業(yè)引進電子信息技術時將采用企業(yè)信息集成系統(tǒng)，對其進行模塊的分類和流程的設置。一份檔案的信息將被分成不同的模塊存儲于相應的管理系統(tǒng)中，而整個系統(tǒng)的調取信息可以隨時根據(jù)相對應的要求和指令進行變化和調整[2]。每一家企業(yè)的檔案信息的分類方法都是有差異的，但是企業(yè)信息集成系統(tǒng)的使用，毋庸置疑的是會更加靈活地應對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種情況，其分類也能夠更加快速高效和科學規(guī)范。

二、電子信息技術的運用對企業(yè)檔案管理作用

（一）提供有力支持

信息技術的使用加強了企業(yè)進行檔案信息搜集的能力，對于技術分析、分類存儲提供更加強勁的后盾。電子信息技術能夠在檔案管理的各個流程進行滲透，利用技術的優(yōu)點來進行強有效的管理[3]。在這個過程中，企業(yè)可以憑借網(wǎng)絡設備進行檔案信息的采集，形成自動生成的檔案材料。在管理方面，利用信息技術還能夠增加資料的嚴密性，利用安全加密的形式、優(yōu)化檔案的存儲環(huán)境來確保文件材料的安全性。傳統(tǒng)的檔案材料在存儲方面可以利用監(jiān)測設備實時監(jiān)控，才能確保存放環(huán)境的安全。

（二）提升檔案服務質量

利用電子信息技術對檔案資料進行數(shù)據(jù)分析，將對企業(yè)的領導決策提供有效直觀的支持和依據(jù)。與此同時，在檔案使用者進行查閱校對的時候也能夠提供準確服務，有效滿足使用者的要求，提升檔案服務質量，加強管理的力度，記錄查詢的歷史信息以防資料信息的外泄。

三、電子信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用方法

（一）做好思想準備

要更好地將電子信息技術應用在檔案管理中，就應當積極轉變思想，充分認識到檔案信息資源的重要性。檔案信息作為信息的一個重要部分，隨著信息公開化的發(fā)展，檔案的性質也隨之產(chǎn)生變化，其利用的范圍也在不斷加大。如今的時代，唯有將檔案信息資源融入社會主義現(xiàn)代化建設中，檔案工作才能發(fā)揮作用，體現(xiàn)價值。所以，應當在有關規(guī)定的指引下，更加有效地利用檔案的歷史信息，將其變得更有價值意義。

（二）完善信息化檔案管理機制

企業(yè)中檔案管理部門應當結合實際情況，健全信息化檔案管理機制進行有效的服務水平提升，促進檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生積極的作用[4]。

相關管理人員應當努力學習相關的檔案管理知識，更好地應用電子信息技術，合理規(guī)范管理活動的過程，進行統(tǒng)一的監(jiān)管，確保檔案管理制度能夠更好落實。與此同時，還要促進建成完備的保障制度，增設合理的積極機制，提供晉升的機會，培養(yǎng)管理人員的工作積極性，促進員工自主學習的能力，逐步增強員工自身的基本素養(yǎng)和應用信息技術的水平，招攬更多優(yōu)秀人才加入。

（三）做好統(tǒng)籌規(guī)劃

將檔案信息全部轉化為電子資料的工程是非常龐大的。在這個過程中，首要工作就是對企業(yè)館藏資料的調查分析。這些基本信息需要包含檔案的種類、目前的狀況、數(shù)量多少等等。接著按照實際館藏的情況來進行合理的任務分配和規(guī)劃。其中包括儀器設備的購買以及檔案信息的錄入，這些工作都是循序漸進的完成的。值得注意的是要分清主次，分階段進行，對于常用到的檔案信息應該盡快錄入，進行數(shù)字化管理，才能夠方便工作的開展。

（四）增強對于檔案信息的保護

檔案管理的信息化，盡管方便了管理，但是還仍然存在著風險。因為檔案資料的安全容易遭到網(wǎng)絡威脅，出現(xiàn)漏洞時，如果沒有及時維護可能會造成極大的損失。因此，檔案管理人員應當要充分運用信息技術的作用，健全信息管理保護機制，確保檔案信息的安全。對于查看檔案信息的端口可以設置身份認證的環(huán)節(jié)，加強信息流傳的過程監(jiān)管;對于系統(tǒng)中可能存在的漏洞，要安排每日的檢查，防止病毒入侵;最后應當加強管理人員的培訓工作，增加網(wǎng)絡安全意識。

四、結束語

科學合理的運用電子信息技術，能夠增加企業(yè)在檔案管理工作中的工作效率，充分發(fā)揮技術優(yōu)勢，完善信息化檔案管理機制，以數(shù)據(jù)的形式來支撐企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所做的決策和決定，提供有力的支持，促進企業(yè)的健康發(fā)展。在這個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應企業(yè)的發(fā)展速度，因此要加快電子信息化的運用范圍和速度。只有這樣才能夠清理電子信息化的種種障礙，從封閉式管理走向更加開放式的管理模式，轉變檔案管理工作的性質和職能，實現(xiàn)更加科學有效、優(yōu)化配置的信息資源分配。

參考文獻

[1]王利超.淺談電子信息技術在檔案管理中的應用[J]. 檔案天地， 2010（11）：52-53.

[2]張雪莉.論電子信息技術在檔案管理中的運用[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)， 2010， 22（002）：247-247.

[3]吳凱.電子信息技術在檔案管理中的應用研究[J]. 數(shù)字技術與應用， 2012， 000（008）：88-88.

[4]陳峰.論電子信息技術在檔案管理中的應用[J]. 硅谷， 2010， 000（022）：113-113.