郝崢

（中國核電工程有限公司，北京 100840）

引言

項目文件是在項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄，是項目建設(shè)全過程的記錄展現(xiàn)。筆者所在公司（以下簡稱“公司”）作為核電項目總承包單位，已完成百萬千瓦級核電項目的建設(shè)，并已通過國家驗收?？偝邪鼏挝辉诤穗婍椖拷ㄔO(shè)過程中扮演至關(guān)重要的角色，如同項目的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，既要滿足業(yè)主要求，又要管理下游承包商。項目文件則是核電項目建設(shè)過程中各項活動的原始記錄。因此，總承包單位檔案管理部門應(yīng)保留一套項目檔案，尤其是示范堆型工程項目，作為項目的全部記憶，以用來對后續(xù)示范堆型項目的還原，為其他該堆型項目文檔管理提供參考、借鑒等知識服務(wù)。

但目前，從國家、行業(yè)的文檔管理規(guī)定中，“歸檔”均是所指向業(yè)主單位提交文件，無論從歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式都有理論依據(jù)。并且向業(yè)主歸檔有總承包合同支撐，業(yè)主與總承包單位簽訂的合同中對文檔管理、交付有更細(xì)化的條款。項目文件由項目部向總承包單位總部歸檔的工作缺乏理論依據(jù)。本文總結(jié)以往總承包項目文件歸檔的問題及經(jīng)驗，提出適用于示范堆型總承包項目文件歸檔管理策略，為后續(xù)核電項目文件向總承包單位歸檔奠定基礎(chǔ)。

一、現(xiàn)狀及存在問題

隨著部分總承包項目竣工以來，公司作為總承包單位陸續(xù)開展項目文件歸檔工作，即項目部向公司總部歸檔。鑒于公司首次開展該工作，缺乏相關(guān)經(jīng)驗和制度，暴露一些問題，總結(jié)為以下幾點。

（一）歸檔范圍不統(tǒng)一

項目部向公司總部歸檔的項目文件類型過多且數(shù)量龐大。文件包含向業(yè)主交付的文件、項目管理性文件、過程文件、項目部行政管理及日常事務(wù)性文件、舊版施工文件、印章、光盤、獎狀等，甚至文件中夾雜不涉及工作的紙張。而有些項目部則僅僅將向業(yè)主交付的竣工文件向公司歸檔。同樣是百萬級千瓦的兩臺核電機(jī)組，不同項目歸檔的文件類別、數(shù)量存在差異。前者的歸檔文件多而雜，造成公司總部文檔人員要逐份甄別文件是否有保存價值；而后者會導(dǎo)致有利用、保存價值的文件未歸檔，影響項目文件的完整性。

（二）歸檔方式有待優(yōu)化

歸檔的項目紙質(zhì)文件種類較多，共計百余箱。部分文件未嚴(yán)格按類型裝箱，少部分箱內(nèi)文件種類繁雜。紙質(zhì)文件分兩批采用物流運輸?shù)姆绞竭\抵公司總部?？偛课臋n人員需在前期花費大量的精力制定接收文件方案，協(xié)調(diào)足夠存放文件的空間，調(diào)配各級人員參與文件接收、轉(zhuǎn)運。電子文件歸檔采用移動硬盤，由項目部人員帶回總部。經(jīng)總部文檔人員檢查，電子文件數(shù)量較少于紙質(zhì)文件。

屬于交付業(yè)主范圍內(nèi)的遺留紙質(zhì)文件為復(fù)制件且數(shù)量較多，僅有參考價值而無憑證價值，同時加劇庫存空間壓力。在運輸、搬運過程中耗費大量人力、物力。電子文件的歸檔方式在一定程度上存在安全隱患。大量文件集中歸檔，后期無論從文件質(zhì)檢、紙質(zhì)文件甄別、紙質(zhì)文件數(shù)字化等工作量明顯增加。

（三）歸檔文件質(zhì)量有待提高

歸檔的紙質(zhì)文件除屬于交付業(yè)主范圍的文件進(jìn)行組卷、編目、裝盒，其他項目部產(chǎn)生文件未進(jìn)行合規(guī)整理。在后續(xù)開箱檢查中發(fā)現(xiàn)部分文件缺少內(nèi)容，有劃改過的痕跡。運輸過程中并未采取防水防潮措施。

個別電子文件存在圖像不清晰、文件無法讀取的問題，以及個別文件屬性清單著錄錯誤。各項目部在文件必填屬性要求、著錄格式要求不統(tǒng)一，因此需要總部文檔人員對屬性清單進(jìn)行再次修正、優(yōu)化。

二、產(chǎn)生問題的原因分析

（一）工作依據(jù)尚待完善

項目部向公司總部歸檔文件從范圍、時間、方式、流程等要求缺乏相應(yīng)工作依據(jù)。由于是首次歸檔，同時缺乏實踐經(jīng)驗，因此項目部和總部的文檔人員在工作中只能摸著石頭過河。項目部在某些環(huán)節(jié)上參照交付業(yè)主的規(guī)定，但業(yè)主與公司總部的歸檔要求存在差異，造成歸檔工作出現(xiàn)偏差。

（二）歸檔意識存在片面性

業(yè)務(wù)人員在項目進(jìn)展過程中向公司歸檔的意識尚待加強(qiáng)，片面認(rèn)為僅向業(yè)主完成交付即可，忽略向本公司歸檔的重要性。項目文件向本公司歸檔與交付業(yè)主同等重要，業(yè)務(wù)人員應(yīng)樹立收集公司在項目管理、各項活動相關(guān)的原始記錄并以方便后續(xù)利用為目的向公司歸檔的意識。

（三）培訓(xùn)宣傳力度有待加強(qiáng)

檔案管理部門對各項目部關(guān)于歸檔的培訓(xùn)宣貫力度不夠。檔案管理部門應(yīng)向各項目部傳達(dá)公司歸檔要求，宣傳向公司歸檔的重要性。尤其在項目前期，項目部設(shè)立初期就要將向公司歸檔的理念宣傳到位，并在過程中加以強(qiáng)化。項目中期、后期，對于項目文件歸檔出現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)、解決。

（四）歸檔時間滯后

項目部向公司歸檔的時間滯后，往往都是在項目竣工驗收才啟動歸檔。尤其核電項目周期長，文件數(shù)量龐大，如果都集中在項目后期歸檔，勢必造成項目部和公司檔案部門文檔人員工作量增大。加之，項目部后期面臨人員撤離，面對巨大工作量，業(yè)務(wù)人員會出現(xiàn)無法兼顧歸檔工作，從而出現(xiàn)草草了事的現(xiàn)象。并且，歸檔后出現(xiàn)的文件問題沒有充足人員負(fù)責(zé)整改。

三、示范堆型核電總承包項目文件歸檔策略

（一）完善歸檔制度

在近幾年公司開展的核電總承包項目歸檔工作中，檔案管理部門總結(jié)經(jīng)驗、教訓(xùn)，結(jié)合公司實際情況，梳理歸檔管理各要素、要求，明確適合公司的歸檔原則、范圍、方式、流程，并納入到公司文檔管理體系以及項目標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。在管理層面、操作層面均有章可循，填補(bǔ)項目文件歸檔工作的空白，為核電總包項目文件歸檔提供良好的理論支撐。

1.制定歸檔原則

（1）實行“電子文件為主 紙質(zhì)文件為輔”的單套制

依據(jù)核電項目總承包合同，總承包單位交付業(yè)主公司的文檔全部為原件?？偝邪鼏挝豁椖坎苛舸娴母黝惣堎|(zhì)文件大部分為復(fù)制件，僅有少部分無需向業(yè)主歸檔的為原件。數(shù)以萬計的紙質(zhì)復(fù)制件向公司總部歸檔，在運輸、存放、保管均存在巨大工作壓力。復(fù)制件對于公司而言僅有參考價值。因此，總承包單位歸檔項目文件應(yīng)以電子文件為主，即無原件的文件僅歸檔一套電子版，有原件的紙質(zhì)版、電子版同時歸檔。這樣既能保證總承包單位存檔一套完整的項目文件，又能緩解大量紙質(zhì)文件帶來存放、保管的壓力。

（2）注重項目文件的完整性 保證應(yīng)歸盡歸

結(jié)合近幾年完成項目文件歸檔的經(jīng)驗來看，向業(yè)主歸檔的文件一定屬于向公司總部歸檔范圍內(nèi)。而不向業(yè)主歸檔卻在公司歸檔范圍內(nèi)的文件類型往往容易忽視。公司檔案管理部門在梳理已歸檔文件時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)竣工、監(jiān)理、調(diào)試等文件都比較完整，而一些過程類、管理類文件的完整性則差強(qiáng)人意。項目進(jìn)展過程中業(yè)務(wù)人員不注重收集、保管這部分文件，造成缺失。例如：記錄項目重大節(jié)點、重大決策的會議紀(jì)要、信函、聲像文件；規(guī)范項目部各項工作的管理制度；記錄項目簽訂合同的審批、執(zhí)行、結(jié)算文件等，都是項目管理中的重要原始記錄。另外，項目部獲得的榮譽(yù)、獎項、各類印章都是項目部各類活動的見證。因此，歸檔范圍應(yīng)在交付業(yè)主的范圍上進(jìn)行擴(kuò)充，保證應(yīng)歸盡歸。

2.梳理文件屬性

項目歸檔文件以電子文件為主。歸檔電子文件同時要將文件屬性一并歸檔。鑒于以往核電等項目電子文件歸檔的經(jīng)驗，公司檔案部門梳理針對各類文件的電子文件屬性，形成屬性固化模板，并且制定著錄規(guī)則。所有屬性都劃分為“必填”和“有則必填”，規(guī)范著錄要求，避免空項。以建安竣工文件為例，見圖1。

3.優(yōu)化歸檔方式

歸檔時間由項目后期統(tǒng)一歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程歸檔，即項目部按階段或定期向業(yè)主歸檔后及時向公司歸檔。其他不向業(yè)主歸檔的文件可以按階段申請向公司歸檔。這樣既可以避免項目后期集中歸檔給項目部和公司總部帶來的工作壓力，又可以及時解決文件出現(xiàn)的問題。

（二）加強(qiáng)過程服務(wù)指導(dǎo)

公司檔案部門在每年制定對各項目部的服務(wù)指導(dǎo)計劃，按計劃對各項目部開展項目文檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在與項目部進(jìn)行業(yè)務(wù)交流的同時，公司總部檔案人員傳達(dá)、宣貫歸檔要求，將歸檔環(huán)節(jié)前置。實地查看即將歸檔的文件，提早發(fā)現(xiàn)問題，解決業(yè)務(wù)盲點，推動歸檔工作順利開展。

（三）強(qiáng)化數(shù)字化歸檔

目前公司在各核電總包項目部均部署施工管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)設(shè)置項目管理各功能模塊，實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。各業(yè)務(wù)流形成的記錄也同時在系統(tǒng)中產(chǎn)生并以原生電子文件的形式輸出。

檔案人員可將固化的歸檔流程和歸檔要求提供給軟件開發(fā)商，作為系統(tǒng)功能需求。在歸檔的每個環(huán)節(jié)細(xì)化功能需求，例如在申請歸檔環(huán)節(jié)，設(shè)置為必填項的屬性，若為空項或不滿足歸檔要求，系統(tǒng)默認(rèn)為不合格數(shù)據(jù)，無法提交歸檔；在歸檔數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，應(yīng)設(shè)置錯誤信息標(biāo)注功能，可讓文檔人員有的放矢進(jìn)行整改。

隨著數(shù)字化電廠以及無紙化辦公的推進(jìn)，文檔水平較為成熟的核電項目部已經(jīng)完成業(yè)主與總承包方信息系統(tǒng)的對接，構(gòu)建數(shù)字化信息管理平臺。這樣，雙方可實現(xiàn)文檔資源共享與數(shù)字交付，推進(jìn)項目文檔一體化管理。

鑒于此，向公司歸檔理應(yīng)以系統(tǒng)歸檔形式，搭建施工管理系統(tǒng)與公司文檔信息系統(tǒng)的接口，構(gòu)建業(yè)務(wù)-文檔信息平臺。首先，項目文件歸檔以電子文件為主，也就是電子文件為整個項目的全部文件。所有文件通過信息平臺產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔，保證電子文件的原始性、安全性、完整性。其次，檔案人員在搭建數(shù)字化信息平臺時，可結(jié)合歸檔要求向軟件開發(fā)商提出功能需求。這樣可利用系統(tǒng)功能規(guī)范管理要求。第三，平臺的搭建有利于項目文件過程歸檔，項目部文檔人員在完成交付業(yè)主后，即可通過平臺向公司歸檔，為文檔人員減輕工作量。因此，搭建數(shù)字化業(yè)務(wù)-文檔信息平臺可助推以上幾種文件歸檔策略的落地。

四、結(jié)論

綜上所述，公司檔案管理部門通過幾年的歸檔實踐，后經(jīng)復(fù)盤、總結(jié)歸檔各環(huán)節(jié)工作，制定一系列優(yōu)化策略和管理要素，并納入到管理制度中。再通過搭建文檔信息平臺，為優(yōu)化策略的落地提供助力。在后續(xù)示范堆型核電總承包項目文件歸檔中定能保證文件的完整、規(guī)范、安全，為總承包單位保留項目全部原始記錄奠定基礎(chǔ)。