顧 宇

一、人力資源管理內(nèi)涵

人力資源管理是在經(jīng)濟(jì)學(xué)與人本思想指導(dǎo)下，通過招聘等管理形式對組織內(nèi)外相關(guān)人力資源進(jìn)行有效運(yùn)用，滿足組織當(dāng)前及未來發(fā)展需要的一門學(xué)科。有效的人力資源管理是組織發(fā)展和成果的關(guān)鍵，能夠保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和成員發(fā)展的最大化。國內(nèi)人力資源管理的研究與實(shí)踐多應(yīng)用于企業(yè)，以企業(yè)業(yè)績?yōu)槟繕?biāo)去設(shè)計(jì)人力資源，其管理原則和目標(biāo)與文化事業(yè)單位大不相同[1]。而在西方發(fā)達(dá)國家，除企業(yè)外，人力資源管理在政府部門的應(yīng)用集中在公務(wù)員體制改革、雇傭關(guān)系、公共服務(wù)管理、高績效工作、提高職業(yè)興趣等方面，運(yùn)用人力資源規(guī)劃模型和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，能有效提高人力資源管理績效和組織績效。

二、檔案館人力資源管理主要特點(diǎn)

檔案館人事管理制度依附于大一統(tǒng)的干部人事制度，從干部管理到人員配置、考核獎(jiǎng)懲、工資福利，一直套用行政機(jī)關(guān)的管理模式，具有行政化的特點(diǎn)[2]。在機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型后，仍保留原有人事管理體制機(jī)制，普遍存在檔案專業(yè)人員短缺、人員素質(zhì)參差不齊、檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量水平難以提升的問題。筆者認(rèn)為，脫離事業(yè)單位機(jī)關(guān)式人事管理模式，運(yùn)用人力資源管理的工具和方法，大膽借鑒企業(yè)人力資源調(diào)配和管理方式，對檔案館人力資源進(jìn)行合理開發(fā)、儲備和使用，是提高人員素質(zhì)、穩(wěn)定干部隊(duì)伍、提高工作積極性、提升整體工作效能的有效手段，對新時(shí)代檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

三、檔案館新型人力資源管理模式

檔案館新型人力資源管理模式研究致力于人力資源系統(tǒng)化、科學(xué)化管理。通過建立人力資源管理數(shù)學(xué)模型，探索以最小成本優(yōu)化檔案館的整體工作效能的最佳方案。

1.檔案館人力資源需求分析預(yù)測。人力資源需求受多種因素影響，包括檔案專業(yè)人員的晉升、調(diào)動(dòng)、退休、辭職、調(diào)出等人員流失；檔案事業(yè)發(fā)展對檔案專業(yè)人員素質(zhì)需求；市場競爭加劇對檔案業(yè)務(wù)多元化發(fā)展的需要等[1]。做好人力資源的需求分析，要盡量將影響檔案館人力資源供需平衡的因素考慮全面，對人力資源進(jìn)行科學(xué)分析預(yù)測。一是根據(jù)檔案館發(fā)展規(guī)劃和外部環(huán)境分析，確定檔案館各部門的工作量以及工作量的增長情況。二是根據(jù)工作量的增長情況，確定各部門人員實(shí)際情況并預(yù)測未來需求。三是對預(yù)測期內(nèi)退休的人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，對未來可能發(fā)生的離職情況進(jìn)行預(yù)測，最終預(yù)測出未來流失人力資源。四是檔案館整體人力資源需求=現(xiàn)實(shí)人力資源需求+未來人力資源需求+未來流失人力資源。

2.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)需求分析預(yù)測。人力資源規(guī)劃合理配置前要對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行準(zhǔn)確分析并預(yù)測，就是有多少任務(wù)、什么類型的任務(wù)、需要什么樣的人、需要多少人。這就需要運(yùn)用崗位評價(jià)原理，對檔案收集、整理、利用、編纂、展覽以及后勤、保衛(wèi)、行政管理等各部門工作職責(zé)、崗位需求、工作難易程度、勞動(dòng)強(qiáng)度、責(zé)任輕重、所需資格條件等進(jìn)行分析，預(yù)測人力資源需求[3]。舉例如下表。

序號1部門名稱XXXX 部工作職責(zé)負(fù)責(zé)政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、資產(chǎn)管理、綜合性文字起草、日常事務(wù)協(xié)調(diào)、文秘、文書、檔案、機(jī)要、保密、圖書、信訪、財(cái)務(wù)、會務(wù)、接待等工作。崗位需求部長、副部長、文秘、文字綜合、文書、檔案管理、資產(chǎn)管理、后勤。崗位基本需求部長和副部長需具有10 年以上檔案工作經(jīng)歷且具有一定的行政管理工作水平；以管理崗位為主；政審合格、保密意識強(qiáng)。專業(yè)要求文學(xué)、文秘、檔案專業(yè)、行政管理、會計(jì)等。人員需求人員編制X 人，部長 1 名，副部長X 名。

3.檔案館人力資源數(shù)據(jù)建模。

（1）模型概念。人力資源數(shù)據(jù)模型是科學(xué)配置人力資源、更好發(fā)揮檔案人員內(nèi)在潛力的有效工具。從人力資源學(xué)科理論發(fā)現(xiàn)，檔案館整體工作效能高低取決于檔案人員的工作效率。那么，基于檔案人員實(shí)際的工作環(huán)境和相關(guān)的工作情況，我們認(rèn)為影響工作效率因素有以下幾個(gè)：①年齡：年齡過小或過大均會降低工作效率，我們認(rèn)為中年具有更強(qiáng)的體力和精力，工作效率最高；②工作年限：工作年限某種程度上能夠代表工作經(jīng)驗(yàn)，工作年限越長，工作能力水平越高；③學(xué)歷：一般來講，學(xué)歷越高，知識面越寬，眼界越高，應(yīng)變能力和處理問題能力也越高，工作效率越高；④專業(yè)匹配度：所學(xué)專業(yè)與崗位的匹配程度越高，工作效率越高；⑤工作積極性：影響工作積極性的因素有單位、工作、個(gè)人、家庭等多方面因素，可根據(jù)單位人力資源現(xiàn)狀選取重要因素進(jìn)行分析，這里，我們選取晉升概率、職級水平、近三年年度考核結(jié)果、家庭負(fù)擔(dān)進(jìn)行研究。

通過大量測試數(shù)據(jù)，建立工作效率數(shù)據(jù)模型（以上因素稱“因子”）：

工作效率（Efficiency）=0.15×年齡因子（F-age）+0.15×工作年限因子（F-year）+0.15×學(xué)歷因子（F-education）+0.15 × 專 業(yè) 匹 配 度 因 子（F-coincidence）+0.4×工作積極性因子（F-motivation）

（2）建模方法。根據(jù)單位人力資源現(xiàn)狀，從本單位崗位需要出發(fā)，通過對檔案人員的工作效率進(jìn)行測算，建立合理的人力資源調(diào)配和管理方案，最大化檔案館的整體工作能力。具體計(jì)算思路為，按照工作效率數(shù)據(jù)模型把影響因素作為參數(shù)量化賦值（如下表），建立數(shù)據(jù)模型，通過分析本部門或本單位整體性能來確定最優(yōu)人員配置方案。

序號1參數(shù)名F-age代表含義年齡因子2F-year 工作年限因子3F-education 學(xué)歷因子4 5 F-coincidence F-motivation專業(yè)匹配度因子工作積極性因子計(jì)算方法25—30 歲（80）31—40 歲（95）41—50 歲（90）51—60 歲（85）7 年以內(nèi)（75）8—13 年（80）14—20 年（85）21—29 年（90）30 年以上（95）大專（70）大學(xué)（或?qū)W士）（80）研究生（或碩士）（90）博士（95）匹配（90）相對匹配（80）不匹配（70）晉升概率（95—70）職級水平（95—65）近三年年度考核結(jié)果（95—0）家庭負(fù)擔(dān)（95—70）

舉例說明：如工作積極性因子=（晉升概率+職級水平+近三年年度考核結(jié)果+家庭負(fù)擔(dān)）/4。

晉升概率:晉升級別的高低與難度成正比，晉升概率的高低與晉升級別的高低成反比。科員晉升副科級賦值“95”；副科級晉升正科級賦值“90”，正科級晉升副處級賦值“80”；副處級晉升正處級賦值“75”；正處級晉升賦值“70”。

職級水平：按照行政級別（或?qū)I(yè)技術(shù)職務(wù)）從高到低賦值。正處級（或正高）賦值“95”，調(diào)研員賦值“90”，副處級（或副高）賦值“85”，副調(diào)研員賦值“80”，主任科員（或中級）賦值“75”，副主任科員（或助理館員）賦值“70”，科員（或初級里的管理員）賦值“65”。

近三年年度考核結(jié)果：近三年年度考核結(jié)果取三年的平均賦分值?！皟?yōu)秀”賦值“95”，“合格”賦值“90”，“基本合格”賦值“60”，“不參加考核”或“不合格”賦值“0”。

家庭負(fù)擔(dān)：僅考慮子女因素，家庭負(fù)擔(dān)因子為子女個(gè)數(shù)和子女年齡段賦值，一般而言，孩子年齡小或?qū)W業(yè)較重情況下，會分擔(dān)個(gè)人更多精力。子女年齡段對應(yīng)賦值如下：無子女或子女成年賦值“95”，學(xué)前階段賦值“80”，小學(xué)時(shí)期賦值“85”，初、高中時(shí)期賦值“90”。兩個(gè)以上子女均處于學(xué)前時(shí)期賦值70。

（3）樣例分析。下面舉例分析如何進(jìn)行數(shù)據(jù)建模，根據(jù)數(shù)學(xué)模型的計(jì)算分析個(gè)人工作效率與部門整體工作效率與各影響因素的關(guān)系。

①個(gè)人工作效率分析。根據(jù)檔案館現(xiàn)有人力資源情況,按照建模計(jì)算公式測算每個(gè)人工作效率并建立個(gè)人工作效率數(shù)據(jù)模型（樣例1）。從個(gè)人效率模型看，有的人員學(xué)歷高、年齡適中、人崗相適，但是因晉升空間不足、家庭負(fù)擔(dān)重等因素受到影響，總體效率偏低。從而發(fā)現(xiàn)晉升空間不足，晉升渠道不暢通，缺乏未來職業(yè)規(guī)劃是主要問題。我們可從個(gè)人工作效率測算表中分析影響個(gè)人工作效率的主要因素，揚(yáng)長避短，為人力資源管理配置和科學(xué)規(guī)劃提供參考。

個(gè)人工作效率測算表（樣例1）

②部門工作效率分析。一個(gè)部門的工作效率除了與每個(gè)人的工作效率有關(guān)以外，與在崗率也密切相關(guān)。即使部門個(gè)人工作效率高，但在崗率低，同樣影響部門的效率。

如根據(jù)個(gè)人工作效率數(shù)據(jù)建立部門工作效率數(shù)據(jù)模型（樣例2），進(jìn)而可測算部門工作效能。部門工作效率計(jì)算參數(shù)具體說明如下。

◇部門個(gè)人工作效率平均值=本部門全體人員工作效率和/部門實(shí)有人數(shù)

◇在崗率=（實(shí)有人數(shù)—長期病假或外派人數(shù)）/實(shí)有人數(shù)×100%

◇部門工作效率=部門個(gè)人工作效率平均值×在崗率

按照上述公式可計(jì)算出各個(gè)部門的工作效率。我們看到，A 部門個(gè)人工作效率的平均值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于B 部門，但因其在崗率低，從而其工作效率受影響很大。

部門工作效率測算（樣例2）

4.制定人力資源管理規(guī)劃。根據(jù)數(shù)據(jù)模型得出的結(jié)論，科學(xué)制定人力資源短期工作目標(biāo)。檔案館人力資源規(guī)劃主要有兩個(gè)層次，即檔案館人力資源總體規(guī)劃和檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)規(guī)劃?？傮w規(guī)劃是根據(jù)檔案館發(fā)展戰(zhàn)略而確定的人力資源管理的總目標(biāo)和配套政策，主要包括人力資源的供求分析、預(yù)測的數(shù)據(jù)、供給與需求的比較，以及人力資源管理的實(shí)施步驟和總體預(yù)算。業(yè)務(wù)規(guī)劃是總體規(guī)劃的分解與具體化，包括具體的業(yè)務(wù)計(jì)劃，如人員補(bǔ)充計(jì)劃、培訓(xùn)開發(fā)計(jì)劃、人員配備計(jì)劃、績效考核與激勵(lì)計(jì)劃、職業(yè)發(fā)展計(jì)劃等。做好人力資源規(guī)劃首先要做好人力資源需求分析預(yù)測及檔案業(yè)務(wù)需求分析預(yù)測，使規(guī)劃執(zhí)行更切合實(shí)際，運(yùn)行有效。

四、檔案館人力資源運(yùn)行保障對策

1. 提高檔案人員工作積極性是穩(wěn)定人力資源的重要因素。數(shù)據(jù)模型顯示，檔案人員工作積極性因素在檔案館整體工作效能中起重要作用，而影響工作積極性的因素眾多，在本次建模中選取了晉升概率、職級水平、近三年年度考核結(jié)果、家庭負(fù)擔(dān)四個(gè)因素。這四個(gè)因素中，除了家庭負(fù)擔(dān)是個(gè)人因素，其他直接受體制機(jī)制影響。為此，建立完善的人力資源運(yùn)行保障體系對提升檔案專業(yè)人才的工作積極性尤為重要。這就需要人力資源和社會保障部門及檔案館在事業(yè)單位管理、本單位行政管理工作中，根據(jù)專業(yè)人員特點(diǎn)，建立確保人力資源有效利用和健康發(fā)展的制度體系，科學(xué)搭建檔案專業(yè)人員成長階梯和橋梁。

2.建立人力資源運(yùn)行保障體系。為保證人力資源科學(xué)合理運(yùn)行，需建立科學(xué)的管理體制、健全的人事制度以及完善的法規(guī)體系，為人才發(fā)展提供行之有效的長遠(yuǎn)規(guī)劃。一是要加大對政策與制度的落實(shí)力度。明確事業(yè)單位性質(zhì)定位，厘清事業(yè)單位的宏觀職能與微觀職能，并建立與之發(fā)展相匹配的配套措施，并對政策落實(shí)進(jìn)行全程監(jiān)管。二是完善人力資源管理制度。充分借鑒并引入企業(yè)中成熟的人力資源管理理念和實(shí)施手段，讓制度更具活力和發(fā)展力。三是科學(xué)設(shè)置和管理事業(yè)單位崗位，實(shí)現(xiàn)“因崗擇人，因崗激勵(lì)”的目標(biāo)?？紤]檔案館業(yè)務(wù)總量，明確崗位性質(zhì)，劃分崗位類別，合理確定崗位結(jié)構(gòu)比例。四是建立以年度考核為主，平時(shí)考核為輔的考核體系，重點(diǎn)考核工作績效。對檔案館管理崗和專業(yè)技術(shù)崗分別制定評定標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)考核內(nèi)容量化指標(biāo)，考核結(jié)果作為崗位調(diào)整、聘用及績效發(fā)放的依據(jù)。

3.為人才發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)平臺。一是提升檔案人員政治素養(yǎng)。堅(jiān)定信念，改變工作作風(fēng)，包括政治站位、自我認(rèn)識、工作態(tài)度、職業(yè)規(guī)劃、團(tuán)隊(duì)意識和合作精神等方面。二是建立檔案專業(yè)人員培訓(xùn)體系。編制檔案人員培訓(xùn)計(jì)劃，實(shí)行分級分類培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能兩類人才。三是培育學(xué)科帶頭人，提升科研力量。通過建立研究小組、開展座談交流等方式，以老帶新進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)傳承。四是建立人才梯隊(duì)。構(gòu)建領(lǐng)軍型、中青年型、技能型人才梯隊(duì)，避免人才斷檔，影響檔案事業(yè)發(fā)展。保證專業(yè)性強(qiáng)的學(xué)科后繼有人，如滿文專業(yè)。五是支持機(jī)關(guān)、企事業(yè)、高校等多方合作模式，為人才搭建集理論與實(shí)踐的一體化平臺。六是完善人才激勵(lì)機(jī)制。實(shí)施獎(jiǎng)懲雙向激勵(lì)機(jī)制，建立健全和完善績效考核反饋體系，建立吸引人才、留住人才的政策機(jī)制，建立科學(xué)合理的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。