王永偉

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展，電子票據(jù)應運而生，電子會計憑證作為電子票據(jù)的一種，也逐漸步入人們視野，其應用有利于減少紙質(zhì)資源消耗，節(jié)約票據(jù)成本，創(chuàng)新報銷憑證樣式，便捷賬務處理流程，提高了機構運轉(zhuǎn)效率，但同時也給我們帶來了新的研究課題。

關鍵字：電子會計憑證檔案;歸檔;問題;探討

根據(jù)有關法規(guī)和業(yè)務規(guī)范的規(guī)定，電子會計憑證作為電子票據(jù)的一種，已經(jīng)成為會計檔案的重要的載體形態(tài)及組成部分。電子會計憑證在減少紙質(zhì)資源消耗，節(jié)約票據(jù)成本，創(chuàng)新報銷憑證樣式，便捷賬務處理流程，提高機構運轉(zhuǎn)效率的同時，也給我們提出了新的課題，需要我們研究解決。

1 電子憑證檔案入賬歸檔應思考的問題

1.1 電子會計憑證入賬歸檔有無必要

電子會計憑證入賬歸檔，是適應新形勢下電子商務、電子政務發(fā)展的必然選擇。伴隨信息技術和電子商務、電子政務的發(fā)展，自2015年底國家稅務總局啟動增值稅電子普通發(fā)票試點工作以來，會計憑證電子化進程進入快車道。2017年，財政部啟動財政電子票據(jù)試點應用工作;2018年，海關總署推行電子海關專用繳款書試點，同年，廣東省、深圳市等地稅務局相繼推行區(qū)塊鏈電子普通發(fā)票試點;2019年，中國鐵路總公司推行高鐵電子客票試點，南方航空公司推出電子行程單;2020年上半年，國家稅務總局啟動增值稅專用發(fā)票電子化試點工作。當前，電子商務方興未艾，電子政務加快推進，包括發(fā)票、財政票據(jù)、客票、銀行回單等會計憑證的電子化是必然趨勢。尤其是在當下抗擊新冠肺炎疫情過程中，多地人員活動受限制，經(jīng)濟貿(mào)易往來受制約，復工復產(chǎn)加速推進的迫切形勢下，電子會計憑證應用需求更加旺盛。會計憑證是基層單位進行會計核算的直接依據(jù)，也是檔案管理的重要內(nèi)容。為此，對單位取得的電子會計憑證入賬歸檔勢在必行。我們應做好相關工作，積極推進這項工作。

1.2 電子會計憑證檔案的法律地位如何

《國家稅務總局關于推行增值稅電子發(fā)票有關問題的公告》規(guī)定：“推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票，對降低納稅人經(jīng)營成本，節(jié)約社會資源，方便消費者保存使用發(fā)票，營造健康公平的稅收環(huán)境有著重要作用;增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務機關監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同?！薄敦斦?、國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》規(guī)定：“本通知所稱電子會計憑證，是指從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證;來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力;符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存?！薄稌嫏n案管理辦法》規(guī)定：“同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關系;采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案?！?/p>

通過上述政策法規(guī)，在全國范圍內(nèi)全面推行增值稅電子普通發(fā)票，并允許將電子發(fā)票作為報銷憑證，電子發(fā)票的開票方或受票方，可僅以電子形式對發(fā)票進行歸檔保存。開票方或受票方需紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件。這樣明確了電子會計憑證的法律地位，即合法的電子會計憑證、電子會計檔案與紙質(zhì)會計憑證、紙質(zhì)會計檔案具有同等法律效力。

1.3 電子會計憑證檔案有哪些優(yōu)缺點

1.3.1 電子會計憑證檔案的優(yōu)點

1.3.1.1 方便快捷，不受時間、人員約束，一部電腦、一臺打印機，隨時隨地就能打印憑證。

1.3.1.2 電子平臺確認，真假防偽識別簡單，交易透明度高，公開可查，電子號碼不易改動。

1.3.1.3 電子憑證在保管、查詢、調(diào)閱時更方便，便于電子商務網(wǎng)站為消費者提供更加方便的服務。

1.3.1.4 減少紙質(zhì)憑證的資源浪費，減少森林砍伐，節(jié)省隱形社會成本和能源消耗，符合綠色發(fā)展理念。

1.3.1.5 電子發(fā)票是國家規(guī)范電子商務納稅的必然方式，利于國家對網(wǎng)絡交易的監(jiān)管，也有利于維護消費者的合法權益。

1.3.2 電子會計憑證的缺點

1.3.2.1 電子會計憑證的紙質(zhì)打印件具有易篡改、易復制且難察覺等特點，雖然原件與復制件在特性上無本質(zhì)區(qū)別，但每復制一次，失真的風險就增加一分，增加了財務人員查驗會計憑證的難度，一旦單位或個人重復報銷、虛假入賬、篡改信息，出現(xiàn)財務造假、偷逃稅費等行為，在實際工作中難以發(fā)現(xiàn)，嚴重干擾和影響單位正常會計工作秩序，也使大量珍貴的電子檔案資源流失。

1.3.2.2 電子憑證在生成、傳輸、接收、儲存、復制的每個階段都容易發(fā)生變化，可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，且容易泄漏。

1.3.2.3 電子憑證具有易刪改性，在存儲、傳輸、復制過程中易遭到刪改、破壞，從而損害電子憑證的完整性和真實性。

2 工作中落實電子會計憑證檔案入賬歸檔的途徑和措施

2.1 加強電子會計憑證檔案入賬歸檔政策的宣傳培訓工作

各級財政部門、檔案行政管理部門應充分運用媒體、網(wǎng)絡等多種渠道，切實加強對電子會計憑證檔案入賬歸檔有關政策的宣傳，做好政策解讀和引導。線上線下多渠道組織活動，走進企業(yè)，進入社區(qū)，以開展電子憑證檔案主題知識辯論、舉辦電子憑證檔案歸檔實操競賽、開辦電子憑證檔案經(jīng)驗分享交流會等一系列活動，加強對從業(yè)人員的業(yè)務培訓，讓從業(yè)人員能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件，提高電子會計憑證檔案質(zhì)量。引導從業(yè)人員熟悉電子會計憑證檔案入賬歸檔要求及電子會計憑證檔案生成、入賬、歸檔、管理等具體操作流程。

2.2 加快推進電子會計憑證檔案入賬歸檔工作。

加強單位信息化建設，及時升級會計核算系統(tǒng)，創(chuàng)立單位電子數(shù)據(jù)庫，完善電子檔案管理，明確歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子會計憑證檔案質(zhì)量。保證電子檔案的可利用性，建立嚴格的管理制度和技術措施，從電子會計憑證檔案形成就納入管理，確保其信息的真實性、安全性和完整性。歸檔電子文件同時存在相應紙質(zhì)或其他載體形式文件時，則在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。必要時，具有保存價值的電子文件，適時生成紙質(zhì)文件等拷貝資料。歸檔時，將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等拷貝件一并歸檔。對僅能取得電子會計憑證但暫時又不具備電子化報銷入賬歸檔條件的單位，在使用電子會計憑證的紙質(zhì)打印件報銷入賬歸檔的同時，應妥善保存電子會計憑證，建立與有關紙質(zhì)檔案的對應關系。

2.3 加強日常監(jiān)督管理

2.3.1 在實施日常管理中，應將電子憑證檔案入賬歸檔的執(zhí)行情況納入績效管理范圍，增強大家對電子憑證檔案入賬歸檔工作的重視。

2.3.2 對移交的電子會計憑證檔案，應當編制移交清冊。個別需重新整理的，檔案管理人員應會同會計主管人員、經(jīng)辦人員共同整理，以分清責任。履行核實電子檔案完整性和有效性審核手續(xù)。核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。不合格的，應重新制作。

2.3.3 加強電子會計憑證檔案的檢驗工作。配備相應的處理設備，對歸檔的每套載體進行檢驗，合格率應達到100%。還應檢驗載體是否有劃痕、清潔、有無病毒等。

2.3.4 細化電子會計憑證檔案的保管。歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。環(huán)境溫濕度應選定規(guī)定范圍。應遠離強磁場，并與有害氣體隔離。定期對電子會計憑證檔案涉及的形成單位或檔案保管部門的設備更新情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子會計憑證檔案的載體轉(zhuǎn)換。

2.3.5 加強巡檢。設立安全巡檢檔案賬簿，明確巡檢內(nèi)容，明晰安全標準，對于在違反規(guī)定的行為，及時予以糾正。對情節(jié)嚴重的，應依法依規(guī)懲處，確保電子檔案安全。定期檢查電子檔案的整理情況，按規(guī)定辦理電子檔案的移交、銷毀手續(xù)。

參考文獻：

[1]國家稅務總局.關于推行增值稅電子發(fā)票有關問題的公告[S].2015.

[2]財政部，國家檔案局.關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知[S].2020.

[3]財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法[S].2015.

（作者單位：吉林省省屬改制企業(yè)檔案托管中心）