沈潔

摘 要：新冠疫情作為重大突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，對(duì)各行各業(yè)工作秩序都帶來了重大沖擊，軌道交通檔案管理工作面對(duì)特殊形勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)，努力探索，針對(duì)處于空白狀態(tài)的防疫檔案收集整理工作梳理出一套切實(shí)可行的工作方案和機(jī)制。本文就此做一探討，以期供今后有關(guān)工作參考。

關(guān)鍵詞：防疫檔案;軌道交通;收集整理

2020年突如其來的新冠肺炎疫情給人們的生產(chǎn)和生活帶了前所未有的影響。在這場(chǎng)全民參與的防疫抗疫阻擊戰(zhàn)中，各行各業(yè)共克時(shí)艱，與病毒全力斗爭(zhēng)，盡最大努力保障社會(huì)生活有序開展。上海軌道交通在新冠疫情期間，貫徹黨中央國(guó)務(wù)院和市委市政府各項(xiàng)決策部署，廣大員工凜然逆行、眾志成城，實(shí)現(xiàn)地鐵乘客零感染、員工零感染，為各行各業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)提供了堅(jiān)強(qiáng)保證，也留下了大量具有保存價(jià)值的文件材料和影像資料。這些資料不但是上海地鐵防疫工作的真實(shí)寫照，也為今后上海軌道交通系統(tǒng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，再上新臺(tái)階提供了基礎(chǔ)。因此，防疫資料的收集和整理尤為重要。根據(jù)上海市檔案局關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的實(shí)施意見，申通地鐵作為疫情防控檔案成員單位（市檔案館接收范圍），在疫情平穩(wěn)期間開展防疫檔案的收集和整理。防疫檔案工作以圍繞企業(yè)中心任務(wù)、服務(wù)企業(yè)需求為著力點(diǎn)，履行好檔案部門的職責(zé)和使命，收到了較好的效果。

防疫檔案，是指在防控突發(fā)重大疫情過程中直接形成的，且具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態(tài)的原始記錄[1 ]。上海軌道交通防疫檔案涵蓋特殊時(shí)期地鐵客流組織和行車安排、項(xiàng)目建設(shè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)、設(shè)施設(shè)備防疫要求、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目管理調(diào)整、員工思想動(dòng)態(tài)疏導(dǎo)等各方面。疫情開始蔓延時(shí)，筆者嘗試查閱2003年“非典”時(shí)期相關(guān)檔案，但是遺憾地發(fā)現(xiàn)：由于過去缺乏規(guī)范、監(jiān)督等原因，“非典”疫情期間所形成的各類文件材料沒能及時(shí)收集和有效管理，只能在年度報(bào)告等重要文件中找到部分段落，大部分與生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的防疫檔案散失、損毀，甚至未納入收集歸檔范圍，給檔案資源建設(shè)和日后查考帶來了損失和不便。因此，在防疫過程中提高檔案意識(shí)，做好防疫檔案的收集歸檔、管理與服務(wù)工作，是檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。在疫情暴發(fā)和存續(xù)期間，完整、齊全地收集防疫檔案，可以記錄疫情防控工作全過程，為掌握疫情狀況、調(diào)整防疫策略、查考有關(guān)事項(xiàng)提供依據(jù)和憑證。疫情結(jié)束后，這些檔案可被用于運(yùn)營(yíng)的案例研究、完善管理制度、認(rèn)識(shí)規(guī)律修補(bǔ)短板等，為今后預(yù)防和應(yīng)對(duì)類似疫情提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及儲(chǔ)備知識(shí)。如何收集和整理這些檔案，是檔案戰(zhàn)線工作人員近一個(gè)階段研究的重要方向和目標(biāo)。根據(jù)上海市檔案局《關(guān)于貫徹落實(shí)〈國(guó)家檔案局關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見〉的實(shí)施意見》[2 ]等文件要求，筆者在工作實(shí)踐中摸索，整理出一些可行性較強(qiáng)的檔案收集整理方案和路徑。具體包括以下幾個(gè)方面。

1 防疫檔案收集整理應(yīng)堅(jiān)持正確的工作原則

防疫及其檔案管理具有事發(fā)突然、涉及面廣、不確定性強(qiáng)等特點(diǎn)。針對(duì)這種情況，要做好防疫檔案的收集整理工作，應(yīng)堅(jiān)持正確的工作原則，確保這項(xiàng)工作有序進(jìn)行。具體應(yīng)堅(jiān)持三項(xiàng)原則。

1.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)溝通的原則

防疫檔案的收集來自于軌道交通建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、經(jīng)營(yíng)等不同板塊、部門和單位，各有特點(diǎn)。開展防疫檔案的收集，應(yīng)由檔案部門牽頭，設(shè)立臨時(shí)性的防疫檔案綜合協(xié)調(diào)小組進(jìn)行，可將各單位及各部門現(xiàn)有的專兼職檔案人員納入該臨時(shí)協(xié)調(diào)小組，由檔案工作人員進(jìn)行指導(dǎo)。

1.2 各負(fù)其責(zé)、過程控制的原則

按照“誰(shuí)生成、誰(shuí)歸檔”的要求，對(duì)防疫工作或防疫活動(dòng)產(chǎn)生并形成的檔案資料，派專人管理，防止造成防疫檔案多頭管理或無人管理的極端情況。臨時(shí)協(xié)調(diào)小組按疫情發(fā)展的程度采取月度、季度或年度的時(shí)間節(jié)點(diǎn)開展定期的防疫檔案自查、互查、指導(dǎo)、監(jiān)督。

1.3 完整收集、科學(xué)利用的原則

防疫檔案的收集應(yīng)做到“應(yīng)收盡收”，各單位檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)出擊，不但注重檔案收集的覆蓋面，更要重視歸檔防疫材料的齊全性。同時(shí)利用檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)防疫檔案做好數(shù)字化加工和錄入，便于統(tǒng)計(jì)及后期的共享利用。

2 上海軌道交通在防疫檔案收集整理工作中的做法

2.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)

防疫檔案工作得以順利起步并開展，得到了集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將防疫檔案的收集和歸檔列入整個(gè)疫情防控工作體系之中。

各下屬單位在防疫攻堅(jiān)戰(zhàn)中處于防疫處置的最前線，他們保存并能提供與防疫全過程直接相關(guān)的檔案材料，同時(shí)具備足夠的業(yè)務(wù)能力，通過防疫過程中的具體事件進(jìn)行檔案收集和分析，產(chǎn)生具有參考價(jià)值的報(bào)告。此項(xiàng)工作起動(dòng)后，各有關(guān)單位高度重視，安排專、兼職檔案人員參與此項(xiàng)工作。檔案部門對(duì)專、兼職檔案人員進(jìn)行宣傳貫徹及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并由各單位檔案管理人員進(jìn)行單位內(nèi)的二級(jí)宣貫（宣貫流程如下圖一），確保防疫檔案工作落實(shí)到全體工作人員，為后續(xù)工作的開展打下了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

2.2 構(gòu)建工作機(jī)制

按照防疫檔案“應(yīng)歸盡歸”的原則，由檔案部門制定《上海申通地鐵集團(tuán)有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作方案——?dú)w檔范圍和保管期限表》，為防疫檔案收集工作的具體開展指明了方向。由于疫情的突發(fā)性和發(fā)展的不確定性，同時(shí)防疫材料涉及門類廣、來源復(fù)雜、載體繁多，歸檔范圍無法一次性界定。實(shí)踐中，以整理現(xiàn)有文書材料為切入點(diǎn)，由檔案收集單位根據(jù)半年積累的與疫情相關(guān)的收文和發(fā)文，找出規(guī)律并草擬歸檔范圍大類，然后根據(jù)收文處理涉及的單位（部門）和發(fā)文單位（部門），由專、兼職檔案人員深入業(yè)務(wù)部門調(diào)研防疫工作產(chǎn)生的材料，擬定重要程度;最后由檔案部門進(jìn)行合并歸類，確定大類并細(xì)分歸檔范圍二級(jí)目錄及三級(jí)目錄，同步制定保管期限表。同時(shí)，文書類防疫檔案分類也可參考《上海市新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》[2 ]，結(jié)合自身企業(yè)疫情防控工作特點(diǎn)，主要包括：上級(jí)機(jī)關(guān)和單位領(lǐng)導(dǎo)在防疫工作和活動(dòng)中的重要決定、通知、指示和批示，印發(fā)的各種文件;上級(jí)單位對(duì)各業(yè)務(wù)方面防疫工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)時(shí)形成的工作方案、情況報(bào)告、調(diào)研材料、重大措施實(shí)施情況記錄及報(bào)告等;集團(tuán)在疫情開始之際及過程中成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、工作小組、專項(xiàng)小組的文件;各類與防疫工作相關(guān)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要;集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層作出的重要決策、實(shí)施方案、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、新聞宣傳材料等。