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        新時期企業(yè)辦公室文秘工作對策

        2021-08-11 19:25:15鄭鑫
        中國市場 2021年9期
        關鍵詞:文秘工作新時期

        鄭鑫

        [摘 要]辦公室是一個企業(yè)的窗口,集文字、行政、公文管理、信息等工作于一體,主要負責管理事務、參與政務、綜合服務。在辦公室中,文秘工作質量直接影響著辦公室整體工作質量。文章分析了辦公室文秘工作對企業(yè)的重要性,針對新時期企業(yè)辦公室文秘工作存在的不完善因素,探討做好辦公室文秘工作的對策。希望可以有效提升文秘工作水平,促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

        [關鍵詞]新時期;企業(yè)辦公室;文秘工作

        [DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.09.100

        1 引言

        新時期背景下,對企業(yè)辦公室文秘工作提出了更高的要求,工作人員不僅需要具備較高的政治素養(yǎng)和熟練的業(yè)務能力,還需要具備較強的創(chuàng)新能力和超前思維,更好地輔助領導進行管理工作。因此,在實際工作中,企業(yè)辦公室文秘工作人員不斷豐富自我,不斷進行學習,提升自身的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。與此同時,還需要結合實際情況,摒棄傳統(tǒng)的工作模式,不斷對工作思路和理念進行創(chuàng)新,通過科學合理的手段,提升文秘工作質量和效率,使企業(yè)可以得到更好的發(fā)展。

        2 做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

        在企業(yè)日常管理和行政工作中,辦公室屬于重要場所。最近幾年,隨著我國社會經濟不斷發(fā)展,部分企業(yè)的經營范圍越來越大,辦公室文秘工作量也在不斷增多,其中包括各種行政管理和日常管理。針對一個企業(yè)來講,辦公室是非常關鍵的部門,其是做好上級和下級之間指令傳達的重要環(huán)節(jié),只有做好文秘工作,才可以更好的、準確的傳達領導決策。[1]并且,企業(yè)辦公室文秘工作人員還需要負責和外部的溝通工作,不僅需要和內部人員進行聯(lián)系,還需要和合作企業(yè)進行溝通和交流,這在一定程度上給文秘工作人員帶來了較大的挑戰(zhàn),要求其具備較高專業(yè)素養(yǎng)和工作能力,尤其是在新時期背景下,文秘工作人員更應該做好文秘工作,結合自身的實際水平,統(tǒng)籌規(guī)劃崗位工作,充分利用信息技術,對工作質量和效率進行提升。

        3 新時期企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題

        3.1 辦公室文秘工作服務層次不夠深入

        企業(yè)辦公室文秘工作具有較強的綜合性,需要做好監(jiān)督、協(xié)調工作,還需要做好一些瑣碎的事情。目前,在企業(yè)辦公室文秘工作中,大部分工作人員更加側重事務性工作,以致部分工作存在表層化、形式化的問題,難以提供給企業(yè)領導更加深層次的服務。[2]在實際工作中,文秘工作人員也無法針對關鍵問題提出建議和意見,以致無法充分發(fā)揮出自身的助手作用。

        3.2 辦公室文秘工作人員素養(yǎng)有待提升

        現(xiàn)階段,部分企業(yè)辦公室因為受到編制的影響,文秘工作人員相對較少,其工作量和工作壓力相對較大,長期以往會大大降低其工作積極性和工作質量。[3]在實際工作中,部分文秘工作人員常常都是憑借自身的經驗進行工作處理,沒有和其他部門和兄弟企業(yè)進行交流與溝通。加之部分文秘工作人員剛剛來到企業(yè),缺乏實踐經驗,導致文秘工作質量與效率大大降低。

        3.3 文秘工作的協(xié)調作用發(fā)揮不夠充分

        在企業(yè)辦公室文秘工作中,協(xié)調工作是非常重要的一個組成部分,因此文秘工作人員需要具備較強的協(xié)調能力和溝通能力。但是,現(xiàn)階段,在實際工作中大部分文秘工作人員的協(xié)調能力和溝通能力相對較差,在工作時常常出現(xiàn)相互推諉的問題,以致文秘工作質量難以得到顯著提升。

        4 對策

        4.1 對辦公室文秘工作的理念進行創(chuàng)新

        身為企業(yè)文秘工作人員,需要順應時代的發(fā)展,堅持與時俱進原則,對工作理念進行創(chuàng)新,提供給企業(yè)決策者先進的經營思路。首先,文秘工作人員應樹立效益意識。在實際工作中,文秘工作人員需要從以往的單純行政意識轉變成為效益意識,需要在對行政命令進行準確傳達的同時,對行動效果進行關注,簡單來講就是關注經濟效益,把調查結果及時反饋給領導,保證企業(yè)決策可以帶來較好的經濟效益。與此同時,文秘工作人員應把經濟效益作為核心內容,充分發(fā)揮出自身的督導與助手作用,出謀劃策和提出建議。[4]其次,文秘工作人員應樹立超前意識。在思想方面,應具備超前意識,把目光放在長遠發(fā)展上,結合國家經濟發(fā)展趨勢,對市場動向進行預測,及時提出企業(yè)發(fā)展建議。再次,文秘工作人員應樹立創(chuàng)新意識。文秘工作人員應對先進的管理理念和思想進行學習,并結合企業(yè)的實際情況,對管理理念進行適當調整。并且,還需要對工作模式進行創(chuàng)新,提升工作質量和效率。最后,文秘工作人員應樹立信息大數據意識。在新時期,我國已經步入了信息時代,有很多文秘工作需要依靠互聯(lián)網,因此文秘工作人員需要對信息技術進行掌握,并可以做到熟練運用到工作中,提升工作效率。

        4.2 對文秘工作人員政治素養(yǎng)進行提升

        首先,文秘工作人員應堅定自身的政治立場。文秘工作人員直接參與企業(yè)重大事件的決策,對相關制度和規(guī)定的貫徹落實進行督導,因此其需要具備堅定的政治立場,和企業(yè)行政領導和黨委保持一致,不能出現(xiàn)違背企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的言行,并且還需要嚴格根據相關制度做好督導工作,避免制度貫徹落實走樣或不到位。[5]其次,文秘工作人員應擺正自身的位置,樹立服務意識。文秘工作人員負責上傳下達,其說話和辦事常常代表著領導的想法,在對指示精神進行傳達時會受到下級的尊捧,進而出現(xiàn)一些錯誤的思想。因此,文秘工作人員應不斷提升自身的修養(yǎng),樹立良好的服務意識。再次,文秘工作人員應樹立大局觀念。在企業(yè)中,辦公室屬于組織協(xié)調的一個部門,工作涉及范圍較廣,在實際工作需要充分調動起相關部門,對工作任務進行完成。因此,文秘工作人員需要具備奉獻和犧牲精神,起好帶頭作用。最后,文秘工作人員應堅守職業(yè)道德,對企業(yè)機密進行保守。文秘工作人員常??梢越佑|到企業(yè)高層,參加決策會議,對核心機密進行掌握,因此其需要具備保密意識,杜絕出現(xiàn)以密謀私利的問題。

        4.3 以高標準要求做好辦公室的文秘工作

        第一,文秘工作人員應管好公文,做好會務工作,保證指令傳達通暢。在企業(yè)辦公室文秘工作中,公文與會議是傳統(tǒng)指令的重要途徑。做好公文管理工作,主要包括撰寫重要文件、管理各種公文這兩個方面。針對文秘工作人員來講,撰寫重要文件屬于基本素養(yǎng)要求,在撰寫時需要具備較強文字運用技巧的同時,還需要突出鮮明的政治觀點,保證文件具有較強執(zhí)行性與可操作性,使其可以更好地指導企業(yè)工作。[6]而在公文管理工作中,需要對相關管理制度進行制定,對公文質量與政治政策進行嚴格審核,做好登記發(fā)放工作,保證公文及時傳送,并妥善保存。

        第二,應做好調查研究工作,做好企業(yè)領導者的助手。文秘工作人員可以深入到生產一線,或者是組織基層座談會議,進行調查研究工作,針對具有普遍性和傾向性的問題,要找出其中的影響因素,突出工作重難點問題與熱點問題,利用編輯政務信息的形式,完成上報下發(fā)任務。并且,文秘工作人員可以結合實際情況,提出科學合理的意見與設想,提供給企業(yè)領導決策可靠的參考。

        第三,做好督導反饋工作。企業(yè)可以創(chuàng)建完善的重點工作督導反饋制度,制定科學合理的獎懲方法。文秘工作人員應嚴格根據督導反饋制度,做到督導工作,對工作進度進行現(xiàn)場跟蹤督導,協(xié)調各個部門,對存在的問題進行及時解決,進而有效提升工作質量。與此同時,需要把工作的落實情況及時反饋給企業(yè)領導,針對工作完成較好的人員應給予適當的獎勵。

        第四,做好服務工作,營造良好的工作環(huán)境。文秘工作人員應做好以下服務工作,領導辦公用品和用具的配置工作、文件起草和管理工作、創(chuàng)建上下級工作程序與領導信訪接待制度,對周邊人事關系與兄弟企業(yè)之間的來往關系進行協(xié)調。[7]做好這些服務工作,可以使領導更加全身心地投入到企業(yè)經營管理工作中,進而促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

        4.4 加強對文秘工作人員的培訓力度

        文秘工作具有較強的專業(yè)性,工作人員應具備扎實的專業(yè)知識和較強的業(yè)務能力,才可以更好的勝任該工作。因此,企業(yè)應加大對文秘工作人員的培訓力度,意識到人才的價值。首先,企業(yè)應做好培訓教育工作,結合文秘工作人員的實際情況和崗位職能,對培訓計劃進行制訂,提升培訓的全面性和針對性,并把培訓教育工作和實踐工作進行充分結合。[8]其次,為了順應時代的發(fā)展,企業(yè)除了需要對文秘工作人員專業(yè)知識進行培訓,還需要加強對相關法律法規(guī)的培訓,使文秘工作人員可以熟悉相關法律法規(guī),對國家發(fā)展動向進行掌握,對企業(yè)文化和政策文件進行深入了解,并把國家政策法規(guī)與企業(yè)文件作為指導,更好地實施文秘工作,提升工作質量和效率。

        5 結論

        總而言之,在新時期背景下,做好企業(yè)辦公室文秘工作是非常重要的,不僅可以有效提升文秘工作質量,還可以有效提升企業(yè)的整體管理質量,促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。對于一個企業(yè)來講,辦公室屬于重要的行政管理場所,每天的工作量相對較大,需要對上級和下級進行協(xié)調,還需要進行工作匯報等。目前,由于受到多種因素的影響,辦公室文秘工作還存在一些問題。因此,作為辦公室文秘工作人員,需要不斷提升自我專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng),通過不斷學習和對工作模式進行創(chuàng)新,做好辦公室文秘工作,從根本上提升文秘工作質量。

        參考文獻:

        [1]伊勝謙.做好新形勢下的企業(yè)辦公室工作[J].今日財富:中國知識產權,2018(7).

        [2]岳樹江.新時代加強國有企業(yè)辦公室工作的思考[J].辦公室業(yè)務,2019(20):16-17.

        [3]唐慧.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].現(xiàn)代職業(yè)教育, 2018(27):124-125.

        [4]齊軍.基于新時期下國企辦公室管理工作存在的問題及對策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化, 2018(35):223-224.

        [5]張鵬.新時期下企業(yè)辦公室管理實踐思考[J].發(fā)明與創(chuàng)新:綜合,2018(9):48-49.

        [6]吳俊.提升企業(yè)辦公室秘書綜合素質,助力企業(yè)發(fā)展的研討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化, 2019(5):119-120.

        [7]郝超穎.淺議國有企業(yè)基層辦公室秘書綜合素質的提升[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2018(9).

        [8]許小寧.提高辦公室文秘工作質量和水平的途徑[J].今日財富:中國知識產權,2019(3):153.

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