文/汶上縣疾病預防控制中心 趙愛萍

當今社會，經濟飛速發(fā)展，就業(yè)途徑多種多樣，不僅僅局限于公務員、事業(yè)編、國企等形式，很多畢業(yè)生選擇中小微等靈活就業(yè)單位，但是這些單位往往不具備檔案管理能力，在選拔人才中更為看重個人的能力，而不是檔案中的各項榮譽和證書，從而導致很多畢業(yè)生認為檔案無用，不重視檔案，畢業(yè)時對檔案不進行過多關注，從而造成人、檔分離現(xiàn)象愈來愈嚴重，進而變成“棄檔”“死檔”。一段時間后，部分人員考入公務員、事業(yè)編等單位，等調檔時才會主動找尋檔案。更有甚者，無從查找檔案，只能先找輔導員，再找畢業(yè)學校，費時費力。

一、學生檔案去向調查

2020年6月，筆者與朋友一起通過問卷星對山東某高職學校2020屆畢業(yè)生就檔案去向問題進行問卷調查，結果如下：

（一）約94%的畢業(yè)生選擇將檔案轉遞回生源地。由于調查學校是民辦藝術類高職院校，畢業(yè)生個人能力較其他本科院校有些差距，進入國家機關、事業(yè)單位、國企等具有檔案接收能力單位的學生是極個別現(xiàn)象。而現(xiàn)在的畢業(yè)生多數(shù)傾向于在大城市就業(yè)，就其學歷和工作能力而言，畢業(yè)之前很難找到符合自己期望的工作，多數(shù)是在中小微型企業(yè)就業(yè)，這些企業(yè)本身對檔案認識程度不夠，入職時無需調查人事檔案。在此趨勢下，畢業(yè)生很難意識到檔案的重要性，而是按照學校的安排，選擇將檔案存放到生源地的人力資源和社會保障局。當檔案寄到各地人力資源和社會保障局后，往往畢業(yè)生已經參加工作了，在工作期間并沒有意識到檔案的重要性，加上參加工作后請假較困難，導致大量學生沒有時間和機會到檔案所在單位報到，同時對于畢業(yè)后再取得的職稱、獎勵等方面材料不及時歸檔，造成大量的“棄檔”“死檔”現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）約4%的畢業(yè)生檔案選擇存放于人才機構。2014年12月，中共中央組織部、人力資源和社會保障部等五部門發(fā)布的《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，其中明確規(guī)定“自2015年1月1日起，取消收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目的費用”。自此之后，部分畢業(yè)生有意識地將檔案存放于工作地的人才服務機構，很大程度上降低了“人檔分離”現(xiàn)象的出現(xiàn)。而且有助于將工作期間取得的職稱、獲獎等資料及時歸檔，對于后期工齡的計算和職稱的評聘等事項都有一定優(yōu)勢。以筆者朋友為例，2020年通過山東省公務員考試，大學畢業(yè)后他一直在企業(yè)工作，檔案存放于人才服務中心，一直不知道檔案中缺材料。在政審時，政審單位通知他補充當年高考錄取相關材料，可是他是2012年參加高考的，幾經周折后，在省招生考試院開具了相關證明，才順利完成政審?？梢姶娣庞谌瞬欧諜C構的檔案是按照流動人口檔案進行管理，對檔案內容的要求并不高，對于畢業(yè)后考取公務員、事業(yè)編等單位的畢業(yè)生來說，政審時檔案中仍可能缺少個別材料。

（三）約2%的畢業(yè)生檔案有接收單位。在筆者的調查中，發(fā)現(xiàn)僅有很少一部分學生的檔案有接收單位，這其中分為兩類：一類是很大一部分學生通過專升本考試，被本科學校錄取以后，檔案自然由?？茖W校轉到本科學校；另一類是通過公務員、事業(yè)編或國有企業(yè)考試，錄取后檔案轉遞到相應單位。直接被相關單位錄取的這部分學生是非常幸運的，也是少之又少的，自然而然完成了學生檔案到人事檔案的過渡。

二、檔案轉遞

高校畢業(yè)生學生檔案的轉遞問題，關系到畢業(yè)生今后的切身利益，關系到學生檔案到人事檔案的轉換，關系到檔案材料的完整、有序、翔實、可靠。

（一）轉遞措施。在2015年6月以前，學生檔案都是通過郵政機要通信進行轉遞的，機要通信專員非常固定，只要檔案接收單位信息填寫正確，檔案轉遞過程中不會出現(xiàn)送錯、遺失等問題，但是檔案轉遞過程漫長，可能會影響工齡的計算。2015年6月24日，教育部辦公廳、人力資源和社會保障部辦公廳、國家郵政局辦公室聯(lián)合發(fā)布《關于高校畢業(yè)生檔案轉遞有關事項的通知》（教學廳函〔2015〕39號），其中規(guī)定“已與郵政部門簽署協(xié)議的高校，畢業(yè)生檔案可采用‘郵政EMS標準快遞’形式轉遞”。也就是說高校畢業(yè)生檔案的寄送形式不僅僅局限于郵政機要通信，還可以通過郵政EMS標準快遞。這一寄送方式的變革，大大提高了檔案轉遞的效率，也使檔案轉遞不再神秘，畢業(yè)生可以通過手機實時監(jiān)測檔案轉遞動態(tài)，跟蹤檔案轉遞流程，待快遞簽收后能及時確認檔案情況，但是快遞簽收情況存在很大安全隱患。

（二）檔案簽收情況。針對此問題，筆者與朋友一起通過問卷星對山東某高職學校2020屆畢業(yè)生就檔案簽收人情況進行問卷調查。調查結果如下：

根據(jù)問卷調查結果分析，非實名簽收占56%，如果接收部門工作人員過多，難以確定具體簽收人，一旦出現(xiàn)問題無法進行有效處理，也容易淡化相關工作人員的責任心；實名簽收占43%，甚至還有0.1%由門衛(wèi)代收，這可能是由于新冠肺炎疫情暴發(fā)導致的個別單位不允許快遞員進入導致的。

（三）改進措施。面對檔案轉遞方式的變革，學校、檔案接收單位、畢業(yè)生都應及時改變工作方法和觀念，確保檔案轉遞工作的順利完成。1.加強高校檔案管理工作。2008年8月20日印發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》中明確規(guī)定：“高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員”。但是現(xiàn)實中，高校檔案相關工作人員往往身兼數(shù)職，檔案管理工作無法探索研究。信息技術飛速的當代社會，高校應該就檔案轉遞工作的變化，及時完善檔案管理人員工作規(guī)范，加強檔案管理人員培訓，規(guī)范填寫畢業(yè)生檔案郵遞信息，確保其準確性，盡可能避免因信息填寫不完善造成的檔案遺失。目前很多高校已經利用信息技術開設學生檔案轉遞查詢系統(tǒng)，在系統(tǒng)中公布畢業(yè)生檔案接收單位、郵遞時間、快遞單號等相關信息，確保畢業(yè)檔案的安全轉遞。2.完善檔案接收單位檔案管理工作。檔案接收單位應該根據(jù)相關規(guī)章制度，嚴格落實檔案接收管理制度，避免人為遺失。隨著高校畢業(yè)生靈活就業(yè)現(xiàn)象的日益增多，檔案接收單位管理工作日趨困難，正如前文所述，“人檔分離”現(xiàn)象日趨嚴重，無形中給檔案接收單位的管理帶來新的挑戰(zhàn)。3.提高畢業(yè)生學生檔案意識。檔案管理中的核心工作都圍繞檔案個人開展，畢業(yè)生檔案意識提高了，很多工作能順利開展，也有助于減少“棄檔”“死檔”現(xiàn)象的發(fā)生，降低檔案管理單位的工作困難，從根本上維護檔案本人的合法權益。但是畢業(yè)生往往不去檔案接收單位報到，造成大量“人檔分離”現(xiàn)象的產生，增加檔案管理的困難。因此亟須加強畢業(yè)生的檔案意識，引導畢業(yè)生主動對檔案轉遞情況進行及時跟蹤、落實簽收情況，確保檔案的安全送達，并將工作后的獲獎、職稱評聘等資料及時補充進檔案，確保檔案的及時更新。

三、人事檔案管理

目前人事檔案管理主要參照2020年第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂的《中華人民共和國檔案法》和2018年中央組織部、國家檔案局印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》以及1996年中共中央組織部、中華人民共和國人事部印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件，分別對公務員、事業(yè)編、流動人口等類別的檔案管理做出了詳細要求，這里不一一敘述。畢業(yè)生在報考公務員、事業(yè)單位和國企后，經過一系列筆試、面試、資格審核，最終錄用前都會進行政審。政審時所依據(jù)文件有2014年6月12日中共中央組織部印發(fā)的《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》，通知中明確規(guī)定“嚴禁涂改干部檔案，嚴禁在干部年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份（以下簡稱“三齡二歷一身份”）等方面弄虛作假”。由此可見人事檔案的重要性，因為檔案不僅僅是展現(xiàn)個人的人生縮影，也見證了個人的成長變化，涵蓋了學習、工作、獎懲、思想等方方面面，從中能夠快速、全面評價一個人的行為和能力，還關系到以后的晉升、職稱評定、退休等一系列問題。

四、結語

通過上文分析，我們能夠認識到，學生檔案到人事檔案的轉變是職業(yè)生涯中至關重要的一環(huán)，關系到入職、晉升、職稱評定、退休等相關事項。從高校、畢業(yè)生到社會都應該對檔案管理引起充分重視，加強檔案管理宣傳，增強檔案意識，完善檔案管理隊伍，更好地服務于人才發(fā)展。