周曉輝

為有效提高重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)的檔案管理工作效率，文中對(duì)其管理工作進(jìn)行了詳細(xì)研究，文中先分析了重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案的特點(diǎn)和項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，并指出了當(dāng)前存在的主要問題，然后通過對(duì)原因的分析，針對(duì)性提出加強(qiáng)檔案管理的有效策略。

重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案是投資項(xiàng)目管理中不可或缺的一部分，是對(duì)項(xiàng)目整個(gè)過程的相關(guān)行為的原始記錄，可以為責(zé)任的驗(yàn)證以及追溯提供依據(jù)。當(dāng)前重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)投資工作在不斷的進(jìn)行中，國(guó)家也十分注重檔案工作，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，然而在重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案管理中還存在較多的問題，這就需要采取有效的措施進(jìn)行改善和解決，依據(jù)有關(guān)的規(guī)定，合法、規(guī)范的開展管理工作，提升檔案管理的水平。

一、重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

（一）復(fù)雜性

項(xiàng)目建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成檔案文件和資料，可以體現(xiàn)出項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的過程。且重點(diǎn)項(xiàng)目工程有很強(qiáng)的組織性，包含很多的部門，各種專業(yè)領(lǐng)域不一樣，但是相互之間也具有緊密的聯(lián)系，這就導(dǎo)致管理工作比較困難，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸屬不明確的情況，要求每個(gè)環(huán)節(jié)的人員都能積極的配合以及協(xié)調(diào)。

（二）高標(biāo)準(zhǔn)性

檔案是項(xiàng)目驗(yàn)收中的一個(gè)重要依據(jù)，和普通工程檔案相比，重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案的要求要更高，主要體現(xiàn)在完整性、全面性、真實(shí)性、系統(tǒng)性方面，針對(duì)歸檔提出了過程資料是不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，以保證檔案資料齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全、可靠。

（三）保密性

重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)投資一般是為了滿足國(guó)家重點(diǎn)工程武器裝備的研制要求開展的，包含較多的內(nèi)容，如，投資計(jì)劃、建設(shè)內(nèi)容以及任務(wù)型號(hào)等等，有很多敏感的信息，所以，在檔案中也會(huì)有涉資料或敏感內(nèi)容部資料，需要在確保正常建設(shè)的基礎(chǔ)上，根據(jù)保密要求，凡是涉密檔案的工作，都要配備涉密人員參加，嚴(yán)格按涉密資料的借閱以及傳遞的要求進(jìn)行管控，避免信息丟失或泄漏。

二、重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案管理中的問題

（一）檔案質(zhì)量差距較大

在檔案歸檔整理中，發(fā)現(xiàn)有很多的復(fù)印件，雖然其和原件一樣都能夠用作備查，然而卻無法發(fā)揮原始憑證的功能。設(shè)備儀器檔案開箱驗(yàn)收文件不夠完整，存在丟失的問題，一些重要的檔案資料歸檔不夠齊全，如，隨箱檢驗(yàn)報(bào)告、開箱單、合格證等，特別是重大設(shè)備，有一些價(jià)值較高的設(shè)備儀器的歸檔資料嚴(yán)重缺失?；n案的專業(yè)性比較強(qiáng)，主動(dòng)權(quán)在施工方，導(dǎo)致一些監(jiān)理和施工過程的資料提交不夠完整，很多內(nèi)容并未主動(dòng)的歸檔，如，施工日志、備忘錄、圖紙調(diào)整、監(jiān)理人員變化記錄等等。有的記錄雖然記錄了但存在記錄內(nèi)容不一致現(xiàn)象，重大設(shè)備以及基建文件資料中，普遍存在缺乏隱蔽工程以及聲像檔案的情況，另外，一些歸檔文件不符合要求，存在鉛筆和圓珠筆的字跡。

（二）檔案工作不及時(shí)

固定項(xiàng)目建設(shè)中包含很多的環(huán)節(jié)，跨越時(shí)間較長(zhǎng)，這就容易出現(xiàn)檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)不統(tǒng)一的問題，一些重大的專項(xiàng)會(huì)議，檔案部門并未被要求參與，在重大設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，檔案人員也未第一時(shí)間到現(xiàn)場(chǎng)收集相關(guān)的資料，現(xiàn)場(chǎng)人員的歸檔意識(shí)較弱，這就使得很多重要的資料和文件出現(xiàn)丟失的問題，后期想要彌補(bǔ)存在很大難度。在固定資產(chǎn)項(xiàng)目工作中，一般重視的是立項(xiàng)、招投標(biāo)、論證等環(huán)節(jié)，而對(duì)于檔案工作則缺乏重視，普遍存在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)突擊歸檔，臨時(shí)收集的情況，在驗(yàn)收之前單位對(duì)檔案編目以及自查的時(shí)間有限，自然無法確保檔案歸檔的質(zhì)量。

（三）檔案編目缺乏合理性

在重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案管理中，檔案是依據(jù)“誰形成、誰歸檔”這一原則歸檔的，然而兼職檔案人員提交的檔案文件中存在較多的問題，比如，卷內(nèi)文件不夠連貫;案卷封面、脊背標(biāo)簽、備考表、卷內(nèi)文件目錄不符合要求;組卷缺乏規(guī)范性;設(shè)備儀器并沒有依據(jù)單臺(tái)套歸檔;文件以及案卷排列和時(shí)間形成順序不相符，和規(guī)定要求不一致;特殊載體檔案保管存在問題等。

（四）檔案過程文件不完整

在檔案管理中，時(shí)常會(huì)發(fā)現(xiàn)過程文件不完整的問題，使得項(xiàng)目脫節(jié)，無法全面的體現(xiàn)出項(xiàng)目的過程。比如，招投標(biāo)文件收集的不夠完整，缺乏中標(biāo)通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告等內(nèi)容;沒有整改結(jié)果反饋材料、設(shè)計(jì)變更文件缺乏閉環(huán);沒有決策性的過程文件;設(shè)備儀器文件不完整，缺少使用、交付以及安裝中形成的文件;安全保密的證明文件、保密承諾書等缺失。

三、重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案管理問題的原因

（一）缺乏明確的職責(zé)分工

項(xiàng)目檔案主要包括幾類，分別是設(shè)備儀器、基建、文書檔案，各種檔案之間都是相互聯(lián)系的，項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，所有原始資料以及文件都可以體現(xiàn)出項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況。在施工環(huán)節(jié)，因?yàn)橛泻芏嗟墓ぷ鞴?jié)點(diǎn)，在銜接中可能會(huì)出現(xiàn)檔案文件交接配合不足的問題，或是人員缺乏責(zé)任心，使得檔案資料出現(xiàn)丟失的問題;還有一些人員出于方便自己利用的目的，把一些重要的資料留下來，并沒有提交給檔案部門實(shí)施歸檔，影響了歸檔的完整性。

（二）項(xiàng)目實(shí)施缺乏規(guī)范性

在檔案歸檔中，很多材料都不夠齊全，這和施工方、供貨商前期未明確規(guī)定歸檔要求有很大的關(guān)系。例如，委托招標(biāo)代理公司并未明確提出招投標(biāo)環(huán)節(jié)要?dú)w檔的文件，沒有列出清單，導(dǎo)致出現(xiàn)缺失;對(duì)監(jiān)理和施工企業(yè)并未提出明確的過程文件歸檔規(guī)范;設(shè)備廠商簽合同中，也未清楚提出交貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)要提供的相關(guān)資料以及文件，在驗(yàn)收時(shí)再想要找出相應(yīng)的資料，很難實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案培訓(xùn)不到位

項(xiàng)目檔案有很多的門類，包含較多的人員，要想確保檔案管理的效果，就需要提高對(duì)檔案管理人員的要求，同時(shí)部門也要積極的組織人員實(shí)施培訓(xùn)。然而一些部門對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)不夠，并未及時(shí)的將有關(guān)法律法規(guī)、政策等傳達(dá)給檔案管理人員，使得其無法形成較強(qiáng)的歸檔意識(shí)，尤其是兼職檔案人員在歸檔中會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的情況，沒有掌握相應(yīng)的工作規(guī)范，限制了管理的效果。

四、加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目固定資產(chǎn)檔案管理的策略