湯斌 傅賢強(qiáng)

【摘要】很多建設(shè)項目因為疏于管理，存在很多不合規(guī)、不合法的地方，包括對項目印章的管理，一些中小項目的管理人員沒有樹立防范意識，沒有意識到印章的重要性。這樣的行為不僅讓建設(shè)項目處于巨大的風(fēng)險中，而且在遇到突發(fā)事件時無法及時應(yīng)對，拖延項目的進(jìn)程，給公司帶來人力、物力和財力方面的損失。本文將針對建設(shè)項目印章管理存在的風(fēng)險，提出有效規(guī)避與防范印章管理風(fēng)險的措施，希望能為相關(guān)工作人員提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項目;印章管理;風(fēng)險;防范措施

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.19.090

印章具有法律效力，能夠作為公司的代表，是建設(shè)項目能夠順利進(jìn)行的重要保障。印章可分為行政印章、合同專用章、項目部印章、個人名章等，對于印章的管理是建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，看到印章管理不當(dāng)給項目帶來的風(fēng)險。建設(shè)項目具有工期長的特殊性，建筑工程管理人員可能會同時參與多個項目，具有流動性，這就增加了印章丟失的風(fēng)險。

1、建設(shè)項目印章管理存在的風(fēng)險

1.1舞弊風(fēng)險

建設(shè)項目印章具備重要的功能，可用于通過和實施很多具體施工條例，若出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r，心術(shù)不正之人就會利用管理漏洞竊取印章，為自己謀取私利。個別印章管理人員違反法律和職業(yè)道德，不遵守印章的管理條例，利用職務(wù)之便，預(yù)先在空白的合同、憑證或者文件上加蓋印章，讓許多施工事項未經(jīng)過審核就可以實行，使得相應(yīng)的施工建設(shè)過程脫離掌控，造成了印章的舞弊風(fēng)險，給建設(shè)項目埋下了極大的隱患和風(fēng)險。這就是法律法規(guī)要求印章不能脫離保管人員的原因，因為一旦人章分離，項目出現(xiàn)舞弊情況的概率會大大增加。

1.2流程風(fēng)險

印章在日常的管理中不僅存在舞弊風(fēng)險，還會由于不遵守管理流程而出現(xiàn)流程風(fēng)險，給建設(shè)項目帶來巨大的損失。任何人要想使用印章，都需要按照專門的流程，提前申請印章的使用權(quán)，在經(jīng)過上級主管的審核之后才能夠使用，不允許有人無視規(guī)章制度、未經(jīng)申請擅自使用印章或者先使用后申請。由此可見，長期以來印章使用已經(jīng)形成了一套連續(xù)的、完整的流程和體系，若不嚴(yán)格按照流程使用印章就會造成風(fēng)險。

1.3崗位風(fēng)險

按照相關(guān)的法律和規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)安排兩個人同時管理印章，不允許印章長期由一人管理，且要求這兩人處于不同的崗位、無直接利益關(guān)系，保障一人在使用印章時另一人負(fù)責(zé)監(jiān)督。但是部分建設(shè)項目不重視對印章的管理，讓一人同時擔(dān)任用印人和監(jiān)印人，不利于對印章的內(nèi)部監(jiān)管，造成嚴(yán)重的崗位風(fēng)險。另外，不僅要求雙人管理印章，還要限制其對印章的管理時長，定期安排印章管理人員進(jìn)行輪換，避免崗位風(fēng)險發(fā)生。

1.4保管風(fēng)險

管理人員必須對印章進(jìn)行嚴(yán)格管理，按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)把未處于使用狀態(tài)的印章放置在保險柜或其他安全系數(shù)高的地方，還要對放置印章的保險柜二十四小時無間斷監(jiān)控。如果相關(guān)部門和管理人員未按照規(guī)定執(zhí)行，沒有及時將使用后的印章歸于原位，妥善保管，就會帶來保管風(fēng)險。同時，管理人員應(yīng)當(dāng)注意檢查印章放置處的監(jiān)控情況，保證監(jiān)控系統(tǒng)正常運(yùn)行，在發(fā)現(xiàn)監(jiān)控受損后要及時安排售后人員進(jìn)行維修或更換，避免出現(xiàn)保管風(fēng)險。

1.5經(jīng)濟(jì)與聲譽(yù)風(fēng)險

與金銀珠寶、現(xiàn)金等實物型的財物不同，印章丟失后造成的損失難以準(zhǔn)確估量，這是因為對印章的濫用不僅會帶來經(jīng)濟(jì)損失，還會對建筑公司的聲譽(yù)造成影響，給公司的形象帶來不利影響，發(fā)生無形資產(chǎn)的損失，金錢的損失容易估計，但聲譽(yù)的損失無法精確估計。如果印章使用或者監(jiān)管不當(dāng)，就容易帶來經(jīng)濟(jì)與聲譽(yù)風(fēng)險，甚至造成項目停工，影響整個建設(shè)項目的進(jìn)度。

2、如何有效規(guī)避與防范印章管理風(fēng)險

2.1建立崗位風(fēng)險防控體系

要想規(guī)避和防范上述印章管理風(fēng)險，相關(guān)部門必須嚴(yán)格按照法律規(guī)定建立崗位風(fēng)險防控體系，制定具體的管理條例和制度，要求建筑部門設(shè)置監(jiān)管小組，安排專人監(jiān)督對印章的使用過程，確保管理制度深入落實到印章使用的每個環(huán)節(jié)，確保崗位風(fēng)險防控體系能夠正常運(yùn)行，避免發(fā)生崗位風(fēng)險。建筑公司必須要求印章管理人員簽訂具有法律效力的崗位承諾書，嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，明確其在使用印章的過程中需要面對的風(fēng)險以及需要承擔(dān)的職責(zé)。同時，公司還應(yīng)定期組織印章管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識，不斷提高管理人員自身的素質(zhì)和管理技能。

2.2制定與完善印章管理制度

為了規(guī)范印章的日常使用，公司還需要制定和完善印章管理制度，明確印章管理人員的使命和責(zé)任，讓其在工作時可以有制度可依。

2.3嚴(yán)格管理對印章的刻制和銷毀

公司在初次注冊領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照后，可按照法律規(guī)定于行政服務(wù)中心對印章進(jìn)行刻制，在備案后即可領(lǐng)取。而下屬的項目部需要印章，則需要向相關(guān)部門報備，在經(jīng)過各項審查后才能進(jìn)行刻制，不僅如此，經(jīng)過公安機(jī)關(guān)審查后才可以把印章正式投入使用。相應(yīng)地，與對印章的刻制一樣，對印章的銷毀也應(yīng)該嚴(yán)格遵守法律制度，報備后才可以銷毀印章。

2.4遇到仿冒本單位或項目部印章時要通報法律部門

公司在本單位或項目部印章遭到仿冒時必須通報法律部門，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記，交給司法機(jī)關(guān)處理。其次，相關(guān)工作人員還需要對近期的合同、文件等進(jìn)行排查，看是否有利用仿冒印章達(dá)成的合同，有的話要及時解除。除此之外，在印章出現(xiàn)問題后，公司還需要及時通知客戶或者在公開的平臺發(fā)布聲明，避免再出現(xiàn)不合規(guī)的合同。

結(jié)語：

綜上所述，印章是建設(shè)項目管理的重要對象，對于規(guī)范項目管理具有重要意義。要想保證建設(shè)項目的正常運(yùn)行，就必須遵守相關(guān)的法律法規(guī)和企業(yè)的制度，重視對印章的保管工作，嚴(yán)格監(jiān)督印章的使用情況，建設(shè)專門的監(jiān)管體系，落實印章的管理制度，對印章的刻制、使用、銷毀都需要按規(guī)定進(jìn)行，防范印章在使用過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險，包括舞弊風(fēng)險、流程風(fēng)險、崗位風(fēng)險、保管風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)與聲譽(yù)風(fēng)險。在遇到仿冒情況時，印章管理人員必須及時向上級報告，采取各項補(bǔ)救措施，通報公安機(jī)關(guān)和司法部門解決。

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